circuit informatise des licences : itac

CIRCUIT INFORMATISE DES LICENCES : ITAC
Le système ITAC est conçu pour gérer le circuit informatisé des licences (créations nouvelles licences et
renouvèlements), faire des recherches sur des licenciés, demander des mutations,…
Il est entièrement sécurisé et garantit la confidentialité et l’intégrité des informations.
Pour la saison 2011/2012, deux modes de délégation ont été choisies par la Ligue, après accord des Présidents des
Comités Départementaux (ou de leurs représentants) lors de la réunion du 14 Avril 2011 :
- Délégation AL : Le Club prépare les licences à travers l’application informatique ITAC et envoi le chèque
correspondant à la Ligue qui paie à la FFTir
- Délégation L : (uniquement pour les clubs n’étant pas informatisés) La Ligue prépare et paie les licences à
réception des bordereaux habituels, manuscrits.
A partir du 1er Septembre 2011, tous les clubs (sauf exception délégation L) devront traiter les licences via ITAC.
ETAPE 1 : SE CONNECTER A ITAC
Saisir l’adresse suivante dans la barre d’adresse sur internet : https://www.itac.pro
Une fenêtre d’identification va s’ouvrir et vous devez saisir votre N° de licence ainsi que votre mot de passe
(codes d’accès envoyés précédemment par courrier), puis cliquez sur OK.
Une fois vos codes d’accès validés, vous êtes dans ITAC et plus précisément dans le menu LICENCES.
ETAPE 2 : REPERAGE DES DIFFERENTS MENUS
Tout en haut de l’écran, vous verrez 7 menus différents regroupant chacun des sous-menus.
Paramétrage
Requêteur
Stands de tirs
Etats
Licences
Aide
Opérations Bancaires
ETAPE 3 : VERIFICATION DES INFORMATIONS DE VOTRE CLUB
Allez dans le menu « Paramétrage », puis dans le sous-menu « Accès Entités » et dans l’onglet « coordonnées » vérifiez
que toutes les informations concernant votre club soient exactes (il vous appartient de compléter ces informations,
sachant que les éléments grisés ne peuvent être modifiés que sur demande en cliquant sur « demande de modification
des informations » en haut de la page ou apparaît votre fiche). Il est très important de vérifier l’adresse à laquelle le
courrier vous sera envoyé, si l’adresse n’est pas bonne, procédez au changement sur votre fiche personnelle de licencié
et / ou sur les informations de la fiche de votre entité.
Dans l’onglet « Utilisateurs », vous pouvez créer de nouveaux utilisateurs (ex : si vous souhaitez que votre trésorier
puisse avoir un droit de regard, où si vous désirez mandater une personne pour s’occuper des licences). Il vous faut
remplir les informations demandées et préciser le droit d’accès que vous souhaitez attribuer à cette personne.
Vous pouvez également faire une vérification de vos installations dans l’onglet « Installations ».
ETAPE 4 : RECHERCHE D’UN LICENCIE
Les utilisateurs connectés n’auront la possibilité de consulter que ce qu’ils sont autorisés à voir : vous ne pourrez donc
consulter que la liste et les informations des licenciés de votre club.
Cliquez sur le menu « Licences » puis saisissez le numéro de licence du tireur que vous recherchez ou son nom et son
prénom et pour finir appuyez sur la touche « Entrée » de votre clavier pour valider la recherche.
- Pour la recherche par numéro de licence, vous accédez directement sur la fiche de renseignements du licencié. Sur
cette page d’informations, vous pouvez faire des demandes de modifications mais également demander un duplicata de
la licence, puis consulter l’historique des licences souscrites ainsi que les diplômes en cours de validité et télécharger
une attestation de licence.
- Pour la recherche par nom et prénom, vous accédez à une liste de licenciés portant le même nom (choisir votre
licencié) puis vous accédez à la fiche de renseignements.
Il est également possible de n’entrer aucun élément dans les différents champs de recherche, dans ce cas, une liste de la
totalité des licenciés de votre club apparaîtra.
ETAPE 5 : CREATION NOUVELLE LICENCE
Seul le Président de club (ou la personne à qui il a délégué ce pouvoir) peut demander la création d’une licence.
Nous vous rappelons que pour tout nouveau licencié, le club est tenu d’avoir de la part du demandeur un certificat
médical précisant qu’il est apte à la pratique du tir sportif.
Pour les jeunes, une autorisation parentale est obligatoire, un imprimé au format PDF est à votre disposition dans le
menu « Etat » puis sous-menu « Documents téléchargeables ».
Cliquez sur le menu « Licences » puis sur le sous-menu « Nouveau Licencié » ; Apparaît alors une page sur laquelle vous
devez remplir l’ensemble des champs (informations concernant le tireur) pour constituer la nouvelle « fiche licencié »,
puis cliquez sur « Enregistrer » en bas de la page.
Attention : pour la création d’un jeune licencié, veillez à bien cocher en haut à droite de l’écran, le certificat médical
ainsi que l’autorisation parentale, sinon, vous ne pourrez pas poursuivre la création de licence.
Après avoir saisie et validé les informations concernant votre nouveau licencié, la licence s’enregistre dans un lot.
ETAPE 6 : RENOUVELLEMENT DE LICENCE
Pour renouveler une ou plusieurs licence(s), aller dans le menu « Licences » puis dans le sous-menu « Renouvellement
par lot ».
- Pour renouveler un seul licencié, saisissez le nom, prénom puis la date de naissance de celui-ci puis appuyez sur la
touche « Entrée » de votre clavier. Apparaît alors le licencié à renouveler. Cochez la case dans la colonne « prestations »
puis cliquez sur « Confirmer » en bas à gauche de la page.
- Pour renouveler plusieurs licenciés en même temps, cliquez sur la loupe en bout de ligne
qui fait apparaître la
liste de tous vos licenciés. Il vous suffit donc de sélectionner et cocher dans la colonne « prestations », tous les licenciés
que vous souhaitez renouveler, puis confirmer la sélection en cliquant sur « Confirmer » en bas à gauche de la page.
Si vous faites une erreur, vous pouvez supprimer la sélection en allant dans la colonne « Désélectionner » et en cliquant
sur le pictogramme suivant
correspondant à la ligne que vous souhaitez désélectionner.
Après avoir confirmé votre sélection, une fenêtre de confirmation s’ouvre et apparaissent tous les licenciés
précédemment sélectionnés ainsi que le montant total à payer correspondant.
A cet instant, vous pouvez soit confirmer la mise en attente du lot, soit valider le lot et éditer le bordereau de paiement.
1°/ Confirmer la mise en attente du lot : cela signifie que vous pouvez rajouter ultérieurement d’autres licenciés, sans
toutefois dépasser la date de péremption du lot indiqué en haut de page.
2°/ Valider le lot et éditer le bordereau de paiement : cela ferme le lot et plus aucune licence ne peut être rajoutée dans
ce lot. Vous devez dès lors, imprimer le bordereau correspondant et l’adresser à la Ligue avec le chèque du montant
indiqué.
ETAPE 7 : SUIVI DES LOTS
(créations licences / renouvellements licences / mutations)
Principes de la mise en lot : lorsque l’on créé ou que l’on renouvelle une licence, celle-ci est enregistrée dans un lot.
Un lot est automatiquement créé s’il n’en existe pas déjà en constitution. Lorsqu’un lot est créé, il est valide 15 jours.
Durant ce laps de temps, il est possible d’alimenter ce lot avec autant de demande de renouvellement ou de création de
licences que vous souhaitez. Au-delà de 15 jours, vous serez dans l’obligation de clôturer votre lot, d’éditer le bordereau
de paiement avant de pouvoir procéder à d’autres renouvellements ou créations de licences.
Une fois un lot clôturé et le bordereau de paiement édité, il ne sera plus possible de revenir sur ce lot, ni de le modifier.
Il est tout à fait possible de clôturer un lot avant sa date de péremption.
La page « Suivi des lots » vous permet de suivre le circuit de paiement de chacun de vos lots.
Cliquez sur le menu « Opérations bancaires » puis dans le sous-menu « Suivi des lots ».
Apparaît alors la liste des lots que vous avez constitué et la colonne « Détails » reprend votre bordereau.
La colonne « Etat » vous indique les différentes situations de votre lot en fonction des pictogrammes suivant :
Lot en constitution : on peut ajouter des licences tant que le lot n’est pas périmé
Lot complet : le lot est clôturé et le bordereau de paiement a été édité mais le lot n’est pas payé
Lot payé : état intermédiaire pour les lots payés
Lot validé : le lot est payé et l’état des licences passent à « en cours de validité »
ETAPE 8 : MUTATIONS
Vous devez désormais effectuer vous-même les demandes de mutations avec ITAC.
Une demande de mutation doit être à l’origine d’une demande écrite du licencié auprès de son futur Président de Club.
Le nouveau Président de Club fait la mutation sur ITAC dans le menu « Licences » puis sous-menu « Recherche hors
club/mutation ». Vous devez saisir le numéro de licence ou le nom, prénom et date de naissance du licencié puis
appuyez sur la touche « Entrée » de votre clavier. Une fenêtre s’ouvre avec les informations concernant le licencié.
En bas de cette fenêtre, cliquez sur « Faire une demande de mutation au nom du licencié ». Une nouvelle fenêtre
apparaît, vous devez y saisir le numéro de club de la nouvelle association, la date de naissance de l’intéressé et les
observations éventuelles, puis cliquez sur « Enregistrer ».
L’ancien Président de Club reçoit automatiquement un email par le système ITAC de la mutation de son licencié.
ETAPE 9 : DECOUVERTE DES AUTRES MENUS
Nous vous laissons le soin de découvrir les autres menus par vous-même et nous restons à votre disposition si besoin.
INFORMATIONS CONCERNANT LES CLUBS EN DELEGATION L
(Réservée aux seuls Clubs n’ayant pas d’informatique)
Pour les Clubs non équipés d’informatique et qui nous en feront la demande, la Ligue se substitue à eux pour
les enregistrements ITAC. Attention, votre choix de délégation L ne pourra pas être modifié en cours d’année.
Pour ce faire, ils doivent demander à la Ligue les nouveaux bordereaux de la saison 2011/2012 qu’ils
rempliront comme par le passé pour le renouvellement et y joindront également le volet Ligue de l’attestation
qui leur a été transmit.
Pour les nouveaux licenciés, ils devront remplir l’imprimé de demande de licence fourni par la Ligue
(sur demande) qu’ils rajouteront à leur bordereau et ils devront établir un chèque global correspondant à ce
bordereau.
Dès réception, la Ligue procèdera aux enregistrements correspondant sur ITAC.
Concernant les demandes de mutations, elles sont à renvoyer à la Ligue à l’adresse ci-dessous par les clubs, en
aucun cas vos tireurs ne doivent adresser des demandes de mutations à la Ligue et surtout pas en lettre
recommandé AR.
Le Trésorier,
Robert PELAT
La Secrétaire,
ARONDEL Aurélie
Validation de l’administrateur ITAC :
Gilles DUMERY
Créé et édité le 02 Août 2011
Vous pouvez télécharger le mode d’emploi complet sur le site de la Fédération Française de Tir dans la
rubrique « Fédération » puis en cliquant sur « Application ITAC Licences », voici l’adresse pour y accéder :
http://www.fftir.org/index.php?FicheNum=3257
Ligue de Tir du Languedoc-Roussillon
Maison Régionale des Sports
1039, Rue Georges Méliès
34000 MONTPELLIER
TEL 04 67 82 16 66 FAX 04 67 82 16 85
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