Guide utilisateur BackOffice Webcamp

Transcription

BACK-OFFICE WEBCAMP
GUIDE UTILISATEUR
Version
Auteur(s)
Nature de la révision
Date
1.0
Laurence GEORGES
Version initiale du document
20/09/2007
1.1
Bruno PORTENSEIGNE
Ajout de compléments sur le paramétrage
24/09/2007
1.2
Flavien TERRAL
Ajout de compléments sur les statistiques
24/09/2007
1.3
Chrystel BERTRAND
Relecture (jusqu’à « Campings et Droits »)
26/07/2007
1.4
Freddy PINTUS
Relecture et mise en page
28/09/2007
1.5
Rémy PAPIN
Relecture finale
02/10/2007
1.6
Freddy PINTUS
Ajout des rôles d’Unicamp et de la passerelle
03/10/2007
1.7
Freddy PINTUS
Ajout des étapes de création de la nouvelle saison
08/10/2007
1.9
Rémy PAPIN
Ajout du mode « Copie » de saison
10/10/2008
2.0
Rémy PAPIN
Mise à jour 2009
16/03/2009
3.0
Laurence GEORGES
Gestion des opérateurs – prise ou non de l’acompte
15/03/2011
4.0
Laurence GEORGES
ThelisResa coup de cœur / ResaNet Mise en avant
28/04/2011
5.0
Laurence GEORGES
Paramétrage période de vente – ajout du mode détaillé par jour.
09/10/2011
6.0
Laurence GEORGES
Gestion des trous de planning
26/03/2012
6.0
Laurence GEORGES
Tarif ouvert / fermé, conditionné par le laps de temps entre la date de
réservation et la date d’arrivée.
26/03/2012
6.1
Laurence GEORGES
Nouveau logo Thelis
28/08/2012
Back Office WebCamp – Guide utilisateur
version du 28 août 2012
SOMMAIRE
1.
Objectif de ce document ______________________________________________________________ 3
2.
Rappel du fonctionnement général de WebCamp __________________________________________ 4
2.1.
Définition et schéma général _____________________________________________________________ 4
2.2.
Principaux rôles d’UniCamp dans le système _______________________________________________ 5
2.3.
Principal rôle de la Passerelle dans le système ______________________________________________ 6
2.2.1.
2.2.2.
3.
WebCamp ________________________________________________________________________________ 5
Resanet Powered By WebCamp ou ThelisResa ___________________________________________________ 5
Paramétrage du Back Office WebCamp _________________________________________________ 7
3.1.
Pré-requis ____________________________________________________________________________ 7
3.2.
Page d’identification ___________________________________________________________________ 8
3.3.
Page d’accueil _________________________________________________________________________ 9
3.4.
Gestion des opérateurs_________________________________________________________________ 11
3.5.
Gestion des campings et droits __________________________________________________________ 13
3.6.
Liste des réservations __________________________________________________________________ 20
3.7.
Consultation statistiques de réservation __________________________________________________ 21
3.8.
Marketing : Coup de cœur (ThelisResa) et Mise en Avant (ResaNet) __________________________ 23
3.1.1.
3.1.2.
3.1.3.
Etapes préalables __________________________________________________________________________ 7
Installation et lancement de la passerelle ________________________________________________________ 7
Accès au Back-Office Webcamp ______________________________________________________________ 7
3.4.1.
3.4.2.
Liste des opérateurs _______________________________________________________________________ 11
Modification d’un opérateur internet __________________________________________________________ 12
3.5.1.
3.5.2.
3.5.3.
3.5.4.
3.5.5.
3.5.6.
3.5.7.
Présentation générale de la navigation depuis l’arborescence _______________________________________
Niveau 1- Camping ________________________________________________________________________
Niveau 2 – Saison « Unicamp » ______________________________________________________________
Niveau 3 - Opérateur ______________________________________________________________________
Niveau 4 - Séparation des types d’hébergement (camping et location) ________________________________
Niveau 5 - Catégorie d’hébergement __________________________________________________________
Niveau 6 – Tarif __________________________________________________________________________
3.7.1.
3.7.2.
Vue par « Evolution » ______________________________________________________________________ 21
Vue par répartition ________________________________________________________________________ 22
3.8.1.
3.8.2.
3.8.3.
4.
5.
6.
13
15
15
16
17
17
18
Introduction _____________________________________________________________________________ 23
ThelisResa – Coup de cœur _________________________________________________________________ 23
Resanet – Mise en avant ____________________________________________________________________ 24
Récupération des réservations dans UniCamp ___________________________________________ 25
4.1.
Cas d’une réservation _________________________________________________________________ 25
4.2.
Cas d’un paiement direct ______________________________________________________________ 26
Principales étapes de création d’une nouvelle saison ______________________________________ 27
5.1.
Création de la nouvelle saison dans Unicamp ______________________________________________ 27
5.2.
Activation de l’Entreprise (Saison) dans la Passerelle WebCamp _____________________________ 27
5.3.
Paramétrage de la nouvelle saison dans le Back-Office ______________________________________ 28
Lexique __________________________________________________________________________ 29
ZA Terres de Camargue 3 – 496, Rue des Marchands - 30220 Aigues-Mortes
Tél
+33(0)4 66 51 15 15
Fax +33(0)4 66 51 15 16
Site Internet www.thelis.fr
Equipe commerciale [email protected]
GPS Lat 43.577832 Long 4.189694
Equipe support [email protected]
1.
OBJECTIF DE CE DOCUMENT
Ce document a pour objectif de vous guider dans le paramétrage et l’utilisation du BackOffice de
WebCamp. De plus, il vous indiquera comment recevoir dans UniCamp des réservations provenant de
WebCamp.
Tél
+33(0)4 66 51 15 15
Fax +33(0)4 66 51 15 16
GPS Lat 43.577832 Long 4.189694
2.
RAPPEL DU FONCTIONNEMENT GENERAL DE WEBCAMP
2.1. Définition et schéma général
WebCamp est une plate-forme technologique de distribution multi canal des disponibilités d’un camping en
temps réel, permettant aux opérateurs Internet sélectionnés par le camping de commercialiser des produits
d’hébergement en fonction du stock alloué par celui-ci.
Voici un schéma qui présente les échanges entre UniCamp, WebCamp et les Opérateurs Internet :
INTERNAUTE
INTERNAUTE
« TOURISTE » X
« TOURISTE » Y
Opérateurs 2..n
Opérateur 1
Autres systèmes de
réservation Internet
ResaNet Powered by
WebCamp
A la demande, communication des dispon bilités et transfert des réservations réalisées par les opérateurs
Plate-forme WebCamp
Gestion centralisée des
disponibilités et des
réservations Internet
Back
Office
En temps réel, communication des disponibilités dédiées à « Internet » et récupération de l’ensemble des réservations
Passerelle WebCamp
En temps réel, UNICAMP envoie ses disponibilités « Internet » et reçoit les réservations Internet
Logiciel de gestion du camping
UNICAMP
Le gestionnaire
paramètre sa
« distribution internet »
et consulte les
statistiques de
réservations
A sa guise, le gestionnaire accepte ou refuse les réservations « Internet »
GESTIONNAIRE
CAMPING
Tél
+33(0)4 66 51 15 15
Fax +33(0)4 66 51 15 16
GPS Lat 43.577832 Long 4.189694
2.2. Principaux rôles d’UniCamp dans le système
Le logiciel UniCamp joue un rôle important dans le système puisqu’il communique ses disponibilités à
WebCamp et qu’il reçoit, via WebCamp, des réservations effectuées par des Opérateurs Internet dont
notamment ResaNet Powered by WebCamp de Thelis. UniCamp nécessite donc des paramétrages pour
interagir avec WebCamp (via la passerelle) et ResaNet Powered by WebCamp.
2.2.1. WebCamp
Unicamp présente dans le menu « Modules » un sous menu WebCamp qui vous permet notamment de
recevoir les demandes de réservation ou d’information ainsi que de réaliser des paramétrages
« basiques » de WebCamp (lors de la mise en place de Webcamp, nous réalisons les paramétrages
basiques de fonctionnement du système).
2.2.2. Resa.Net Powered By WebCamp ou ThelisResa
Dans le menu « Modules », le sous menu WebCamp permet de réaliser le paramétrage relatif aux deux
systèmes de réservations en ligne connectés aux disponibilités WebCamp que Thelis propose nativement
dans UniCamp. Il s’agit de Resa.Net Powered By WebCamp ou bien de ThelisResa. Ce paramétrage
concerne : les paramètres de connexion mais aussi l’apparence, divers textes, les e-mails de retour, les
photos, les conditions générales de vente… Lors de la mise en place de WebCamp, nous réalisons les
paramétrages de connexion ResaNet ou ThelisResa.
Tél
+33(0)4 66 51 15 15
Fax +33(0)4 66 51 15 16
GPS Lat 43.577832 Long 4.189694
2.3. Principal rôle de la Passerelle dans le système
L’interface passerelle est indispensable. C’est elle qui fait le lien entre Unicamp et Webcamp. C’est ici que
sont activées les entreprises (ou saisons) qui seront configurables dans le Back-Office Webcamp. C’est ici
aussi qu’est réalisé le paramétrage de connexion avec Webcamp (lors de la mise en place de Webcamp,
nous réalisons ce paramétrage de connexion à WebCamp).
Notes :
1. Si un problème de communication survient au niveau de la Passerelle, elle est équipé d’un système
de contrôle qui lui permet de rétablir seule la communication.
2. Si un problème de cohérence d’information entre UniCamp et WebCamp survient, il est nécessaire
de synchroniser la ou les entreprises (saisons) avec WebCamp (clic droit sur l’entreprise en
question puis « Synchroniser avec WebCamp »).
Tél
+33(0)4 66 51 15 15
Fax +33(0)4 66 51 15 16
GPS Lat 43.577832 Long 4.189694
3.
PARAMETRAGE DU BACK OFFICE WEBCAMP
3.1. Pré-requis
3.1.1. Etapes préalables
Pour une meilleure utilisation de cette aide au paramétrage de votre Back-Office Webcamp, vous devez
avoir réalisé les étapes préalables suivantes :
Paramétrage du module Webcamp dans votre entreprise Unicamp.
Paramétrage puis lancement de votre passerelle Webcamp.
Synchronisation de votre ou vos Entreprises depuis la passerelle Webcamp.
3.1.2. Installation et lancement de la passerelle
La passerelle Webcamp est un logiciel installé par nos soins lors de la « mise en place de WebCamp ». Il
s’agit d’une interface technique de synchronisation entre Unicamp et Webcamp.
Rappel : Lorsqu’Unicamp fonctionne en multiposte (réseau), la passerelle ne doit être active que sur un
seul poste à la fois. Pour plus d’information, reportez vous à l’aide Unicamp et Webcamp passerelle.
Pour des raisons de temps réel, la passerelle doit être, la plupart du temps, active. Cependant, nous vous
recommandons de relancer la passerelle une fois par jour.
3.1.3. Accès au Back-Office Webcamp
Le Back-Office Webcamp est une application Internet sécurisée à laquelle vous accédez par un navigateur.
Pour la meilleure lisibilité et apparence du Back-Office Webcamp, nous recommandons l’usage de Mozilla
FireFox version 3 minimum.
Tout autre navigateur pourra éventuellement présenter des défauts d’aspect.
Tél
+33(0)4 66 51 15 15
Fax +33(0)4 66 51 15 16
GPS Lat 43.577832 Long 4.189694
3.2. Page d’identification
Voici les étapes à suivre pour vous connecter à votre Back-Office Webcamp.
ETAPE 1 : Ouvrez votre navigateur Internet.
ETAPE 2 : Dans la barre d’adresse de votre navigateur, copiez cette url ou cliquez sur le lien :
https://backoffice.webcamp.fr/WebCampBackOffice/
Vous accédez ainsi à la page d’identification ci-dessus.
ETAPE 3 : Dans la page d’identification qui apparaît, vous devez vous connecter en saisissant votre
identifiant et votre mot de passe.
Votre Identifiant et votre mot de passe vous ont été communiqués
par e-mail lors de la livraison WebCamp.
En cas de perte adressez votre demande à [email protected]
Tél
+33(0)4 66 51 15 15
Fax +33(0)4 66 51 15 16
GPS Lat 43.577832 Long 4.189694
3.3. Page d’accueil
Après avoir saisi votre identifiant et votre mot de passe, vous atteignez la page d’accueil du Back-office
WebCamp.
Le menu du haut de cette page vous permet d’accéder aux cinq grandes fonctionnalités du Back-Office qui
seront toujours accessibles durant votre navigation :
Opérateur Internet
Campings et Droits
Statistiques
Réservations
Options (paramétrage du Back-Office)
Tél
+33(0)4 66 51 15 15
Fax +33(0)4 66 51 15 16
GPS Lat 43.577832 Long 4.189694
Voici une synthèse de ce que vous permet chacune de ces rubriques :
Opérateur Internet
Un Opérateur Internet est un partenaire de vente sur Internet (ex: ResaNet).
Cette rubrique vous permet de gérer vos Opérateurs Internet. Vous définissez les opérateurs que
vous autorisez à accéder à vos disponibilités. Cette étape vous permet aussi de générer les
identifiants et mots de passe que vous devez communiquer à chaque opérateur.
Vos Opérateurs Internet ayant intégré le standard Webcamp, proposent alors aux internautes des
séjours en interrogeant vos disponibilités Unicamp.
Campings et Droits
C’est la partie la plus importante du paramétrage.
Elle vous permet de choisir quelles sont les catégories d’hébergements que vous proposez à votre
(vos) Opérateur(s) et donc à travers eux, à vos clients internautes.
Une catégorie d’hébergement peut être donnée à un ou plusieurs Opérateurs.
Les catégories d’hébergements n’ont pas besoin d’être re-saisies. Elles sont choisies parmi la liste
des catégories que vous avez paramétrées dans votre saison Unicamp.
Cette rubrique vous permet de définir vos produits (un produit = une catégorie d’hébergement + un
tarif) ainsi que les périodes de ventes associées.
Réservations
Cette rubrique vous permet de visualiser la liste les réservations ayant été enregistrées sur
Webcamp par vos opérateurs Internet.
Statistiques
Cette fonctionnalité vous permet d’obtenir diverses restitutions statistiques, en nombre de
réservation, trafic par opérateur et taux de transformation (taux de transformation = trafic enregistré
/nombre de réservations générées).
Options
Cette fonctionnalité vous permet de paramétrer votre BackOffice :
L’onglet « Rapport journalier » vous permet d’activer (ou non) l’envoi d’un email quotidien.
L’onglet « Gestion » permet de fixer la manière de gérer les taxes de séjour.
L’onglet Multi-Site permet de gérer le fait qu’un secteur UniCamp correspond à un lieu
géographique. Il est généralement réservé aux utilisateurs d’UniCamp Centrale.
Tél
+33(0)4 66 51 15 15
Fax +33(0)4 66 51 15 16
GPS Lat 43.577832 Long 4.189694
3.4. Gestion des opérateurs
Vous devez communiquer à vos opérateurs Internet leur identifiant et leur mot de passe. Ces informations
seront nécessaires à vos opérateurs pour interroger vos disponibilités et proposer des séjours aux
internautes.
3.4.1. Liste des opérateurs
Barre de navigation
dans la liste
Titre de la fenêtre
Bouton permettant
de supprimer
l’opérateur.
Bouton permettant
d’accéder à la
modification de cet
opérateur.
Bouton pour ajouter
un opérateur
Signale que
l’opérateur est actif
Tél
+33(0)4 66 51 15 15
Fax +33(0)4 66 51 15 16
GPS Lat 43.577832 Long 4.189694
3.4.2. Modification d’un opérateur internet
Le bouton générer
permet de générer
ou modifier le mot
de passe.
Identifiant à
communiquer à
votre opérateur.
Mot de passe à
communiquer à
votre opérateur
Bouton de
validation des
modifications.
Note : Les informations « identifiant » et « mot de passe » sont à communiquer à votre opérateur afin qu’il
puisse accéder à vos disponibilités pour ensuite vous transmettre des réservations.
La case à cocher hérite des droits de l’opérateur permet de signaler que cet opérateur dispose des mêmes
produits internet que ceux paramétrés pour ResaNet. En cochant cette case vous n’avez pas besoin dans
« campings et droits » de décrire de manière le paramétrage de cet opérateur. Il suffit uniquement
d’effectuer le paramétrage de l’opérateur ResaNet.
Les deux cases à cocher concernant la prise la prise de l’acompte permettent, toutes les deux, de ne pas
proposer le paiement de l’acompte lors de l’enregistrement d’une réservation :
L’option « Forcer l’acompte à zéro » aura pour effet si la réservation est acceptée dans UniCamp
de produire un séjour avec un montant d’acompte à zéro.
Avec l’option « Ne pas demander d’acompte » le séjour, dans UniCamp, respectera au niveau de
l’acompte le montant calculé avec votre paramétrage.
Tél
+33(0)4 66 51 15 15
Fax +33(0)4 66 51 15 16
GPS Lat 43.577832 Long 4.189694
3.5. Gestion des campings et droits
3.5.1. Présentation générale de la navigation depuis l’arborescence
En cliquant sur la fonctionnalité « Campings & Droits », vous visualisez sur la gauche de la page une
arborescence qui permet de paramétrer vos souhaits de commercialisation. Ce paramétrage contextuel
fonctionne par niveau et permet d’affiner votre paramétrage par camping, par saison, par opérateur, par
catégorie, par produit (produit est équivalent à un couple Tarif/Catégorie).
Voici un exemple complet d’arborescence :
Niveau 0 : LISTE DE MES CAMPINGS
Niveau 1 : MON UNIQUE CAMPING
Niveau 2 : MA SAISON 2007
Niveau 3 : MON OPERATEUR INTERNET 1 (exemple : ResaNet)
Niveau 4 : CAMPING
Niveau 5 : CATEGORIE 1 CAMPING
Niveau 6 : TARIF 1 - CATEGORIE 1 CAMPING
Niveau 4 : LOCATION
Niveau 5 : CATEGORIE 1 LOCATION
Niveau 6 : TARIF 1 - CATEGORIE 1 LOCATION
Niveau 3 : MON SYSTEME DE RESERVATION 2
Niveau 2 : MA SAISON 2008
Niveau 3 : MON OPERATEUR INTERNET 1 (exemple : ResaNet)
Niveau 4 : CAMPING
Niveau 5 : CATEGORIE 1 CAMPING
Niveau 6 : TARIF 1 - CATEGORIE 1 CAMPING
Niveau 4 : LOCATION
Tél
+33(0)4 66 51 15 15
Fax +33(0)4 66 51 15 16
GPS Lat 43.577832 Long 4.189694
Explications par niveau :
Au niveau 1 : Vous trouvez votre (ou vos) camping(s)
Au niveau 2 : Vous trouvez la ou les saisons (entreprises) Unicamp. C’est à ce niveau que
vous devez déclarer la liste des opérateurs actifs sur cette saison (entreprise) dans votre
camping.
Note : Une saison apparaît après avoir effectué une première synchronisation (via la passerelle
Webcamp). Dès lors, dans l’onglet « Secteurs » du niveau 1, vous devez activer le ou les
secteurs de cette saison afin de proposer à la vente sur Internet des séjours relatifs aux
emplacements de ces secteurs.
Au niveau 3 : Vous trouvez votre ou vos opérateurs Internet. Cinq onglets vous permettent
d’effectuer le paramétrage de l’opérateur (uniquement sur la saison du camping sélectionné).
Au niveau 4 : Il s’agit d’un niveau permettant simplement de différencier les branches Camping
et Location. Il apparaitra dès lors que vous aurez activé une catégorie d’hébergement au
niveau 3.
Au niveau 5 : Vous retrouvez les catégories d’hébergement proposées à la vente sur Internet
(uniquement pour l’opérateur de la saison du camping sélectionné). Pour faire apparaitre ce
niveau, il vous faut avoir ajouté une catégorie au niveau 3 (Opérateur).
Au niveau 6 : Vous trouvez le (ou les) tarif(s) que vous avez choisi d’utiliser pour vendre la
catégorie d’hébergement (niveau 5). C’est ici que vous configurez notamment vos périodes de
vente.
Arborescen
ce de
navigation
par niveau.
Bouton de
déploiement du
niveau.
Déployez/repliez les niveaux de
d’afficher/masquer son contenu.
l’arborescence
à
l’aide
de
la
petite flèche
afin
Note : Lorsque l’icône avec un petit soleil suivi du message « En Cours », apparaît c’est que
votre demande est en cours de traitement : merci donc de patienter jusqu’au rafraîchissement
de la fenêtre
Tél
+33(0)4 66 51 15 15
Fax +33(0)4 66 51 15 16
GPS Lat 43.577832 Long 4.189694
3.5.2. Niveau 1- Camping
Attention, si devant l’intitulé « Liste de mes campings » de l’arborescence vous ne
voyez pas une toute petite icône représentant dossier jaune (voir impression écran
précédente), c’est que vous n’avez pas encore saisi de camping et c’est la première
des actions à mener. (Cliquez sur ajouter et valider le formulaire).
L’arborescence débute donc par le dossier « Liste des mes campings ». A ce niveau vous pouvez gérer
votre liste de campings.
La fenêtre de modification d’un camping présente quatre onglets : ‘Coordonnées’, ‘Critères’, ‘Secteurs’ et
‘Trous de planning’. L’onglet Critères présente lui-même quatre volets.
Généralement lors de l’ouverture de votre compte WebCamp, votre camping a été créé à partir des
informations que vous nous avez communiquées. N’hésitez pas à contrôler celles-ci et éventuellement à
les mettre à jour (onglet « Coordonnées » en particulier).
Dans l’onglet ‘Secteurs’, vous retrouvez autant de lignes que vous avez de Secteurs dans votre ou vos
saisons UniCamp connectées avec WebCamp. Il faut associer le ou les secteurs avec le camping pour que
les emplacements de celui-ci soient proposés à la réservation.
Ainsi dans notre exemple ci-dessous les Opérateurs Internet pourront proposer dans le ‘camping les
Tipaniers’ les emplacements liés aux secteurs nommés ‘Camping’ et ‘Location’ dans l’entreprise Unicamp
nommé ‘Les Tipaniers 2012’ puisque ceux-ci sont actifs. Dans cet onglet la coche verte, ou bien rouge,
signale respectivement que le secteur est actif ou ne l’est pas. Cette coche est une image cliquable.
Dans l’onglet ‘Trous de planning’, (nouveauté 2012), vous avez la possibilité d’activer ou non la
gestion des trous de planning et d’en fixer les règles de fonctionnement.
3.5.3. Niveau 2 – Saison « Unicamp »
Pour ouvrir l’arborescence cliquez sur la petite flèche lorsqu’elle pointe vers la droite, ou bien doublecliquez sur le nom de votre camping. En faisant ceci, vous atteignez le niveau ‘Saison Unicamp’ (niveau 2).
A ce niveau vous devez paramétrer le (ou les) opérateur(s) qui pourront utiliser les disponibilités de votre
Saison Unicamp.
Note : Si aucune Saison Unicamp n’apparaît à ce niveau c’est que vous n’avez jamais lancé votre
passerelle Unicamp ou que les secteurs de votre saison sont cochés en rouge dans l’onglet « Secteur » du
niveau 1.
Tél
+33(0)4 66 51 15 15
Fax +33(0)4 66 51 15 16
GPS Lat 43.577832 Long 4.189694
3.5.4. Niveau 3 - Opérateur
Vous devez y paramétrer les droits de l’opérateur. Pour cela vous disposez de quatre onglets de
paramétrage (Catégories, Mode de Paiement, Canal d’accès et Information Client) et d’un onglet Copier.
Onglet « Catégories » : En cliquant sur le bouton 'ajouter' vous pouvez choisir parmi les catégories
présentes dans votre entreprise Unicamp (celle du niveau 2), celles que vous souhaitez que cet
opérateur propose sur internet. Dans notre exemple nous avons donné à l’opérateur EasyCamp la
catégorie d’hébergement : ‘Chalet (loc 3 ch 3*).
Fenêtre de Création d’un accès sur un produit : voici ce qui apparaît lorsque vous cliquez sur ‘Ajouter’ dans
l’onglet « Catégories » :
Dans cette fenêtre vous devez choisir ce qui constitue un produit pouvant être proposé par
l’opérateur. C’est à dire une catégorie d’hébergement + le tarif qui doit être utilisé pour la vendre.
Vous retrouvez dans la fenêtre deux listes, l’une contient l’ensemble des catégories et l’autre
l’ensemble des tarifs que vous avez paramétrés dans votre Unicamp. Vous devez positionner les
sélecteurs pour constituer un produit et ensuite cliquez sur Valider. Immédiatement l’arborescence
est enrichie de ce nouveau contenu.
Note : Si vous avez cliqué sur ‘Ajouter’ par erreur, utilisez la petite croix en haut à droite pour fermer
cette fenêtre.
Tél
+33(0)4 66 51 15 15
Fax +33(0)4 66 51 15 16
GPS Lat 43.577832 Long 4.189694
Onglet « Mode de Paiements » : Vous y retrouver les modes de paiement que vous avez déclinés
dans Unicamp. Le paramétrage consiste ici à les activer ou non (coche verte ou rouge cliquables).
Vous avez également la possibilité de décider si l’opérateur doit ou ne doit pas demander le paiement
de l’acompte.
Onglet « Canal d’accès » : Les canaux d’accès sont utilisés pour permettre aux internautes de
répondre à la question ‘Comment nous avez-vous connus ?’. Le paramétrage consiste donc à retenir
(cochez en vert) ceux qui sont pertinents dans le contexte d’une réservation internet.
Onglet « Information client » : Permet de fixer le caractère facultatif, obligatoire, voire interdit des
questions qui sont posées à l’internaute dans le formulaire de réservation.
Onglet « Copier » : Permet de copier le paramétrage de l’opérateur sur lequel vous vous trouvez
vers un autre opérateur. Cette opération permet un gain de temps considérable car vous n’avez pas
à créer un paramétrage depuis « zéro ».
Note : Cet onglet vous permet aussi de recopier le paramétrage d’une saison N vers une saison N+1
(créée dans Unicamp) en ajoutant un an automatiquement aux périodes de la saison précédente.
En plus, vous pouvez indiquer un décalage de plus ou moins X jours pour faire coïncider les jours de
semaine d’une année sur l’autre (Exemple : Le samedi 5 juillet 2008 sera l’équivalent du samedi 7
juillet 2007, pour un décalage de -2 jours).
3.5.5. Niveau 4 - Séparation des types d’hébergement (camping et location)
Il n’y a rien à paramétrer. Ce niveau permet uniquement de visualiser la distinction ‘camping’ ou ‘location’
au sein des catégories d’hébergement que vous avez ouvert à l’opérateur du niveau 3.
3.5.6. Niveau 5 - Catégorie d’hébergement
A ce niveau, vous êtes sur une catégorie d’hébergement d’une entreprise Unicamp ouverte pour un
opérateur donnée dans un camping donné. Lorsque vous êtes à ce niveau vous visualisez dans la fenêtre
centrale la liste des tarifs utilisés pour vendre cette catégorie :
Nouveauté 2012 : possibilité de signaler qu’un tarif est ouvert ou bien fermé x jours avant la date d’arrivée.
Donc d’activer ou d’inactiver un tarif en fonction du laps de temps entre la date de réservation et la date
d’arrivée du séjour.
Tél
+33(0)4 66 51 15 15
Fax +33(0)4 66 51 15 16
GPS Lat 43.577832 Long 4.189694
3.5.7. Niveau 6 – Tarif
On trouve à ce niveau le ou les tarifs qui doivent être utilisés. Il y a quatre onglets de paramétrage par tarif,
plus l’onglet copier :
L’onglet « Périodes de vente » : Il vous permet de déterminer quand et comment votre opérateur
doit proposer des séjours sur le produit. Définissez donc la ou les périodes durant lesquelles votre
camping propose le produit à la vente. Le nombre de période nécessaire dépend de votre propre
gestion. Voici un exemple de paramétrage possible :
-
Avant et après la pleine saison (juillet/août), en autorisant l’internaute à louer à la journée.
-
En pleine saison, en louant au minimum pour une semaine et en ne pouvant arriver et partir
que les samedis.
-
Les colonnes Du et Au permettent d’indiquer la première et la dernière date d’application du
réglage de cette ligne.
-
La colonne décalage permet d’exprimer en positif ou en négatif le décalage que vous voulez
apporter à la réelle disponibilité de la catégorie sélectionnée.

Si, par exemple, vous indiquez –5 la disponibilité sera diminuée de 5 emplacements.
Cela peut vous permettre de conserver quelques emplacements en ne les proposant
pas à la vente sur Internet.

Si au contraire, par exemple, vous indiquez +3 la disponibilité sera toujours
augmentée de 3 emplacements. Attention donc au surbooking dans ce cas.
-
La colonne Unité permet de sélectionner si dans cette période de vente vous vendez par
semaine entière ou au contraire à la nuit.
-
La colonne durée dispose d’une case à cocher permettant de pouvoir travailler en mode
« détaillé par jour » ou bien en mode « normal ».
En mode « normal », les zones Nuit Min et Nuit Max permettent de déterminer la durée
minimale maximale que vous demandez (ou autorisez) pour un séjour, quelque soit son jour
d’arrivée.
En mode « détaillé par jour » cela permet de décliner une durée minimale et maximale pour
chacun des jours d’arrivée possibles. La saisie de ces durées s’effectue dans la colonne
« jour d’arrivée possible ».
-
Les colonnes « Jour d’arrivée et jour de départ possible » interdiront les arrivées ou départs
sur les jours que vous aurez cochés en rouge.
Les périodes de vente n’ont pas à reproduire les périodes tarifaires à l’identique.
L’onglet « Détail » : Permet de fixer par produit :
-
Le nombre de personne minimum et maximum.
-
Si dans la zone Limite Presque Complet vous laissez le paramétrage par défaut ( à savoir 0)
votre opérateur passera sans transition d’une signalétique « c’est libre » à une signalétique
« c’est complet » Dans le cas contraire, lorsqu’il restera moins que le quota fixé par ce
paramètre, l’opérateur a la possibilité de présenter aux internautes une signalétique
« presque complet »
-
De choisir la prestation de type ‘Frais de réservation’ ainsi que celle de type ‘Assurance
annulation’ qui devront être proposée par l’opérateur
-
L’opérateur peut modifier le prix : Dans ce cas il n’est pas tenu de respecter le prix du
produit (fixé par le paramétrage du tarif dans UniCamp)
-
Animaux autorisés : cochez la case si pour ce produit c’est le cas.
-
La réservation « Bloque le Planning » : (conseillé) Une réservation sera une option qui
bloquera le planning tant que vous n'aurez pas accepté ou refusé cette même réservation.
Un tel paramétrage permet d’éviter le surbooking.
Tél
+33(0)4 66 51 15 15
Fax +33(0)4 66 51 15 16
GPS Lat 43.577832 Long 4.189694
-
Ne pas demander d’acompte : si la coche est grisée et non modifiable, c’est qu’au niveau de
l’opérateur (niveau 3) vous avez coché qu’il ne doit pas demander d’acompte ; et ce
paramétrage se répercute de façon non modifiable sur tous les produits. Dans le cas
contraire, vous pouvez à ce niveau, par produit, effectuer le paramétrage qui vous convient.
L’onglet « Supplément » : Il faut choisir parmi les rubriques de suppléments présentées celles que
vous souhaitez que votre Opérateur propose sur Internet. Pour cela cochez ou décochez les
rubriques.
L’onglet « Prestations » : Vous y retrouvez les prestations que vous avez associées à ce tarif dans
votre entreprise Unicamp. Vous devez cocher en vert celles que vous souhaitez que votre Opérateur
propose à la vente sur Internet dans le contexte de ce produit. Il n’y a pas de caractère obligatoire
pour l’internaute.
L’onglet « Copier » : permet en un clic de copier le paramétrage du produit (couple catégorie/tarif)
courant vers un autre produit. Si le produit cible existe déjà, son paramétrage sera écrasé, si le
produit cible n’existait pas encore, il sera créé.
Tél
+33(0)4 66 51 15 15
Fax +33(0)4 66 51 15 16
GPS Lat 43.577832 Long 4.189694
3.6. Liste des réservations
La liste des réservations vous permet de :
Consulter la liste des réservations.
Filtrer par entreprise et/ou par état de la réservation
Rechercher par Nom et/ou par N° de Dossier Internet
En cliquant sur l’icône
Le bouton
, vous accédez au détail de la réservation sélectionnée.
permet de revenir à la liste précédente.
Tél
+33(0)4 66 51 15 15
Fax +33(0)4 66 51 15 16
GPS Lat 43.577832 Long 4.189694
3.7. Consultation statistiques de réservation
Cette fonctionnalité vous permet de suivre l’évolution de vos réservations et suivre au plus près l’activité de
vos opérateurs.
Toutes les statistiques peuvent être filtrées pour n'afficher que les résultats
concernant un ou tous les campings et un ou tous les opérateurs Internet.
Après avoir modifié des paramètres de consultation, seul le clic sur le bouton
« Afficher » actualise les statistiques.
3.7.1. Vue par « Evolution »
Le comparatif annuel permet de consulter, pour l’ensemble des opérateurs, l’évolution du nombre de
réservations. L'affichage peut être présenté par mois ou par jour pour un mois donné.
Tél
+33(0)4 66 51 15 15
Fax +33(0)4 66 51 15 16
GPS Lat 43.577832 Long 4.189694
Cette vue synthétise les statistiques, pour l'année ou mois sélectionné(e) et l'année ou mois précédent(e),
en comparant rapidement la proportion occupée par chacun des opérateurs.
3.7.2. Vue par répartition
Le comparatif par opérateur Internet permet de voir les statistiques sur ces mêmes périodes
mais en confrontant les résultats pour chacun des opérateurs.
Tél
+33(0)4 66 51 15 15
Fax +33(0)4 66 51 15 16
GPS Lat 43.577832 Long 4.189694
3.8. Marketing : Coup de cœur (ThelisResa) et Mise en Avant (ResaNet)
3.8.1. Introduction
Les deux systèmes de réservation en ligne proposés par Thelis (à savoir : ThelisResa et ResaNet)
tiennent compte du paramétrage « Marketing » effectués dans le Back office WebCamp.
Toutefois seuls les comptes disposant de ThelisResa ont accès au paramétrage des coups de
cœur. En effet, ce paramétrage n’est pas pris en compte dans l’application ResaNet.
Concernant ResaNet, cette application tient compte du paramétrage dit « Mise en avant ».
3.8.2. ThelisResa – Coup de cœur
L’accès au menu permettant de paramétrer les coups de cœur s’effectue en cliquant sur l’icône
« coup de cœur » située juste au dessus du dossier « liste des mes campings ».
Le paramétrage :
Un "Coup de Coeur" se paramètre relativement à un produit (couple catégorie/tarif) proposé à la
vente sur internet. Il y a de 2 façons de paramétrer le coup de cœur sur un produit :
pour une date de début et une date de fin (1 seul séjour)
pour une période avec une durée et des jours d’arrivée possible
Exemple de paramétrage « Période d’application » :
Tél
+33(0)4 66 51 15 15
Fax +33(0)4 66 51 15 16
GPS Lat 43.577832 Long 4.189694
Paramétrage du descriptif commercial :
Ce paramétrage s’effectue après avoir paramétré le coup de cœur. Pour ce faire il suffit de cliquer
sur le bouton prévu à cet effet et de renseigner dans les langues proposées le descriptif :
L’effet du coup de cœur se constate sur ThelisResa : un séjour concerné par un coup de cœur
sera commercialement mis en avant :
en l’affichant dans un encart prévu à cet effet et donnant un accès rapide à la
réservation du séjour.
par un icône dans la liste de résultat
A savoir :
Si aucun coup de cœur n’est paramétré dans le Back Office, l’application ThelisResa
proposera au hasard des séjours parmi les produits paramétrés et ils seront présentés
dans l’encart coup de coeur.
Dans UniCamp (modules/webcamp/paramétrage/Réservation en ligne/Divers) : vous
disposez d’une fenêtre de paramétrage spécifique à ThelisResa. Dans cette fenêtre on
peut, entre autre, activer ou non les coups de cœurs paramétrés dans le Back office. Prérequis : à partir de la version UniCamp SP1 2011 (1.26.3.1).
3.8.3. Resanet – Mise en avant
Une mise en avant se paramètre relativement à un produit (couple catégorie/tarif proposé à la
vente sur « ResaNet Powered By WebCamp ». On ne peut pas comme sur ThelisResa affiner la
mise en avant en fonction de la période ou pour un séjour en particulier.
L’accès au paramétrage d’une mise s’effectue en se positionnant dans l’arborescence au niveau
6 (niveau tarif) .
Le paramétrage : Au niveau 6 (Niveau Tarif) il suffit de cocher la colonne Mise en Avant. Au
niveau 5 (niveau catégorie) en double-cliquant sur l’icône de la colonne Mise en Avant cela ouvre
une interface permettant de saisir le Titre cette Mise en avant. Ce titre apparaitra sur ResaNet
dans le descriptif du séjour.
L’effet de la mise en avant se constate sur ResaNet, par le fait que le produit mis en avant
apparaitra en premier dans la liste des séjours proposés. Dans le descriptif du séjour on ajoutera
le titre de la mise en avant.
Tél
+33(0)4 66 51 15 15
Fax +33(0)4 66 51 15 16
GPS Lat 43.577832 Long 4.189694
4.
RECUPERATION DES RESERVATIONS DANS UNICAMP
4.1. Cas d’une réservation
On distingue quatre zones dans la fenêtre de récupération (sans compter la barre de bouton permettant
d’agir sur la fenêtre) ; vous devez effectuer les actions permettant de traiter la demande de réservation.
INFO. CONCERNANT LE SEJOUR
LISTE DES MESSAGES
En cochant la
La loupe permet de
réservation que vous
vérifier l’existence
allez traiter, trois
d’un emplacement
boutons apparaissent ;
libre et de savoir si
permettant d’accepter
vous êtes en
(deux modes) ou de
mesure d’accepter
refuser la réservation.
la réservation.
Au préalable, vous
Vous pouvez
aurez pu traiter les
choisir le modèle
informations liées au
de courrier ou
client, à l’emplacement,
d’email que vous
au paiement …
souhaitez envoyer
au client si vous
Vous pouvez
acceptez la
rattacher cette
réservation (ex. :
demande à un client
le contrat )
existant en modifiant
les informations ou en
Consultation et
accédant à la fonction
acceptation des
dédoublonnage.
INFO. CLIENT ET DEDOUBLONNAGE
PAIEMENT ASSOCIE A LA RESERVATION
règlements.
Après avoir effectué les opérations décrites ci-dessus vous pouvez accepter ou refuser la réservation grâce
aux boutons prévus à cet effet dans la barre de bouton.
Si vous avez traité plusieurs messages dans la liste vous aurez la possibilité de les valider en masse. Dans
ce cas c’est Unicamp qui en cas de conflit affectera les séjours dans l’ordre d’arrivée.
Vous voulez refuser la réservation : pensez à envoyer un courrier de refus. Pour refuser il suffit de cliquer
dans la barre de bouton sur l’icône croix rouge.
Tél
+33(0)4 66 51 15 15
Fax +33(0)4 66 51 15 16
GPS Lat 43.577832 Long 4.189694
4.2. Cas d’un paiement direct
Vos opérateurs peuvent proposer à vos clients de payer tout ou partie du solde d’un séjour qu’ils ont
précédemment réservé au travers de Webcamp. Dans un tel cas voici comment se présente la fenêtre de
récupération de ces paiements dans Unicamp. On remarquera que cette fenêtre est assez proche de la
précédente.
Tél
+33(0)4 66 51 15 15
Fax +33(0)4 66 51 15 16
GPS Lat 43.577832 Long 4.189694
5.
PRINCIPALES ETAPES DE CREATION D’UNE NOUVELLE SAISON
La création d’une nouvelle saison impose de suivre une procédure dont les principales étapes sont décrites
ci-dessous.
5.1. Création de la nouvelle saison dans Unicamp
Même si ce n’est pas absolument obligatoire, nous recommandons très fortement de fonctionner par
saison dans UNICAMP. De ce fait, pour transmettre des disponibilités à vos Opérateurs Internet, il
est logique d’avoir créé votre (nouvelle) saison dans Unicamp et d’avoir procédé à la mise à jour de
tous vos tarifs et dates de cette nouvelle saison.
5.2. Activation de l’Entreprise (Saison) dans la Passerelle WebCamp
Au niveau de l’Interface Passerelle, il est tout d’abord nécessaire d’ajouter la nouvelle Entreprise
(Saison) :
 Menu « Fichier » puis « Entreprises …» puis cliquer sur « Actualiser la liste » puis
sélectionnez votre nouvelle saison puis cliquez sur « Ajouter » et enfin cliquez sur Fermer pour
sortir de cette fenêtre.
Ensuite, toujours au niveau de la Passerelle WebCamp, il faut synchroniser cette entreprise, c'est-àdire l’envoyer sur le système WebCamp :
 Clic droit sur la nouvelle saison, qui est désormais disponible dans la liste principale, puis
cliquez sur « Synchroniser » dans le menu contextuel.
La Passerelle envoie donc les informations uniquement nécessaires au fonctionnement de
WebCamp sur cette nouvelle saison. Cette opération peut prendre plusieurs minutes.
Si vous avez également l’onglet Multicamp visible, il faut aussi procéder à la synchronisation
« Multicamp » de cette nouvelle saison.
Tél
+33(0)4 66 51 15 15
Fax +33(0)4 66 51 15 16
GPS Lat 43.577832 Long 4.189694
5.3. Paramétrage de la nouvelle saison dans le Back-Office
Dans la section « Campings & Droits » du Back-Office WebCamp, vous devez configurer votre
nouvelle saison comme indiqué dans le chapitre 3.5.
 Niveau 1 : Dans l’onglet ‘Secteurs’, vous devez associer/activer le ou les secteurs relatifs à
votre camping nouvelle saison.
 Niveau 2 : Vous devez paramétrer le ou les opérateurs qui pourront utiliser les disponibilités
de votre Saison Unicamp.
 Niveaux 3 à 6 : Vous devez paramétrer les accès « produit » de vos Opérateurs Internet
puis configurer les produits proposés (catégories, tarifs, périodes de vente, …).
Si d’une saison à l’autre la configuration de vos Opérateurs Internet ne change pas ou peu,
nous vous suggérons d’utiliser la fonctionnalité « Copier » (cinquième onglet du niveau 3) pour
ne pas avoir à tout re-paramétrer.
Pour finir, il vous suffit simplement d’affiner votre paramétrage (période de vente, …).ou bien
d’utiliser la fonction de décalage (en jours) si vos périodes de vente changent toutes du même
nombre de jours. Exemple de 2008 à 2009 le décalage est de –1 jour (moins un jour) : samedi
5 juillet 2008, samedi 4 juillet 2009.
La copie permet de gagner beaucoup de temps et il est plus simple de tout vérifier en apportant
quelques modifications que de tout refaire.
Tél
+33(0)4 66 51 15 15
Fax +33(0)4 66 51 15 16
GPS Lat 43.577832 Long 4.189694
6.
LEXIQUE
Back-Office Webcamp
Application Internet de Thelis vous permettant de configurer la mise
à disposition de vos séjours pour vos Opérateurs.
Entreprises
Le terme Entreprise est équivalent au terme Saison. Les entreprises
sont configurées dans Unicamp.
Navigateur
Logiciel qui permet de naviguer (surfer) sur Internet. Exemple :
Microsoft Internet Explorer.
Passerelle
Il s‘agit d’un logiciel Thelis, installé au sein du camping, qui fait office
d’interface technique et qui synchronise les données (disponibilités,
réservations, …) entre Unicamp et Webcamp.
Opérateur Internet
Dans le cas de Webcamp, il s’agit d’un système « Internet » tiers qui
est capable, selon des droits établis par les campings, d’interroger
les disponibilités puis de transmettre des demandes de réservation
d’internaute. On parle aussi de Système de Réservation Internet.
Exemple : ResaNet ou ThelisResa sont deux système de réservation
en ligne proposé par Thelis.
ResaNet
Système de réservation Internet de Thelis.
ThelisResa
Système de réservation Internet de Thelis (Nouveau design).
Saisons
Le terme Saison est équivalent au terme Entreprise. Les saisons
sont configurées dans Unicamp.
Site physique
Ce terme est parfois employé pour désigner un camping.
Taux de transformation
Il s’agit d’un indicateur utilisé dans les statistiques du Back-Office
Webcamp qui permet de mesurer la performance d’un Opérateur
Internet. Cet indicateur est le ratio entre le trafic généré par l’appel
aux Web Services et les réservations effectivement constatées par le
système.
Trafic Webcamp
Il s’agit du volume de données échangé lorsqu’un système de
réservation appelle les web services de Webcamp.
UniCamp
Logiciel de gestion de camping de Thelis.
URL
Adresse Internet saisie dans un navigateur Internet pour atteindre un
site web (Exemple : http://www.thelis.fr)
Webcamp
WebCamp est une plate-forme technologique de distribution multi
canal des disponibilités d’un camping en temps réel, permettant aux
opérateurs Internet sélectionnés par le camping de commercialiser
des produits d’hébergement en fonction du stock alloué par celui-ci.
Un web service permet à plusieurs systèmes de communiquer grâce
à des messages XML « standardisés ».
Web Services
Tél
+33(0)4 66 51 15 15
Fax +33(0)4 66 51 15 16
GPS Lat 43.577832 Long 4.189694

Guide utilisateur BackOffice Webcamp

Transcription

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