LES ÉLÉMENTS DE LA PLANIFICATION D`UNE RENCONTRE

PLS 1083
Techniques d’organisation et animation
LES ÉLÉMENTS DE LA PLANIFICATION D’UNE RENCONTRE
AVANT
1.
Prendre connaissance du dossier : des évaluations et de l’étude faite par le conseil de
programme. S’informer auprès des responsables de leurs attentes, de leurs besoins, des
objectifs et des buts poursuivis et s’entendre sur nos tâches respectives et sur les budgets
disponibles.
2.
Situation actuelle:
3.
Envoi :
4.
Vérifier l’environnement :
- locaux : prévoir suffisamment de locaux
- visite des locaux, tables, chaises etc.
- matériel
5.
Aménagement de l’environnement :
- affichage
- audiovisuel
6.
Matériel :
7.
Dossier de travail pour participant-e-s / pour animateurs-trices
8.
Personnes responsables :
- liste des paticipant-e-s et leurs adresses
- préparation des convocations
- préparation de l’ordre du jour
- ordre du jour (horaire),
- résumé du contenu des évaluation
- pré-inscription (atelier ... nombre)
- services :
- garderie
- personnes handicapées
- hôtel (hébergement)
- plan de ville
- inscriptions par sujets pour permettre la planification des animateurs/trices (ateliers)
- accueil : café, jus, eau, etc.
- vestiaire
- macarons d’identification
- affiches des locaux
- dactylo
- tableau, craie, crayons, papier, crayons feutre
- grandes feuilles
- copie de l’ordre du jour
- cendriers
- pour le dîner, le cocktail
- pour la plénière
12.4
Adaptée par J. François Tremblay, Formateur-consultant.
PLS 1083
9.
Techniques d’organisation et animation
Répartition des tâches :
- responsable du colloque
- coordonnateur de la journée
- animateurs-trices :
- d’équipe
- de la journée
- de la plénière
- responsable :
- de l’accueil
- du “social”
- de l’organisation matériel
- du temps
PENDANT
8h00
: Retour sur la répartition des tâches : - coordonnateur, animateur-trice etc.
8h30
: Vérification des locaux et du matériel
8h45
: Accueil :
9h30
: Mot de bienvenue - Monsieur Henri Parchemin
Présentation : - des invité-e-s spéciaux
- des responsables de la journée
- de la journée
- bref exposé du responsable pour expliquer:
~ buts et objectifs de la rencontre
~ l’ordre du jour - contenu des documents
~ fonctionnement de la journée
~ informations sur les ateliers et les plénières
~ présentation des animateurs-trices
~ division des ateliers
~ rappel du cocktail
10h15
: Pause
10h30
: Ateliers : Thème : “Les difficultés rencontrées”
- identification des participant-e-s
- remise des documents
- prise de contact : café, collation etc.
(Voir travail individuel de session : question à développement)
12h00
: Dîner
13h15
: Retour en grand groupe : bref exposés des ateliers du matin
13h45
: Période de questions
14h00
: Ateliers : Thème : “Les éléments de solutions”
(Voir travail individuel de session : question à développement)
15h15
: Retour en grand groupe : exposé des ateliers de l’après-midi
15h45
: Pause
Adaptée par J. François Tremblay, Formateur-consultant.
12.5
PLS 1083
Techniques d’organisation et animation
16h00
: Plénière :
- questions
- commentaires
- propositions
- recommandations
16h45
: Synthèse de la journée
Mot de clôture : directeur-trice du programme
17h00
: Cocktail
17h30
: Départ
APRÈS
1)
Suites à donner
2)
Actes de la plénière
3)
Évaluation avec les responsables :
- objectifs vs résultats
- satisfaction
- insatisfaction
- coûts : - financiers
- humains
- matériel
- correctifs
- suites de cette évaluation
12.6
Adaptée par J. François Tremblay, Formateur-consultant.