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POLICY / POLITIQUE Title: Expenses, Allowances and Per Diems for Part-time Members of the Board of Directors Effective / En vigueur: 29/06/2016 32-401 Release / Diffusion No. 005 Page 1 of / de 10 Titre : Dépenses, allocations et indemnités journalières des membres à temps partiel du conseil d’administration PURPOSE OBJECTIF The purpose of this policy is to provide guidelines for the: • Reimbursement of expenses to part-time members while on authorized WorkSafeNB business; and • Payment of allowances and per diems to part-time members while on WorkSafeNB business. Cette politique a pour objectif de donner des lignes directrices pour ce qui suit : • le remboursement des dépenses des membres à temps partiel pour des affaires que Travail sécuritaire NB autorise; • le paiement des allocations et des indemnités journalières aux membres à temps partiel qui exercent des fonctions pour Travail sécuritaire NB. SCOPE APPLICATION This policy applies to all part-time members of the Board of Directors Cette politique s’applique à tous les membres à temps partiel du conseil d’administration. GLOSSARY GLOSSAIRE Part-time member(s) – any part-time member of the Board of Directors Membre à temps partiel − Tout membre à temps partiel du conseil d’administration. Per diem – honorarium paid to a part-time member for serving WorkSafeNB. Indemnité journalière – Somme versée à un membre à temps partiel qui exerce des fonctions pour Travail sécuritaire NB. WorkSafeNB – means the Workplace Health, Safety and Compensation Commission or "the Commission" as defined by the Workplace Health, Safety and Compensation Commission and Workers’ Compensation Appeals Tribunal Act (WHSCC & WCAT Act). Travail sécuritaire NB – La Commission de la santé, de la sécurité et de l’indemnisation des accidents au travail ou la « Commission », telle qu’elle est définie dans la Loi sur la Commission de la santé, de la sécurité et de l’indemnisation des accidents au travail et le Tribunal d’appel des accidents au travail. POLICY STATEMENTS ÉNONCÉS DE LA POLITIQUE 1.0 General 1.0 Généralités POLICY / POLITIQUE Title: Expenses, Allowances, and Per Diems for Part-time Members of the Board of Directors Titre : Dépenses, allocations et indemnités journalières des membres à temps partiel du conseil d’administration 32-401 Page 2 of / de 10 WorkSafeNB remunerates part-time members for their time while on WorkSafeNB business. WorkSafeNB pays this remuneration in the form of a daily per diem at a rate set by the Lieutenant-Governor in Council. Travail sécuritaire NB rémunère les membres à temps partiel de leur temps pour faire des affaires de Travail sécuritaire NB. Il paie la rémunération sous forme d’indemnité journalière à un taux fixé par le lieutenant-gouverneur en conseil. In addition, WorkSafeNB has the legislated authority to fix the rate of reimbursement of expenses incurred by part-time members while acting on behalf of WorkSafeNB. Par ailleurs, Travail sécuritaire NB a l’autorité, en vertu de la loi, de fixer le taux de remboursement des dépenses que les membres à temps partiel engagent en agissant au nom de Travail sécuritaire NB. WorkSafeNB may pay for and reimburse parttime members for the following types of expenses incurred while on WorkSafeNB business: Travail sécuritaire NB peut payer les dépenses suivantes des membres à temps partiel ou les rembourser de ces dépenses quand ils font des affaires pour Travail sécuritaire NB : • Frais de transport • Allocation pour les repas • Frais d’hébergement • Appels téléphoniques • Frais connexes • • • • • Transportation expenses; Meal allowances; Accommodations; Telephone calls; and Incidentals. WorkSafeNB reimburses these expenses according to Fee Schedule 39-205 – Expense Rates and Allowances for Part-time Members of the Board of Directors. WorkSafeNB does not reimburse expenses of a personal nature. Travail sécuritaire NB rembourse les dépenses selon le Barème des frais 39-205 – Barème des dépenses et allocations des membres à temps partiel du conseil d’administration. Il ne rembourse pas les dépenses de nature personnelle. 1.1 Approving Expenses 1.1 Approbation des dépenses Part-time members must submit expense claims within 30 days following the month in which the expense has been incurred. Les demandes de remboursement doivent être présentées dans les 30 jours qui suivent le mois au cours duquel les dépenses ont été engagées. The respective Chairperson or designate verifies and authorizes all part-time members’ expenses. The designate must be someone other than the part-time member claiming the travel expense. Le président respectif ou la personne désignée respective vérifie et autorise toutes les dépenses des membres à temps partiel. La personne désignée doit être une personne autre que le membre à temps partiel qui réclame les frais de déplacement. The Chairpersons’ expense claims are verified by the Controller and reviewed by the Internal Auditors who report to the Financial Services Le contrôleur vérifie les comptes de frais du président du conseil d’administration et du président du Tribunal d’appel, qui sont ensuite POLICY / POLITIQUE Title: Expenses, Allowances, and Per Diems for Part-time Members of the Board of Directors Titre : Dépenses, allocations et indemnités journalières des membres à temps partiel du conseil d’administration 32-401 Page 3 of / de 10 Evaluation Committee of the Board of Directors for approval. examinés par les vérificateurs internes qui présentent un rapport au Comité d’évaluation des services financiers du conseil d’administration à des fins d’approbation. WorkSafeNB may refuse payment of an expense account and shall refer it to the Chairperson for reconsideration. Travail sécuritaire NB peut refuser de payer un compte de frais et doit l’adresser au président du conseil en vue d’un nouvel examen. 2.0 Transportation Expenses 2.0 Frais de transport WorkSafeNB pays transportation expenses for part-time members travelling on WorkSafeNB business. This includes travel while using: Travail sécuritaire NB paie les frais de transport des membres à temps partiel qui se déplacent pour des affaires de Travail sécuritaire NB. Cela comprend : • Les voitures privées • Les voitures de location • Les voitures louées • Les autres moyens de transport • • • • Privately owned vehicles; Rental vehicles; Leased vehicles; and Other transportation. 2.1 Privately Owned Vehicles 2.1 Voitures privées When using a privately owned vehicle for WorkSafeNB business, WorkSafeNB reimburses part-time members for the actual distance travelled. Reimbursement is paid per kilometre at the scheduled rate. Lorsque les membres à temps partiel utilisent une voiture privée pour des affaires de Travail sécuritaire NB, ce dernier les rembourse de la distance réellement parcourue. Le remboursement est effectué selon le kilométrage et le taux établi. Prior to travel, WorkSafeNB requires the parttime member to carry $1,000,000 in liability insurance coverage when using a privately owned vehicle. Part-time members are responsible for their own car insurance premiums. Avant tout déplacement, Travail sécuritaire NB exige que les membres à temps partiel aient une assurance de responsabilité civile de 1 000 000 $ lorsqu’ils utilisent une voiture privée. Les membres à temps partiel doivent payer leur propre prime d’assurance. WorkSafeNB does not accept liability for claims arising from the use of privately owned vehicles. Travail sécuritaire NB ne prend pas la responsabilité de réclamations qui résultent de l’usage de voitures privées. 2.2 Rental Vehicles 2.2 Voitures de location When using a rental vehicle for WorkSafeNB business, WorkSafeNB pays the rental fees, as well as any operating expenses incurred with the vehicle. Lorsqu’on loue une voiture pour des affaires de Travail sécuritaire NB, ce dernier paie les frais de location ainsi que toute dépense liée à l’utilisation de la voiture. POLICY / POLITIQUE Title: Expenses, Allowances, and Per Diems for Part-time Members of the Board of Directors Titre : Dépenses, allocations et indemnités journalières des membres à temps partiel du conseil d’administration 32-401 Page 4 of / de 10 The Chairperson or designate approves the rental of vehicles for use by part-time members while on WorkSafeNB business. Le président du conseil ou la personne désignée approuve la location de voitures des membres à temps partiel pour des affaires de Travail sécuritaire NB. Prior to rental, WorkSafeNB requires the car rental agency to carry $2,000,000 in liability insurance coverage. Avant la location, Travail sécuritaire NB exige que l’agence de location de voitures ait une assurance de responsabilité civile de 2 000 000 $. 2.3 Leased Vehicles 2.3 Voitures louées When WorkSafeNB’s Board of Directors believes that the duties and responsibilities of the Chairperson of the Board of Directors can be more effectively performed using a leased vehicle, the Board of Directors may approve the use of a leased vehicle by the Chairperson of the Board of Directors during the term of appointment. The acquisition of any leased vehicle is in accordance with Policy 31-401 Purchasing Goods and Services. Si le conseil d’administration de Travail sécuritaire NB est d’avis que le président du conseil pourrait mieux s’acquitter de ses tâches et responsabilités s’il avait une voiture louée, le conseil peut approuver l’utilisation d’une telle voiture pour la durée de son mandat. L’acquisition d’une voiture louée se fait conformément à la Politique 31-401 – Achat de biens et de services. When using a leased vehicle for WorkSafeNB business, WorkSafeNB pays for: Dans le cas d’une voiture louée pour des affaires de Travail sécuritaire NB, ce dernier paie : • les frais de location; • toute dépense liée à l’utilisation de la voiture; • une assurance de responsabilité civile de 2 000 000 $; • une assurance pour garantie collision de 60 000 $. • • • • The lease fees; Any operating expenses incurred with the vehicle; Liability insurance coverage in the amount of $2,000,000; and Collision insurance coverage in the amount of $60,000. 2.4 Other Transportation 2.4 Autre moyen de transport WorkSafeNB may pay for other transportation expenses incurred by part-time members on WorkSafeNB business, as required. Receipts are required. These expenses include: Travail sécuritaire NB peut payer d’autres dépenses liées au transport que les membres à temps partiel engagent pour des affaires de Travail sécuritaire NB, au besoin. Les reçus sont nécessaires. Les dépenses comprennent : • les frais de stationnement; • les tarifs de taxi; • les ponts et autoroutes à péage. • • • Parking; Taxicab fares; and Bridge or highway tolls. Should part-time members wish to use a privately owned vehicle when air travel would normally be used and authorization is given, Si les membres à temps partiel désirent utiliser leur propre voiture pour effectuer un voyage qu’on aurait habituellement fait par POLICY / POLITIQUE Title: Expenses, Allowances, and Per Diems for Part-time Members of the Board of Directors Titre : Dépenses, allocations et indemnités journalières des membres à temps partiel du conseil d’administration they are reimbursed for the lesser of: • • The mileage at the scheduled rate; or The economy airfare applicable at the time of travel. 32-401 Page 5 of / de 10 avion et qu’ils en ont obtenu l’autorisation, Travail sécuritaire NB les rembourse du moindre des deux montants suivants : • le kilométrage au taux établi; • le prix d’un billet d’avion de classe économique qui s’applique au moment du voyage. 3.0 Meal Allowances 3.0 Indemnités de repas Part-time members, while away from their residences may receive a meal allowance at the scheduled rate. Les membres à temps partiel en déplacement peuvent recevoir une indemnité de repas selon le barème établi. The part-time member may be reimbursed for reasonable expenses by submitting an official receipt for the actual cost of the meal, should the actual cost of the meal exceed the meal allowance. WorkSafeNB does not reimburse charges for alcoholic beverages, tobacco products or entertainment. Les membres à temps partiel peuvent être remboursés des dépenses raisonnables en présentant un reçu officiel pour le prix réel du repas si le prix réel dépasse l’indemnité de repas. Travail sécuritaire NB ne rembourse pas les frais de boissons alcoolisées, des produits du tabac ou de divertissement. 4.0 Accommodations 4.0 Hébergement WorkSafeNB pays for accommodations for part-time members who stay overnight away from home on WorkSafeNB business. Travail sécuritaire NB paie les frais d’hébergement des membres à temps partiel en déplacement pour des affaires de Travail sécuritaire NB. WorkSafeNB pays only the room charges and applicable tax. Telephone charges are paid as outlined in section 5.0 of this policy. Travail sécuritaire NB ne paie que les frais de la chambre et la taxe applicable. Les appels téléphoniques sont payés conformément à la section 5.0 de cette politique. If part-time members make private arrangements for overnight accommodations, WorkSafeNB may reimburse the part-time member at the scheduled rate. Si les membres à temps partiel prennent des mesures pour obtenir un hébergement privé, Travail sécuritaire NB peut les rembourser selon le tarif établi. When requested, WorkSafeNB staff will arrange for overnight accommodations. WorkSafeNB requires staff and part-time members to ask for provincial government rates when registering. Sur demande, le personnel de Travail sécuritaire NB verra aux réservations. Travail sécuritaire NB exige que le personnel et les membres à temps partiel demandent le tarif gouvernemental provincial au moment de faire les réservations. Part-time members are responsible for: Les membres à temps partiel doivent faire ce qui suit : POLICY / POLITIQUE Title: Expenses, Allowances, and Per Diems for Part-time Members of the Board of Directors Titre : Dépenses, allocations et indemnités journalières des membres à temps partiel du conseil d’administration • • Cancelling reservations when necessary; and Any charges that incur when a cancellation is not made. • • 32-401 Page 6 of / de 10 annuler leur réservation, lorsque cela est nécessaire; payer les frais imposés lorsqu’ils négligent d’annuler leur réservation. 5.0 Telephone Charges 5.0 Frais d’appels téléphoniques WorkSafeNB may reimburse, without receipts, part-time members for personal phone calls when travelling overnight on WorkSafeNB business at the scheduled rate. Travail sécuritaire NB peut rembourser, sans reçu, les membres à temps partiel des appels téléphoniques personnels lorsqu’ils doivent passer la nuit ailleurs pour des affaires de Travail sécuritaire NB, et ce, au tarif établi. 6.0 Incidentals 6.0 Frais connexes For overnight travel, WorkSafeNB reimburses part-time members reasonable and necessary tips, gratuities and other incidental expenses related directly to the travel, at the scheduled rate. Pour un séjour de nuit, Travail sécuritaire NB rembourse les membres à temps partiel des pourboires, des gratifications et des autres frais connexes raisonnables et nécessaires directement liés au déplacement, selon le tarif établi. 7.0 Corporate Credit Cards 7.0 Cartes de crédit professionnelles The Chairperson or designate may approve the issuance of a corporate credit card for use by part-time members for authorized WorkSafeNB business. Le président du conseil d’administration ou la personne désignée peut approuver l’émission d’une carte de crédit professionnelle à un membre à temps partiel pour des affaires que Travail sécuritaire NB autorise. 8.0 Education and Conventions 8.0 Éducation et congrès The Chairperson may attend any event that the Chairperson finds beneficial to WorkSafeNB. Le président du conseil d’administration peut participer à toute activité qu’il pense utile à Travail sécuritaire NB. In addition, the Chairperson may request that part-time members attend events, which are beneficial to part-time members or WorkSafeNB. De plus, il peut demander que des membres à temps partiel participent à des activités qui leur sont utiles ou qui sont utiles à Travail sécuritaire NB. WorkSafeNB selects delegates from the parttime members for these events and may ensure overall representation from the employer and worker communities. Travail sécuritaire NB choisit les membres à temps partiel qui assisteront aux activités susmentionnées, et peut assurer que les employeurs et les travailleurs sont représentés. POLICY / POLITIQUE Title: Expenses, Allowances, and Per Diems for Part-time Members of the Board of Directors Titre : Dépenses, allocations et indemnités journalières des membres à temps partiel du conseil d’administration 32-401 Page 7 of / de 10 If a delegate cannot attend a scheduled event, the Chairperson may authorize an alternate delegate to attend. Si une personne choisie ne peut participer à une activité en question, le président du conseil peut autoriser une autre personne à y assister. Part-time members are eligible to receive the daily per diem at the rate set out by the Lieutenant-Governor in Council while attending the scheduled event. Les membres à temps partiel sont admissibles à recevoir l’indemnité journalière au tarif établi par le lieutenant-gouverneur en conseil quand ils assistent à l’activité. WorkSafeNB only pays meal allowances for meals, which are not provided through the event. For more information on meals, see Section 3.0 of this policy. Travail sécuritaire NB ne verse une indemnité de repas que pour les repas qui ne sont pas servis à l’activité. Pour obtenir plus de renseignements sur les repas, voir la section 3.0 de cette politique. 9.0 Workers’ Compensation Coverage 9.0 Protection contre les accidents du travail Part-time members are covered under the Workers’ Compensation Act while on WorkSafeNB business. Les membres à temps partiel sont protégés en vertu de la Loi sur les accidents du travail dans l’exercice de leurs fonctions pour Travail sécuritaire NB. LEGAL AUTHORITY FONDEMENT JURIDIQUE Legislation Législation Workplace Health, Safety and Compensation Commission and Workers’ Compensation Appeals Tribunal Act Loi sur la Commission de la santé, de la sécurité et de l’indemnisation des accidents au travail et le Tribunal d’appel des accidents au travail 8(1) Les affaires de la Commission sont administrées par un conseil d’administration composé des personnes suivantes nommées par le lieutenant-gouverneur en conseil 8(1) The affairs of the Commission shall be administered by a board of directors consisting of the following persons who shall be appointed by the Lieutenant-Governor in Council (a) a Chairperson of the board of directors who, in the opinion of the Lieutenant-Governor in Council, is not representative of either workers or employers, (a.1) a Vice-Chairperson of the board of directors who, in the opinion of the LieutenantGovernor in Council, is not representative of either workers or employers, (b) four or more persons who, in the opinion of the Lieutenant-Governor in Council, are representative of workers, a) un Président du conseil d’administration qui, de l’avis du lieutenant-gouverneur en conseil, ne représente ni les travailleurs ni les employeurs, a.1) un vice-président du conseil d’administration qui, de l’avis du lieutenantgouverneur en conseil, ne représente ni les travailleurs ni les employeurs, b) quatre personnes ou plus qui, de l’avis du lieutenant-gouverneur en conseil, représentent les travailleurs, POLICY / POLITIQUE Title: Expenses, Allowances, and Per Diems for Part-time Members of the Board of Directors Titre : Dépenses, allocations et indemnités journalières des membres à temps partiel du conseil d’administration 32-401 Page 8 of / de 10 (c) four or more persons who, in the opinion of the Lieutenant-Governor in Council, are representative of employers, (d) Repealed: 2008, c.54, s.1. (e) Repealed: 2000, c.48, s.1. (f) Repealed: 2015 c) quatre personnes ou plus qui, de l’avis du lieutenant-gouverneur en conseil, représentent les employeurs, d) Abrogé : 2008, c.54, art.1. e) Abrogé : 2000, c.48, art.1. f) Abrogé : 2015. 8(1.1) The number of persons appointed under paragraph (1)(b) and the number of persons appointed under paragraph (1)(c) shall be equal. 8(1.1) Le nombre de personnes nommées à l’alinéa (1)b) est égal au nombre de personnes nommées à l’alinéa (1)c). 8(1.2) The President and Chief Executive Officer of the Commission is, by virtue of his or her office, a nonvoting member of the board of directors. 8(1.2) Le président et administrateur en chef de la Commission est, de par ses fonctions, membre sans droit de vote du conseil d’administration. 8(2) Other than the President and Chief Executive Officer of the Commission, members of the board of directors shall serve as part-time members and shall be remunerated as prescribed by the Lieutenant-Governor in Council. 8(2) Les membres du conseil d’administration autre que le président et administrateur en chef servent en qualité de membres à temps partiel et touchent une rémunération fixée par le lieutenant-gouverneur en conseil. 8(3) The board of directors may fix the rate for reimbursement of expenses incurred by members of the board of directors while acting on behalf of the Commission. 8(3) Le conseil d’administration peut fixer le taux de remboursement des dépenses engagées par les membres du conseil d’administration durant leur travail pour la Commission. 16(1) The Commission or the President and Chief Executive Officer of the Commission may delegate any of their powers, duties, authority or discretion under this Act, the Workers’ Compensation Act, the Firefighters’ Compensation Act or the Occupational Health and Safety Act, to one or more persons in such a manner and subject to such terms and conditions as the Commission or the President and Chief Executive Officer, as the case may be, considers appropriate. 16(1) La Commission ou le président et administrateur en chef peut déléguer l’un quelconque des pouvoirs, des fonctions, de l’autorité ou de la discrétion que lui confère la présente loi, la Loi sur les accidents du travail, la Loi sur l’indemnisation des pompiers ou la Loi sur l’hygiène et la sécurité au travail, à une ou à plusieurs personnes de la manière et sous réserve des conditions et des modalités qu’il estime, le cas échéant, appropriées. REFERENCES RÉFÉRENCES Policy-related Documents Policy 31-401 Purchasing Goods and Services Documents liés aux politiques Politique 31-401 – Achat de biens et de services Politique 41-002 – Énoncé de gouvernance – Policy 41-002 Governance Statement – POLICY / POLITIQUE Title: Expenses, Allowances, and Per Diems for Part-time Members of the Board of Directors Titre : Dépenses, allocations et indemnités journalières des membres à temps partiel du conseil d’administration 32-401 Page 9 of / de 10 WorkSafeNB Board of Directors Conseil d’administration de Travail sécuritaire NB Fee Schedule 39-205 Expense Rates and Allowances for Part-time Members of the Board of Directors. Barème des frais 39-205 – Barème des dépenses et allocations des membres à temps partiel du conseil d’administration RESCINDS RÉVOCATION Policy 32-401 Expenses, Allowances, and Per Diems for Part-time Members of the Board of Directors, release 004, approved 27/05/2011. Politique 32-401 – Dépenses, allocations et indemnités journalières des membres à temps partiel du conseil d’administration, diffusion 004, approuvée le 27 mai 2011. APPENDICES ANNEXES N/A Sans objet HISTORY HISTORIQUE 1. This document is release 005 and replaces release 004. It removes the reference that WorkSafeNB provides general collision insurance when renting vehicles for WorkSafeNB business and adjusts the amount of liability insurance a car rental agency needs from 5 million to 2 million. 1. Ce document est la diffusion 005 et remplace la diffusion 004. Il élimine la mention d’une police d’assurance générale pour garantie collision lorsque Travail sécuritaire NB loue une voiture pour des affaires de Travail sécuritaire NB. De plus, il fait passer le montant d’assurance de responsabilité civile d’une agence de location de voitures de 5 000 000 $ à 2 000 000 $. 2. La diffusion 004, approuvée et en vigueur le 27 mai 2011, remplaçait la diffusion 003. Elle intégrait la Politique 32-405 – Dépenses, allocations et indemnités journalières des membres à temps partiel du Tribunal d’appel, diffusion 005, approuvée le 2 décembre 2004 et en vigueur le 1er janvier 2005. Le 8 décembre 2011, le conseil d’administration a ajouté une section sur les frais connexes. 3. La diffusion 003, approuvée le 2 décembre 2004 et en vigueur le 1er janvier 2005, a remplacé la diffusion 002. Elle mettait à jour le montant de l’assurance pour garantie collision de Travail sécuritaire NB pour les voitures louées; donnait des lignes directrices pour les cartes de crédit professionnelles; et clarifiait le paiement des indemnités journalières pour les membres à temps partiel qui participaient à des séances éducatives. 2. Release 004 approved and effective 27/05/2011 replaces release 003. It incorporated Policy 32-405 Expenses, Allowances and Per Diems for Part-time Members of the Appeals Tribunal, release 005 approved 02/12/2004 and effective 01/01/2005. On 08/12/2011 the section on incidentals was added by the Board of Directors. 3. Release 003 approved 02/12/2004 and effective 01/01/2005 replaced release 002. It updated the amount of collision insurance coverage of WorkSafeNB for vehicle rentals, provides guidelines for corporate credit cards, and clarifies the payment of per diems for parttime members while attending educational sessions. POLICY / POLITIQUE Title: Expenses, Allowances, and Per Diems for Part-time Members of the Board of Directors Titre : Dépenses, allocations et indemnités journalières des membres à temps partiel du conseil d’administration 4. Release 002 approved and effective 28/01/2000 replaced release 001 with significant revisions in section 3.9. 5. Release 001 approved and 09/05/1995 was the initial issue. effective 32-401 Page 10 of / de 10 4. La diffusion 002, approuvée et en vigueur le 28 janvier 2000, a remplacé la diffusion 001 et comportait d’importants changements à la section 3.9. 5. La diffusion 001, approuvée et en vigueur le 9 mai 1995, était la diffusion initiale. RELEASE CRITERIA CRITÈRES DE DIFFUSION Available for public release Il s’agit d’un document public. REVISION RÉVISION 60 Months 60 mois APPROVAL DATE DATE D’APPROBATION 29/06/2016 Le 29 juin 2016