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Votre rendez-vous de l’information JUIN 2015 Journal d’information du Groupe Capio [Éditorial] La qualité fera la différence ! Sommaire n Page 2 – Médecine Moderne n n RRAC, où en sommes-nous ? La Qualité, une priorité chez Capio n Page 3 – Médecine Moderne n n Notre savoir-faire va au-delà des frontières Capio célèbre sa 150ème prothèse en ambulatoire n Page 4 – Organisations & Process n La clinique Claude Bernard, modèle pour les managers suédois n Exit le DIF - Vive le CPF n Page 5 - Organisations & Process n Elaboration d’une Charte du partenariat social n De nouveaux outils pour une gestion administrative plus moderne n Page 6 - Nos projets - Nos équipes Le CSP fête ses 10 ans n n Page 7 - Nos projets - Nos équipes n Le Département d’Information Médicale, un service pivot n Les sites Internet font peau neuve Mars 2015. Le Ministère de la Santé annonce officiellement une baisse de – 2.5% sur les tarifs de l’hospitalisation privée. Cette baisse d’un niveau historique nous pénalise d’environ -8 millions d’euros par an, soit un tiers de notre résultat opérationnel. Plus que jamais, face à cet environnement difficile, nous devons poursuivre la mise en œuvre de notre modèle. Ce modèle, centré sur une délivrance différente des soins aux patients, rendu possible par de nouveaux protocoles médicaux, est aujourd’hui reconnu par tous : patients, médecins, tutelles, et même nos concurrents, publics ou privés, qui sont nombreux à nous suivre ! Plusieurs pratiques exemplaires de cette médecine moderne sont d’ailleurs détaillées dans ce numéro, vous pouvez en être fiers ! Les équipes et les établissements leaders dans la mise en œuvre de notre modèle peuvent constater une croissance d’activité supérieure à la moyenne et une productivité plus élevée qui leur permet d’amortir les baisses de prix inéluctables de la part de l’Assurance Maladie, tout en ouvrant des possibilités de facturation de nouveaux services aux assureurs complémentaires, basés sur la qualité de nos services. La mise en œuvre de ce modèle nous permet de poursuivre l’amélioration et la modernisation de nos infrastructures. Le plan de modernisation que nous avons établi concerne l’ensemble de nos cliniques et les projets de construction prennent forme au fil des mois. Vous pouvez d’ailleurs en suivre l’avancement dans chaque édition de Zoom. Elle entraîne également des transformations dans nos organisations et nos modes de fonctionnement. Vos managers doivent être à votre écoute, et travailler avec vous à l’amélioration de votre environnement et des outils mis à votre disposition. Les différents services supports, en clinique et au siège, sont là pour les accompagner. Le dialogue avec vos instances représentatives est également un facteur de succès pour mener à bien ces transformations, aussi avons-nous établi avec elles une « charte du partenariat social », dont vous pourrez prendre connaissance page 5 et qui doit être affichée dans toutes nos cliniques. Cette stratégie claire fait de Capio aujourd’hui une entreprise différente. Une entreprise dans laquelle on doit avoir plaisir à travailler et évoluer, un établissement de soins dans lequel on vient se faire soigner en toute confiance. Tout ceci, c’est grâce à vous tous, à votre motivation et votre implication au quotidien. Je vous en remercie et compte sur vous pour poursuivre avec la même détermination. Philippe Durand Directeur Général n Chiffre clé Ligatures de veines et éveinages en Ambulatoire n Page 8 - Nos projets - Nos équipes n Domont : 1er centre ambulatoire d’Ile de France n Brèves n Médipôle : C’est parti n La nouvelle clinique d’Orange a ouvert ses portes n Dernière minute n La clinique du Parisis rejoint Capio 750 731,8€ 729,6€ 700 Tarifs GHS -16,85% 650 620,2€ 610,5€ 2014 2015 600 550 500 2012 2013 La baisse du tarif des varices en ambulatoire (environ 3.300 séjours par an), a entrainé une perte financière pour CAPIO de 360 000 €. de mars 2013 à février 2015. Zoom est publié par Capio Gestion ISSN 1961 – 4640 – Capio Gestion - Le Cristal Parc - 113 Boulevard Stalingrad 69628 Villeurbanne cedex - Tél. 04 37 47 16 50. Directeur de Publication : Philippe DURAND Responsable de la Publication : Geneviève FAUGERAS Tél. 04 37 47 16 26 - 06 82 90 56 45 - e-mail : [email protected] Création / Impression : Artlinéa Communication - Tél. 01 46 67 11 16. ZOOM n juin 2015 - 1 Médecine Moderne n Récupération rapide après chirurgie, où en sommes-nous ? Cela fait désormais 5 ans que le groupe déploie la RRAC dans tous les établissements MCO en France. Le temps est donc venu de dresser un bilan ! Sur le plan de la méthodologie, la démarche est à présent solidement ancrée dans nos pratiques. Les référents RRAC sont devenus des interlocuteurs privilégiés des praticiens, des Care Unit Managers et plus largement de l’ensemble du personnel pour mieux connaître et pratiquer la RRAC. Les outils d’évaluation (CPI - Clinical Performance Indicators) permettent de faire le point sur l’avancement de la spécialité et d’acter les plans d’actions dont le suivi rigoureux mènera à l’amélioration des pratiques pluridisciplinaires. Quels sont les résultats ? Nous pouvons affirmer que la qualité des soins progresse. Les retours patients (satisfaction, résultats fonctionnels, douleur, information, préparation au retour…) désormais objectivés de façon de plus en plus fine par les QPI (Quality Performance Indicators) s’améliorent régulièrement. Les KPI (Key Performance Indicators) (durée de séjour, taux de prise en charge en ambulatoire, ..) continuent à évoluer favorablement aussi. Les équipes Capio ont par exemple réalisé 7 % des prothèses de hanche ou genou niveaux 1 et 2 en ambulatoire au cours du premier trimestre 2015. Une jolie performance ! D’autres succès se retrouvent dans toutes les spécialités : Chirurgie digestive, urologique, gynécologique, bariatrique, neurochirurgie et même cardiaque. L’ambulatoire, plébiscité par les patients, atteint des taux historiques en ophtalmologie, ORL, chirurgie de la main et explorations, y compris cardiologiques. La communication locale et nationale de ces excellents résultats nous a permis de renforcer la confiance des patients et des tutelles. Nous progressons fortement en activité et en parts de marché là où nous sommes les plus avancés dans la RRAC. Nous bénéficions aussi d’une reconnaissance de la part des tutelles comme l’attestent les réunions que nous avons actuellement avec les ARS et l’accueil favorable à nos propositions de collaboration avec elles autour de la RRAC. Nos partenariats avec les mutuelles commencés sur les sites de Domont et de Ste Odile vont pouvoir s’étendre à d’autres établissements et spécialités après les évaluations très favorables et la satisfaction de tous (patients, payeur, praticiens, cliniques). Enfin 2015 est le lancement de la récupération rapide après médecine sur le site pilote d’Aguilera. Les débuts sont très encourageants mais il est trop tôt pour faire un bilan réel. Ces résultats sont des succès d’équipe. Merci à vous tous. Beaucoup a été fait, mais beaucoup reste à faire pour que toutes nos cliniques obtiennent les mêmes résultats pour toutes les interventions et toutes les spécialités. La concurrence a bien compris que la RRAC était un magnifique concept et marche désormais sur nos traces. Il ne faut donc pas nous endormir et continuer à avancer pour continuer à faire la différence au service de nos patients. Je compte sur vous ! Dr François Demesmay Directeur Général Délégué Directeur des Activités Médicales 14 équipes Capio sont labélisées à ce jour et de nombreuses autres sont sur le rang pour les rejoindre dans les mois qui viennent. n La Qualité, une priorité chez Capio Capio se veut être une entreprise de services reconnue dans le secteur pour sa qualité : qualité des soins et de la prise en charge grâce à la médecine moderne, qualité de ses infrastructures et outils, qualité de ses collaborateurs, … Mais la qualité ne se décrète pas. Elle se cultive, se mesure, s’analyse pour être améliorée. Dans ce cadre, les cliniques ont commencé à recueillir en 2015 des indicateurs de résultats communs aux cliniques du groupe (QPI=Quality Performance Indicators). Pourquoi ce projet est-il important au niveau du groupe ? Les indicateurs de résultats permettent avant tout d’évaluer le bénéfice réel de la prise en charge pour le patient (quels sont les résultats cliniques obtenus, quel est le ressenti du patient, sa satisfaction… ?). Ils complètent les indicateurs de processus (taux de patients avec un jeûne moderne, qualité du dossier patient…). Une fois maîtrisés, ces indicateurs permettront également de donner une dimension qualitative ZOOM n juin 2015 - 2 et objective à notre communication : convaincre les patients, les autorités locales, ou même les mutuelles de l’excellence de la prise en charge par des faits et non des opinions. Enfin, ce projet est précurseur des démarches nationales qui se mettent en place aujourd’hui (évolution des indicateurs nationaux, paiement à la qualité…). Quels sont ces indicateurs ? Trois types d’indicateurs sont mesurés, sur des prises en charge ciblées : n Des indicateurs « cliniques » médicaux : taux de réhospitalisation, complications, taux de transfusion par exemple n n es indicateurs « cliniques » évalués par D les patients : douleurs au repos ou à la mobilisation, gènes (nausées – vomissements post-opératoires, insomnies par exemple) Des indicateurs de satisfaction du patient Dans un premier temps, ces indicateurs sont mesurés sur quelques prises en charge (prothèses de genou et de hanche, résection transurétrale de la prostate, cholécystectomies, pontages et valves) puis seront étendus selon leur pertinence. Que faire de ces indicateurs ? Ces indicateurs ne seront pertinents que s’ils sont analysés et discutés avec l’ensemble des professionnels qui ont pris en charge les patients : quelles informations sont utiles, existet-il une marge d’amélioration de nos pratiques, que mettre en place dans l’intérêt du patient… ? La comparaison avec les valeurs moyennes de l’ensemble des cliniques Capio permettra d’attirer l’attention sur les valeurs atypiques et les indicateurs à analyser plus finement, dans une démarche d’amélioration continue et pour un meilleur service rendu au patient. Clarisse Paget Responsable Qualité Médecine Moderne n Notre savoir-faire va au-delà des frontières ! La clinique de la Sauvegarde accueille de futurs dirigeants Le programme « Reimaging Healthcare » conçu par le NHS (National Health System), permet à des cadres, managers, médecins, soignants qui suivent un programme pédagogique de 10 mois élaboré par KPMG Angleterre, d’alterner des séquences universitaires (Harvard), des stages et des visites à l’étranger. Dans ce cadre, quatre futurs managers ont été invités à découvrir les fleurons du système de santé français, dans le public comme dans le privé. Outre, l’ARS, les Hôpitaux Civils de Lyon, c’est la clinique de la Sauvegarde qui a été retenue. C’est une belle reconnaissance pour le travail accompli par les équipes de la Sauvegarde. Mais les évolutions ne se résument plus à de petites améliorations, mais à des changements de paradygmes. Un des changements notables est de pouvoir proposer aux patients des prothèses de hanche et de genou en ambulatoire. Connaissant l’avance du Dr Jérôme Villeminot et de ses collègues en France, j’ai invité un groupe de chirurgiens, anesthésistes et managers allemands à lui rendre visite. Notre objectif était d’apprendre les bases de la Récupération Rapide Après Chirurgie et de la prothèse de genou en ambulatoire, et de rentrer en Allemagne pour mettre tout çà en musique. A ce jour, nous avons démarré la LIA (Local Infiltration of Analgesia), qui a contribué à réduire notre durée moyenne de séjour de 10 à 6 jours. Mais ce n’est qu’un début ! Nous allons poursuivre ce process, notre objectif étant d’atteindre une durée de séjour de 5 puis de 3 jours. Nous avons bien noté que cela était également un travail d’équipe, et très fortement dépendant d’une très bonne information du patient. Quand nous aurons atteint 3 jours, nous aurons atteint la « Borne Basse » en Allemagne. Nous avons bien compris que vous aviez réussi à faire disparaître cette borne basse en France et à ce titre vous êtes pour nous un exemple que nous espérons suivre un jour en Allemagne. Je voudrais en profiter pour remercier Jérôme Villeminot et ses collègues ainsi que tout Capio en France pour votre accueil et votre soutien. Des futurs managers (NHS) visitent la Sauvegarde La clinique de Domont accueille un professeur en Des chirurgiens orthopédistes allemands visitent la chirurgie orthopédique suédois ! clinique Ste Odile Le Professeur Gunnar Nemeth, Professeur de chirurgie orthopédique Une dizaine de chirurgiens orthopédistes et de personnels soignants, de Capio en Allemagne, se sont rendus à Haguenau pour s’initier à la Récupération Rapide Après Chirurgie. Nous avons interrogé Markus Fröhling, Chirurgien orthopédiste et Directeur Médical de Capio en Allemagne sur ces motivations. Quels étaient vos objectifs en emmenant vos collègues dans une clinique Capio en France ? La médecine n’a jamais évolué aussi rapidement qu’aujourd’hui. à l’hôpital Karolinska à Stockholm (le plus important hôpital public en Suède) et administrateur de Capio a tenu à voir les pratiques des équipes des Drs Moulay Meziane et Dominique Le Foll permettant de réaliser des PTH et des PTG en ambulatoire. Il a été extrêmement impressionné par le professionnalisme des équipes de Domont et la qualité de la prise en charge offerte aux patients. Un grand bravo à toutes nos équipes chirurgicales, médicales, soignantes qui nous prouvent tous les jours à quel point nous pouvons être fiers du travail accompli au cours des dernères années. n Capio célèbre sa 150ème prothèse en ambulatoire Fin janvier 2015, nous avons organisé à Paris une conférence de presse à laquelle ont été conviés les journalistes de la presse grand public. Un premier dossier de presse avait été réalisé fin 2013. Son objectif était alors de sensibiliser la presse professionnelle du bienfondé de notre stratégie médicale, et plus particulièrement du bénéfice pour le patient de la Récupération Rapide Après Chirurgie. Ce premier dossier de presse nous a ouvert les portes des tutelles. En effet, peu après la parution des articles, nous avons été invités au ministère (DGOS) à la Haute Autorité de Santé (HAS), … Début 2015, nous avons relancé une opération de communication cette fois-ci pour le grand public. Il était important de montrer que cette stratégie médicale était réellement bénéfique, mais par des faits concrets. Première prothèse de genou en ambulatoire en mars 2012… Moins de 2 ans après, nous en sommes à 150 (hanche et genou)… et moins de 3 mois après, en mai, nous en sommes à 250… Je crois qu’il n’y a rien à rajouter si ce n’est bravo à tous ceux qui nous ont montré le chemin… Capio partenaire de Vidéocaa 2015 Pour la deuxième année consécutive, Capio sera partenaire de Videocaa, organisé en partenariat avec l’AP-HP. Cette année, nous pourrons suivre en direct tout au long de cette journée les équipes de la clinique de la Sauvegarde. Plus d’informations sur www.videocaa.fr Notez la date dans vos agendas : 5 Novembre 2015 Cité Internationale Universitaire à Paris Notez la date dans vos agendas : ZOOM n juin 2015 - 3 Organisations & Process n La Clinique Claude Bernard sert de modèle au management suédois ! La clinique Claude Bernard a accueilli entre janvier et mars 2015 pas moins de 80 managers suédois au cours de 4 sessions de formation. Rappelez-vous les premiers numéros de Zoom et Interface dans lesquels nous vous parlions des visites organisées en Suède avec des équipes françaises (médicales et soignantes) pour nous inspirer de leurs méthodes afin d’améliorer nos pratiques, nos organisations. Aujourd’hui, nos collègues du nord de l’Europe nous rendent visite à leur tour, non seulement pour voir comment nous avons mis en œuvre la médecine moderne, mais également comment nous avons modifié nos organisations pour les rendre plus efficientes. L’élève aurait-il dépassé le maître ? Nous avons posé la question à Sveneric Svensson, ancien Directeur Général de Capio France, aujourd’hui Directeur Général de Capio Suède et Directeur Médical de Capio Europe. Pourquoi avoir choisi la clinique Claude Bernard pour organiser vos sessions de formation et quelles étaient vos attentes? La Suède est divisée en plusieurs secteurs d’activité très différents (la gériatrie, les clinique spécialisées en orthopédie ou en chirurgie des yeux, l’hôpital public St Göran). Sans management commun, ces établissements ont pris l’habitude au fil du temps de travailler de manière autonome, sans aucune mise en commun ou partage des savoir-faire. Aujourd’hui, la culture Capio est bien plus forte en France qu’en Suède. L’objectif de cette formation était avant tout de construire une culture commune autour du modèle Capio et de définir une stratégie commune pour faire face à nos propres enjeux. J’ai été ravi de voir les améliorations réalisées à la clinique Claude Bernard depuis ma venue en France en 2009. J’ai pu voir la confiance et la fierté dans les yeux de toutes les personnes que j’ai rencontrées. La sérénité et l’efficience sautaient aux yeux. Quelles ont été les réactions des managers suédois ? Ils ont été très impressionnés de voir à quel point leurs collègues français étaient engagés dans la mise en œuvre du modèle Capio et nos valeurs connues et intégrées dans leur quotidien. Ce qui les a encore plus frappés, c’est le KPI d’utilisation des effectifs. Les normes en termes de nombre de personnels / service sont bien plus élevés en Suède qu’en France. Malgré cela, les personnels soignants semblaient moins stressés. Cela peut s’expliquer par le fait que le personnel soignant a davantage glissé vers des tâches administratives, et est moins disponible pour le patient en Suède. Ce type d’organisation n’est absolument pas créateur de valeur pour le patient. Nous devons revoir quelles sont les tâches qui devraient être effectuées par le personnel soignant et quelles tâches devraient être faites par d’autres personnes, voire supprimées. A titre personnel, je suis extrêmement fier de ce qui a été accompli en France et espère y avoir contribué pendant mon séjour de plus de 4 ans parmi vous. n « Exit le DIF - Vive le CPF » Depuis le 1er janvier 2015, le Compte Personnel de Formation « CPF » s’est substitué au Droit Individuel à la Formation « DIF ». Concrètement, qu’est-ce qui change pour le salarié ? Le CPF est désormais ouvert dès le démarrage du parcours professionnel et jusqu’à la fin de la carrière. Il suit donc le salarié quel que soit l’employeur. Il n’est donc plus géré par les employeurs mais par l’Etat. Le CPF permet à toute personne, qu’elle soit salariée ou demandeuse d’emploi, d’acquérir : n 4 heures par an pour un travail à temps 2 complet toute l’année (nombre d’heures calculé au prorata du temps travaillé pour les salariés à temps partiel ou en CDD) jusqu’à l’acquisition de 120 heures ZOOM n juin 2015 - 4 n uis 12 heures par an dans la limite d’un P plafond total de 150 heures. Le salarié peut utiliser son crédit d’heures pour des actions telles que : es formations permettant d’accéder à D une qualification ou une certification, n L’acquisition d’un socle de connaissances et de compétences (savoir de base), n Des actions d’accompagnement à la Validation des Acquis de l’Expérience (VAE). Les listes complètes des formations éligibles au CPF dans chaque région sont disponibles sur www.moncompteformation. gouv.fr Accueil/Titulaire/Rechercher. n Par ex. plus de 2 000 formations en Rhône Alpes. Comment utiliser le Compte Personnel de Formation ? Le CPF ne peut être utilisé qu’à l’initiative du salarié. Pour cela, il faut dans un premier temps qu’il active son compte sur : www.moncompteformation.gouv.fr, faute de quoi ni le salarié ni l’employeur ne pourront utiliser ce crédit d’heures au titre de formations. A noter : Les heures acquises au titre du DIF et transférées sur le CPF restent utilisables jusqu’au 31/12/2020, selon les règles du CPF. Pour cela, chaque salarié doit reporter sur son CPF le nombre d’heures DIF communiqué par l’employeur. Pour plus de renseignements, n’hésitez pas à vous rapprocher du service RH de votre établissement. Christophe Coustilières Responsable Développement RH Christophe Coustilières a rejoint Capio en 2013 en qualité de DRH de la clinique des Cèdres, avant d’accepter le poste de Responsable Développement RH au siège au 1er Avril 2015. Il est en charge de l’accompagnement et du développement des équipes et de la mise en œuvre des outils et moyens nécessaires à la réalisation de leurs objectifs. Organisations & Process n Elaboration d’« Une charte du partenariat social » pour un fonctionnement transparent avec nos élus Une enquête visant à déterminer le climat de concertation existant entre les représentants du personnel et leurs directions dans tous les secteurs d’activité de Capio a été menée à l’initiative du Comité de Groupe Européen. Cette charte concrétise notre volonté de travailler avec les élus, dans un climat de confiance et de transparence réciproques, et notre souhait de privilégier un dialogue constructif. A l’issue de cette enquête qui a permis de mettre en exergue les points à améliorer pour une relation de confiance avec les élus, la direction générale de Capio et les 5 représentants du personnel au Comité de Groupe Européen ont travaillé ensemble sur les différents axes d’amélioration. En s’inspirant du modèle Capio, les représentants syndicaux et la direction générale ont ainsi élaboré la « Charte du Partenariat Social » qui fixe les bases de collaboration entre nous. Cette charte a été présentée conjointement au Comité de Groupe Européen par Michèle Goya, Représentante Syndicale, membre du Comité de Groupe Européen, et la Direction Générale de Capio France représentée par Catherine Viatgé. Catherine Viatgé Directeur Général Délégué Directeur Développement Process & Organisations n De nouveaux outils pour une gestion administrative plus moderne Un logiciel de paie unique … Ensemble, ils ont défini le cahier des charges afin de lancer un appel d’offres, visant à choisir le même logiciel de paie pour toutes nos cliniques. … connecté au logiciel OCTIME Ce patchwork de logiciels rend la gestion administrative extrêmement lourde et rend difficile l’extraction de données et d’indicateurs sociaux. C’est ADP, numéro 1 en France, qui a remporté le marché. Le déploiement de ce nouvel outil démarrera en janvier 2016 dans les cliniques lyonnaises et sera progressivement déployé dans tous les établissements d’ici fin 2017. L’objectif était d’avoir un outil unique de gestion des plannings pour toutes les cliniques. Par ailleurs, le logiciel majoritairement présent dans nos cliniques est totalement obsolète et le fournisseur ne réalise plus de maintenance évolutive. Concrètement, quels en sont les avantages ? L’interface de connexion entre l’outil de paie et le logiciel de gestion des plannings permettra là encore à chaque salarié via le « Portail salariés » de consulter lui-même son planning, ses compteurs et de faire des demandes d’absence. Cinq outils différents de gestion de la paie existent aujourd’hui au sein de nos établissements. En d’autres mots, ce logiciel ne répond plus aux obligations réglementaires récentes, comme par exemple l’obligation pour chaque établissement de transmettre tous les mois à la direction des affaires sociales les déclarations sociales nominativement pour chaque salarié (déclaration qui se faisait jusque-là une fois par an et de manière globale). A partir de ce constat, il a été décidé de créer un groupe de travail constitué des responsables de paie de tous nos établissements. Le premier avantage est bien entendu d’avoir un seul et même outil informatique pour tous les établissements, mais surtout un outil moderne qui intègre les dernières technologies. Ce logiciel permettra également l’établissement automatique de reporting et tableaux de bord sociaux. Il permettra en outre à chaque salarié via un « Portail salariés » de consulter/modifier ses données personnelles (changement d’adresse par exemple) et de faire des demandes administratives (demandes d’acompte, d’attestation de travail, …) Souvenez-vous, le projet Octime a été initié en 2013. Le déploiement a démarré mi 2013. Toutes les cliniques seront équipées mi 2016. Deux outils modernes au service du salarié qui peut lui-même faire un certain nombre de démarches, et au service des responsables paie grâce à une gestion administrative plus automatisée. Sarah DECOURT Responsable RH siège ZOOM n juin 2015 - 5 Nos projets - Nos équipes n Le CSP fête ses 10 ans ! Un CSP, qu’est-ce que c’est ? Un CSP (Centre de Services Partagés) est une équipe administrative centralisée qui a pour rôle d’apporter des services homogènes, maîtrisés et efficaces autour de problématiques pouvant se gérer à distance. Il s’agit donc d’assurer en permanence pour nos clients (les cliniques et les patients) un service de qualité optimale avec des coûts maîtrisés. Un peu d’histoire… 2005 n n En 2004, Capio s’est engagé dans une démarche de centralisation de la comptabilité de ses cliniques. Un CSP a donc été créé au siège, sous la responsabilité de la Direction Administrative et Financière. 2004 Plus un CSP compte de clients et/ou de missions, plus son effet de levier est important pour un temps de retour sur investissement faible. C’est ce qui a contribué à la mise en place d’outils informatiques performants et innovants ces 3 dernières années : 2006 2012 2012 n n 2014 n 8 cliniques 10 cliniques 20 cliniques n a dématérialisation des factures fournisseurs (les factures L sont scannées ou reçues de façon électronique – plus de gestion papier – comptabilisation automatique – Extranet pour informer les fournisseurs sur le statut de leurs factures) ’aide au recouvrement des impayés par des relances automatiques L courrier, mail et SMS ’externalisation de l’impression, mise sous plis et affranchissement L des relances papier pour les patients et les mutuelles ne solution de type centre d’appels pour la gestion des réclamations U téléphoniques des fournisseurs, mutuelles et patients avec répartition des appels entre les collaborateurs et gestion des files d’attente ’automatisation de la comptabilisation des règlements des patients L (paiement en ligne, chèques) t depuis début 2015, le paiement en ligne pour permettre aux E patients de régler leur frais d’hospitalisation et de télécharger leur facture acquittée Grâce aux outils modernes et à l’assistance portée aux cliniques, le CSP a mis en œuvre une chaîne administrative performante, et contribue ainsi activement à moderniser l’image de Capio : des processus modernes pour un meilleur service rendu au patient. Phase 1 mise en place des 8 cliniques d’origine Phase 2 Phase 3 stabilisation finalisation maturité A ses débuts, le CSP gérait la comptabilité clients, la comptabilité fournisseurs et la comptabilité générale des 8 premières cliniques concernées. A partir de 2012, le CSP s’est recentré sur la gestion des comptabilités clients et fournisseurs, et une dizaine de cliniques supplémentaires ont ainsi rejoint progressivement le centre de services partagés. A ce jour, la quasi-totalité des établissements du groupe ont délégué aux équipes du siège la gestion de leurs factures fournisseurs, leurs encaissements patients/caisses/mutuelles et le recouvrement des impayés. Les avantages d’une gestion centralisée… La mutualisation des moyens permet aux cliniques de bénéficier d’avantages liés à des volumes importants : n n n Norbert MANUEL Directeur du CSP Le CSP en chiffres Comptabilité fournisseurs 17 000 factures contrôlées/mois 9 comptables 600 1 manager appels fournisseurs/mois Comptabilité clients 1 manager 2 superviseurs 22 comptables/ agents recouvrement Une continuité de l’activité quelle que soit la période de l’année. En effet, les collaborateurs sont dédiés et spécialisés mais le planning des congés est établi de manière à ne jamais stopper l’activité es process sécurisés grâce à une homogénéisation des pratiques D (harmonisation des plans comptables en 2013 par exemple) ’accès à des technologies modernes dans lesquelles elles n’auraient L pas pu investir faute de rentabilité, comme le paiement en ligne des patients (2 500 transactions/mois pour 350 000€ un mois après son démarrage) ZOOM n juin 2015 - 6 10 000 encaissements/mois 20 000 relances/mois pour impayés 3 000 appels et réclamations de patients/mois Nos projets - Nos équipes n Le Département d’Information Médicale, un service pivot au sein de Capio (E. Bismuth à g., N. Khoudri, à dr) Le Département d’Information Médicale (D.I.M.) est avant tout un service médical, sous la responsabilité d’un médecin DIM, Eric Bismuth et d’un Technicien en Information Médicale (T.I.M.) Nordine Khoudri. Son activité se décline sur plusieurs axes aussi bien médicaux qu’économiques. Le recueil et la qualité des données médicales. n n n n Il s’assure de la qualité du recueil des données médicales fournies par l’ensemble des établissements du groupe : l’exhaustivité et la qualité des données médicales produites est une exigence, pour garantir des données statistiques de qualité ! Il traite et analyse ces données et produit des rapports d’activités : évolution d’activité - comparaison entre régions Il participe au suivi épidémiologique des patients en analysant les bases de données de chaque établissement (évolution des durées moyenne de séjours, taux de réhospitalisation, de complications…) Il assure la protection des données médicales du groupe en faisant respecter le secret professionnel (veille aux accès des données, anonymisations et cryptages de données médicales) Il veille au respect du cadre règlementaire de la tarification (application des directives nationales). Les règles liées à la tarification sont changeantes et leur impact sur la facturation est considérable, ce qui exige une réactivité du DIM siège en matière de communication et de contrôle des nouveautés tarifaires. Le DIM assure également la formation continue de l’ensemble des TIMs. Il contrôle toutes les mises à jour des programmes informatiques qui serviront au codage et à la facturation avant mise en service. Il défend également les intérêts du groupe dans le cadre de contrôles réalisés par la Caisse d’Assurance Maladie en participant de manière active avec le médecin DIM de l’établissement aux discussions avec les médecins-conseils, et aux expertises lorsque des dossiers sont portés devant le Tribunal administratif de la sécurité sociale. Le conseil stratégique Le DIM analyse les opportunités et risques en matière d’évolution de certaines activités médicales et conseille les directions sur les pistes stratégiques à développer en lien avec ces évolutions. C’est une véritable fonction transversale qui collabore de manière étroite avec tous les acteurs médicaux et administratifs : n n n n n n L’expertise en matière de codage Le codage de tout acte (chirurgie, soin, …), de chaque séjour, réalisés au sein de l’établissement, constitue la base de nos revenus. Le département d’information médicale apporte son expertise et son assistance aux établissements pour valoriser certains séjours complexes et centralise tous les dysfonctionnements et les corrige. n n vec ses homologues Dim dans les cliniques avec lesquels il forme une A communauté de médecins pluridisciplinaires (cardiologue, médecins de santé publique, chirurgien, anesthésiste, algologue, endocrinologue) vec les praticiens dans certaines demandes spécifiques (études A cliniques, conseils) vec le service qualité pour garantir la qualité des données médicales et A des indicateurs utilisés dans la certification. a pharmacie pour l’impact des molécules onéreuses inclues dans L certains tarifs et le service achat dans l’acquisition de dispositifs médicaux (prothèses, …) vec les services financiers pour les modifications tarifaires et A les services informatiques sur l’évolution des données médicales informatisées (dossiers patients) Avec les équipes RRAC sur les analyses médico économiques vec la facturation et le recouvrement pour s’assurer que toutes A les activités réalisées dans l’établissement soient correctement rémunérées t enfin, avec la direction générale comme conseil dans certains choix E stratégiques. Eric BISMUTH Médecin DIM siège n Les sites internet Capio ont fait peau neuve ! commun pour toutes les cliniques et le siège, plus conforme à l’image de modernité que nous souhaitons associer à Capio. Design moderne qui correspond à notre culture et notre stratégie ; un style épuré qui reflète la transparence de Capio et de ses collaborateurs. Ces sites répondent aux demandes des internautes d’aujourd’hui. En effet, ils sont conçus avec une technologie web responsive, ce qui signifie qu’ils sont compatibles pour une navigation sur tablettes et sur mobiles. Le 1er Janvier 2015, les nouveaux sites internet Capio ont été mis en ligne. En effet, nos anciens sites, datant de presque dix années, accusaient leur âge en termes d’ergonomie et de fonctionnement. De plus, leur mise à jour nécessitait l’intervention d’un prestataire externe, ce qui retardait la mise en ligne d’actualités par exemple. Nous vous souhaitons une agréable visite sur vos nouveaux sites et vous invitons à nous faire part de tout commentaire qui nous aiderait à les améliorer. Prune MORETON Chargée de communication en alternance Les sites ont ainsi été entièrement reconstruits avec un design ZOOM n juin 2015 - 7 Nos projets Nos équipes n Domont : Premier centre ambulatoire d’Ile de France La Clinique de Domont est depuis le début de l’année, le seul établissement francilien à proposer exclusivement des prises en charges de moins de 24 heures. Cette évolution novatrice est la première étape d’un projet initié il y a 3 ans. Au moment de son rachat, la Clinique de Domont, avec une équipe médicale dynamique et orientée vers la médecine moderne, répondait déjà aux critères de la stratégie Capio (hyperspécialisation, RRAC, taux ambulatoire supérieur à 80%). Elle se situait néanmoins dans une impasse immobilière à moyen terme. Sa proximité avec la clinique Claude Bernard distante d’à peine 9 kilomètres, a rapidement permis d’imaginer convertir cet établissement, en centre ambulatoire sur le modèle suédois. L’ARS d’Ile de France, a tout de suite été séduite par ce projet et a délivré une autorisation à titre expérimental pour créer un centre ambulatoire autonome, autrement dit, non rattaché géographiquement à un établissement hospitalier conventionnel. Un projet en deux temps La première étape a consisté à transférer le 1er Janvier de cette année, l’activité d’hospitalisation conventionnelle à la clinique Claude Bernard. Où les praticiens bénéficient de l’extension du bloc opératoire et d’un service entièrement refait à neuf. Ce transfert d’activités a permis de créer d’importantes synergies sur le pôle. La deuxième étape de ce projet sera la reconstruction d’un centre indépendant entièrement dédié à la chirurgie et médecine ambulatoire. Les travaux de ce futur établissement qui vont démarrer en juillet, devraient permettre d’accueillir les premiers patients dernier trimestre 2016. n u premier étage, le plateau technique A avec 5 salles de bloc, une salle de réveil pouvant aller jusqu’à 12 postes, modulable avec une zone dédiée aux anesthésies loco-régionales, 1 stérilisation et l’unité ambulatoire de 25 places. Un centre ambulatoire polyvalent Moderne et innovant, le centre ambulatoire sera totalement polyvalent et permettra d’adapter les prises en charges aux patients et aux différentes spécialités, allant du fast-track (circuit court) à la chirurgie lourde (prothèse totale de hanche et de genou, ligaments croisés antérieurs, hémorroïdes, amygdales, vésicules, …). Cet établissement pourra accueillir plus de 10 000 patients par an et deviendra un maillon fort sur le territoire du Val d’Oise. Conçu et pensé pour la chirurgie ambulatoire, le bâtiment de 3600m2 se répartira sur deux niveaux : n Romain DOMPS Directeur u rez-de-chaussée, un pôle de consultations A de spécialistes et un service d’imagerie ainsi que des locaux administratifs et logistiques. 10-31-1189 / pefc-France.org n Brèves Médipôle Lyon Villeurbanne : C’est parti ! Dès le permis signé, les engins se sont mis au travail. Livraison du bâtiment : Fin 2017 La nouvelle clinique Capio Orange a ouvert ses portes Le 9 février sonne l’ouverture de la clinique d’Orange qui regroupe sur le site de la clinique du Parc les activités de la clinique de Provence qui a définitivement fermé ses portes. Avec ses 9 blocs opératoires, 44 lits d’hospitalisation et 19 places ambulatoires, cet établissement va accueillir plus de 14 000 patients par an. n Dernière Minute La Clinique de Parisis rejoint Capio Le 17 mars 2015, Capio a finalisé l’acquisition de la clinique du Parisis à Cormeilles en Parisis La clinique compte 110 salariés et une cinquantaine de praticiens libéraux. Elle détient par ailleurs la seule autorisation de Procréation Médicalement Assistée du Val d’Oise. Nous sommes heureux d’accueillir salariés et médecins et leur souhaitons la bienvenue chez Capio ! ZOOM n juin 2015 - 8 Artlinéa communication Tél. : 01 46 67 11 16 - RCS Nanterre B 478 444 318 - EDITION JUIN 2015 Le permis de construire du futur Médipôle a été signé fin janvier 2015. Fruit d’une coopération hospitalière inédite entre Capio et la Mutualité du Rhône, ce projet regroupera deux établissements Capio (la clinique du Tonkin et le centre Bayard) avec quatre établissements appartenant à la Mutualité. Le bâtiment s’élèvera sur 6 niveaux et comportera 708 lits et places ainsi que 749 places de parking. Les travaux de démolition s’achèveront en juin. Le chantier à proprement dit devrait démarrer après l’été.