Organiser l`assemblée générale du club

Fiche N°
Organiser l’assemblée générale du club
MOTS CLEFS : Statuts ordre du jour vote bilans budget projet
MOTS CLEFS : Statuts, ordre du jour, vote, bilans, budget, projet, élection
Référent : Alain GRAILLOT
Référent
: Alain GRAILLOT
Date création : 17 fév 2012
À jour au : 23 03 2012
1/5 Obligations
Rappel : ce sont les statuts qui fixent les conditions d
d’organisation
organisation des
Assemblées Générales des clubs (associations). La loi ne détermine pas
les conditions d’organisation des AG. Ceci étant les institutions, les
banques peuvent demander des documents permettant de confirmer la
tenue régulière d’une assemblée générale. Elle se tient généralement un
fois par an.
an
LA PREPARATION DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE :
‐ Convocation des membres / Droit de vote
‐ Ordre du jour / Déroulement de l
Ordre du jour / Déroulement de l’AG
AG
LA PREPARATION DE LASSEMBLÉE GÉNÉRALE :
LA
PREPARATION DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE :
‐ Convocation des membres – droit de vote
Les conditions de convocation des membres peut figurer dans les statuts. Il doit être procéder, par courrier, mail, affichage,…, à l’information de tous les membres de l’association
membres de l
association. Tous les membres sont invités à participer à l’assemblée générale de l’association, par contre il est possible que tous les membres ne disposent pas de droit de vote
de droit de vote. Ainsi, selon les statuts, les membres n’ayant pas acquitté leur cotisation ou les membres mineurs, peuvent ne pas être autorisés à prendre part aux votes. b
i
ê
ié à
d
Les statuts précisent néanmoins les conditions dans lesquels les mineurs peuvent voter à un âge inférieur à 18 ans parfois, 16 ans ou 15 ans… Les parents peuvent bénéficier d’un droit de vote par enfant licencié au sein de l’association membres LA PREPARATION DE LASSEMBLÉE GÉNÉRALE :
LA
PREPARATION DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE :
‐ Ordre du jour, déroulement de l’AG ordinaire
‐ Vérification de la présence suffisante de votant ou représentés (procurations)
‐ L’ouverture peut être réalisée par l’élu de la collectivité accueillante, ‐ Désignation de l’animateur / président de l’AG
?
V
‐ Vote du compte rendu de l’AG précédente
‐ Rapport Moral sur l’année écoulée ‐ Rapport d’Activité de l’année écoulée
R
t d’A ti ité d l’ é é lé
‐ Rapport Financier de l’année écoulée
Peut faire un ?
V
?
V
seul rapport
l
t
V
‐ Elections (s
Elections (s’ilil doit y en avoir –
doit y en avoir cf les statuts)
cf les statuts)
‐ Projet d’activités
‐ Budget prévisionnel (notamment cotisations)
Budget prévisionnel (notamment cotisations)
‐ Résolutions (propositions)
‐ Questions diverses
Questions diverses
‐ Remise de récompenses… ?
V
?
V
? = questions / débat
V = vote
A savoir
Vérification du Quorum
Les statuts précisent les conditions dans lesquelles peut se dérouler valablement une assemblée générale. Ils déterminent la quotité (quote‐part, pourcentage) de membres présents ou représentés (vote par procuration) pour statuer et entériner les décisions prises au cours de l’AG. En début d’AG la feuille de présence et la connaissance du Quorum retenu dans les statuts, vont permettre d’ouvrir l’AG en confirmant les capacités de tenir légalement l’assemblée
les capacités de tenir légalement l
assemblée générale.
générale
Vote à bulletin secret
Si un seul membre adhérent, autorisé à prendre part au vote, demande le vote
Si un seul membre adhérent, autorisé à prendre part au vote, demande le vote à bulletin secret, l’assemblée doit procéder aux différents votes selon cette procédure (il faut donc préparer les outils de vote : fiches, enveloppes, urne…) Registres de l’association Un registre est obligatoire : le registre comportant les dates et contenus de changement des statuts. Il permet de connaître les administrateurs g
p
responsables de l’associations et d’identifier les arrivées et départs sur les postes (président, secrétaire, trésorier et les autres élus.)