Assistant(e) Ressources Humaines Référent de Gestion

Assistant(e) Ressources Humaines
Référent de Gestion Administrative des Agents
Lieu d’exercice :
Direction des Ressources Humaines – Bâtiment Administratif
Contexte d’exercice :
Le Centre Hospitalier du Mans (CHM) est un établissement de santé de 1.700 lits employant 4.500
salariés. Hôpital MCO de référence, il comprend aussi un important secteur de Gériatrie sur 2 sites,
l’un à l’intérieur du site principal, l’autre situé à 8 km. Il dessert un bassin de population de 600.000
habitants et dispose d’une palette de soins complète.
Les équipes du Centre Hospitalier mettent actuellement en œuvre un projet stratégique 2014-2020
tourné vers l’innovation, le développement de l’ambulatoire et les nouvelles organisations du
parcours patient. Ce projet incite également au développement des liens avec les établissements
publics (CHT) et autres acteurs de santé du territoire.
Dans ce contexte, le CHM s’est également engagé dans un projet performance, dans le domaine des
achats (la Direction des achats gère un budget annuel de 25 millions € en fonctionnement et de près
de 6 millions € en investissement) et de la logistique, l’ensemble des circuits et process devant être
revus dans le cadre du projet architectural prévu.
Description des tâches :
Saisie des dossiers administratifs de recrutement :
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Déclaration unique d’embauche auprès de l’URSSAF
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Réception de la fiche de liaison avec des informations relatives à l’agent, UF d’affection, code
métier et motif de recours
Saisie informatique du dossier :
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Édition des décisions de recrutement ou des contrats de travail et des notes d’affection
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Contrôle de la présence des pièces de recrutement (suivi des pièces non remises lors du
recrutement et relance)
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Création des cartes Self / Badge
Mouvement :
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Réponse aux courriers des agents au vu des tableaux de réponse en lien avec CSP, ACH et
AAH (soins – hors soins)
•
Remplissage des mouvements (départs) dans tableau postes vacants y compris départ en
retraite à partir du Fichier Carrière Retraite
•
Gestion et suivi des propositions statuaires : décision de mutations, congés parentaux,
disponibilités, détachements, mises à disposition…
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Gestion des autorisations de temps partiel : décisions d’octroi de fin ou de renouvellement.
Suivi des effectifs :
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Gestion des mouvements intra-Pôles
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Suivi des différentes organisations des Pôles
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Suivi régulier des effectifs avec les CSS (affectations principales et secondaires)
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Suivi des affectations au regard des éventuelles clefs de répartition
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Suivi des effectifs au regard des objectifs TPER : déclinaisons des plans d’actions établis
•
Garant des données inscrites dans tableau poste vacant et affectations AGIRH grâce aux
tableaux de bord : envoi tableaux de bord aux CSP pour validation affectation et modification
AGIRH
•
Saisie des modifications d’affectation des agents sur AGIRH suite à mouvements/ mobilité édition sur AGIRH et envoi des notes d’affectation
Présentéisme/Absentéisme :
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Gestion et saisie des différentes absences (arrêts maladie, congé paternité, congés bonifiés,
congés exceptionnels, autorisations d’absence …)
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Gestion des dossiers accidents de travail et maladies professionnelles :
- information et conseil auprès des agents concernés,
-étude des demandes d’imputabilité des AT et MP avec la participation du Médecin Conseil
- envoi des dossiers à la CDR
- état des remboursements
- recours contre tiers
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Gestion des Congés de longue maladie et Congés de longue durée avec suivi des droits avec
envoi des dossiers au CMD
•
Alerter au vu de la situation absentéisme/présentéisme du Pôle
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Aide à la gestion des contentieux en lien avec AAH et ACH
•
Suivi des évaluations des contractuels et renouvellements des contrats de travail en lien avec
la situation du Pôle et besoins
Tâches transversales :
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Édition de toutes les décisions entrant dans le champ de compétence du gestionnaire
•
Classement des dossiers et numérotation des pièces établies au sein du bureau des RGA
•
Attestations relatives aux arrêts maladie
•
Archivage des documents (arrêts maladie, congés exceptionnels …)
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Courriers divers
•
Édition des listes BO concernant le suivi des dossiers (détachements, congés parentaux,
dispos, Absences à Justifier, temps partiels …)
Outils bureautiques :
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AGIRH (logiciel RH)
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EQUITIME (logiciel gestion temps de travail)
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MONEYWIN (logiciel cartes selfs)
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SUPERVISION (logiciel cartes badges)
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WORD
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EXCEL
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BO en consultation
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LOGON
Horaires :
Du service : sur une base de 36h40, présence du lundi au vendredi sur une amplitude horaire de 8h30
à 17h avec pause repas de 45 minutes (différents horaires par roulement)
Particularités du poste :
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Organisation
Rigueur
Efficacité
Esprit d’initiative et autonomie
Sens du travail en équipe
Bon relationnel
Discrétion
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Respect du secret professionnel
Bonne gestion du stress
Capacité d’adaptation