appel d`offres CDR/COM/22/2016: services audiovisuels

ANNEXE 4 DU CAHIER DES CHARGES
CDR/COM/22/2016
Description de la simulation/de l'étude de cas
(critères d'attribution qualitatifs)
"SERVICES AUDIOVISUELS POUR LE
COMITE DES RÉGIONS"
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ANNEXE 4 DU CAHIER DES CHARGES
CDR/COM/22/2016
1.
Table des matières....................................................................................................... Error! Bookmark not defined.
2.
Simulation visant à l'évaluation des critères d'attribution qualitatifs .............................................................. 3
2.1
2.2
2.3
EXIGENCES POUR LE SOUMISSIONNAIRE ................................................................................................. 3
EXIGENCES TECHNIQUES RELATIVES A LA SALLE DE REUNION ............................................................. 4
SERVICE PHOTO ..................................................................................................................................... 11
2/11
ANNEXE 4 DU CAHIER DES CHARGES
1.
CDR/COM/22/2016
Simulation visant à l'évaluation des critères d'attribution qualitatifs
Le présent document a pour objectif de fournir toutes les précisions utiles sur les exigences techniques
fixées pour la couverture audiovisuelle de l'événement théorique organisé par le Comité des régions.
1.1
Exigences pour le soumissionnaire
Le soumissionnaire doit présenter une proposition décrivant comment il compte satisfaire à toutes les
exigences énoncées au moindre coût pour le CdR. Son offre sera évaluée au cours de la phase
d'attribution.
L'offre doit comprendre une description concrète de l'installation et de la gestion de la structure
audiovisuelle complète et une estimation des coûts basée sur les tarifs applicables pour l'équipement et
le personnel (dans le respect de l'analogie figurant à l'Annexe 5 – Offre financière).
Ces exercices pratiques aideront le CdR à comparer la qualité et le coût des services/produits à fournir.
La présentation de l'offre doit inclure la planification de plusieurs aspects, pour lesquels le contractant
devra à chaque fois prévoir le personnel nécessaire:
 planification de l'utilisation de stations de montage sur la base du programme de
l'événement du CdR et de la participation de personnalités à ce programme et sur la base
des demandes émises par les journalistes accrédités pour l'événement;
 planification de l'utilisation d'équipes caméra sur la base des demandes des journalistes
accrédités pour l'événement;
 planification de l'utilisation des transmissions par satellite sur la base des demandes des
journalistes accrédités pour l'événement;
 planification de la solution technique relative au webstreaming et à la publication sur
l'internet du matériel monté;
 planification de l'utilisation des stands-up pour la réalisation d'interviews sur la base des
demandes des journalistes accrédités pour l'événement;
 réalisation de tournages vidéo (portrait de famille, arrivées) et d'interviews avec les
personnalités ainsi que de micro-trottoirs avec les participants pour le signal partagé
diffusé en interne;
 montage du résumé vidéo final de l'événement.
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ANNEXE 4 DU CAHIER DES CHARGES
CDR/COM/22/2016
Simulation de la couverture audiovisuelle d'un sommet du CdR à Bruxelles
Scénario théorique
Le Comité des régions souhaite organiser un sommet d'une journée, à Bruxelles, réunissant ses
membres, les présidents régionaux, les maires de grandes villes et d'autres dirigeants politiques de
grandes villes et d'États membres de l'Union européenne.
Le présent document s'appuie sur les hypothèses suivantes:






1.2
réunion politique multilingue de très haut niveau - présence de présidents, de premiers
ministres et de ministres de plusieurs États membres de l'UE;
800 participants au total;
production télévisée de qualité apte à la diffusion de l'événement complet, pendant une
journée entière;
projection de clips vidéo pendant l'événement;
présence de 40 équipes de chaînes de télévision européennes couvrant l'événement;
présence de 200 journalistes d'organes de presse européens couvrant l'événement.
Exigences techniques relatives à la salle de réunion
Le sommet du CdR se déroulera dans la salle de réunion de 9 heures à 17 heures.
1.2.1
Aménagement de la salle de réunion
La salle de réunion sera aménagée sur la base des critères suivants:
 la salle aura une capacité de 800 places assises;
 la salle sera aménagée conformément au planning décrit au point 2.2.2 (voir ci-après).
1.2.2
Aménagement de la scène
La scène sera aménagée comme suit:
 au centre: table principale pour les orateurs (12 sièges autour de la table) - forme
rectangulaire;
 podium pour un orateur (pupitre) - à gauche du centre de la scène;
 à gauche et à droite de la table: 30 sièges de chaque côté pour les participants à la table
ronde;
 derrière la table principale: plate-forme pour un chœur de 70 personnes;
 deux écrans géants seront placés au centre de la scène pour afficher l'image de l'orateur
et/ou d'autres éléments (clips vidéo, présentations, etc.). L'arrivée vers les écrans doit
pouvoir être gérée séparément et supporter toutes les sources d'alimentation importantes
(VGA, HDMI, lecteurs DVD, etc.);
 un système de potence supportera un éclairage à 3 points, une décoration et une
amplification sonore;
 une toile de fond et/ou des draperies seront suspendues à un système de potence.
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ANNEXE 4 DU CAHIER DES CHARGES
1.2.3
CDR/COM/22/2016
Installation audiovisuelle dans la salle de réunion
La configuration technique de la salle de réunion sera la suivante:
 système de potence pour la suspension d'un vidéoprojecteur et d'un équipement
d'amplification sonore (si les écrans sont des écrans de projection);
 système de potence pour l'éclairage de la salle;
 contrôle audio et vidéo pour la table de la présidence et le podium de l'orateur;
 tables de mixage d'avant-scène (A/V) + éclairage comprenant:
o mélangeur vidéo multiformat;
o correcteur d'instabilité de base de temps et synchroniseur de trame;
o traitement du signal vidéo;
o générateur de caractères;
o mélange et traitement audio;
o sources vidéo et audio (formats vidéo: XDCAM et SxS + DVD);
o diffusions depuis/vers une voiture de reportage.
1.2.4
Vidéo - généralités
Le diffuseur hôte fournira les services suivants:
 tournage dans la salle (HD - 1080i50);
 diffusion du signal partagé en SDI;
 transmissions via Europe by Satellite (EbS);
 équipements de liaison montante satellite et internet à haut débit (FTP) pour les
diffuseurs;
 quatre cellules de montage partagées (y compris accès au signal partagé dans les salles de
montage sur les bandes ou les disques enregistrés, avec mises à l'échelle tout écran pour
SD si nécessaire);
 lecteurs de bandes (XDCAM, P2 et SxS);
 stands-up pour les enregistrements des interviews;
 copies sur tous les formats supportés par le biais de lectures pour l'événement et les
conférences de presse;
 quatre équipes ENG en P2 ou XDCAM HD;
 voiture de reportage (OB VAN) (en dehors de la salle) et mélangeur d'avant-scène (FOH)
(dans la salle) équipés à la fois pour la transmission en direct et l'enregistrement.
1.2.5
Vidéo - normes


La caméra et l'équipement connexe doivent être d'une qualité professionnelle aux fins de
la diffusion au format 1080i50 HD.
Le signal partagé sera affiché en direct sur l'écran géant et les écrans plasma (internes aux
locaux).
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ANNEXE 4 DU CAHIER DES CHARGES
1.2.6
CDR/COM/22/2016
Sources vidéo - contenus en direct
Le signal partagé sera créé au moyen des sources suivantes:
 les caméras numériques de qualité apte à la diffusion reliées à la voiture de reportage
comme suit:
o 1 caméra sur trépied - hauteur et distance à vérifier sur place - champ de visibilité
dégagé pour couvrir la scène complète (en frontal) - objectifs à définir - connexion
avec la voiture de reportage;
o 1 caméra sur trépied - hauteur et distance à vérifier sur place - pour couvrir la partie
droite de la scène, le podium de l'orateur et un panorama de la salle - objectifs à
définir - connexion avec la voiture de reportage;
o 2 caméras portatives câblées (ou RF) destinées à l'utilisation sur la scène pour le
tournage de gros plans - objectifs à définir - connexion avec la voiture de reportage;
o position, nombre de caméras et objectifs à vérifier en fonction de l'aménagement de la
salle et de la scène;
o mélangeur d'avant-scène;
 le signal partagé sera affiché sur les écrans internes et enregistrés aux fins du montage et
de la postproduction.
1.2.7
Sources vidéo - contenus hors ligne

4 caméras ENG avec équipe pour couvrir les scènes extérieures, y compris l'arrivée des
invités, le tournage en coulisse, les interviews et les stands-up pour les diffuseurs (à
utiliser dans les cellules de montage).

Les spécifications techniques doivent être au moins les suivantes:
o Vidéo:
 caméra numérique de qualité apte à la diffusion enregistrant en P2 ou
XDCAM HD - 1080i50;
 objectif: 13x9, 14x8 avec 2x convertisseur;
 objectif complémentaire: grand angle x 0.8;
 trépied professionnel;
 éclairage portatif (sur caméra): 50, 100 ou 150 W - 12 V + filtre diachronique;
 ceinture d'alimentation pour torche, caméra, VA-500: 13.2 V/14.4 V/7 Ah;
 ensemble d'éclairage (coffret): 3 sources 650/800 W + gélatines;
 écran: écran de téléviseur portatif sur batterie avec haut-parleur;
 adaptateur pour le visionnage en couleur des enregistrements;
 batteries de caméra en suffisance pour une journée entière de tournage sans
recharge;
 protection contre la pluie pour la caméra;
 câble d'alimentation pour la ceinture d'alimentation;
 câbles rallonge pour l'éclairage;
 recommandé: ensemble de filtres gris neutres gradués, filtres polarisants, etc.;
 recommandé: contrôle manuel du zoom.
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ANNEXE 4 DU CAHIER DES CHARGES
o
o
1.2.8
CDR/COM/22/2016
Audio:
 table de mixage portative;
 microphones:
 1 micro à main + micro-cravates avec bonnette antivent;
 1 micro canon;
 2 micros HF;
 Perche télescopique: +/- 0,5 m à 3,5 m;
 écouteurs;
 batteries pour les micros, les cordons prolongateurs, etc.;
 recommandé: enregistreur DAT 48 KHz avec liaison timecode
caméra sans fil.
Stands-up pour les interviews (y compris éclairage).
Contrôle et traitement vidéo

Régie finale utilisant une voiture de reportage comprenant l'équipement suivant:
o
Matériel vidéo:
 jusqu'à 6 chaînes de caméra;
 commande des caméras;
 écrans et affichages couleurs;
 affichages sous écran;
 jusqu'à 4 enregistreurs vidéo (DV CAM ou BETA SX ou XDCAM / XDCAM
HD ou format P2);
 enregistreur sur disque dur;
 système de montage;
 contrôleur d'exécution dynamique;
 entrées extérieures (analogiques et numériques);
 synchroniseurs de mémoire d'image;
 système matriciel vidéo;
 système de traitement de signal;
 écrans pouvant être affectés aux différentes sources;
 indication de l'affectation des écrans au moyen d'affichages sous les écrans;
 affectation automatique de la fiche de contrôle des écrans;
 aiguilleur de production;
 générateur de caractères;
 mémoire d'images.
o
Matériel audio:
 console audio numérique/analogique;
 tableau de raccordement;
 système de contrôle;

 lecteur CD;
 enregistreur DAT;
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ANNEXE 4 DU CAHIER DES CHARGES




o
CDR/COM/22/2016
unité à effets multiples;
compresseur/limiteur;
téléphone hybride;
système d'intercommunication couvrant la voiture de reportage, la scène, le
mélangeur d'avant-scène et les caméras (10 postes d'intercommunication, dont
4 sur la ceinture).
Système de liaison satellite:
 système d'antenne parabolique à source décalée unique de 1,2 m;
 contrôle automatique de l'antenne par GPS;
 matériel RF;
 encodeur MPEG 2 4:2:0/4:2:2;
 modulateur DVB;
 convertisseur montant;
 amplificateur haute puissance et contrôleur;
 récepteur-décodeur intégré professionnel;
 récepteur satellite analogique;
 analyseur de spectre.

La régie finale de la voiture de reportage doit:
o posséder l'équipement nécessaire pour garantir la diffusion d'un signal vidéo et de
deux signaux audio (un son original et une traduction) à chacun des 2 postes de travail
(cellules de montage);
o garantir l'enregistrement du signal partagé au format XDCAM avec un enregistreur
automatique commun;
 fournir les bandes pour les enregistrements partagés précités;
 posséder une SMTS (station mobile de transmission par satellite)
entièrement redondante à 2 sorties, y compris les licences nécessaires
pour le pays où la réunion a lieu;
 garantir la transmission vidéo/audio par satellite des comptes rendus
d'actualités préparés par les attachés de presse du CdR pour la
transmission unilatérale sur le réseau d'Europe by Satellite (EbS);
 garantir la transmission vidéo/audio par satellite des comptes rendus
d'actualités préparés par les diffuseurs pour la transmission unilatérale ou
sur les plates-formes d'actualités Eurovision.

Le diffuseur hôte mettra à disposition le personnel nécessaire pour faire fonctionner le
matériel, y compris un service complet pendant l'événement.
o
Webstreaming
 Une solution clé en main doit être mise en œuvre pour la diffusion en flux sur
l'internet du matériel mixé avec 24 canaux sonores, avec les couches et les
plates-formes de documents connexes.
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ANNEXE 4 DU CAHIER DES CHARGES
1.2.9
CDR/COM/22/2016
Enregistrement vidéo

L'enregistrement vidéo de l'événement sera réalisé au moyen d'un des formats suivants:
XDCAM or P2 or SxS.
 Tous les fichiers de montage originaux doivent être remises à la Direction
Communication, presse et événements du CdR.
1.2.10 Montage vidéo et liaison montante


4 cellules de montage avec monteurs vidéo pour monter les comptes rendus d'actualités et
enregistrer les voix hors champ avec les journalistes (40 journalistes de télévision
accrédités) comme suit:
o deux salles de montage entièrement équipées pour le montage partagé avec un
monteur;
o deux salles de montage entièrement équipées en format XDACAM, P2, SxS pour le
montage partagé avec un monteur.
Installation de liaison montante satellite pour lire les comptes rendus d'actualités préparés
par la Direction Communication, presse et événements du CdR et les journalistes de
télévision accrédités.
1.2.11 Projection vidéo dans la salle (écrans géants/murs vidéo)

Les écrans géants/murs vidéo auront des dimensions minimales de 6 x 8 mètres et
utiliseront l'une des technologies suivantes:
o projection arrière ou avant au moyen d'un projecteur sur mât;
ou
o mur à LED.

Le projecteur possédera les caractéristiques minimales suivantes:
o 18 000 lumens Ansi - 20 000 lumens Center;
o résolution: 1280x1024 native;
o rapport de contraste: 1800:1;
o lampe: 3 kW au xénon;
o niveau de bruit: max. 56 dBA;
o entrée: jusqu'à QXGA(2048 x 1536);
o interfaces BNC, DVI et SDI;
o objectifs appropriés pour couvrir l'écran;
o kit de fixation.

Le mur à LED sera constitué de modules dotés des caractéristiques minimales suivantes:
o taille de pixel: max. 6 mm;
o luminosité: min. 2500 NIT;
o champ de visée (luminosité min. 50 %):
 horizontal: 145°
 vertical: 145°
o rapport de contraste: min. 950:1;
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ANNEXE 4 DU CAHIER DES CHARGES
o
o
o

CDR/COM/22/2016
traitement (couleur): min. 12 octets/couleur;
couleurs: min. 68,7 milliards;
taux de rafraîchissement: 400 Hz.
Les spécifications techniques peuvent être modifiées en fonction de la configuration
d'éclairage proposée.
1.2.12 Éclairage




Éclairage de diffusion (éclairage à 3 points) couvrant:
o la scène;
o l'espace des participants (tournage sur les 5 à 6 premières rangées seulement);
o la zone d'arrivée/l'entrée;
o le podium à position debout pour les interviews.
Plans d'éclairage à définir en prenant en considération:
o la prestation du chœur;
o les scénarios d'éclairage commerciaux pendant la conférence (scénario 1: sommet du
CdR, scénario 2: uniquement scène, scénario 3: projection de clips vidéo);
o la position du lutrin de l'orateur.
Inclus: contrôle de l'éclairage et console de gradation de l'intensité.
Inclus: connexion avec le système d'intercommunication.
1.2.13 Système audio











Système mono PA suffisamment puissant pour produire un son intense, net et sans
distorsion avec une couverture uniforme de la salle principale tout entière (y compris les
balcons);
haut-parleurs suspendus au plafond;
contrôles sur la scène;
poste de mixage d'avant-scène audio uniquement, y compris console (minimum
16 entrées), limiteur, circuits antiparasites, effets et égaliseur;
équipement de lecture audio (lecteur CD);
système numérique de conférence et d'interprétation multilingue (minimum 16 canaux +
plateau) comprenant:
o micros de table individuels pour la table principale et le podium de l'orateur,
o position du président (priorité),
o unité centrale avec entrée/sortie audio équilibrée,
o coffret de sortie (minimum 10 canaux d'interprétation) vers la voiture de reportage;
écouteurs filaires pour la table principale, raccordés à chaque unité de micro. de table;
6 positions audio debout munies d'un micro sans fil;
micros sans fil avec capsule cardioïde;
récepteur en diversité, batteries neuves - bande UHF;
système numérique infrarouge de distribution linguistique couvrant la salle tout entière
(800 places);
10/11
ANNEXE 4 DU CAHIER DES CHARGES

1.3
CDR/COM/22/2016
flux audio mixé final (original) + canal anglais depuis le mélangeur audio d'avant-scène
vers la voiture de reportage (2 canaux audio à enregistrer).
Service photo
Deux photographes et un photographe éditeur devront être présents pour prendre des photos de
l'événement, y compris:
-
arrivées;
coulisses;
orateurs sur le podium;
portrait de famille;
portraits de personnalités (sur demande).
Le photographe éditeur éditera les photos sur place et les enverra par voie électronique, avec les
légendes appropriées, au service de presse du CdR à Bruxelles et aux agences photographiques
désignées par le CdR. Le photographe éditeur sera assisté par un attaché de presse du CdR présent, qui
fournira les noms des personnalités, organisera les séances photos, rédigera les légendes et fournira les
adresses électroniques auxquelles les clichés doivent être envoyés.
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