Create an e-Meeting and Invite Participants

Créer une réunion électronique
et y inviter des gens
Une réunion électronique offre une façon pratique de collaborer avec un groupe de
personnes. Une utilisatrice ou un utilisateur quelconque peut créer une réunion
électronique et l'ajouter à l'horaire en suivant ces instructions.
L'assistance technique n'est pas prévue pour les réunions électroniques.
1.
Ouvrez une session dans votre réunion des classes électroniques en cliquant sur le
lien www.eclasses-contactnorth.ca Sélectionnez la langue voulue et ouvrez
une session à l'aide de votre nom de connexion et de votre mot de passe
pour les classes électroniques.
Après avoir ouvert une session, cliquez sur Planifier une réunion dans le menu
de gauche.
1
A. La page permettant de Créer une réunion s'affiche. Elle comporte les
sections suivantes :
Nom – Entrez un nom pour la réunion.
Jour – Choisissez la date de la réunion dans le
calendrier déroulant.
Heure – Choisissez l'heure de début de la réunion.
Durée – Choisissez la durée de la réunion (disponible à
des intervalles de 15 minutes) dans la liste déroulante.
Ne cliquez PAS sur le bouton radio Permanent.
CONSEIL : Cliquez
sur le bouton
Commencer
maintenant pour
débuter la réunion
sans avoir à remplir
d’autres
informations.
Centre de coûts – Choisissez l'établissement ou
l'organisme auquel vous êtes associé ou laissez le choix
à AUCUN (NONE) si le nom de votre établissement ou organisme ne figure pas
sur la liste.
Description – Entrez une description détaillée de la réunion dans cette section.
Postes disponibles :
Postes réservés – Choisissez le nombre total de personnes qui vont participer à
la réunion, y compris l'hôte de la réunion. Ce nombre est réglé à 5 personnes par
défaut.
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Options de la réunion :
Enregistrer la réunion – Cochez cette case si vous voulez enregistrer la réunion
afin de pouvoir l'écouter plus tard.
Vidéo en direct – Cette case est cochée par défaut, pour permettre d’inclure la
vidéo en direct dans la réunion. Décochez cette case si vous ne voulez pas
inclure la vidéo en direct.
Inclure la vidéo en direct dans l'enregistrement – Cochez cette case si vous
enregistrez la réunion et que vous voulez inclure la vidéo dans l'enregistrement.
Autoriser les utilisateurs à participer sans invitation – Ne cochez pas cette
case. Si cette case est cochée, toute personne connaissant l'identificateur de la
réunion peut y assister.
Mot de passe de la réunion – Utilisez cette option si vous voulez assigner un
mot de passe pour votre réunion (facultatif).
Options audio :
Codec audio – Laissez cette option telle quelle pour optimiser l'expérience
audio – Débit élevé (ISAC)


Le codec audio Débit moyen (ILBC) peuvent être utilisés si les
personnes participant à la réunion utilisent un accès commuté plutôt
que l'Internet haute vitesse.
Le codec audio de Débit très élevé (IPCMWB, large band passante)
devrait uniquement être utilisé si toutes les personnes participant à la
réunion utilisent un accès haute vitesse supérieur à 100 Mo.
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Invitation par courrier électronique :
Sujet – C'est le sujet de l'invitation par courriel que le système enverra aux
personnes que vous invitez à la réunion (facultatif).
Message – Vous pouvez entrer un message personnalisé pour les personnes
que vous invitez à la réunion (facultatif).
Prévisualiser – Prévisualisez le message qui sera envoyé aux personnes que
vous invitez à la réunion (facultatif).
Participants :
Entrez l'adresse électronique – Le nombre d'adresses à remplir est égal au
nombre total de postes réservés moins un poste pour l'hôte. Remarque : À titre
d'hôte, vous recevrez également un courriel avec le lien à la réunion.
Cliquez sur Terminé après avoir entré tous les renseignements.
B. La rencontre électronique apparaît maintenant sur votre page Mon planning
sous l'onglet À venir. Pour débuter la réunion, cliquez sur Diriger. Vous
pouvez aussi modifier, copier ou supprimer la réunion.
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Outils de réunion électronique
Pour plus de détails, des ressources supplémentaires peuvent être consultés sur la page
http://www.contactnord.ca/formation/ressources-de-formation-en-conference-de-web-de-contact-nord
Option ordinateur client
Option navigateur
Enregistrer / Pause – Pour contrôler manuellement la fonction d'enregistrement,
utilisez les boutons Enregistrer et Pause. Avant de pouvoir quitter la réunion, une
fenêtre contextuelle s'affiche vous demandant si vous voulez Publier maintenant
ou Ne pas publier les enregistrements de la réunion.
Importer / Ajouter – Ajouter du contenu à votre e-Réunion par l'importation de
diapositives, des images, des fichiers audio / vidéo, et plus encore à l'agenda.
Partage d'application – Utilisez la fonction PartageApp pour montrer au groupe
une application qui se trouve sur votre ordinateur. Les participantes et
participants verront les applications sélectionnées dans la zone multimédia.
Sondage – Utilisez un sondage pour demander aux participantes et participants
de répondre à une seule question. Vous pouvez montrer les résultats du sondage
au groupe.
Le Tableau blanc est une zone qui vous permet de dessiner, d’écrire, d’annoter et
de documenter l’information.
Vidéo - utiliser l'icône de la Vidéo à diffuser à partir de votre webcam ou Donnez
la caméra vidéo aux participants afin de les voir.
Web Safari – Utilisez Web Safari pour accéder aux pages Web à partir de l'agenda.
(seulement dans l’option ordinateur, dans l’option navigateur utiliser Partager).
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