Norgine Business Code - Norgine Pharmaceuticals Ltd

Norgine Business Code
Emis par Norgine B.V.
Hogehilweg 7
1001CA Amsterdam ZO
Pays-Bas
Approuvé par le Conseil d'Administration
de Norgine B.V.
15 septembre 20111
_____________________________
1
Le Norgine Business Code est également disponible en néerlandais, en anglais, en allemand, en espagnol, en italien,
en portugais et en arabe.
TABLE DES MATIÈRES
1. Pourquoi un Code de conduite Norgine ? ........................................................... 3
2. Introduction - Vos responsabilités ....................................................................... 5
3. Obtenir de l'aide et des conseils / s’exprimer ...................................................... 6
3.1.
Procédures / Conseils ..................................................................................... 6
3.2.
S’exprimer ....................................................................................................... 6
3.3.
Rôle du Comité de Gouvernance .................................................................... 7
3.4.
Attestation ....................................................................................................... 8
4. Produits et services de Norgine .......................................................................... 8
4.1.
La Recherche et le développement................................................................. 8
4.2.
Sécurité, qualité et excellence des produits .................................................... 8
4.3.
Distribution et promotion des produits............................................................. 9
5. Actifs de Norgine ................................................................................................. 9
5.1.
Utilisation et protection de la propriété de Norgine ......................................... 9
5.2.
Protection des informations confidentielles / Propriété intellectuelle............. 10
5.2.1.
Informations confidentielles ....................................................................... 10
5.2.2.
Propriété intellectuelle ............................................................................... 11
6. Signature et approbation / Autorisation légale et système d’approbation interne
(règles de management) ................................................................................... 11
6.1.
Autorisation légale......................................................................................... 11
6.2.
Système d’approbation interne (règles de management) ............................. 12
7. Intégrité ............................................................................................................. 12
7.1.
Intégrité du Personnel Norgine...................................................................... 12
7.2.
Conflits d'intérêts ........................................................................................... 13
7.3.
Délit d'initié et informations privilégiées......................................................... 14
7.4.
Cadeaux et hospitalité................................................................................... 14
7.4.1.
Conseils..................................................................................................... 15
7.5.
Déplacements ............................................................................................... 16
8. Intégrité de Norgine dans ses transactions commerciales................................ 16
8.1.
Corruption...................................................................................................... 16
8.2.
Paiements « de facilitation » ........................................................................ 17
8.3.
Les standards Norgine en matière de paiements.......................................... 17
8.4.
Concurrence loyale ....................................................................................... 18
8.4.1.
Conseils / recommandations ..................................................................... 18
8.5.
Exactitude des comptes et rapports financiers / Conservation des données 19
8.5.1.
Conseils..................................................................................................... 19
8.6.
Confidentialité des données .......................................................................... 20
9. Relations de Norgine avec les tiers................................................................... 20
9.1.
Partenaires commerciaux et fournisseurs ..................................................... 20
9.2.
Groupes ou associations de patients et professionnels de santé ................. 21
9.3.
Autorités réglementaires et gouvernementales............................................. 21
9.4.
Activités marketing et promotionnelles.......................................................... 22
9.5.
Lobbying et activités politiques - Contributions caritatives ............................ 23
9.5.1.
Lobbying et activités politiques menés au nom de Norgine ...................... 23
9.5.2.
Lobbying et activités politiques menés à titre personnel ........................... 23
9.5.3.
Contributions caritatives ............................................................................ 23
9.5.4.
Contact avec les médias ........................................................................... 24
10. Respect et équité – Responsabilité sociétale.................................................... 24
10.1. Travailler chez Norgine ................................................................................. 24
10.1.1. Hygiène et sécurité.................................................................................... 24
10.1.2. L'environnement de travail ........................................................................ 25
10.1.3. Égalité des chances et développement..................................................... 25
10.1.4. Impact environnemental ............................................................................ 26
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1.
Pourquoi un Code de conduite Norgine ?
Norgine s’engage à avoir une conduite éthique et transparente dans toutes ses activités, pour
garantir la qualité et l'efficacité de tous ses produits et pour promouvoir l'excellence de tous les
salariés et des tierces personnes qui agissent pour ou au nom de Norgine. En pratique, cela
signifie aspirer à une meilleure performance dans toutes nos activités et dans nos relations
avec les salariés, les patients, les professionnels de santé, les hôpitaux, les partenaires
commerciaux, les concurrents, les agences gouvernementales et tous ceux avec qui nous
interagissons tous les jours.
Le Code Norgine exprime notre engagement de respecter la lettre et l'esprit de toutes les lois
et réglementations qui régissent nos opérations. Le Code Norgine s'applique à l'ensemble du
Groupe Norgine et couvre toutes ses activités dans le monde entier. Respecter et agir
conformément aux principes éthiques relève de la responsabilité de chacun, chaque salarié,
quel que soit son niveau, chaque sous-traitant et chaque représentant de la force de vente,
dans tous les pays. C’est l'approche et l’esprit « One Norgine », et c'est de bonne
gouvernance.
Norgine prend ses responsabilités au sérieux et le Code Norgine définit les normes de
performance attendues. Tout manquement au respect de ces normes expose Norgine à des
conséquences graves, telles que :
ƒ des sanctions pénales ;
ƒ des amendes significatives de nature civile ou pénale ;
ƒ l’atteinte à l’image ou à la réputation ;
ƒ la cessation de relations commerciales ;
ƒ l’exclusion des contrats ; et
ƒ de nombreuses autres conséquences négatives.
Les salariés qui s'engagent dans un comportement non éthique/illégal risquent à titre
personnel, notamment :
ƒ des sanctions pénales (amendes, emprisonnement) ;
ƒ des mesures disciplinaires de Norgine y compris la rupture du contrat de travail ;
ƒ l’atteinte à l’image ou à la réputation.
Les violations du Code Norgine ne seront pas tolérées.
Mais, plus important encore que d'éviter des conséquences négatives, se conformer au Code
Norgine est obligatoire car c'est tout simplement bien agir. En réalité, c'est le meilleur moyen
de s'assurer que Norgine continue à améliorer les soins dispensés aux patients en répondant
de façon responsable aux besoins et aux préoccupations des patients et en les traitant.
Le Code Norgine définit la structure permettant d'accomplir la mission de Norgine : Être leader
dans le développement du secteur pharmaceutique européen spécialisé afin de rechercher,
développer, fabriquer et commercialiser des produits pharmaceutiques innovants dans l’intérêt
des patients, salariés et autres acteurs concernés. Notre mission comprend trois éléments
principaux :
ƒ
Être un partenaire européen de choix en s'assurant que Norgine se conforme en
permanence et sur tous ses marchés aux normes de qualité les plus strictes attendues
dans l'industrie pharmaceutique et en respectant en toutes circonstances ses
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obligations éthiques envers ses patients, clients, médecins, partenaires professionnels
et autres parties prenantes.
Le Code Norgine expose non seulement les normes auxquelles nous devons nous
conformer, mais également les normes que nos partenaires présents et futurs peuvent
attendre de Norgine et ce que Norgine exigera de tous ses partenaires.
ƒ
Fort d'avoir établi une infrastructure pharmaceutique unique couvrant l'Europe, Norgine
doit exploiter cet investissement en concluant des accords de licence et en acquérant
de nouveaux produits pour améliorer les soins dispensés aux patients et soutenir la
courbe de croissance de ses ventes.
ƒ
Norgine possède un pipeline de projets de Recherche et Développement, qu’elle
s’efforce de stimuler pour créer des produits innovants et les commercialiser grâce à
son infrastructure européenne, ainsi que de concéder des licences à ses partenaires
sur les principaux autres marchés.
Le Code Norgine exprime l'attention que nous portons aux types d'innovation que nous
cherchons à développer, à acquérir et à concéder en licence, à associer ou à inclure
dans notre pipeline de Recherche et Développement – c’est-à-dire une innovation
visant à répondre de manière responsable à des besoins thérapeutiques insatisfaits et
à améliorer les solutions des patients à un coût adapté à la société.
Alors que nous nous efforçons d'accomplir notre mission, nous devons le faire en appliquant de
façon constante les normes les plus élevées de conduite éthique.
Le Code Norgine est le résultat d'un vaste processus de consultation à travers le Groupe
Norgine et d’un examen exhaustif de toutes les activités de la société. Je remercie tous les
contributeurs pour leurs retours d’information et leur aide. Le sentiment général qui est ressorti
de cette consultation a été la conviction que le Code Norgine devait refléter les principes
fondamentaux du respect, de l'équité et de l'intégrité, que Norgine incarne depuis le siècle
dernier, associés à la reconnaissance que l'innovation et l'amélioration continue de la
qualité sont des éléments essentiels pour accomplir notre mission. Le Code Norgine évoluera,
mais il incarnera toujours la meilleure pratique dans l'industrie et les caractéristiques
distinctives des salariés et des partenaires de Norgine.
Le Code Norgine a été recommandé par le Comité de Gouvernance et officiellement approuvé
par le Conseil d'Administration de Norgine B.V. et de toutes les autres sociétés Norgine au sein
du Groupe Norgine.
Travaillons ensemble pour soutenir pleinement le Code Norgine et accomplir notre mission.
Peter Stein
Président-Directeur Général,
Norgine B.V.
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2.
Introduction - Vos responsabilités
L'objectif du Code Norgine est d'établir les principes généraux fondamentaux
qui déterminent la façon dont Norgine gère ses activités et les responsabilités
de l'ensemble du Personnel de Norgine (comprenant les salariés, étudiants,
stagiaires, les intérims ou consultants et les forces de vente sous contrat)
dans le monde entier, dans tous les domaines fonctionnels (collectivement,
« Le Personnel Norgine »). L'ensemble du Personnel Norgine est soumis
au Code Norgine, et les valeurs exposées ci-après doivent être
respectées dès à présent par l'ensemble du Personnel Norgine et les
tierces personnes qui représentent Norgine, ou qui travaillent avec
Norgine.
Le Code Norgine ne vise pas à remplacer les procédures (Standard
Operating Procedures - SOP) plus détaillées, qui sont en vigueur et qui
régissent les activités du Personnel Norgine et de ses partenaires
contractuels. Les principes directeurs et les valeurs principales du Code
Norgine complètent l'interprétation de toutes les autres procédures, directives
et SOP de Norgine, et dans le cas où une ou plusieurs procédures
s'appliquent à une activité particulière, la norme la plus stricte prévaudra.
Obtenir de l'aide : Les mécanismes exposés ci-après permettent au
Personnel Norgine de chercher des précisions, de demander conseil ou
d’exprimer ses préoccupations (Obtenir de l'aide et des conseils /
s’exprimer (Section 3)). Norgine encourage l'ensemble du Personnel Norgine
à les utiliser. Il est de la responsabilité du Personnel Norgine d’exprimer
immédiatement ses préoccupations concernant toute conduite non éthique,
illégale ou inappropriée. De tels rapports seront immédiatement examinés et
traités de façon sensible et appropriée. Les personnes qui rapportent une telle
conduite en toute bonne foi seront pleinement protégées et leur anonymat
préservé dans la mesure du possible, si tel est leur souhait. Il n'y aura ni
représailles, ni sanctions pour un tel rapport.
Les Personnels encadrants de Norgine (les managers) : Les managers
sont chargés de communiquer le Code Norgine à leurs collaborateurs et de
s'assurer que ces derniers reçoivent les conseils, formations, soutiens et
aides nécessaires pour connaître et appliquer les meilleures pratiques de
l'industrie et normes à leur domaine d’activité chez Norgine. Par ailleurs, les
managers doivent montrer l'exemple et servir de modèles à l'entreprise en
étant exemplaires dans leur comportement éthique, leur conformité aux règles
applicables dans les responsabilités qui leur incombe.
Le Personnel Norgine : Le Personnel Norgine a la responsabilité de faire
respecter les lois, les réglementations, les codes de bonnes pratiques et les
procédures dans la conduite des activités de Norgine, et en particulier ceux
qui s'appliquent dans leur poste. Ceci est un élément crucial dans les objectifs
de chacun et constitue un facteur clé dans la gestion de la performance du
Personnel Norgine.
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3.
Obtenir de l'aide et des conseils / s’exprimer
3.1.
Procédures / Conseils
Le Code Norgine ne couvre pas toutes les éventualités. Si vous n'êtes pas
sûr(e) du comportement approprié, posez-vous tout d'abord les questions
suivantes :
ƒ
Est-ce que le comportement envisagé est conforme aux lois, aux
réglementations et/ou aux codes de bonnes pratiques applicables ?
ƒ
Existe-t-il une procédure (SOP) Norgine qui traite de ce sujet ?
ƒ
Le comportement est-il en accord avec le Code Norgine et ses
valeurs principales ?
ƒ
Le comportement pourrait-il porter préjudice à la réputation de
Norgine s'il était publiquement connu ?
ƒ
Comment vous sentiriez-vous si le comportement était connu de
votre supérieur hiérarchique ? de l’Ops Team ? des actionnaires de
Norgine ? du public ?
ƒ
En faisant preuve d'un jugement adapté et de bon sens, y-a-t-il une
ligne de conduite à privilégier ?
ƒ
En tenant compte de toutes les questions ci-dessus, quelle est
l’action ou alternative à mener dans le meilleur intérêt de Norgine ?
Si le doute persiste, l'étape suivante consiste à contacter votre supérieur
hiérarchique pour demander de l'aide et des conseils, ou bien votre
représentant local RH.
3.2.
S’exprimer
Il est de la responsabilité du Personnel Norgine de s'exprimer lorsqu'il a,
de bonne foi, une inquiétude ou incertitude sur un comportement contraire
aux valeurs du Code Norgine d’une personne travaillant pour Norgine
(salarié) ou au nom de Norgine (consultant, prestataire de services ou
partenaire). N'oubliez pas que les inquiétudes doivent, si possible, être
exprimées avant que les problèmes surgissent. Si vous ne connaissez pas
tous les faits mais avez un doute raisonnable, exprimez votre
préoccupation en communiquant les faits disponibles. Norgine enquêtera
alors en fonction des circonstances. N'attendez pas.
Les inquiétudes doivent être exprimées auprès de :
ƒ
ƒ
Votre supérieur hiérarchique ; ou
Votre représentant local RH.
Si vous êtes mal à l'aise avec l'utilisation de ces canaux, vous
pouvez aussi utiliser l’une des alternatives suivantes :
ƒ
ƒ
ƒ
Assistance téléphonique : +44 (0)1895 453 589
Adresse e-mail de l'assistance : [email protected]
Adresse postale : Norgine Limited, Norgine House, Widewater
Place, Moorhall Road, Harefield, Middlesex, UB9 6NS, RoyaumeUni, à l'attention de : VP, Human Resources.
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Ces contacts sont accessibles pour compléter d'autres canaux de
reporting. Les informations communiquées par le biais de l'assistance
téléphonique peuvent être anonymes.
Par ailleurs, toute fraude financière, ou tout comportement financier
répréhensible soupçonné ou réel doit être immédiatement signalé à
votre représentant financier local ou communiqué par le biais de
l'assistance téléphonique indiquée ci-dessus si l'anonymat est
souhaité.
L’accent n’est jamais trop mis sur la responsabilité de l'ensemble du
Personnel Norgine de se conformer au Code Norgine. Le Personnel
Norgine, y compris les directeurs et l’encadrement, qui ne prête pas
attention à une conduite interdite ou qui croit réellement ou
raisonnablement qu'une conduite inappropriée s'est produite ou pourrait se
produire et qui ne fait pas d'autres recherches ou ne corrige pas la
conduite, fera l'objet d'une mesure disciplinaire.
3.3.
Rôle du Comité de Gouvernance
Le Comité de Gouvernance est responsable de la gestion et de la
surveillance du Code Norgine et donne les directives appropriées. Le
Comité de Gouvernance rapporte à l’Ops Team, en lui fournissant des
évaluations périodiques sur le statut du Code Norgine. Dans le cadre de
cette responsabilité, le Comité de Gouvernance s'assure, entre autres,
que :
ƒ
Les Conseils d'Administration de Norgine BV et des autres sociétés
Norgine du Groupe examinent régulièrement et approuvent le Code
Norgine ;
ƒ
Des procédures adéquates sont en place au sein du Groupe
Norgine ;
ƒ
Les procédures sont communiquées au Personnel Norgine ;
ƒ
Une formation et des conseils appropriés sont dispensés au
Personnel Norgine ;
ƒ
Les procédures sont appliquées effectivement et de façon continue
au sein de l'ensemble du Groupe Norgine ;
ƒ
Les procédures sont périodiquement révisées ; et
ƒ
Les procédures sont modifiées, si nécessaire ou approprié.
Le Comité de Gouvernance de Norgine surveillera également le processus
d’Attestation (Section 3.4) décrit ci-après et fera effectuer des audits
périodiques, dont il transmettra les conclusions à l’Ops Team.
Si, après usage des options indiquées plus haut au paragraphe
S’exprimer (Section 3.2), il y a lieu d’apporter des précisions pour savoir
s'il y a eu ou non violation du Code Norgine ou si une assistance est
requise concernant toute autre affaire relative au Code Norgine, veuillez
contacter un représentant du Comité de Gouvernance (membres
répertoriés sur GENIE), qui vous aidera et traitera le problème avec la
personne compétente.
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3.4.
Attestation
Le Personnel Norgine devra, une fois par an, attester qu'il a lu le Code
Norgine et compris les obligations qui en résultent et qu'il accepte de s’y
conformer dans tous les aspects applicables à son rôle et à ses
responsabilités au sein de Norgine. L’attestation peut être délivrée par
courrier électronique ou sur papier. Après l’entrée en vigueur du Code
Norgine le Personnel Norgine devra également confirmer qu’il s’y est bien
conformé à ce jour.
4.
Produits et services de Norgine
Depuis plus d'un siècle d'existence, Norgine aspire en permanence à
développer des produits de qualité supérieure et à améliorer le bien-être des
patients. Les activités de Norgine (produits et services) sont motivées par les
besoins des patients. Norgine travaille avec eux et les autres acteurs pour
mieux comprendre leurs besoins et y répondre. La confiance est la base de
cette relation. Le Personnel Norgine doit toujours garder à l'esprit cette
responsabilité, qui est la base de toutes les activités, que ce soit dans la
recherche, la fabrication et la distribution, la commercialisation, la sécurité, la
qualité ou autre.
4.1.
La Recherche et le développement
La conformité aux lois et aux réglementations en vigueur qui régissent la
recherche et le développement est le point de départ et le principe
directeur. Norgine conçoit et réalise des essais cliniques éthiques avec
des investigateurs et des sites responsables.
Dès les premières étapes du développement d’un produit, Norgine
reconnaît l'importance de fournir, dans les délais, des informations
précises à la communauté médicale et scientifique, en particulier sur les
résultats des essais cliniques réalisés sur les molécules résultant de ses
recherches et études sur les produits existants.
ƒ
Le Personnel Norgine respecte les normes internationales de
bonnes pratiques, y compris la Déclaration d'Helsinki, les Bonnes
Pratiques Cliniques et les Bonnes Pratiques de Laboratoire.
ƒ
Le Personnel Norgine doit s'assurer que toutes les procédures
(SOP) sont respectées dans le cadre de la recherche clinique et
que toutes les informations sont enregistrées, gérées et conservées
conformément aux lois en vigueur relatives à la protection des
données.
4.2.
Sécurité, qualité et excellence des produits
L'objectif de Norgine est de développer, délivrer et soutenir une utilisation
sûre de produits innovants et fournir des services de qualité supérieure à
toutes les parties concernées. La qualité est un élément clé du maintien de
notre réussite et de notre image.
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4.3.
Distribution et promotion des produits
Norgine s'engage à fournir et à promouvoir ses produits de manière
éthique conformément aux lois et aux codes de bonnes pratiques en
vigueur. Le bien-être et la sécurité des patients sont d'une importance
capitale.
5.
Actifs de Norgine
5.1.
Utilisation et protection de la propriété de Norgine
Le Personnel Norgine est responsable de l'utilisation adéquate et de la
protection des actifs physiques de Norgine (ordinateurs, téléphones,
photocopieurs, équipements, parc automobile, matériel de bureau, etc.) et
des actifs incorporels (propriété intellectuelle, savoir-faire, connaissance,
etc.) qui lui ont été fournis, qu’il utilise ou qu’il a développés dans le cadre
de son travail. Les actifs de Norgine doivent être traités avec le plus grand
soin et le plus grand respect à tout moment. Cette obligation implique
également d'agir dans le meilleur intérêt de Norgine lorsqu'il y a lieu
d’engager et/ou de valider une dépense pour Norgine.
En ce qui concerne, plus particulièrement, l'utilisation du matériel et des
systèmes informatiques de Norgine mis à disposition du Personnel
Norgine, les règles suivantes s'appliquent :
ƒ
Le Personnel Norgine doit utiliser le courrier électronique
raisonnablement. Il est notamment formellement interdit de
télécharger et/ou transférer un contenu obscène et/ou hostile.
ƒ
La technologie informatique et les autres systèmes doivent être
utilisés de manière professionnelle et en toute sécurité et
principalement à des fins professionnelles légitimes.
Une utilisation occasionnelle de la connexion Internet de Norgine à des
fins personnelles est autorisée, cette autorisation pouvant être révoquée
de façon générale ou dans des cas particuliers par Norgine à tout moment.
L'usage personnel d'Internet doit être strictement limité dans la durée et ne
doit pas interférer avec l’exécution du contrat de travail. Norgine se
réserve le droit de surveiller l'utilisation d’Internet lorsqu’elle a lieu à titre
professionnel afin de garantir l’utilisation et la transmission des
informations adéquates. Pour en savoir plus, veuillez consulter la Politique
de Sécurité Informatique disponible sur GENIE ou sur demande auprès de
votre supérieur hiérarchique.
Tous les actifs et les informations exclusives de Norgine doivent être
retournés à Norgine à la fin du contrat de travail. Les obligations de
confidentialité, plus amplement décrites ci-après dans Protection des
informations confidentielles / Propriété intellectuelle (Section 5.2), se
poursuivront après le départ du salarié et les obligations particulières
seront, le cas échéant, précisées dans le cadre de l’entretien de départ.
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5.2.
Protection des informations confidentielles / Propriété
intellectuelle
5.2.1. Informations confidentielles
Le Personnel Norgine est responsable de la protection des
informations confidentielles sous sa responsabilité. Il s'agit d'une
obligation permanente qui perdure pendant toute la durée du
contrat de travail et après sa cessation. Cette obligation s'applique
aux informations confidentielles de Norgine et des partenaires, et la
protection comprend l'accès aux informations confidentielles, leur
maintien et leur utilisation appropriée. Les informations
confidentielles de Norgine comprennent, par exemple, les
informations de Norgine relatives aux projets et au pipeline de
recherche et développement, aux processus et aux procédures de
fabrication, aux fournisseurs, à la stratégie et aux plans
commerciaux, aux activités de fusion et d'acquisition, à la stratégie
réglementaire et aux affaires juridiques en cours.
Les informations confidentielles des partenaires (le savoir-faire, les
données, les plans commerciaux de fournisseurs potentiels, les
concédants et les propriétaires de licences, les distributeurs, etc.)
ne peuvent être utilisées qu'aux fins autorisées et en stricte
conformité avec les termes stipulés dans l'accord de confidentialité
associé (par exemple, pour la période convenue).
Des précautions raisonnables doivent être prises à tout moment par
le Personnel Norgine et les violations doivent être immédiatement
signalées au supérieur hiérarchique correspondant ou au Chef de
projet.
ƒ
Le Personnel Norgine doit agir avec prudence pour veiller à ce
que les informations confidentielles de Norgine ne soient pas
rendues publiques par le biais de tout acte ou toute omission de
sa part (par exemple, la perte, le vol, une révélation imprudente,
la publication, ou autre).
ƒ
De même, le Personnel Norgine doit respecter les droits de
propriété valides et légalement protégés des parties tierces dans
les informations confidentielles et n'utiliser ces informations que
dans le cadre de l'usage autorisé.
Le Personnel Norgine doit prendre toutes les mesures nécessaires
pour garantir que les informations confidentielles, quel que soit leur
support, soient préservées, protégées, maintenues et stockées
dans un endroit sûr. Utilisez la fonction de l'impression sécurisée
lorsque vous imprimez des informations confidentielles.
ƒ
Les documents sensibles contenant des informations
confidentielles doivent être protégés par un mot de passe.
En cas de doute concernant ces obligations, renseignez-vous
auprès du département Juridique, du département Propriété
Intellectuelle, ou de votre supérieur hiérarchique.
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5.2.2. Propriété intellectuelle
La propriété intellectuelle de Norgine est l'un de ses actifs les plus
précieux, et protéger sa propriété intellectuelle est essentiel au
maintien de sa réussite et à son aptitude à maintenir les intérêts de
tous ceux qui ont un intérêt chez Norgine.
ƒ
Le Personnel Norgine doit contacter le département Propriété
Intellectuelle s'il pense qu'il y a une opportunité pour Norgine ou,
à l’inverse, un problème concernant les droits de propriété
intellectuelle de Norgine.
ƒ
Les contrats concernant l'usage des droits de propriété
intellectuelle (brevets, marques, créations, droits d'auteur,
savoir-faire et secrets de fabrication) doivent être élaborés et
convenus en étroite collaboration avec le département Propriété
Intellectuelle.
De même, le Personnel Norgine a le devoir de respecter à tout
moment la propriété intellectuelle de ses partenaires (droits valides,
légalement protégés et en vigueur).
ƒ
La duplication et/ou l’utilisation, sans autorisation, des
ressources d’autrui protégées par les droits d’auteur (journaux,
magazines, logiciels informatiques et créations) sont interdits au
Personnel Norgine et constituent une violation de la loi sur les
droits d'auteur. Le Personnel Norgine doit agir raisonnablement
et avec responsabilité.
ƒ
L’utilisation non autorisée des marques, noms commerciaux,
droits relatifs aux créations ou autres droits similaires d'autrui est
interdite et constitue une violation des lois en vigueur.
Les violations peuvent donner lieu à des procédures judiciaires
résultant dans des sanctions financières significatives, voire des
sanctions pénales, tant pour Norgine que pour les individus
responsables, et de telles actions dévalueraient l’image de Norgine.
6.
Signature et approbation / Autorisation légale et système
d’approbation interne (règles de management)
6.1.
Autorisation légale
Le Conseil d'Administration (ou tout autre organe ou représentant légal,
selon le cas) de chaque société Norgine au sein du Groupe Norgine a
confié à des personnes désignées l'autorisation légale d'agir au nom de la
société Norgine correspondante dans des domaines fonctionnels
spécifiques et dans des limites précises. La liste des signataires désignés
possédant l'autorisation légale d’engager une société Norgine et de
contracter en son nom est disponible sur GENIE (page Global Legal).
Vous pouvez également contacter tout membre du département Juridique
pour obtenir de l'aide.
Les responsables de département ont la responsabilité de réviser
périodiquement et de communiquer immédiatement au département
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Juridique toutes les modifications nécessaires à la portée ou au niveau de
l'autorisation légale de tout Personnel Norgine désigné, à la suite, entre
autres, de changements dans les rôles ou les responsabilités, de départ
en retraite, de la cessation du contrat de travail, etc.
L'existence de ce système d’autorisation pour signer au nom d’une société
Norgine est un contrôle opérationnel essentiel qui doit être expressément
respecté. Le Personnel Norgine autorisé doit agir loyalement et strictement
dans le cadre de l'autorisation de signature qui lui a été accordée. Le
Personnel Norgine chargé de faciliter la signature des contrats doit se
familiariser avec les signataires Norgine autorisés et désignés pour
chaque entité juridique Norgine. En cas de doute, veuillez contacter un
membre du département Juridique.
6.2.
Système d’approbation interne (règles de management)
Le département Financier de Norgine a mis en place des contrôles
opérationnels financiers et des processus d'approbation avec le Personnel
Norgine désigné possédant le niveau de management et l’autorisation lui
permettant d'approuver les dépenses d'exploitation légitimes à hauteur de
limites financières spécifiées. Tous les achats de marchandises ou de
services doivent être approuvés avant tout engagement par un salarié
Norgine autorisé. Avant de passer une commande auprès d'un
fournisseur, la procédure nécessite que la commande (PO) soit saisie et
approuvée dans E1. Néanmoins et sous réserve, dans des circonstances
exceptionnelles et avec un accord écrit d'un membre de la direction
générale, une commande peut être passée ou des services commencés
avant de saisir ou d'approuver un bon de commande. Dans ces
circonstances exceptionnelles, le bon de commande doit être saisi et
approuvé dans E1 dès que possible par la suite. Traitez ce processus
comme si les dépenses étaient les vôtres, en agissant de manière
raisonnable et responsable.
Tous ces systèmes et procédures doivent être strictement observés.
Contourner le système et ne pas respecter la procédure sont des
agissements inacceptables. De plus amples précisions peuvent être
obtenues auprès des départements Finance et/ou Juridique de Norgine.
7.
Intégrité
7.1.
Intégrité du Personnel Norgine
L'ensemble du Personnel Norgine doit prendre connaissance des lois, des
réglementations et des codes de bonnes pratiques qui régissent ses
activités ainsi que toutes les procédures Norgine en vigueur, et s'y
conformer. Par ailleurs, lors d'un déplacement à l'étranger dans le cadre
de son travail, le Personnel Norgine doit veiller à connaître les lois, les
coutumes et les pratiques locales, et doit agir raisonnablement et de
manière respectueuse. Par exemple, un certain comportement tel que la
façon de saluer, d'autres aspects de la bienséance relatifs par exemple à
la nourriture ou la boisson, l'emploi de certains mots ou de phrases ou le
port de certains types de vêtements, convenables dans un pays, peuvent
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offenser, mettre mal à l'aise ou être mal interprétés dans un autre pays.
Par ailleurs, certains agissements, tels que consommer de l'alcool ou
fumer peuvent être acceptables dans un pays mais pas dans un autre. La
liste n'est pas exhaustive, mais vise à sensibiliser aux problèmes pouvant
surgir lors d'un déplacement ou dans les activités à l'étranger. Veuillez
demander préalablement conseil à votre supérieur hiérarchique ou à votre
représentant local RH si vous avez besoin de précisions ou d'informations
supplémentaires.
Le Personnel Norgine doit exécuter sa mission de manière professionnelle
et dans le meilleur intérêt du Groupe Norgine, en évitant scrupuleusement
de profiter de tout bénéfice ou intérêt personnel, que ce soit directement
ou indirectement, dans son propre intérêt ou celui des autres.
ƒ
7.2.
Dans le cadre de votre emploi, que ce soit dans votre pays d’origine
ou à l'étranger, vous représentez Norgine. Donnez la meilleure
image possible à tout moment.
Conflits d'intérêts
L'ensemble du Personnel Norgine doit être libre de tout conflit d'intérêts,
actuel, apparent ou potentiel, dans l’exécution des responsabilités liées à
son poste. Bien que Norgine soit consciente de la nécessité d’avoir des
intérêts personnels et extérieurs à Norgine, le Personnel Norgine ne doit
pas avoir d'intérêts personnels qui s'opposent aux intérêts de Norgine ou
qui pourraient influencer ou sembler influencer son jugement alors qu'il
assume les responsabilités liées à son poste.
ƒ
Le Personnel Norgine doit immédiatement révéler à ses supérieurs
hiérarchiques tout conflit d'intérêts actuel ou potentiel entre ses
intérêts personnels et ceux de Norgine. Le Personnel Norgine doit
faire ses meilleurs efforts pour éviter les conflits d'intérêts.
ƒ
Il est admis que le Personnel Norgine se livre à des activités
personnelles en marge de ses relations professionnelles avec
Norgine. À ce titre, le Personnel Norgine doit :
o Eviter d'utiliser le nom de Norgine ou tout autre attribut associé
à Norgine pour son propre intérêt ou celui d'un tiers ;
o Ne pas utiliser les connaissances et informations de Norgine
acquises dans le cadre de son emploi pour obtenir des
avantages pour lui-même ou tout tiers ; et
o Ne pas engager Norgine, directement ou indirectement, dans
toute forme de soutien ou utiliser sa position au sein de Norgine
pour soutenir des activités politiques. Les activités politiques
personnelles doivent être tout à fait distinctes de Norgine,
lesquelles sont traitées séparément dans Lobbying et activités
politiques (Section 9.5.2). Les activités politiques sont des
activités orientées vers la réussite ou l'échec d'un parti politique,
d'un candidat à une fonction dans le gouvernement, la politique,
la cause ou l'idéologie d'un parti et/ou toute autre activité
similaire ou incluse dans ce qui précède.
Page 13 of 26
ƒ
7.3.
Sauf autorisation écrite dans son contrat, le Personnel Norgine ne
peut avoir d’autre contrat de travail ou agir comme agent au nom
d’une autre société, ou avoir des intérêts financiers dans une autre
entreprise, à l'exception i) des positions divulguées et approuvées
par écrit par un signataire autorisé de la société Norgine qui
l’emploie et son supérieur hiérarchique, ii) des activités bénévoles
communautaires, et iii) des investissements de bonne foi dans des
actions et autres placements financiers.
Délit d'initié et informations privilégiées
Norgine est une société à capitaux privés dont les actions ne sont pas
négociées sur les marchés publics. Dans ce contexte, sont considérées
comme des « informations privilégiées » les informations significatives non
publiques sur Norgine, ses partenaires commerciaux ou ses partenaires
commerciaux potentiels, qu'une personne pourrait raisonnablement
considérer importantes pour lui permettre de décider d'acheter ou de
vendre les actions d'un partenaire commercial ou d’une cible potentielle.
Le Personnel Norgine ne communiquera pas extérieurement (par
exemple, via les médias, des engagements verbaux externes, des médias
sociaux ou des publications, etc.) sur la performance de Norgine ou les
projets ou les informations confidentielles/les informations exclusives sans
autorisation appropriée.
ƒ
Il est interdit au Personnel Norgine en possession d'informations
privilégiées de par son emploi de prendre (directement ou
indirectement) des décisions en matière d'investissements, que ce
soit acheter ou vendre, sur la base de ces informations. Les
informations privilégiées doivent rester confidentielles et n'être
utilisées qu'aux fins autorisées.
ƒ
Le Personnel Norgine en possession de telles informations doit
prendre les mesures raisonnables pour protéger ces informations. Il
est formellement interdit au Personnel Norgine de communiquer
des informations privilégiées à ses amis ou à sa famille.
ƒ
Le Personnel Norgine qui viole ces restrictions fera l'objet d'une
mesure disciplinaire. Négocier sur la base de telles informations
non publiques constitue une infraction punissable de sanctions
pénales.
7.4.
Cadeaux et hospitalité
Norgine a des procédures qui régissent l'offre et la réception de cadeaux
et de l'hospitalité. Ces procédures ont été développées en respect des
lois, codes de bonnes pratiques et coutumes spécifiques aux pays dans
lesquels le Groupe Norgine mène des activités. Il est obligatoire de s'y
conformer.
De manière générale, les cadeaux et l'hospitalité doivent répondre à un
objectif commercial légitime, être proportionnés, et en accord avec les lois
et les codes de bonnes pratiques en vigueur. Les cadeaux somptueux
comme l’hospitalité excessive ne sont jamais acceptables, qu'ils soient
Page 14 of 26
donnés ou reçus. Le Personnel Norgine peut donner et recevoir des
cadeaux et l'hospitalité s'ils sont légaux et éthiques et dans le meilleur
intérêt des objectifs commerciaux de Norgine.
L'acceptation déplacée de cadeaux peut créer des conflits d'intérêts, ou la
survenue de conflits, dont la conséquence remet en question le jugement
commercial et l'intégrité du destinataire et compromet les intérêts
commerciaux de Norgine et son image. Le Personnel Norgine ne doit
jamais, dans le cadre de son emploi, solliciter des cadeaux ou des
divertissements de tiers.
L'octroi déplacé de cadeaux peut constituer une infraction pénale et une
violation des lois et des codes de bonnes pratiques en vigueur, exposant à
la fois Norgine et l'individu concerné à des pénalités considérables et à
une atteinte à son image.
ƒ
Le Personnel Norgine doit éviter tout ce qui lui paraît inapproprié.
ƒ
En cas de doute sur l'octroi ou l'acceptation d'un cadeau ou d’une
hospitalité, le Personnel Norgine doit demander conseil auprès de
son supérieur hiérarchique ou du représentant local RH.
7.4.1. Conseils
Demandez-vous si le cadeau et l'hospitalité proposés sont :
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Légaux, conformes aux codes de bonnes pratiques en vigueur,
et éthiques ;
Usuels et raisonnables en valeur ;
Occasionnels (les cas individuels isolés peuvent être appropriés
alors que des offres répétées peuvent être inacceptables) ;
Dans le meilleur intérêt de Norgine et au soutien de sa mission.
Ils ne devraient pas être considérés comme des primes
personnelles ou des avantages liés au poste.
Autres considérations :
ƒ
ƒ
ƒ
Quel est le but du cadeau ou de l'hospitalité ?
Comment seront-ils perçus par votre supérieur hiérarchique et
les autres au sein de Norgine ?
Quelle conséquence, si tel est le cas, auront-ils sur votre
jugement commercial à l'avenir concernant les services et/ou les
relations avec le donateur ?
Toutes les transactions commerciales de Norgine doivent être des
relations normales consenties en toute indépendance.
L’acceptation des cadeaux et hospitalités doit, en toutes
circonstances, être communiquée conformément aux procédures
de Norgine. Le Personnel Norgine qui envoie des cadeaux ou offre
l'hospitalité sans avoir obtenu l'accord préalable écrit,
conformément aux procédures, ne sera pas remboursé. Tout
comportement inapproprié sera traité selon les procédures
disciplinaires applicables.
Page 15 of 26
7.5.
Déplacements
Norgine a des procédures régissant les déplacements, les réunions et les
divertissements remboursés par la société, qui doivent être strictement
respectées par l'ensemble du Personnel Norgine. De manière générale,
Norgine remboursera au Personnel Norgine les coûts raisonnables du
déplacement professionnel si celui-ci est nécessaire à l’atteinte des
objectifs.
Norgine a le devoir de s’inquiéter de la santé, de la sécurité et du bien-être
du Personnel Norgine, autant que possible, et prend cette responsabilité
très au sérieux.
8.
ƒ
Le Personnel Norgine doit organiser et entreprendre les
déplacements professionnels de manière raisonnable, en discutant
des objectifs et de l'emploi du temps proposé avec ses supérieurs
hiérarchiques et en s'assurant que les personnes concernées au
sein de Norgine sont informées de ces plans.
ƒ
Si un membre du Personnel Norgine envisage de combiner un
voyage personnel avec un déplacement professionnel, il doit
consulter son supérieur hiérarchique et obtenir son accord
préalable.
Intégrité de Norgine dans ses transactions commerciales
8.1.
Corruption
Norgine s'engage à maintenir les normes de conduite éthique les plus
élevées et à se conformer aux lois anti-corruption en vigueur dans tous les
territoires dans lesquels Norgine mène des activités.
ƒ
La corruption est une conduite malhonnête et frauduleuse qui
fausse la libre concurrence et les comportements et qui, lorsque la
société se livre à une telle activité, menace sa position économique
et nuit à son image.
ƒ
L’octroi d’avantages indus est une forme de corruption qui consiste
à donner à une personne un avantage financier ou autre pour
encourager cette personne ou ce groupe à exercer ses fonctions ou
activités abusivement ou à récompenser cette personne ou ce
groupe pour l'avoir déjà fait. Les avantages indus incluent des
remises ou rabais illégaux, des pots-de-vin, des dessous-de-table
et tout autre avantage matériel similaire inapproprié.
ƒ
Norgine opère une politique stricte de tolérance zéro en matière de
corruption et d’avantages indus.
Dans beaucoup de pays dans lesquels Norgine opère, la corruption est un
crime, que l'acte ait eu lieu dans la juridiction ou dans un autre pays.
Norgine condamne la corruption et ne la tolérera pas, qu'elle soit commise
directement par un membre du Personnel Norgine ou indirectement par le
biais d'agents ou d'autres intermédiaires. Cette directive s'applique aux
transactions avec les individus agissant au nom d'agences
Page 16 of 26
gouvernementales ou d'institutions publiques ainsi qu'au nom de sociétés
privées et de particuliers, tels que les professionnels de santé, les
organisations de patients, les agents ou les fournisseurs.
Aucun profit potentiel, quel que soit son importance, ne peut justifier la
corruption, et personne au sein de Norgine ne sera affecté
défavorablement par la perte d'une opportunité commerciale ou un retard
résultant de la stricte conformité au Code Norgine.
ƒ
Norgine ne se livre pas à la corruption et ne la tolérera pas dans
ses activités commerciales.
ƒ
Norgine ne tolérera pas la corruption par ses partenaires
commerciaux pour ou en son nom.
8.2.
Paiements « de facilitation »
Le Personnel Norgine ne doit ni offrir, ni accepter ni recevoir des
encouragements financiers ou non financiers (cadeaux, prêts, remises,
hospitalité excessive, etc.), ni effectuer de paiements « de facilitation »
(directement ou indirectement) aux agents publics, partis politiques, ou à
toute tierce personne (directement ou indirectement).
ƒ
Les paiements dits de « facilitation » sont une forme de corruption,
effectuée dans le but d'accélérer ou de faciliter l’exécution par un
officier public ou une partie privée d'une action routinière ou d'un
service (dédouanement de marchandises, octroi de permis,
obtention de licences ou tout autre document officiel permettant à
une personne de faire des affaires ou traiter des documents
officiels, tels qu'un visa ou un permis de travail). Il s'agit d'argent ou
d'un autre bénéfice monétaire donné pour accélérer la décision du
destinataire ou l’exécution des services.
Alors que dans certains pays, il peut être considéré normal d’effectuer un
petit paiement non officiel dans certaines circonstances, cette pratique est
illégale dans la plupart des pays, et, de manière générale, interdite par le
Code Norgine.
Le Personnel Norgine doit informer son supérieur hiérarchique
immédiatement si un paiement de facilitation est demandé ou exigé. La
décision d'autoriser un paiement de facilitation ne sera prise que dans des
circonstances exceptionnelles après un examen approfondi des faits
particuliers. Les circonstances exceptionnelles pourraient comprendre la
violence ou des menaces à la sécurité ou au bien-être du Personnel
Norgine. Le paiement doit être approuvé par écrit par un membre de l’Ops
Team avec la responsabilité de surveiller le paiement et de l’enregistrer
comme il se doit dans les comptes de Norgine.
8.3.
Les standards Norgine en matière de paiements
En règle générale, les paiements peuvent être effectués si :
i.
Ils sont expressément autorisés par les lois en vigueur du pays en
question (par exemple, VIP, premium ou services rapides),
ii.
Ils sont compatibles avec les coutumes et pratiques locales,
Page 17 of 26
iii.
Ils sont adaptés et proportionnels aux services,
iv.
Ils sont enregistrés comme il se doit dans les comptes de Norgine
et du destinataire, et
v.
S’ils sont divulgués publiquement, ils ne seront pas sujets à la
critique ou ne porteront pas préjudice à l’image de Norgine.
8.4.
Concurrence loyale
Norgine soutient la concurrence libre, solide et ouverte et encourage tous
les efforts pour promouvoir la concurrence loyale. Toutes les sociétés
Norgine doivent obéir aux lois sur la concurrence et aux lois antitrust des
pays avec lesquels elles opèrent.
Les Directeurs Norgine et le personnel encadrant doivent s'assurer que
l'ensemble du Personnel Norgine et les tiers agissant au nom de Norgine
connaissent cette obligation et s'y conforment. Toute violation de cette
obligation pourra entraîner des mesures disciplinaires et est susceptible de
constituer une infraction pénale.
Le Personnel Norgine et les tiers agissant en son nom ne doivent
notamment pas se livrer avec les concurrents aux activités interdites
suivantes :
ƒ
Fixation en commun des prix (y compris les subventions, les
réductions, etc.) ;
ƒ
Soumission frauduleuse ;
ƒ
Partage du marché/allocation (par région géographique, client,
etc.) ;
ƒ
Partage des informations (non-publiques) commercialement
sensibles (coûts des marchandises et des services, profits, marges
de profit) ; et
ƒ
Accords pour limiter la production.
Norgine est un concurrent loyal sur les marchés et ne tolérera aucune
conduite anticoncurrentielle.
8.4.1. Conseils / recommandations
En raison de la complexité des lois dans ce domaine, tous les
accords avec les concurrents ou autres tiers qui pourraient avoir
une conséquence négative sur la concurrence doivent être
examinés et confirmés par un conseil juridique. Les clauses dans
cette catégorie sont notamment les :
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Clauses d'exclusivité ;
Clauses de tarification ;
Dispositions combinées ;
Restrictions territoriales ; et
Discrimination de prix.
Toutes les activités liées à la veille concurrentielle doivent être
exécutées éthiquement, équitablement et conformément aux lois et
Page 18 of 26
aux réglementations en vigueur. Les sources d'informations
appropriées incluent les sites Internet, les fournisseurs agréés de
données, les publicités, les relations client, les organisations de
patients et autres vecteurs similaires.
ƒ
Le Personnel Norgine ne doit en aucun cas utiliser des
informations de concurrents qui auraient été obtenues de
manière irrégulière même si un tel usage constituerait un
avantage économique pour Norgine.
Les lois sur la concurrence peuvent interdire ou limiter les accords
sur les pratiques de tarification des distributeurs, des grossistes ou
des clients. Toutes les discussions à ce sujet doivent être
approuvées par le département Juridique de Norgine.
8.5.
Exactitude des comptes et rapports financiers / Conservation
des données
Il est essentiel que les documents comptables et les rapports financiers
soient tenus à jour et soient conformes en tous points aux procédures
(SOP) Norgine et aux lois et règles comptables en vigueur. Les documents
comptables et les rapports financiers de Norgine doivent clairement et
précisément refléter la nature des transactions sous-jacentes avec des
détails suffisants. Ceci inclut notamment les dépenses, les revenus, les
résultats des recherches, les données de production et de qualité, les
données des essais cliniques et toute autre information du groupe.
Norgine fait ses meilleurs efforts pour communiquer à ses auditeurs et
actionnaires une image juste et fidèle de sa situation financière. Aucun
passif ou actif non divulgué ou non enregistré ne doit être établi ou
maintenu.
ƒ
Les départements doivent maintenir et conserver les documents
comptables et informations conformément aux obligations légales,
financières et réglementaires.
ƒ
Toute falsification ou mauvaise représentation des documents
comptables ou de toute autre information constitue une fraude
susceptible d’entraîner des pénalités significatives, tant pour
Norgine que pour les individus impliqués dans l'activité illégale.
ƒ
Le Personnel Norgine ne doit jamais détruire des documents
pouvant être utiles à des procédures judiciaires ou des actions
gouvernementales, en cours ou menaçantes.
Si vous avez des questions ou des doutes quant aux informations requises
et à la façon de les présenter, veuillez contacter le représentant local de
votre département Finance, un membre des Finances Globales, votre
supérieur hiérarchique ou le département Juridique.
8.5.1. Conseils
N'oubliez pas que vous représentez Norgine à tout moment et que
vous devez agir au mieux de ses intérêts.
Page 19 of 26
8.6.
Confidentialité des données
Norgine respecte la vie privée du Personnel Norgine et prendra toutes les
précautions raisonnables et appropriées pour garantir que toutes les
informations personnellement identifiables ne soient pas publiquement
divulguées et qu'elles soient protégées et uniquement utilisées et
conservées conformément aux lois et aux réglementations en vigueur.
Les obligations de Norgine concernent aussi les données sur les tiers qui
sont en relation avec Norgine (médecins et autres professionnels de
santé, patients et organisations de patients, et représentants de la
communauté scientifique).
9.
ƒ
L'ensemble du Personnel Norgine doit connaître et se conformer
aux processus et aux procédures légales en vigueur dans les pays
concernés.
ƒ
Le Personnel Norgine ne doit pas rassembler, traiter, utiliser,
divulguer, ou stocker des informations personnellement
identifiables, à moins qu’il y ait un objectif professionnel légitime.
ƒ
Le Personnel Norgine doit faire preuve d'une attention particulière
pour garantir la collecte, le traitement, l'utilisation, la divulgation, le
stockage
et
le
transfert
appropriés
des
informations
personnellement identifiables.
Relations de Norgine avec les tiers
9.1.
Partenaires commerciaux et fournisseurs
Norgine attend de ses partenaires commerciaux qu’ils adhèrent aux et
appliquent les standards les plus élevés dans leurs activités. Dans le
cadre du processus de vérification et d'approbation par le département
approprié, le Personnel Norgine est responsable de la sélection de
fournisseurs et partenaires responsables. Norgine sélectionne et travaille
uniquement avec les partenaires et les fournisseurs qui adoptent les
normes éthiques les plus élevées et qui fournissent des services de qualité
en conformité avec les lois et réglementations en vigueur.
ƒ
Le Personnel Norgine doit effectuer un contrôle suffisant sur tout
partenaire potentiel avant d'entreprendre un travail quelconque
avec lui.
ƒ
Avant son commencement, tout travail avec un partenaire doit être
formalisé sous la forme appropriée de contrat, examiné et réalisé
conformément aux règles et aux procédures internes de Norgine.
Tous les contrats doivent être régulièrement suivis pour s'assurer
que les obligations sont exécutées et modifiées si nécessaire.
ƒ
Les contrats de Norgine doivent contenir des dispositions obligeant
le partenaire à se conformer aux lois et aux réglementations en
vigueur et à fournir les services convenus de façon professionnelle
et éthique. Le non-respect de ces obligations constitue une violation
donnant à Norgine droit à des recours et à résilier le contrat, entre
autres.
Page 20 of 26
ƒ
Si le Personnel Norgine s’aperçoit que les normes imposées ne
sont pas satisfaites, quelle qu’en soit la raison, cette information
doit immédiatement être communiquée au contact Norgine
responsable ou à son supérieur hiérarchique.
ƒ
En cas de non respect des obligations contractuelles par le
partenaire, et après avoir consulté la direction concernée au sein de
Norgine, le contact Norgine responsable doit immédiatement exiger
du partenaire ou du fournisseur les mesures correctives
appropriées. Si ces mesures ne sont pas prises dans un délai
raisonnable, et sans porter préjudice aux autres actions en cours, le
contrat entre Norgine et le partenaire ou fournisseur concerné, peut
être résilié conformément aux clauses du contrat sous la
supervision du département Juridique de Norgine.
9.2.
Groupes ou associations de patients et professionnels de
santé
Les relations de Norgine avec les organisations de patients et les
professionnels de santé sont motivées par les besoins des patients. Elles
doivent être conformes aux lois et aux réglementations en vigueur et aux
codes de bonnes pratiques locaux. Toutes les interactions du Personnel
Norgine avec ces interlocuteurs doivent être gérées en toute transparence
et intégrité et en reconnaissant l'indépendance de chaque partie.
ƒ
Un contrat écrit doit couvrir toutes les collaborations avec les
organisations de patients et les services fournis par les
professionnels de santé. Ce contrat doit être certifié ou examiné
conformément aux procédures d'approbation internes de Norgine.
ƒ
Le contrat écrit doit clairement stipuler la nature de la relation, les
services à rendre, les conditions de la rémunération et la durée du
contrat. Norgine doit publier comme il se doit tout soutien, financier
ou non financier, apporté aux organisations de patients.
ƒ
Tous les honoraires payés aux professionnels de santé doivent
correspondre aux services rendus, proportionnellement au travail
entrepris et au temps requis, et en accord avec les taux pratiqués
habituellement sur le marché.
9.3.
Autorités réglementaires et gouvernementales
Norgine opère dans une industrie très réglementée, et prend la
responsabilité du Personnel ainsi que sa propre responsabilité très au
sérieux s’agissant de se conformer aux lois et aux réglementations qui
régissent la recherche et le développement, la fabrication et la distribution,
et la commercialisation de ses produits pharmaceutiques. Le Personnel
Norgine doit respecter toutes les exigences liées à ses activités, y compris
dans la réalisation des essais pré-cliniques et cliniques, la fabrication, le
stockage, l’importation, l’exportation et la commercialisation de ses
produits, notamment :
ƒ
ƒ
Les Bonnes Pratiques de Laboratoire ;
Les Bonnes Pratiques Cliniques ;
Page 21 of 26
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Les Bonnes Pratiques de Fabrication ;
Les règles de pharmacovigilance et matériovigilance ;
La réglementation sur l'étiquetage, l'information destinée à la
prescription et les informations destinées aux patients ;
La réglementation sur la publicité et la promotion, y compris la
distribution d'échantillons ; et
La réglementation des prix des produits pharmaceutiques.
En raison du nombre et de la complexité des règles régissant les activités
de Norgine, des problèmes de conformité aux exigences des agences
gouvernementales peuvent surgir occasionnellement. Norgine coopérera
entièrement avec toutes les demandes d'information gouvernementales et
les demandes officielles conformément aux lois et aux réglementations en
vigueur.
Des procédures peuvent être mises en place pour assurer une gestion
adéquate des demandes officielles, et Norgine attend du Personnel
Norgine qu’il y contribue pleinement et honnêtement. Les réponses ne
peuvent émaner que de représentants de Norgine autorisés et uniquement
après approbation interne appropriée pour en garantir l'exactitude et
l'exhaustivité.
ƒ
La direction doit être informée dès que possible de tout problème
de conformité réglementaire ou gouvernementale pour mise en
place de mesures correctives nécessaires et la gestion des risques
associés.
ƒ
Les notifications d’inspections réglementaires prévues ou toute
autre visite gouvernementale doivent être transmises sans délai au
directeur de département compétent et au département Qualité
Global. En cas de doute, veuillez contacter votre supérieur
hiérarchique.
9.4.
Activités marketing et promotionnelles
Norgine se conforme aux lois et aux codes de bonnes pratiques en
matière de promotion des médicaments, notamment relativement au
contenu du matériel promotionnel, à l'utilisation des échantillons, au
contenu des sites Internet, aux réunions avec les professionnels de santé
et les organisations de patients.
ƒ
Outre la conformité aux lois en vigueur, la commercialisation et la
promotion des produits pharmaceutiques doivent être en accord,
sur tous les points, avec les procédures Norgine pour garantir le
respect des normes éthiques les plus élevées et la meilleure
pratique de l'industrie. Le matériel et la communication
promotionnels doivent être précis, équilibrés et argumentés.
ƒ
Les activités promotionnelles doivent être transparentes et
conformes au Code de Bonnes Pratiques de l'EFPIA (Fédération
Européenne des Industries et Associations Pharmaceutiques) dans
les pays de l'espace économique européen et au Code des
Pratiques de Commercialisation des Produits Pharmaceutiques de
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l'IFPMA (Fédération Internationale des Fabricants et Associations
Pharmaceutiques) dans tous les autres territoires, ainsi qu’aux lois
locales, aux réglementations et aux codes de bonnes pratiques de
commercialisation. Dans tous les cas elles doivent être en accord
avec les utilisations approuvées et mentionnées sur l'étiquetage du
produit.
9.5.
Lobbying et activités politiques - Contributions caritatives
9.5.1. Lobbying et activités politiques menés au nom de
Norgine
Toute activité de lobbying ou activité politique entreprise par
Norgine ou en son nom et toute contribution politique faite par
Norgine ou en son nom doivent être en accord avec les principes
du Code Norgine. Les contributions politiques se définissent comme
tout cadeau, argent ou autre avantage remis directement ou
indirectement à un candidat ou un politicien ou pour une campagne
politique ou un parti politique.
Toutes les activités de lobbying ou politiques/les contributions
politiques doivent être légales et sont soumises à l'accord préalable
écrit du Directeur des Opérations (COO) de Norgine. Les
contributions qui ont été approuvées doivent être précisément
enregistrées dans les documents comptables de Norgine.
Le Personnel Norgine et les tierces personnes agissant au nom de
Norgine doivent déclarer de façon transparente qu'ils représentent
Norgine. Les activités ne devraient pas être entreprises, si elles
sont ou semblent être inappropriées, ou si elles peuvent être
interprétées comme une violation des lois contre la corruption.
9.5.2. Lobbying et activités politiques menés à titre personnel
Le lobbying et les activités politiques menés à titre personnel par le
Personnel Norgine sont complètement séparés et doivent toujours
se distinguer des activités de Norgine. Veuillez consulter la
Section 7.2 ci-dessus Conflits d'intérêts pour en savoir plus.
9.5.3. Contributions caritatives
Norgine s'engage à soutenir les associations caritatives
enregistrées dans les territoires où la société opère. Les décisions
de soutenir, ou non, une association caritative particulière doivent
être prises conformément aux procédures Norgine. Le Personnel
Norgine qui recommande une association caritative particulière
pour parrainage ou tout autre soutien doit tout d'abord consulter son
directeur général qui, à son tour et si nécessaire, sollicitera l'accord
du COO. Toutes les contributions caritatives, que ce soit sous
forme d'assistance financière directe ou d’avantage en nature (dons
de produits, matériel, etc.) sont soumises à l'accord écrit préalable
du COO. Les contributions caritatives sont enregistrées avec
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précision dans les livres de Norgine, surveillées et évaluées pour
s'assurer que de tels paiements sont appropriés.
9.5.4. Contact avec les médias
Tout contact avec les médias, réponses communiquées ou
discussions publiques sur les objectifs et les activités commerciales
de Norgine, quel qu’en soit le format, est strictement réservé au
Personnel Norgine autorisé et doit être géré conformément aux
procédures Norgine.
La participation du Personnel Norgine à toute communication en
ligne, que ce soit à titre personnel ou en tant que représentant de
Norgine, doit se faire en accord avec les principes du Code Norgine
et la procédure média sociale de Norgine.
10.
Respect et équité – Responsabilité sociétale
10.1.
Travailler chez Norgine
10.1.1.
Hygiène et sécurité
Norgine a un devoir de soin et d’attention envers tout le Personnel
Norgine. Dans ce cadre, Norgine prend toutes mesures
raisonnables et prudentes pour fournir au Personnel Norgine un
environnement de travail sûr et sain. Norgine soutient également
les programmes visant à promouvoir la sécurité et le bien-être du
Personnel Norgine. Les procédures sont périodiquement révisées
et testées pour s'assurer qu'elles sont adaptées à l'usage et que les
intérêts de toutes les parties concernées sont traités comme il se
doit. Le Personnel Norgine reçoit les informations relatives à la
sécurité et la formation pour le protéger contre les risques
sécuritaires prévisibles associés à son poste.
ƒ
Tous les départements de Norgine doivent intégrer les
procédures adéquates en matière de santé dans leur processus
de stratégie RH et leurs activités. L’hygiène et la sécurité sont
un objectif primordial.
ƒ
Il est de la responsabilité de tout le Personnel Norgine de
s'assurer que ces procédures sont strictement respectées sur
tous les sites Norgine. Toutes les situations dangereuses pour la
sécurité et l’environnement doivent être immédiatement
signalées au représentant HSE local ou au représentant RH
local.
ƒ
Le Personnel Norgine est encouragé à examiner
périodiquement les procédures et les directives en matière
d’hygiène et de sécurité qui s'appliquent à son travail.
Le Personnel Norgine est encouragé à identifier et à signaler
immédiatement ses préoccupations en matière d’hygiène et de
sécurité à son représentant HSE ou au représentant RH local pour
Page 24 of 26
qu'une enquête, le cas échéant, ou toute mesure nécessaire puisse
être mise en œuvre au moment opportun.
ƒ
En cas d'incident/accident, le Personnel Norgine doit
immédiatement prévenir le représentant HSE et le représentant
RH du site.
ƒ
Toutes les lois et les réglementations relatives au traitement des
matières dangereuses doivent être respectées.
L'ensemble du Personnel Norgine doit savoir que la violation des
lois et des réglementations concernant l’hygiène, la sécurité et
l'environnement est sérieuse et peut faire l'objet de sanctions
pénales ou civiles considérables, tant pour les individus concernés
que pour Norgine.
10.1.2.
L'environnement de travail
L'environnement de travail sur tous les sites Norgine doit être un
environnement agréable et encourageant pour tout le Personnel
Norgine.
ƒ
Les membres du Personnel Norgine doivent à tout moment
communiquer les uns avec les autres et avec les tiers de façon
courtoise et respectueuse.
ƒ
Toutes les communications, qu'elles soient écrites ou verbales,
doivent être faites de façon professionnelle.
ƒ
Les courriels et la correspondance écrite doivent être mesurés,
clairs et courtois. Suivez les directives Norgine disponibles sur
GENIE concernant les courriels.
ƒ
Le Personnel Norgine est responsable de la mise en avant des
valeurs de respect de Norgine pour tous les salariés, les soustraitants et les autres acteurs.
ƒ
Norgine adopte une politique stricte de tolérance zéro
concernant le harcèlement et la discrimination sur le lieu de
travail. Les cas et/ou les incidents suspectés doivent être
immédiatement signalés au représentant RH local et/ou toute
autre personne compétente pour enquête.
N'oubliez pas que la tenue et le comportement sur tous les sites
Norgine sont importants et doivent à tout moment être adaptés à la
situation. Norgine reçoit souvent des visiteurs et l’attitude du
Personnel Norgine doit refléter une image professionnelle.
10.1.3.
Égalité des chances et développement
Norgine soutient et gère un programme d'égalité des chances et de
développement. Toutes les activités liées à l'emploi, y compris le
recrutement, la promotion, la formation, la rémunération et tous
autres avantages, ainsi que la discipline sont traitées équitablement
sur la base des qualifications, de la performance enregistrée, des
aptitudes et d'autres critères objectifs.
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Norgine ne tolérera ni la discrimination ni le harcèlement basés sur
la race, la religion, la croyance, le pays d’origine, le sexe, la
situation familiale, l'infirmité, l'âge ou toute autre critère de ce type.
Norgine fait appel à la diversité qui constitue l'un de ses nombreux
atouts.
Norgine doit son succès au développement et à la promotion des
talents du Personnel Norgine et à la rémunération équitable de tous
les individus. Il s’agit d’un élément essentiel au système de valeurs
« One Norgine ».
10.1.4.
Impact environnemental
Norgine fait tous les efforts raisonnables et prudents pour minimiser
l’impact de ses activités sur l'environnement, en évitant ou en
minimisant l'utilisation de matières dangereuses et, lorsque c'est
techniquement faisable, en encourageant le traitement des déchets
et leur réutilisation.
Les procédures de Norgine visent à se conformer aux
réglementations et aux recommandations locales en matière de
protection de l'environnement en vigueur dans les pays dans
lesquels Norgine mène des activités. Les sites de production
Norgine sont gérés conformément aux activités autorisées.
Norgine est ouvert aux suggestions pour améliorer les procédures
existantes dans ce domaine. Si vous avez des suggestions, veuillez
contacter votre responsable local des services généraux.
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