Ville de Sceaux

Ville de Sceaux – Commission de gestion sociale des impayés – juin 2012
Prix de l’innovation financière
Fiche de synthèse
Collectivité : Ville de Sceaux
Domaine d’innovation : finances locales
Titre de la réalisation innovante : mise en place d’une commission de gestion sociale des
impayés, un partenariat CCAS – Ville – Trésorerie municipale pour envisager
autrement les impayés municipaux
1.
L’idée innovante
La ville de Sceaux, comme la plupart des villes, est confrontée à des phénomènes de paiement tardifs
ou d’impayés de prestations périscolaires et de petite enfance. Le montant réel des impayés est faible
puisque sur environ 1 million d’euros annuels de recettes, seuls 15 000 € de dettes sont admis en nonvaleur.
Le recouvrement de ces sommes relève de la mission du comptable, qui affecte 1 agent à 80% pour
recouvrer les sommes dues aux 4 villes de 20 000 / 30 000 habitants qu’il gère. Ses moyens en
personnel ne lui permettent pas nécessairement de recouvrer rapidement les sommes dues.
Dans un souci de meilleure utilisation des deniers publics, la Ville a souhaité mettre en place une
commission de gestion des impayés, en partenariat avec le comptable public
Cependant, cette dimension n’a pas paru suffisante à la collectivité qui souhaitait également porter une
dimension sociale : au-delà de la somme à recouvrer, il a semblé important aux élus d’utiliser le
phénomène d’impayé comme identificateur des familles en difficulté sociale et financière et de les
amener à bénéficier, le cas échéant, de tous les dispositifs d’aide sociale mis en place par la ville et ses
partenaires.
L’idée innovante de cette commission de gestion sociale est impayée est :
2.
•
d’une part, d’utiliser l’impayé comme révélateur de difficultés sociales ou financières
d’une famille plutôt que se donner comme seul objectif à atteindre de le recouvrer ;
•
d’autre part, associer dans une commission unique, le service social de la ville, le service
financier et le comptable public, partenaires rarement associés, qui essaient de combiner,
dans cette commission, des objectifs habituellement antagonistes (recouvrer des sommes
dues, aider des familles en difficulté sociale).
L’objectif recherché
Ainsi, cette « commission de gestion sociale des impayés » vise à identifier les familles en
difficulté sociale ou financière, à rétablir leur situation financière et, si possible, recouvrer les
sommes dues.
Elle vise à ramener durablement la famille dans une situation où elle bénéficie des aides auxquelles
elle peut prétendre, à l’engager dans une démarche de rétablissement social et à réaliser que les dettes
communales doivent être acquittées.
Page 1 sur 3
Ville de Sceaux – Commission de gestion sociale des impayés – juin 2012
3.
La démarche mise en oeuvre
Cette démarche a été enclenchée en juin 2010, au vu d’un niveau de paiements tardifs (les « restes à
recouvrer ») qui semblait plus important que les années précédentes. En effet, pour un montant de
produits annuels de 1 millions d’euros, la Ville trainait constamment près de 400 000 € de paiements
tardifs.
Dès l’origine, les trois partenaires principaux ont été associés : le service social de la Ville, le service
financier et le comptable public.
Au cours de l’été 2010, les fiches de procédures et les modèles de courrier ont été établis
conjointement par les trois partenaires.
Au 1er novembre 2010, la première commission s’est réunie. Elle se réunit régulièrement tous les 2
mois depuis cette date.
4.
Le contenu de la réalisation
Le travail de cette commission peut se résumer ainsi :
Tous les mois , le service social et le service financier étudient conjointement et de manière détaillée le
tableau des « restes à recouvrer » envoyé par le trésorerier afin d’identifier des familles à faire rentrer
dans le processus.
Au vu du nombre très important de cas à traiter, il a été décidé de les prioriser comme suit :
•
ne traiter que les dettes de familles habitant encore la ville et utilisatrices des services (sur
lesquelles nous pouvions avoir un impact via les menaces d’exclusion)
•
traiter d’abord les dettes élevées (dette supérieure à 1000 €, puis 500 € puis 300 €).
•
faire entrer dans la procédure toute famille qui demande une réduction de tarif et qui présente
au moins un retard de paiement
•
faire entrer dans la procédure toute famille nouvellement utilisatrice qui manifeste un ou deux
retard de paiement (afin de lui éviter d’entrer dans un processus d’endettement dont il est
difficile de sortir).
Les familles identifiées recoivent un courrier les informant de la procédure et leur demandant de
prendre contact avec le service facturation-recouvrement (pour régler leur dette) ou avec le service
social (pour traiter leurs difficultés sociales).
Une 2ème lettre suit en cas de non-réponse, plus insistante, informant la famille que son cas va être
présenté à la commission de gestion sociale des impayés.
Tous les deux mois, la commission se réunit et étudie le cas de chaque famille pour voir si elle est
venue au service social et/ou a réglé ses dettes. Conjointement avec le trésorier (qui explicite les
démarches de recouvrement mis en place de son coté), il est décidé des suites à mettre en œuvre,
tendant vers une démarche d’aide ou vers une démarche coercitive selon le profil de la famille.
A l’issue de la commission, le service social envoie des courriers aux familles pour lesquelles une
exclusion des services (tous services périscolaires et petite enfance sauf restauration scolaire) a été
décidé et lui donne un mois pour régler sa dette avant exclusion.
Cette mesure, très coercitive, constitue souvent un életrochoc pour la famille et lui permet de réaliser
la gravité de sa situation. En général, la menace d’exclusion amène les familles sans difficulté
financière à régler leur dette immédiatement (des dettes pouvant s’élever de quelques centaines et
quelques milliers d’euros) et les familles en difficulté à contacter le service social et rentrer dans un
circuit d’aide.
A noter : cette procédure s’est accompagnée de la mise en place du prélèvement automatique, qui
concerne désormais 40% des familles utilisatrices des prestations périscolaires et de petite enfance.
Le processus se renouvelle ainsi toute l’année.
Page 2 sur 3
Ville de Sceaux – Commission de gestion sociale des impayés – juin 2012
5.
Les moyens humains
Cette démarche, dont l’efficacité est réelle, repose sur des moyens humains tout à fait raisonnables,
grâce aux progrès de l’informatisation (fichiers des restes à réaliser reçus sous format excel).
D’une part, deux agents de la mairie traitent chaque mois les nouveaux cas et mettent à jour la
situation des cas déjà vus en commission :
•
•
Une conseillère en économie sociale et familiale (agent du service social)
Un agent du service chargé de la facturation et du recouvrement des prestations périscolaires
et de petite enfance.
Sur la base du fichier des restes à recouvrer, elles établissent la liste et le profil des nouvelles familles
à faire entrer dans le dispositif et analysent l’évolution des familles déjà dans le dispositif (leur recours
aux aides et le règlement des dettes). Elles contactent les nouvelles familles par courrier.
Ce traitement leur prend 2 journées à deux avant chaque tenue de commission, soit 12 journées par
personne par an, auquel se rajoute 128 jours par an pour l’agent du service social chargé de traiter les
situations individuelles et les courriers.
D’autre part, le trésorier et son équipe de recouvrement traitent tous les recouvrements habituels, en
accordant une attention particulière à ces familles. On peut estimer que le temps supplémentaire né de
cette procédure est de 1 matinée par commission.
Enfin, tous les membres de la commission (M. le trésorier municipal, la directrice des finances, la
conseillère en économie sociale et familiale et l’agent du service facturation-recouvrement) se
réunissent une matinée tous les deux mois pour passer en revue toutes les familles.
Le temps de travail de cette procédure peut donc être estimé, pour une ville de 20 000 habitants à :
60% d’un équivalent temps plein, tous agents municipaux confondus.
(Détail du total annuel : finances = 6 matinées, Trésorier = 6 matinées, Recouvrement = 6 matinées ,
service social = 140 jours, service facturation = 12 jours)
Aucun matériel ni équipement informatique complémentaire n’a été nécessaire pour mettre en place
cette commission.
6.
Bilan de la réalisation
Cette procédure existe depuis novembre 2010, soit presque 2 ans.
La Ville fait un suivi régulier du montant (en €) et du volume (en nombre de titres) des impayés
municipaux par trimestre. Le bilan montre une baisse d’environ 20%, en euros et en volume, des
impayés des prestations périscolaires et de petite enfance, qui s’établissent désormais autour de
300 000 € (au lieu de 400 000 € en juin 2010).
En presque 2 ans de procédure, 127 familles (sur les 1500 familles qui recoivent chaque mois une
facture de prestation municipale) ont été étudiées pour un montant global de 222 000 € de dettes. Sur
ces dettes, 124 000 € relevaient du travail de la commission (les autres 98 000 € relevaient de
procédures de surendettement Banque de France ou de procédure de recouvrement par la trésorerie sur
laquelle la Ville ne peut plus agir) : elles ont donné lieu à 84 000 € de règlement de dette et 17 000 €
d’abandon ou réduction de dette par la Ville.
Cette démarche ne fait pas l’objet d’une communication globale (magazine, site internet) mais se
diffuse largement auprès de la population au moyen des courriers individuels aux familles, des
entretiens auprès de la conseillère en économie familiale et, au vu de l’augmentation des paiements
spontanés de dettes anciennes, du bouche à oreille entre familles.
Au vu de son succès, la procédure va être poursuivie.
Contact pour information complémentaire : Juliette BOUSQUET, DGA finances,
Tél : 01 41 13 33 70 / mail : [email protected]
Page 3 sur 3