Le Publipostage (Mail Merge) avec Word et Excel ?
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Le Publipostage (Mail Merge) avec Word et Excel ?
HINTS AND TIPS 10.09.2008 Le Publipostage (Mail Merge) avec Word et Excel ? Le publipostage permet à Word de composer plusieurs documents à partir des données d’un document Excel. Cette fonction est surtout employée pour envoyer des lettres personnalisées ou créer des étiquettes. Prenons un exemple simple : Pour la St Nicolas, Gunther, Wim et Marco vont passer dans certains bureaux de la société et offrir des Kinder Bueno, des Mars Delight et des bacs de Palm. Ils voudraient imprimer une page par bureau avec les quantités à emmener. Livreur Gunther Marco Wim Wim Gunther Marco Marco Gunther 12 20 4 6 10 4 8 4 6 10 2 2 7 2 8 4 Palm Mars Delight Livraison Dépôt Planning Bureau Heidi Bureau IT Account Karamba Bureau Bernadette Bureau Ferrero Bureau Pepsico Kinder Bueno Première étape : disposer d’un fichier Excel simple et formulé de la façon suivante : la première ligne contient les titres des colonnes, les lignes suivantes sont les données (une ligne par page dans Word). Soit : 4 2 0 1 3 0 2 4 Deuxième étape : récupérer ou créer un fichier de base en Word dans lequel on viendra mettre ces données cf. ci-dessus à droite Troisième étape : le publipostage proprement dit 1 – ouvrir le fichier de base en Word 2 – dans Tools -> Letters and Mailings : cliquer sur MailMerge 3 – Sélectionner le type de document : lettre, enveloppe, étiquette, etc… Dans notre cas : Sélectionner « Letters » Puis : Next 4 – Sélectionner le document de base Dans notre cas : « Use current document » Puis : Next 5 – Sélectionner la source de données Dans notre cas : Utiliser une liste existante Puis aller chercher le fichier Excel sur le disque dur (Browse) On indique dans quelle feuille du fichier Excel se trouvent les données… Dans notre cas la feuille s’appelle « Delivery » Et on retrouve les données de notre fichier Excel A ce stade, on retrouve sur la droite quelle est notre source de données On peut la choisir une autre source ou la modifier… Puis cliquer sur « Next » 6 – Ecrire le document et placer les champs du fichier Excel aux bons endroits On peut associer nos champs à une adresse ou une ligne de salutation, mais le plus clair, c’est de placer nos champs dans le document en utilisant « More Items » Il faut se placer à l’endroit voulu et insérer le champ en double-cliquant dessus ou en cliquant sur « Insert » Les champs insérés apparaissent en guillemets sur le document de base : Ensuite « Next » pour visualiser les documents… 7 – Visualiser le résultat Le bouton << ABC>> permet de switcher entre la vue du document de base et la vue de pages complètes. On peut passer les pages en revue avec les boutons « << » et « >> » Cliquer sur « Next » pour finaliser le publipostage et éventuellement imprimer le résultat… A votre service ! L’IT-Team