Avis aux membres - Barreau du Québec

Août 2010
AVIS AUX MEMBRES DU BARREAU DU QUÉBEC
NOUVELLES EXIGENCES EN MATIÈRE D’IDENTIFICATION
ET DE VÉRIFICATION DE L’IDENTITÉ DES CLIENTS
Le nouveau Règlement sur la comptabilité et les normes d’exercice professionnel des avocats est entré en vigueur le
8 juillet 2010.
Le règlement prévoit de nouvelles règles en matière d’identification et de vérification de l’identité des clients. Ces règles
émanent d’un règlement type élaboré par la Fédération des ordres professionnels de juristes du Canada. Des règles
identiques ont été mises en vigueur dans toutes les autres provinces et territoires du Canada afin de prévenir l’utilisation des
comptes en fidéicommis des avocats à des fins d’opération de blanchiment d’argent ou de financement d’activités terroristes.
Ces règles s’inscrivent dans le cadre des engagements que le Canada a pris auprès du Groupe d’Action financière (GAFI) .
Le nouveau règlement prévoit que tout avocat exerçant au Québec a, pour chaque nouveau dossier, l’obligation de procéder
à l’identification de son client. De plus, l’avocat devra, dans certaines circonstances précises, vérifier l’identité de son client.
Ces règles s’appliquent même pour des clients avec qui l’avocat est en relation d’affaires depuis de nombreuses années.
Identification des clients et des tiers (art. 13 et 14)
L’article 14 du règlement prévoit spécifiquement comment effectuer l’identification tant dans le cas d’une personne physique
que dans le cas d’une société ou d’un organisme.
Voici l’information que l’avocat doit obtenir :
PERSONNE PHYSIQUE
SOCIÉTÉ OU ORGANISME
ƒƒ le nom ;
ƒƒ l’adresse personnelle ou d’affaires ;
ƒƒ le numéro de téléphone personnel ou d’affaires ;
ƒƒ l’occupation.
ƒƒ le nom ;
ƒƒ l’adresse ;
ƒƒ le numéro de téléphone ;
ƒƒ le numéro de certificat de constitution ou
d’identification et le lieu de sa délivrance ainsi que
la nature générale des activités de la société ou de
l’organisme qui n’est pas une institution financière, un
organisme public ou un émetteur assujetti;
ƒƒ le nom, le poste, l’adresse et le numéro de téléphone
des personnes autorisées qui donnent des directives
relatives au mandat ou au contrat de services.
Les données recueillies dans le cas d’une personne physique permettent de la retracer plus facilement au cours du mandat ou
du contrat de service, si elle déménage ou change d’emploi. Pour un client existant, le dossier de l’avocat devrait déjà contenir
toutes ces renseignements à l’exception de «l’occupation» de son client, puisqu’ils étaient déjà exigés en vertu du Règlement
sur les normes de tenue des dossiers et de domicile professionnel des avocats.
Dans le cas d’une société ou d’un organisme, les données permettront de bien cerner le ou les réels clients et leurs représentants.
Une copie du CIDREQ de l’entreprise au moment de l’ouverture du dossier satisfait en général aux exigences de l’article 14
du règlement.
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De plus, si votre client agit à titre de mandataire pour une tierce partie, vous devrez également recueillir les informations
requises à l’article 14 pour cette tierce partie.
è L
e Barreau du Québec met à votre disposition un modèle de fiche-client pour vous aider à remplir ces obligations. Vous
pouvez le télécharger sous http://www.barreau.qc.ca/barreau/lois-reglements/comptabilite.html
Vérification de l’identité (art. 20 à 27)
L’article 20 du règlement impose une nouvelle obligation à l’avocat, celle de procéder à la vérification de l’identité, dans
certaines circonstances, des clients et de certains tiers déjà identifiés en vertu des articles 13 et 14 du règlement. Cette règle
de vérification ne s’applique que si le mandat ou le contrat de services nécessite une opération financière soit la réception, le
paiement ou le virement de fonds ou si l’avocat donne des directives à l’égard de telles activités effectuées autrement que par
un transfert électronique de fonds. Une série d’exceptions vient limiter davantage le champ d’application de cette obligation
(art. 21).
L’avocat n’a jamais à vérifier l’identité d’un individu, d’une société ou d’un organisme, autre que son propre client, la personne
qui lui donne des directives dans le dossier ou la personne pour qui des directives sont données.
Comment procéder à la vérification de l’identité
L’article 22 du règlement précise d’abord que l’avocat doit prendre tous les moyens raisonnables pour procéder à la vérification
de l’identité. Cette vérification doit être basée sur des documents, données ou renseignements provenant d’une source fiable
et indépendante. L’avocat doit obtenir et conserver au dossier une copie de ces renseignements sur tout support papier ou
faisant appel aux technologies de l’information pourvu que des copies puissent en être tirées facilement et en tout temps.
Voici les documents, données ou informations que l’avocat doit obtenir :
PERSONNE PHYSIQUE
SOCIÉTÉ OU ORGANISME
L’avocat doit obtenir et conserver une copie des
documents, données ou informations obtenus d’une
source fiable et indépendante et qui font preuve de
l’identité de la personne physique. L’avocat peut obtenir
par exemple :
ƒƒ une copie du passeport, ou ƒƒ une copie du permis de conduire, ou
ƒƒ une copie de la carte d’assurance-maladie
(ATTENTION! L’avocat doit impérativement biffer le
numéro de la carte sur la copie qu’il conserve).
L’avocat doit obtenir et conserver les documents, données
ou informations obtenus d’une autorité compétente qui
confirment :
ƒƒ l’existence, le nom et l’adresse de la société ou de
l’organisme ;
ƒƒ le nom et l’occupation des administrateurs (sauf si
la société ou l’organisme est un courtier en valeurs
mobilières) ;
ƒƒ le nom, l’adresse et l’occupation de toutes les
personnes qui détiennent 25 % ou plus des parts de
l’organisme ou de la société ou des actions votantes de
la société par actions .
Soulignons que cette obligation de vérification d’identité
ne s’applique pas aux sociétés ou organismes qui sont
des « émetteurs assujettis » au sens du règlement (art.
1(7)).
Si vous avez des questions ou des commentaires concernant ce nouveau Règlement, n’hésitez pas à communiquer avec le
Barreau du Québec en utilisant le courriel [email protected] ou encore en composant le 514 954-3411 (extérieur de
Montréal : 1 844 954-3411).
è www.barreau.qc.ca/barreau/lois-reglements/comptabilite.html
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