Inviter des participants - Moodle

Inviter des participants
I.
Trois choix d’accès à l’espace de réunion
Lorsque vous rentrez les informations sur la réunion (voir tutoriel, créer une webconférence),
vous avez le choix entre trois modes d’accès pour votre réunion :
1. « Seuls les utilisateurs enregistrés sont admis à la réunion ». Cette option autorise
seulement les personnes que vous aurez enregistrées, à entrer dans la salle en utilisant
leur nom d'utilisateur et mot de passe habituel. Une personne ne peut-être enregistrée
que si elle possède un compte à l’Insa Lyon. L'accès est bloqué à toute autre personne.
2.
« Seuls les utilisateurs enregistrés et les visiteurs acceptés sont admis à la
réunion ». Avec cette option, la salle de réunion n'est accessible qu'aux personnes qui
ont été invitées en tant qu'utilisateurs enregistrés et aux invités qui sont acceptés dans
la salle (au début ou en cours de réunion) par l'hôte.
3. « Toute personne disposant de l’adresse URL de la réunion peut y assister ».
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L’option 1 vous permet d’avoir un contrôle plus précis des personnes invitées dans votre salle
puisqu’elles seront identifiables avec leur nom d’utilisateur habituel à l’Insa. Par contre, il ne
sera pas possible d’inviter une personne n’ayant pas de compte à l’Insa Lyon.
Avec l’option 3, c’est l’inverse, votre salle de réunion est ouverte à toute personne disposant du
lien. Chacune de ces personnes indique alors un nom ou un surnom pour accéder à votre réunion.
L’option 2 est un compromis entre ces deux options et est cochée par défaut.
Si vous avez fait le choix de restreindre l’accès à votre réunion aux seuls utilisateurs
enregistrés (option 1), prenez le soin de définir la liste des participants à votre réunion. Pour
cela, une fois les informations sur la réunion remplies, vous devez sélectionner des
participants en cliquant sur « Rechercher » pour chercher une personne dans la liste puis
sur « Ajouter » pour l'intégrer à la liste.
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Par défaut, l’utilisateur enregistré aura le rôle de participant. Si vous souhaitez le modifier,
sélectionnez le nom d'un participant dans la liste. Vous pouvez alors cliquez sur le bouton
« Permissions » et modifier le rôle de ce participant.
Pour connaître les différents rôles et utilisations liés aux différents statuts utilisateurs
consultez le tutoriel « gérer les droits des participants ».
II.
Envoyer les invitations
Une fois votre liste de participants définie, vous accédez à l’onglet « Envoyer des
invitations ». Vous pouvez alors envoyer une invitation aux participants enregistrés (option 1
ou 2). Vous pouvez également envoyer votre invitation électronique dans votre propre client de
messagerie.
Pour les participants extérieurs à l'INSA, vous ne pouvez pas utiliser ce
service d’invitation. Vous devrez leur communiquer manuellement l'adresse de
votre réunion (à partir de votre messagerie).
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Si vous envoyez des invitations manuellement via votre messagerie, indiquez bien toutes les
informations utiles, notamment le lien pour participer à la réunion et le lien pour que
chaque participant puisse tester sa connexion avant la réunion :
http://webconference.insa-lyon.fr/common/help/fr/support/meeting_test.htm
III. Envoyer le guide d’utilisation
Si un ou plusieurs participants n’a jamais assisté à de webconférence avec Adobeconnect,
nous vous conseillons de leur envoyer un guide d’utilisation présent dans la boîte à outils de
ce cours.
Besoin d’accompagnement sur cet outil ?
N’hésitez pas à contacter le pôle SNI-TICE par le biais du support informatique :
https://helpdesk.insa-lyon.fr> rubrique TICE
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