BASWARE InvoIcE AutomAtIon

BASWARE
Invoice Automation
La solution d'automatisation du traitement des
factures fournisseurs la plus évoluée au monde
Basware Invoice Automation vous offre la visibilité et le contrôle total
de l'ensemble des processus de traitement des factures fournisseurs.
Réalisez d'importants gains de productivité et de réduction de coûts
grâce à la dématérialisation et l'automatisation de vos processus.
COÛTS
Gestion électronique
Numérisation des factures
des factures fournisseurs
papier entrantes pour
traitement électronique
Gagnez en performance et en
contrôle
Basware Invoice Automation active le
rapprochement automatique basé sur vos
règles-métier pour éviter toute perte de
temps liée au traitement manuel des
factures, se concentrant ainsi sur la
gestion des exceptions. Basware Invoice
Automation optimise la performance des
processus dans les départements financiers, permettant à votre organisation de
se concentrer sur la création valeur
ajoutée pour vos clients et fournisseurs.
L'intégration des meilleures pratiques
permet un haut niveau d'automatisation,
ainsi que conformité légale. Basware
Invoice Automation vous offre la transparence totale et le contrôle optimal des
processus de traitement de factures.
S'équiper de la solution Basware Invoice
Automation, c'est disposer des meilleurs
outils pour optimiser ses dépenses et
processus.
AUTOMATISATION
DES PROCESSUS
Rapprochement
automatique
(Matching)
Réception et traitement
automatique des
factures électroniques
Diminuez vos coûts
Avec Basware, vous automatisez
l'ensemble des processus manuels de
traitement des factures fournisseurs,
comme la numérisation, la saisie des
données, le rapprochement de la facture
avec bon de commande ou contrat, la
validation et approbation, et le transfert
des données vers l'ERP (ou système
comptable).
Améliorez les résultats au
sein de votre organisation
La solution Basware Invocie Automation
vous permet de réduire significativement la
charge de travail liée au traitement des
factures dans votre organisation. Vous
n'avez plus besoin de taper, vérifier,
distribuer en interne, chercher ou encore
archiver manuellement des factures
papier. Résultat, vous faites des économies.
Bénéfices
Performance
■■ Accélère le processus
d'approbation des factures
■■ Elimine les taches
manuelles dûes au papier
■■ Elimine le rapprochement
manuel des factures
■■ Minimise les erreurs de
saisies manuelles
■■ Analyses et reporting
faciles et pratiques
■■ Validation et approbation
des factures 24h/24 et 7j/7
■■ Amélioration continue du
processus
■■ Portail d'accès pour les
fournisseurs
Conformité et contrôle
■■ Conforme aux exigences
légales
■■ Piste d'audit complète
■■ Contrôle maximum via une
gestion renforcée des
droits d'approbation
■■ Simplifie les prévisions de
paiement
■■ Transparence du processus
de gestion des factures
Economies et ROI
■■ Retour sur investissement
inférieur à 9 mois
■■ Economies générées via la
diminution du temps de
traitement des factures
■■ Meilleure visibilité de vos
fournisseurs, des remises,
et diminution des pénalités
de retard de paiement
■■ Réception de factures au
format électronique
■■ Rationalisation des
processus de l'ERP existant
■■ ROI des infrastructures IT
existantes via une
intégration optimisée
Traitement de la facture
Automatisation du traitement de la facture
Basware Invoice Processing est un système automatisé et simple
d’utilisation, conçu pour gérer et contrôler le traitement de la facture
fournisseur. Il automatise le processus dans son intégralité, depuis la
numérisation des données jusqu’au transfert pour paiement.
Numérisation des données
Transfert pour paiement
Basware Invoice Processing utilise les
dernières technologies de reconnaissance
d’image et de caractères pour numériser
les données à partir de vos factures
papier. Cette solution permet la numérisation automatisée en utilisant une combinaison de différentes approches technologiques, incluant l’apprentissage par
l’exemple, l’optimisation via la création de
modèles prédéfinis ou encore la capture
FreeForm sur des données de lignes articles, d’en-tête et de pied de page de
facture. Le système permet également la
réception de factures électroniques.
Une fois approuvées, les factures sont
transférées au système comptable (ou à
l’ERP) pour paiement. Souvent il y a
plusieurs ERPs, ce qui ne pose aucun
problème puisque l'intégration multi-ERP
est l'une des spécialités de Basware.
Traitement de la facture
Le processus commence par le rapprochement automatique des factures avec les
bons de commande, les contrats ou tout
autre type de documents. Les factures
litigieuses sont imputées automatiquement, mais sont envoyées à un responsable désigné pour validation et/ou approbation. Le workflow multi-niveau Basware
assure que les factures sont traitées en
accord avec les politiques d’entreprise.
Une gestion efficace des règles métier
peut aussi être utilisée pour rationaliser et
développer le processus de traitement des
factures.
Contrôlez l'intégralité du
processus
Vous pouvez contrôler l’intégralité du
processus de comptabilité fournisseurs en
suivant toutes les transactions de
factures. Les utilisateurs peuvent ainsi
identifier facilement les goulets
d’étranglement du processus et résorber
rapidement les arriérés de factures.
Stockage des données de
facture
Une fois que la facture a été payée,
l’historique est archivé intégralement, ce
qui assure la conformité aussi bien avec
les directives de votre entreprise qu’avec
les réglementations en vigueur.
Suivi et reporting
Basware Invoice Processing vous permet
de suivre les factures à chaque étape du
processus. Des fonctionnalités de
reporting puissantes et simples
d’utilisation vous permettent de créer un
nombre illimité de rapports standards ou
personnalisés.
Impliquez vos fournisseurs
dans le processus de
facturation
Basware Supplier Portal permet à vos
fournisseurs de recevoir vos bons de
commandes venant de votre système
d'achat et de vous envoyer les factures
correspondantes directement dans votre
système Basware Invoice Processing.
Fonctions
Facilité d'utilisation
■■ Interface intuitives et
dédiées par rôle
■■ Modèles d'imputation
prédéfinis
■■ Archives personnelles pour
les factures des utilisateurs
■■ Gestion des remplaçants et
routage alternatif
automatiques
Automatisation
■■ Capture freeForm sur des
données de lignes articles
■■ Réception des factures
électroniques, mail et fax
■■ Rapprochement
automatique des factures
avec les bons de
commandes, les contrats ou
tout autre type de
documents
■■ Imputation, routage et
workflow de la facture
automatisés
Conformité
■■ Gestion accrue des droits
d'approbation
■■ Piste d'audit complète
■■ Outils de reporting et
d'analyse polyvalents
■■ Puissantes fonctions de
recherche
Polyvalence
■■ Multi ERP, multilingue,
multidevises et multi-entités
■■ Support complet de
l'organisation en Centre de
Services Partagés grâce à
une gestion multi-entités
■■ Intégration aisée avec plus
de 200 ERPs et systèmes
comptables
Implémentation rapide
■■ Mise en production en 6 à 8
semaines
solutions de rapprochement
Optimisez le processus d’approbation
Le rapprochement est le cœur de l’automatisation du traitement de
la facture. Avec nos solutions de rapprochement, vous automatisez
le traitement de multiples catégories de factures. Le but est de
maximiser le pourcentage de factures rapprochées.
Nos solutions Basware Order Matching et
Basware Contract Matching rapprochent
les factures des bons de commande, des
contrats ou de tout autre type de documents. Le processus de rapprochement
s’enclenche automatiquement une fois que
les données des factures sont entrées
dans le système Basware Invoice
Processing.
Basware Order Matching
Basware Order Matching rapproche
automatiquement les factures avec les
bons d’achat approuvés, sur la base de
l’entête/pied de page ou au niveau de la
ligne-article. La piste d’audit et
l’imputation sont automatiquement attachées à la facture – aucun workflow n’est
nécessaire, et la facture peut être transférée directement au système de comptabilité fournisseur pour paiement.
Avec Basware il est possible d'inclure
d'autres critères de rapprochement
comme le contrôle de la qualité ou la vérification des termes du contrat.
Pour les sociétés qui rapprochent leurs
factures sur les réceptions, le système
Basware rapprochera automatiquement
les données de réceptions et créera
automatiquement les imputations comptables et analytiques conformément aux
différentes méthodologies standards.
Basware Contract Matching
Basware Contract Matching automatise le
traitement des factures récurrentes et des
factures basées sur contrat. Ces factures
incluent souvent: les locations, différents
services, notes de téléphone, etc. Typiquement, les factures récurrentes et sur
contrat représentent entre 12 et 45% du
volume total des factures.
Le workflow d’approbation et l’imputation
d’une facture récurrente sont toujours
identiques, ce qui en fait la candidate
idéale à l’automatisation. Le système
rapproche automatiquement la facture
avec le contrat ou le plan, et transfère les
factures rapprochées directement dans
l’ERP comptable pour paiement.
L’utilisation d’une tolérance au niveau du
rapprochement accroit la flexibilité du
processus. Deux façons de procéder :
tolérance en pourcentage, ou tolérance en
valeur. Si la facture n’est pas rapprochée,
elle est automatiquement imputée et
envoyée à la personne désignée pour
approbation.
Fonctions
Basware
Order Matching
■■ Piste d’audit complète
■■ Gestion automatique des
litiges
■■ Rapprochement polyvalent
des factures et des bons de
commande
•• Au niveau de l'entête
•• Au niveau de la lignearticle
■■ Flexibilité des tolérances de
rapprochement (en % et en
valeur)
■■ Rapprochement basé sur
des règles métier
■■ Options de rapprochement
étendues:
•• 1 pour 1
•• 1 pour N
•• N pour 1
•• N pour N
■■ Intégration facile avec plus
de 200 ERPs et systèmes
de gestion d'achats
Basware
Contract Matching
■■ Rapprochement et
imputation automatiques
des factures récurrentes /
basées sur contrats:
•• Echéanciers de paiement
prédéfinis et approuvés
•• Gestion des budgets
■■ Gestion des contrats:
Vous pouvez stocker tous les contrats de
l’organisation avec leurs imputations
respectives et leurs échéanciers de paiement dans la base de données Basware. Le
système supporte le suivi des factures
rapprochées et vous informe automatiquement lorsqu’un contrat arrive à expiration.
•• Numérisation et
archivage
•• Suivi et alertes à
l'expiration des contrats
•• Workflow de validation
des contrats
la suite BASWARE ENTERPRISE PURCHASE TO PAY (Epp)
La solution numéro 1 pour l'automatisation
des processus Purchase to Pay
Faites un maximum d'économies en rationalisant l’intégralité de vos
processus Purchase To Pay. La suite Basware Enterprise Purchase
To Pay (EPP) automatise les processus liés aux achats, à la comptabilité fournisseurs et à la gestion des notes de frais.
Les solutions Basware vous permettent de
contrôler l'ensemble de vos processus avec
une visibilité totale de chaque document
dans le système, son statut actuel et son
historique.
L'automatisation intelligente intégrée des
processus et la gestion puissante des
exceptions permet de gagner en performance tout en réduisant les coûts.
En choisissant Basware, vous pouvez
prévoir "grand", tout en commençant
"petit". Nos applications packagées vous
permettent, selon les besoins, d'évoluer
pas à pas vers l'automatisation complète
des processus Purchase to Pay.
La suite Basware Enterprise Purchase to
Pay (EPP) garantit une implémentation
rapide et en douceur. Basware est compatible avec plus de 200 ERPs et possède les
certifications des acteurs majeurs de
l'ERP, comme SAP, Microsoft ou encore
Oracle.
La suite Basware EPP fournit une solution
globale d'automatisation purchase to pay
exceptionnelle, qu'aucune autre solution
de workflow ou ERP ne propose
aujourd'hui.
Pour plus d'informations, n'hésitez pas à
consulter le site internet www. basware.fr
Fournisseurs
Basware Connectivity
Echanges messages achats
Basware Procurement
Basware RFx
Management
Basware
Contract Lifecycle
Management
Basware
Purchase
Management
Numérisation et vidéocodage
Factures électroniques
Basware Invoice Automation
Basware
Order Matching
Basware
Contract Matching
■■ L'ensemble de vos
processus P2P gérés par
une seule solution
■■ Visibilité et contrôle de
l'ensemble des processus
■■ Gerez le processus de
sourcing, avec la création
de RFPs, de mises et
sélections
■■ Gérez vous-même la
création des contrats
■■ Automatisez le traitement
des factures fournisseurs
grâce au rapprochement et
à la gestion intelligente des
exceptions
■■ Envoyez et recevez les
factures au format
électronique et tous les
autres documents d'achat
depuis le même système
■■ Contrôle et traçabilité des
dépenses
■■ Intégration possible dans
tous les environnements
businness
■■ Connexion avancée clients
fournisseurs pour plus de
rapidité et de sécurité
■■ Des solutions éprouvées,
reconnues par les plus
grands cabinets d'études
indépendants (nous consulter)
Suite Basware Enterprise Purchase To Pay:
Gestion des Catalogues
Points Clés
Basware
Invoice
Processing
Modules additionnels Basware Mobile & Basware Travel and Expense Management
Système d’informations client: ERP, système comptable et financier...
Basware est le leader mondial
en solutions Purchase-To-Pay
avec plus de 1500 clients
et plus de 1 000 000
d'utilisateurs dans une
cinquantaine
de pays.
Basware
is the global
leader
Les
solutions Basware
sont
in
purchase-to-pay
solutions
distribuées
et implémentées
with more
than 1,500 en
Europe,
aux Etats-Unis
et en
­customers
and 850,000
users in over 50
Asie-Pacifique
viacountries
un large
aroundde
the
world.
réseau
filiales
et
Basware
solutions are
de partenaires.
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