Guide d`exposition

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GUIDE!EXPOSANTS!
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Cher!exposant,!!
Ce!guide!d’exposition!est!destiné!à!faciliter!votre!installation!et!vous!éviter!des!démarches!au!moment!où!votre!
temps!est!le!plus!précieux.!
Toute!prestation!étant!payable!à!la!commande,!les!bons!de!commande!de!prestations!devront!être!
accompagnés!de!vos!règlements.!Dans!le!cas!contraire,!vos!commandes!ne!seraient!pas!prises!en!compte.!
Nous!vous!souhaitons!une!excellente!exposition.!
Vos$contacts$
•! Responsable!Commerciale!:!Rihab!Benchekroun!–!06!20!03!25!08!!
•! Assistante!Commerciale!:!Kawtar!LAASRI!F!06!60!80!45!41!
•! Organisation!et!communication!:!Othmane!Krafess!–!06!20!03!25!03!
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Horaires$d’accueil$au$montage$
Afin!de!simplifier!vos!démarches!administratives!et!de!vous!faire!gagner!du!temps,!un!«commissariat!d’accueil!
exposants»!sera!mis!à!votre!disposition!(renseignements!divers,!emplacements,!branchements!électriques,!
autre!services…).!
Les!horaires!d’ouverture!du!commissariat!d’accueil!en!période!de!montage!sont!les!suivants!:!
Le!27!et!le!28!Mars!–!9h00!à!22h00!
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Horaires$d’ouverture$du$Salon$
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Ouverture!au!public!:!10h!à!20h,!sauf!le!Samedi!jusqu’à!18h!!
Accès!des!exposants!:!30!minutes!avant!
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Lundi!27!Mars!
Mardi!28!Mars!
Mercredi!29!Mars!
Jeudi!30!Mars!
Vendredi!31!Mars!
Samedi!01!Avril!
Dimanche!02!Avril!
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HALL!2!
Montage!Y!9h!à!22h00!
Montage!Y!9h!à!22h00!!
Exposition!!Y!10h!à!20h!
Exposition!!Y!10h!à!20h!
Exposition!!Y!10h!à!20h!
Exposition!!Y!10h!à!18h00!/!Démontage!18h30!à!22h!!
Démontage!!Y!9h30!à!20h00!
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Consignes$du$Salon$
Aménagements!de!stand!
!! Il! est! souhaitable! que! les! stands! soient! préfabriqués! à! l’avance! et! démontables.! La! hauteur!
réglementaire!est!de!2m70!sur!les!périmètres!du!stand.!Les!angles!des!stands!situés!sur!les!
allées!principales!du!salon!doivent!restés!ouverts,!sauf!accord!écrit!de!l’organisateur.!Aucun!
élément!ne!doit!déborder!ou!être!posé!sur!les!allées!que!ce!soit!au!sol!ou!en!hauteur.!
!! L'installation!du!stand!incombe!à!l'exposant!qui!peut!le!décorer!et!l'aménager!selon!son!goût!
à! condition! de! ne! pas! porter! préjudice! à! l'esthétique! générale! du! salon! ainsi! qu’aux! stands!
voisins.! A! ce! titre,! l'organisateur! se! réserve! la! possibilité! de! refuser! les! installations! qui!
pourraient!nuire!à!la!sécurité!ou!à!l'image!générale!du!salon!ou!qui!ne!respecteraient!pas!les!
présentes!conditions.!
•! Electricité!!
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!! Toutes!les!aires!d’exposition!ont!été!dotées!d’une!boite!de!dérivation!avec!une!conduite!en!
tube!afin!de!faciliter!à!l’exposant!la!connexion!de!son!stand!au!réseau!général.!Chaque!stand!
doit! être! obligatoirement! muni! d’un! tableau! avec! un! disjoncteur! différentiel.! Toutes! les!
installations!électriques!feront!l’objet!de!vérification!par!les!techniciens!de!l’Organisateur.!En!
cas!de!nonYconformité!de!l’installation,!l’exposant!ne!pourra!en!aucun!cas!être!connecté!au!
réseau,!voltage!:!220!Volts!triphasé.!
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•! Accrochages!!
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!! Aucune!perforation!du!sol!n’est!permise!et!si!elle!a!lieu,!!les!frais!de!remise!en!état!seront!à!la!
charge!de!l’exposant!!
!! Aucune! perforation! n’est! permise! sur! les! cloisons! modulaires! de! l’aménagement,! en! cas! de!
dégâts! constatés,! l’exposant! dédommagera! l’organisateur! moyennant! une! indemnité!
convenue!!!!!!!!
!
•! Paiement!!
!!
!! L’exposant!doit!au!préalable!s’acquitter!de!tous!les!frais!inhérents!à!sa!participation!à!
l’exposition!afin!de!pouvoir!procéder!à!tous!travaux!d’agencement,!de!décoration!du!stand!et!
exposition!effective!!
Manutention$
•!
Pour!faciliter!l’installation!de!votre!stand,!l’organisateur!vous!propose!un!service!de!manutention!complet.!
Vous!évitez!ainsi!la!livraison!des!engins!de!manutention.!
Engins!
Location!de!chariot!élévateur!ou!de!nacelle!avec!chauffeur!adapté!à!vos!besoins.!
Prestations!
CHARIOT!ÉLÉVATEUR!avec!chauffeur!!(30!minutes)!
CHARIOT!ÉLÉVATEUR!avec!chauffeur!!(1!heure)!
La!prestation!doit!être!traitée!dans!sa!globalité!et!ne!pourra!être!morcelée!en!plusieurs!fois.!
Le!temps!commandé!prend!en!compte!les!flux,!la!circulation!et!le!transport.!
PU!HT!
Sur!Devis!
Passé!la!date!limite!de!commande,!nous!ne!garantissons!pas!la!prestation!
!
Nettoyage$des$stands$
Remise!en!état!du!stand!la!veille!de!l’ouverture!(le!29!Mars)!
!! Enlèvement!des!films!plastiques!sur!les!moquettes!
!! Evacuation!des!déchets!de!montage!
!! Aspiration!du!sol!
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•! Nettoyage!quotidien!du!stand!
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!! Balayage!et!aspiration!des!sols!
!! Dépoussiérage!du!mobilier!
!! Vidage!et!nettoyage!des!poubelles!
!! Remise!d’un!sac!poubelle!
!
Enlèvement$des$gravats$au$démontage$
$
•!
A!l’issue!du!démontage,!tous!les!exposants!sont!tenus!de!laisser!leur!emplacement!libre!de!tous!déchets!ou!
détritus!(moquette,!panneaux!bois,!documentation,!adhésif…).!
Les!exposants!sont!responsables!pour!euxYmêmes!et!leur!sousYtraitant!de!leurs!déchets,!et!de!leur!évacuation!
du!site.!
Restauration$
Pour!organiser!vos!cocktails,!petits!déjeuners,!déjeuners,!buffets,!plateaux!repas!ou!toute!autre!prestation!
traiteur!lors!du!salon,!vous!devez!obligatoirement!passer!par!l’agence!be!in!com,!qui!vous!fera!des!propositions!
adaptées!à!vos!demandes.!
Pour!cela!veuillez!transmettre!vos!demandes!avec!vos!coordonnées!via!l’email!suivant!
[email protected]!!à!:!Mlle!Mahassine!EL!GHANNAMI!!!
Vous!disposez,!pour!vos!repas,!d’un!restaurant!dans!l’enceinte!du!Parc!des!Expositions.!
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CONDITIONS!GENERALES!
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Y!Le!terme!Organisateur!désigne!la!société!en!charge!de!l’organisation!du!salon,!soit!be!in!com,!Agence!Conseil!en!Communication!et!!Evénementiel.!
Y!L’Exposant!exerce!une!activité!commerciale!de!vente!de!biens!et!/!ou!de!prestation!de!services!
Y!L’Exposant!souhaite!participer!au!Salon!SIFAC!qui!se!tiendra!du29!Mars!au!01!Avril!à!l’Office!des!Foires!et!des!Expositions!de!Casablanca!
Y!Le!présent!document!est!décliné!en!Conditions!de!Participation!et!en!Conditions!Techniques!
Y!Les!Parties!se!sont!donc!rapprochées!afin!d’arrêter!et!de!formaliser!les!termes!du!présent!document,!appelé!les!«!Conditions!Générales!»!
$!
!
Mode!d’Enregistrement!!
!
Les entreprises sont tenues de présenter un Bon de Commande de
l’organisateur et leur propre Bon de commande signés et cachetés. Seules
les demandes !de participations accompagnées du premier versement
obligatoire (acompte de 50%), des documents indiqués ci-dessus et des
présentes
Conditions Générales sont prises
en considération.
L’Organisateur instruit
les demandes et statue sur les admissions.
!
Mode!de!paiement!!
Les exposants peuvent régler leur participation par chèque ou virement
bancaire comme! suit :
!
50% à la réservation
!
50% un mois avant l’exposition (soit le 29 Février 2017)
à l’ordre de : be!in com
Retrait!ou!Annulation!!
En cas de désistement
ou annulation,
!
ou en cas de non-occupation du
stand pour une cause quelconque, l’annulation doit être faite au maximum
avant le
15 Février, dans! ce cas l’organisateur remboursera à l’exposant 30% des
sommes versées au titre de la location du stand. Si l’annulation a eu lieu
après le 15 Février, les sommes versées au titre de la location du stand
sont dues entièrement
à l’Organisateur et lui resteront acquises, et
!
l’Organisateur pourra disposer du stand de l’exposant défaillant, sans que
ce dernier puisse réclamer ni remboursement ni indemnités même en cas
de relocation du
! stand à un autre exposant. En outre, l’Organisateur se
réserve le droit de poursuivre le paiement du solde du prix exigible, malgré
la non-participation, pour quelques raisons que ce soit, de l’Exposant
inscrit. Dans le cas
! où un Exposant, pour une raison quelconque, n’occupa
son stand le jour de l’ouverture de la manifestation, ou à la date limite
d’installation fixée par l’organisateur, il est considéré comme
démissionnaire. ! Sans préjudices de toutes autres mesures prises, aux
risques et périls de l’exposant, l’organisateur peut disposer du stand de
l’exposant défaillant sans que ce dernier ne puisse réclamer ni
remboursement,! ni indemnités, même si le stand est attribué à un autre
exposant.
Accès!au!Salon!
L’ensemble des! éléments listés
com à partir du 27 Mars
!
!
ci-dessous sont à retirer auprès de be in
! : le port de badge personnalisé est obligatoire
Badges
Macarons pour voitures : une dotation d’un macaron par
exposant est offerte par l’organisateur.
!
Date!de!Montage!et!Démontage!des!stands!!
L’exposant se doit de désigner un responsable de l’aménagement de son
stand et l’indiquer
! à l’Organisateur. Il deviendra l’interlocuteur privilégié.
!
Montage :
Le montage ne peut commencer qu’à la délivrance du bon d’entrée. Ce
Bulletin n’est remis
! qu’à la condition que les exposants avec stand nu,
aient au préalable présenté une maquette (au plus tard le 01 Février 2017
et que cette dernière ait été validée par l’organisateur).
Période de montage
! : 27 et 28 Mars 2017
Afin de pouvoir procéder au nettoyage et à la pose de la moquette des
allées avant la tenue de la manifestation et pour que cette dernière se
tienne dans des
! conditions satisfaisantes, les stands devront être
entièrement finis et les produits exposés mis en place le 28 Mars 2017 à
minuit.
!
Démontage
!
Les exposants ne dégarniront pas leur stand et ne retireront aucun de leurs
articles avant la fin de la manifestation. Le Bulletin de Sortie, document qui
permet le démontage du stand, n’est délivré qu’après le paiement du solde.
Le démontage des stands se fera le 02 Avril 2017 à partir de 09h00
!
Stands'aménagés'
Gestion!des!déchets,!nettoyage!et!entretien!des!stands!!
Aucun détritus résultant de la construction d'un stand (emballages vides
huttes de bois, caisses, moquette, pots de peinture, etc.) ne doit être
abandonné à l'intérieur des stands ou dans les allées. Exposants et
décorateurs ont l’obligation de prendre toutes les dispositions nécessaires
pour faire enlever les déchets. Dans le cas contraire, les emballages seront
considérés comme vides et aucune réclamation ne sera admise pour perte ou
vol des matériels, outils ou autres objets qui auraient pu s'y trouver.
Communication!et!Animation!!
Toute animation sonore de nature à gêner les stands voisins est formellement
interdite, et l’Organisateur se réserve le droit d’expulser tous les contrevenants
à cette consigne. Les circulaires, brochures, catalogues, imprimés ou objet de
toute nature, ne pourront être distribués par les exposants que sur leurs
stands, sauf en cas d’une autorisation écrite de l’Organisateur.
L’Exposant ne peut, sous quelque forme que ce soit, présenter des produits
ou services ou faire de la publicité pour des entreprises ou entrepreneurs non
exposants, sauf autorisation écrite et préalable de l’Organisateur.
Douane!
Les marchandises d’origine étrangère, destinées à l’exposition au Salon sont
placées sous le régime de l’entrepôt public ``spécial foire`` sous couvert de la
caution bancaire de l’exposant ou carnet ATA.
Assurances!!
L’Exposant est tenu de contracter une assurance obligatoire pour toute la
période de la manifestation, à partir du premier jour de montage du stand
jusqu’au dernier jour de démontage de stand.
Plan!d’exposition
L’organisateur se réserve le droit de modifier, toutes les fois qu’il le jugera
utile dans l'intérêt de la manifestation, la disposition des surfaces ou des
modifications sur le plan du salon. De plus, l’Organisateur ne peut être tenu
responsable des différences légères qui pourraient être constatées entre les
cotes indiquées et les dimensions réelles de l’emplacement, non plus des
modifications intervenues dans
l’environnement des stands (modifications des stands voisins, reconfiguration
des allées etc) au fur et à mesure de l’enregistrement des inscriptions.
Il est expressément interdit de céder, de sous-louer, d’échanger à titre gratuit
ou onéreux, tout ou partie de l’emplacement attribué par l’Organisateur.
Conditions!particulières!!
Toute demande particulière relative à la gestion du stand et non listée dans
les présentes Conditions Générales doit faire l’objet d’une demande, écrite et
spécifique, envoyée à l’Organisateur et au plus tard un mois avant le début de
l’exposition, soit le 29 Février 2017.
Aucun fournisseur, décorateur de stand, Agence de communication, traiteur,
ou tout autre partenaire de l’Exposant ne peut accéder à la manifestation
sans avoir obtenu au préalable une accréditation de la part de l’Organisateur.
Il en revient à l’Exposant d’en faire la demande à l’Organisateur.
L’Organisateur se réserve le droit d’interdire l’entrée ou de faire expulser toute
personne, visiteur ou exposant, dont la présence ou le comportement seraient
préjudiciables à la sécurité, la tranquillité ou l’image de la manifestation.
Toute réclamation concernant ces conditions ou le déroulement de la
manifestation doit être faite, par écrit, et transmise à l’Organisateur.
Application!des!conditions!particulières!
L’Organisateur se réserve le droit d’apporter de nouvelles dispositions ou de
modifier le présent règlement et aussi de modifier le plan dans l’intérêt de
l’exposition. Les exposants en signant les présentes Conditions Générales
s’engagent à assurer les dispositions du présent règlement et les instructions
nouvelles qui pourraient être imposées selon les circonstances par
l’Organisateur. Tout manquement au présent règlement exposera son auteur
à l’exclusion immédiate, temporaire ou définitive sans qu’il puisse prétendre à
un remboursement ou une indemnité quelconque. En cas de litige, l’Exposant
doit s’interdire expressément de saisir les tribunaux avant d’avoir, au
!
!
CONDITIONS!TECHNIQUES!
!
!
!
PLANS!FMAQUETTES!!
L’exposant est tenu obligatoirement de présenter les plans ou maquettes
!
de son stand à la direction de l’agence be in com pour approbation et visa,
et ce dans un délai maximum de 2 mois avant le démarrage des travaux
d’aménagement et de décoration (soit avant le 29 Janvier 2017)
!
TRAVAUX!!
Il est formellement interdit de procéder à des travaux en maçonnerie ou
! ou utiliser des moyens pouvant détériorer le sol du hall
autres matériaux
d’exposition.
Des états des lieux sont dressés contradictoirement avant le montage et
!
après de démontage
du stand, l’exposant y est convoqué avant la date du
rendez-vous fixé. be in com et l’exposant déterminent ensemble les
responsabilités pour tout dégât constaté. be in com et l’exposant
! commun accord, les entreprises appelées à réaliser les
choisissent d’un
travaux et fixent la date de leur exécution. L’exposant n’est tenu de payer
les indemnités dues si sa responsabilité est engagée qu’après exécution
! aménagement ou improvisation pendant la tenue du
des travaux. Tout
salon sont interdits sauf autorisation expresse de l’Organisateur.
STANDS!! !
Il est souhaitable que les stands soient préfabriqués à l’avance et
démontables. La hauteur réglementaire est de 2m70 sur les périmètres du
stand. Les angles
! des stands situés sur les allées principales du salon
doivent restés ouverts, sauf accord écrit de l’organisateur. Aucun élément
ne doit être débordé ou être posé sur les allées que ce soit au sol ou en
hauteur.
!
L'installation du stand incombe à l'exposant qui peut le décorer et
l'aménager selon son goût à condition de ne pas porter préjudice à
l'esthétique générale
du salon ainsi qu’aux stands voisins. A ce titre,
!
l'organisateur se réserve la possibilité de refuser les installations qui
pourraient nuire à la sécurité ou à l'image générale du salon ou qui ne
respecteraient pas
! les présentes conditions.
SECURITE!–!INCENDIE!!
Les matériaux utilisés par l’exposant, pour l’aménagement de son stand
!
doivent être conformes
aux conditions exigées par les règlements en
ELECTRICITE!!
Toutes les aires d’exposition ont été dotées d’une boite de dérivation avec
une conduite en tube afin de faciliter à l’exposant la connexion de son
stand au réseau général. Chaque stand doit être obligatoirement muni d’un
tableau avec un disjoncteur différentiel. Toutes les installations électriques
feront l’objet de vérification par les techniciens de l’Organisateur. En cas de
non-conformité de l’installation, l’exposant ne pourra en aucun cas être
connecté au réseau, voltage : 220 Volts triphasé.
ARRIVEE!D’EAU!ET!VIDANGE!!
Pour l’installation et la connexion au réseau d’eau et vidange, l’exposant
devra en faire la demande un mois avant l’ouverture de l’exposition.
L’exposant ne pourra en bénéficier qu’après acquittement total des frais
d’installation.
CONDITIONS!D’INSTALLATION!!
L’exposant doit au préalable s’acquitter de tous les frais inhérents à sa
participation à l’exposition afin de pouvoir procéder à tous travaux