Create an e-Meeting and Invite Participants

Créer une réunion
électronique et y inviter des
gens
Une réunion électronique offre une façon pratique de collaborer avec un groupe de
personnes. Une utilisatrice ou un utilisateur quelconque peut créer une réunion
électronique et l'ajouter à l'horaire en suivant ces instructions.
A. À l'aide d'un navigateur Web, rendez-vous au site www.contactnord.ca et
cliquez sur l'icône Classes électroniques.
B. Sélectionnez la langue voulue et ouvrez une session à l'aide de votre nom
de connexion et de votre mot de passe pour les classes électroniques.
C. Après avoir ouvert une session, cliquez sur Créer une réunion dans le
menu de gauche.
D. La page permettant de créer une réunion s'affiche. Elle comporte les
sections suivantes :
Horaire :
Nom – Entrez un nom pour la réunion.
Jour – Choisissez la date de la réunion dans le
calendrier déroulant.
Heure – Choisissez l'heure de début de la réunion.
Durée – Choisissez la durée de la réunion (disponible à
des intervalles de 15 minutes) dans la liste déroulante.
Ne cliquez PAS sur le bouton radio Permanent.
CONSEIL : Cliquez
sur le bouton
Commencer
maintenant pour
débuter la réunion
sans avoir à remplir
d’autres
informations.
Centre de coûts – Choisissez l'établissement ou l'organisme auquel vous êtes
associé ou laissez le choix à AUCUN (NONE) si le nom de votre établissement ou
organisme ne figure pas sur la liste.
Description – Entrez une description détaillée de la réunion dans cette section.
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Postes disponibles :
Postes réservés – Choisissez le nombre total de personnes qui vont participer à
la réunion, y compris l'hôte de la réunion. Ce nombre est réglé à 5 personnes
par défaut.
Options de la réunion :
Enregistrer la réunion – Cochez cette case si vous voulez enregistrer la réunion
afin de pouvoir l'écouter plus tard.
Vidéo en direct – Cette case est cochée par défaut, pour permettre d’inclure la
vidéo en direct dans la réunion. Décochez cette case si vous ne voulez pas
inclure la vidéo en direct.
Inclure la vidéo en direct dans l'enregistrement – Cochez cette case si vous
enregistrez la réunion et que vous voulez inclure la vidéo dans l'enregistrement.
Autoriser les utilisateurs à participer sans invitation – Ne cochez pas cette
case. Si cette case est cochée, toute personne connaissant l'identificateur de la
réunion peut y assister.
Mot de passe de la réunion – Utilisez cette option si vous voulez assigner un
mot de passe pour votre réunion (facultatif).
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Options audio :
Voix sur IP (VOIP) – Ne modifiez pas cette option, laissez-la telle quelle.
NOTE : Ne cochez pas l’option Téléphone – cette composante ne peut pas être
utilisée pendant une session.
Codec audio – Laissez cette option telle quelle pour optimiser l'expérience
audio.


Les codecs audio de Centra SC3 (moins de 1 Ko/seconde) et ILBC
(2 secondes) peuvent être utilisés si les personnes participant à la
réunion utilisent un accès commuté plutôt que l'Internet haute vitesse.
Le codec audio d'IPCMWB (13 secondes) devrait uniquement être utilisé
si toutes les personnes participant à la réunion utilisent un accès haute
vitesse supérieur à 100 Mo.
Invitation par courrier électronique :
Sujet – C'est le sujet de l'invitation par courriel que le système enverra aux
personnes que vous invitez à la réunion (facultatif).
Message – Vous pouvez entrer un message personnalisé pour les personnes
que vous invitez à la réunion (facultatif).
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Prévisualiser – Prévisualisez le message qui sera envoyé aux personnes que
vous invitez à la réunion (facultatif).
Participants :
Entrez l'adresse électronique – Le nombre d'adresses à remplir est égal au
nombre total de postes réservés moins un poste pour l'hôte. Remarque : À titre
d'hôte, vous recevrez également un courriel avec le lien à la réunion.
Cliquez sur Terminé après avoir entré tous les renseignements.
E. La rencontre électronique apparaît maintenant sur votre page Mon
planning sous l'onglet À venir.
Pour débuter la réunion, cliquez sur Diriger. Vous pouvez aussi modifier,
copier ou supprimer la réunion.
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