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Étude de cas
Collecte de temps et rapports pour Provigo Inc.,
le principal détaillant en alimentation au Québec
Provigo Inc. est le plus important détaillant en alimentation au Québec. Son réseau
regroupe au-delà de 250 magasins sous les bannières Provigo, Maxi et Loblaws.
Par le biais du Groupe Distribution, Provigo Inc. dessert également plus de 600
marchands affiliés aux bannières L'Intermarché, Axep, Proprio et Atout-Prix.
L'entreprise ainsi que ses marchands affiliés et franchises procurent de l'emploi à
plus de 29 000 personnes. Provigo Inc. est une composante des compagnies
Loblaw Limitée, la plus grande entreprise de distribution alimentaire au Canada.
La Situation
Initialement, Provigo utilisait un logiciel maison pour faire le suivi de temps de ses
250 employés et consultants en informatique. Celui-ci n'étant pas conforme à l'an
2000, des contraintes majeures, reliées à l'utilisation d'un système basé sur des
feuilles de calcul, ont rapidement été identifiées: outil de suivi primitif, importante
charge de travail manuel, utilisation encombrante et non-conviviale ainsi que les
fonctions de base manquantes.
Application de feuille de temps simple et à la fois puissante totalement
intégrée au Web
La solution
Le travail de bureau quotidien comprend des tâches telles que le traitement de
texte, la mise à jour de bases de données, la gestion de projets et le suivi du
temps. Et pourtant, avant la venue de Tenrox Timesheet, aucune application de
feuille de temps simple et puissante ne s'intégrait de façon transparente avec les
trousses bureautiques telles que Microsoft Project, Word, Excel, Mail et plus.
Tenrox Timesheet est un outil indispensable et le complément parfait de toutes ces
applications. Tenrox Timesheet est conçu pour être indépendant de la base de
données. Il supporte les bases de données Microsoft Access, SQL Server et
Oracle. Provigo a décidé de déployer Tenrox Timesheet avec la base de données
SQL Server à cause du peu d'entretien que nécessite la base de données SQL
Server et de l’expertise interne de Tenrox. En outre, Tenrox Timesheet édition
Entreprise, qui utilise Microsoft Internet Information Server ou Netscape Suite Spot
Web Server, permet de procurer une plate-forme Web puissante et flexible pour le
suivi du temps et des dépenses de même que pour la facturation.
Optimisation pour l’accès à un environnement hautement concurrentiel
Afin de valider la flexibilité et la fiabilité de l'édition Entreprise de Tenrox
Timesheet, Tenrox a effectué plusieurs tests et bancs d'essai en utilisant plusieurs
serveurs doubles Pentium II exécutant Windows NT Server version 4.0. Les tests
ont confirmé que les composantes client et serveur Tenrox PSA ont été optimisés
pour l'accès à un environnement hautement concurrentiel et qu'avec des
ressources suffisantes d'espace disque et de mémoire, ils peuvent gérer les
demandes maximums. Les composantes d'entrée de temps et de dépenses de
Tenrox Timesheet n’exigent aucune installation client, c'est pourquoi il n'est pas
nécessaire de mettre à jour les postes de travail client. Les composantes
d’administration de Tenrox Timesheet peuvent être installées sur des postes de
travail clients et sont mises à jour automatiquement à l'aide de Timesheet Sync.
Timesheet Sync met à jour les postes de travail clients sans aucune intervention
de la part de l'utilisateur, aussitôt qu'une nouvelle version du logiciel est installée
sur le serveur.
Le résultat
L'application fut
rapidement déployée
étant donné qu'aucune
installation locale
n'était nécessaire
L’application fut rapidement déployée et l’information nécessaire est plus
facilement accessible
À l'aide de Tenrox Timesheet, les utilisateurs de Provigo consignent leurs heures
avec leurs navigateurs, sur le réseau intranet de leur entreprise. L'application fut
rapidement déployée étant donné qu'aucune installation locale n'était nécessaire.
Depuis la mise en œuvre du système, il y a moins de paperasse, l'information
nécessaire aux rapports est plus facilement accessible et il n'y a plus de temps
perdu à signer les feuilles de temps, grâce aux signatures électroniques.
Tenrox Timesheet permet aux entreprises d'économiser du temps et, à long terme,
d'en venir à une gestion plus efficace en éliminant l'entrée manuelle des heures de
travail et en réduisant considérablement les inexactitudes causées par l'erreur
humaine, le temps de préparation de la paie, la gestion de la masse salariale et
les abus de temps pour les pauses, arrivées et départs. Tout ceci, sans compter
les bienfaits incontournables associés à l'usage de Tenrox Timesheet pour les
rapports de projets, la planification des ressources et des finances et les
prévisions budgétaires. Après tout, ce qui compte, c'est le retour sur
l’investissement.
Provigo a tiré parti des applications suivantes dans Tenrox PSA : d’abord d’Active
Timesheet et Timesheet Sync, qui lui procurent une application Windows puissante
et conviviale intégrée au Web, qui se met d'elle-même automatiquement à niveau
ensuite de la version Timesheet Express, qui s'exécute à l'intérieur d'un
navigateur, sans installation sur le poste de travail client.
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