PV adopté CA 133 mars 2015 - Agence des forêts privées de l

AGENCE DES FORÊTS PRIVÉES DE L’OUTAOUAIS
PROCÈS-VERBAL DE LA 133ième
RÉUNION DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Tenue à Gatineau le 28 mars 2015
Présences :
Michel Léonard
Patrick Feeny
Martin Boucher
Normand Vachon
Gabriel Miron
Office du Pontiac
SSHG
GFP
MRC Papineau
Syndicat Producteurs Laurentides
André Laurin
Mario Couture
Daniel Picard
Armand Hubert
Pierre Vézina
MFFP Opérations Régionales
Office de la Gatineau
Coopérative Terra-Bois
MRC Haute-Gatineau
MRC Pontiac
Également présent :
Victor Brunette
1.
Secrétaire AFPO
OUVERTURE DE LA RÉUNION
La rencontre se tient aux bureaux du MRN à Gatineau. Des représentants de trois
des partenaires sont présents. Aucun de l’industrie. Le président de l’Agence,
Armand Hubert, préside la réunion à compter de 9h00 heures. Le quorum est
atteint.
2.
STATUT DES MEMBRES DU CA ET QUORUM LORS DES CA
La MRC du Pontiac a fait part à l’Agence de la nomination de Pierre Vézina en
tant que représentant, et la MRC de Papineau a mandaté Normand Vachon, maire
de Mayo. Sur résolution de Martin Boucher appuyé par André Laurin, il est
unanimement résolu (R-2015-1418) d’accepter Pierre Vézina et Normand
Vachon à titre d’administrateurs du CA et représentant du groupe
« municipal». En date du 18 mars 2015, le CA compte 10 membres en règle qui
représentent 3 partenaires. Le quorum est de 6 personnes.
3.
ADOPTION DE L’ORDRE DU JOUR
Sur proposition de Gabriel Miron appuyé de Martin Boucher, IL EST
UNANIMEMENT RÉSOLU (R-2015-1419) d’adopter l’ordre du jour suivant, en y
ajoutant, à la demande de Martin Boucher l’évolution du PPMV et de la
planification de la VO 2015.
1.
2.
Ouverture de la réunion
Statut des membres du CA dans le respect du règlement interne
133e réunion du conseil d’administration tenu le 18 mars 2015
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Adoption - ordre du jour
Adoption- compte rendu du CA 132 tenu le 13 janvier 2015
Bilan financier/ États des résultats/ budget évolutif
Contributions industrielles
Industriels en défaut de paiement
Résolution pour emprunt Caisse populaire
Pourparlers de fusion avec l’Agence Laurentides, offre de services
Budget provisoire 2015
Accréditation des conseillers 2015 / résolution
Procédures administratives et dates charnières 2015 / résolution
Renouvellement bail de location 1ier juin / résolution
Adoption d’une grille de taux des travaux sylvicoles 2015 / résolution
Contrat de gestion du statut de producteur / résolution
Contrat de travail des employés
Contrats de dépôt de plants / résolution
Contrat de transport de plants
Formation / fiscalité/ travailleurs/ propriétaires/ demande OPBG 3310$
Positionnement de l’Agence concernant la nouvelle CRRNTPO
Positionnement et préparation à la rencontre du Ministre en Outaouais le 11 mai
Correspondance
Prochaines rencontres et AGA 2015 le 11 ou 12 juin?
Clôture de la réunion
Les administrateurs conviennent de discuter immédiatement du PPMV et du
contrat VO.
Considérant que le contrat signé avec Louis-Philippe Hurtubise devait être
complété le 25 avril 2014, et considérant le besoin d’un plan bien établi pour
servir aux revendications des budgets de l’Agence de l’Outaouais,
Sur proposition de Patrick Feeny appuyée de Pierre Vézina, IL EST
UNANIMEMENT RÉSOLU (R-2015-1420) de demander à Louis-Philippe
Hurtubise de compléter la confection du PPMV pour la fin mai 2015.
Pour ce qui est des tâches VO, des responsables potentiels ont été ciblés en
Haute-Gatineau et au Pontiac et le sujet reviendra dans le contexte de l’adoption
d’un budget 2015 et de la négociation du contrat de travail des employés.
4.
ADOPTION DU COMPTE RENDU du CA 132
Sur proposition de Michel Léonard appuyé d’André Laurin, les
administrateurs adoptent (R 2015-1421) le compte rendu de la réunion du
CA132 avec les modifications et commentaires suivants :
au point 6.1 daniel picard avait demandé au directeur général de rédiger un
sommaire qui puisse établir clairement, sur une seule page, les mandats et
orientations de l’Agence Outaouais pour les années à venir.
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5.
Bilan financier/ États des résultats/ budget évolutif
Ce sont ici des points d’information. On demande au dg de clarifier le revenu
« autre » d’une prévision budgétaire de 8000$ au budget évolutif (après la
tenue du CA, le dg a vérifié et ce montant comprend 882$ de remboursement
de commandites de l’OIFQ et un remboursement de 7196$ d’un producteur pour
travaux détruits). Les administrateurs ont été informés par courriel.
6.
Contributions industrielles
Au 18 mars, les industriels ont contribué 165,000$ à l’Agence. Le DG évalue que
les contributions à venir pour février et mars pourraient atteindre entre 40000$ et
45000$ supplémentaires, ce qui comprend certains utilisateurs qui paient une
fois par an…… autre que les mauvaises créances.
7.
Industriels en défaut de paiement
Le directeur informe les administrateurs des procédures entamées pour
récupérer des sommes dues par Forespect, Trébio et Jovalco. Le représentant
du MFFP mentionne que les procédures de récupération des sommes dues
suivent leur cours (administratif) au ministère. Lors d’un prochain CA, il y aura
lieu de revoir ces dossiers respectifs.
8.
Résolution d’emprunt 250,000$
Sur proposition de Patrick Feeny appuyé de Gabriel Miron, les
administrateurs conviennent (R 2015-1422) que le directeur négocie les
termes d’un emprunt de 250,000$ avec la Caisse populaire de Gatineau afin que
l’Agence dispose de fonds suffisants pour défrayer le coût des travaux sylvicoles
entre avril et août, jusqu’à ce que le MFFP fasse parvenir le premier versement
annuel.
9.
Pourparlers de fusion/offre de services avec l’ AMVFPL
Après discussion, sur proposition de Normand Vachon appuyé de Michel
Léonard, les administrateurs conviennent (R 2015-1423) que le président
Armand Hubert fasse parvenir une lettre à Roger Lapointe, président de
l’ARVMFPL,
afin de le remercier d’avoir partagé les préoccupations des
administrateurs de l’Agence Laurentides concernant la possible fusion de deux
agences, leurs positions concernant le règlement interne, l’éthique, la
déontologie et la rigueur administrative. Il est toutefois trop tôt pour amorcer une
fusion complète des deux structures , considérant les positions divergentes sur
l’éligibilité des administrateurs, le fonctionnement du CA, le contenu du
règlement interne, la place du reboisement au sein des objectifs sylvicoles de
l’Agence, le support aux recommandations du rapport Belley et aux modes de
partage provincial des budgets dévolus à la forêt privée, le devoir de
représentation du président, des administrateurs et du directeur afin de défendre
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(politiquement et publiquement) le sous financement de l’Agence et l’intérêt de
tous les partenaires.
Considérant ces positions difficiles à concilier à court terme, les administrateurs
de l’Agence de l’Outaouais sont plutôt prêts à offrir un contrat de services
administratifs où seule la gestion administrative ferait l’objet d’un partage
commun et offrirait une économie financière importante pour les deux agences.
10.
Budget provisoire 2015
Considérant le temps nécessaire pour en venir à trouver les économies
réalisables au cours de la prochaine année, les administrateurs conviennent de
former un comité (Armand Hubert, Normand Vachon, Martin Boucher et le
directeur) afin de planifier un budget provisoire qui serait adopté lors du prochain
CA. Ce comité sera également habilité à revoir le contrat de travail des
employés pour 2015. (Point 16).
10.B. Sur proposition de Michel Léonard appuyé de Normand Vachon, les
administrateurs conviennent (R 2015-1424) de mandater le directeur afin qu’il
puisse signer une entente de services avec la Fondation Canadienne de
l’Arbre pour le reboisement de quelques 18,000 arbres qui seront mis en terre
sur les terrains de la municipalité d’Otter Lake, producteur statué. Abstention
Martin Boucher.
11.
Accréditation des conseillers 2015
Sur proposition d’André Laurin,
appuyé de Normand Vachon, les
administrateurs conviennent (R 2015-1425) de reconduire l’accréditation
de tous les conseillers pour 2015. Abstentions Mario Couture, Martin
Boucher, Patrick Feeny et Daniel Picard.
12.
Procédures administratives et dates charnières 2015
Sur proposition de Michel Léonard,
appuyé de Patrick Feeny, les
administrateurs conviennent
(R 2015-1426) d’adopter les procédures
administratives et le calendrier des dates charnières modifiées avec les
modifications discutées lors d’un dernier comité technique, notamment le dépôt
d’un tableau de prévisions reboisement plutôt que les prescriptions, une
tolérance de 5 jours sur les dates charnières après quoi le paiement serait
refusé et les travaux ne seraient pas comptabilisés à l’historique, laisser tomber
l’exigence d’une comptabilité des producteurs clients statués, et tolérer un écart
de budgets non utilisés de 10% de l’enveloppe de chaque conseiller en fin
d’année. Après correction finale et révision de la concordance avec le nouveau
calendrier des dates charnières, le document des procédures administratives
2015 sera soumis aux conseillers à nouveau pour validation et si certains écarts
d’interprétation subsistaient, le CA devra réviser.
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13.
Renouvellement du bail de location
Sur proposition de Normand Vachon, appuyée par Gabriel Miron, il est
UNANIMEMENT RÉSOLU (R2015-1427) de signer un nouveau bail de location
avec Gestion Immobilière Gascon pour une durée d’une année allant jusqu’au
1ier juin 2016.
14.
Grille de taux 2015 – travaux sylvicoles
Sur proposition de Normand Vachon, appuyée par André Laurin, il est
UNANIMEMENT RÉSOLU (R2015-1428) de reconduire les mêmes taux qu’en
2014 pour les travaux sylvicoles qui seront réalisés en 2015. Abstentions Mario
Couture, Martin Boucher, Patrick Feeny et Daniel Picard.
15.
Contrat de Gestion du Statut de producteur
Sur proposition de Martin Boucher, appuyé par André Laurin, il est
UNANIMEMENT RÉSOLU (R2015-1429) de reconduire le contrat
d’enregistrement au statut de producteur avec Michel Léonard pour 2015 aux
mêmes taux qu’en 2014. Abstention Michel Léonard.
16.
Contrat de travail 2015 des employés
Un comité formé d’Armand Hubert, Normand Vachon, Martin Boucher et le
directeur vont discuter de ce point lors d’une rencontre afin de planifier un
budget provisoire qui serait adopté lors du prochain CA. (Point 10).
17.
Contrat de Dépôt de plants
Sur proposition de Gabriel Miron, appuyé par Normand Vachon, il est
UNANIMEMENT RÉSOLU (R2015-1430) de reconduire les contrats de dépôt de
plants aux mêmes taux qu’en 2014. Abstentions Martin Boucher, Patrick
Feeny, Mario Couture.
18.
Contrat de transport de plants
Sur proposition de Martin Boucher, appuyé par Normand Vachon, il est
UNANIMEMENT RÉSOLU (R2015-1431) de reconduire le contrat transport de
plants 2015 aux mêmes taux que le Gouvernement du Québec.
19.
Formation / demande de l’OPBG
Sur proposition de Daniel Picard, appuyé par Normand Vachon, il est
UNANIMEMENT RÉSOLU (R2015-1432) de venir en appui à l’Office des
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producteurs de bois de la Haute Gatineau afin de défrayer les frais d’une
formation terrain pour le débroussaillement et l’opération de scies mécaniques
en Haute Gatineau. Montant accordé 3310$. Abstention Mario Couture.
20.
Positionnement concernant la CRRNTPO
Considérant l’incertitude de l’avenir de cette structure, les administrateurs
reportent cette discussion.
21.
Préparation à la rencontre avec le Ministre Laurent Lessard
Le directeur distribue les questions à débattre en Atelier. André Laurin indique
que la date de rencontre n’est pas connue. Les administrateurs reportent cette
discussion et seront invités en temps et lieu.
22.
Correspondance
Les administrateurs prennent connaissance des correspondances depuis janvier.
23.
Date de la prochaine rencontre et de l’AGA
Les administrateurs conviennent de se rencontrer au besoin avant la visite de
Laurent Lessard …. en mai. Sur proposition de Martin Boucher, appuyé par
Gabriel Miron, il est UNANIMEMENT RÉSOLU (R2015-1433) de tenir l’AGA
2015 le jeudi 11 Juin.
12. LEVÉE DE LA RÉUNION
Sur proposition d’André Laurin, appuyée par Michel Léonard, il est
UNANIMEMENT RÉSOLU de lever la réunion à 12h30 heures.
PRÉSIDENT
Date
SECRÉTAIRE
Date
133e réunion du conseil d’administration tenu le 18 mars 2015
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