Offre d`emploi - Institut d`études avancées de Paris

Offre d’emploi
Intitulé du poste à pouvoir :
Organisme :
Secteur :
Type de contrat :
Lieu de travail :
Effectif de l’association :
Secrétaire général(e) H/F
Institut d’études avancées de Paris
Recherche en sciences humaines et sociales
Contrat à durée indéterminée et à temps complet
Paris 75004
37 personnes en moyenne (permanents et chercheurs invités).
Description de l’organisme
L’Institut d’Etudes Avancées de Paris est une association Loi 1901 qui a pour objectif de promouvoir les échanges entre
chercheurs des cinq continents et de favoriser le dialogue entre disciplines, essentiellement dans le champ des sciences
humaines et sociales, avec une ouverture sur les sciences naturelles.
L’Institut d’Etudes Avancées de Paris a pour mission d’accueillir en résidence une vingtaine de chercheurs, sur la base d’un
appel à candidature annuel et d’une procédure de recrutement très sélective. Ces résidences, généralement d’une durée de
5 à 10 mois, offrent la possibilité à des chercheurs de haut niveau, de se consacrer en toute liberté au sujet de recherche de
leur choix en bénéficiant d’un cadre matériel et d’une assistance administrative et scientifique de très haute qualité.
L’activité de chaque promotion est rythmée par un cycle de rencontres scientifiques, favorisant les échanges avec la
communauté scientifique locale, régionale, nationale et internationale et donnant lieu à diffusion et valorisation des travaux
des chercheurs.
L’Institut rassemble 12 universités partenaires et 4 institutions fondatrices, dont la Ville de Paris, le Conseil régional d’Ile de
France, la Fondation Maison des Sciences de l’Homme et le Réseau Français des Instituts d’Etudes Avancées. Il participe au
programme européen « EURIAS » et au programme « LABEX Investissement d’avenir » de l’ANR.
Définition de la fonction
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Positionnement dans l’organigramme
Le poste de Secrétaire général(e) est placé sous la responsabilité de la directrice de l’Institut.
La candidature sélectionnée sera proposée par la directrice de l’Institut au Conseil d’administration pour approbation.
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Mission principale
Sous l’autorité de la directrice, le (la) secrétaire général(e) est chargé d’assurer le bon fonctionnement de l’établissement et
de coordonner les activités d’administration générales : organisation, ressources humaines, partenariats, affaires juridiques,
comptabilité finances, contrôle de gestion, marchés, logistique.
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Liaisons hiérarchiques
Le(la) secrétaire général(e) a pour collaboratrice directe la responsable de la comptabilité. Pour assurer sa mission, le(la)
secrétaire général(e) s’appuie également sur les fonctions correspondantes au sein de la coordination scientifique, du pôle
logistique, du pôle accueil et communication.
Description du poste
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Gestion des instances
Organiser les réunions du Conseil d’Administration et de l’Assemblée Générale
Assurer le secrétariat des réunions
Assurer le suivi juridique de la vie de l’association
Gestion administrative, financière et juridique
Mise en œuvre administrative et financière des orientations stratégiques décidées
Recherche de financements publics et privés
Assurer les relations contractuelles avec les partenaires
Piloter l’activité budgétaire et financière et superviser le reporting associé
Assurer la veille juridique et fiscale
Assurer le suivi administratif et financier des contrats de recherche
Superviser le montage et la gestion de programmes européens
Gérer les contrats d’assurances liés aux personnes, aux activités, aux bâtiments et équipements
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Gestion des invitations des chercheurs
Superviser la mise en place des formalités d’invitation des chercheurs auprès des administrations publiques concernées
Mettre en place les formalités contractuelles auprès des chercheurs invités et des universités étrangères
Prévoir et organiser l’hébergement des chercheurs invités
Conseiller les résidents lors de leur installation en France
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Gestion des ressources humaines
Encadrer et animer l’équipe : organiser et répartir les activités, concevoir et suivre le plan de formation
Gérer les procédures de recrutement, d’embauche et contrats de travail
Organiser la gestion des temps de travail, congés, plannings
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Autres missions
En collaboration avec le gestionnaire du site, coordonner les activités de maintenance et d’exploitation des bâtiments :
Mettre en œuvre la politique d’hygiène et de sécurité
Piloter la politique d’achats
Veiller au bon fonctionnement logistique de la structure (outils de suivi, planification et aménagement du bâtiment)
Description du profil recherché
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Compétences
Aptitudes à gérer et animer une équipe, à communiquer dans un contexte de diversité culturelle
Bonnes connaissances dans les domaines financiers et budgétaires privés et notions de comptabilité publique
Construire des indicateurs pour le suivi et l'analyse du résultat des actions menées
Très bonnes capacités rédactionnelles (rapports, comptes rendus, notes de synthèse)
Solides notions en droit du travail, droit des contrats, consultations et appels d’offres
Maitrise des procédures administratives, budgétaires et juridiques propres aux associations
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Savoir-faire opérationnel
Rigueur, sens de l’organisation, de la définition des procédures et de la programmation
Respect de la confidentialité
Capacité à assumer des tâches de nature variée, allant d’un travail « basique » (tâches administratives, application de
procédures) jusqu’à un véritable rôle d’appui méthodologique et technique auprès du personnel, ou d’assistance et
d’accompagnement de la direction.
Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie, outils de présentation) et pratique des réseaux
sociaux
Production de documents destinés à différents publics, y compris les donateurs et le grand public.
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Expérience
Expérience de 5 ans minimum dans un poste de responsable administratif et financier ou équivalent.
Une connaissance du milieu de l’enseignement supérieur et de la recherche est requise.
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Formation
Gestion administrative et financière des entreprises, des organisations ou des associations indispensable :
niveau MBA, Grande école, DESS ou Bac + 5 spécialisé en gestion des organisations.
Une formation juridique serait un plus.
Langues pratiquées :
Français langue maternelle et Anglais : expression écrite et orale de haut niveau
ème
Poste à pourvoir à partir du 2 semestre 2016
Rémunération selon expérience
Réponse souhaitée avant le 15 avril 2016
Contact : [email protected]
http://www.paris-iea.fr
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