Fiche résumée : SECRÉTAIRE ADMINISTRATIF

Fiche résumée : SECRÉTAIRE ADMINISTRATIF
Secrétaire − Secrétaire généraliste − Secrétaire bilingue − Secrétaire opérateur − Secrétaire sténo − Secrétaire traitement
de texte − Secrétaire trilingue − Sténo secrétaire − Secrétaire sténodactylographe
CITP 88 : 4115 Secrétaire
PCS 2003 : 542a Secrétaire
ROME 1999 : 12131
Le (la) secrétaire saisit et présente des documents (courriers ou rapports) pour un service ou pour un chef hiérarchique, à
l'aide de techniques bureautiques et en particulier du traitement de texte. Il ou elle trie, dépouille, classe des documents,
transmet le courrier et organise matériellement les déplacements et les rendez−vous de son chef hiérarchique. Il ou elle
transmet ou filtre les communications téléphoniques et assure le premier niveau de contact entre le service et l'extérieur.
Le (la) secrétaire assistant (e) prend en charge les travaux administratifs et la logistique du service, assure des fonctions
de coordination et d'organisation au sein de l'unité.
En fonction de l'activité de son service, il (elle) peut assurer le suivi administratif des opérations commerciales (achats /
ventes), le suivi administratif courant du personnel (congés et absences), le suivi des statistiques du service (tableaux et
graphiques).
Il (elle) est l'interface entre son service et l'extérieur et relaie l'information auprès de son unité.
Il (elle) organise, en tenant compte des contraintes de l'équipe, les réunions et les déplacements et tient les agendas. De
façon générale, il (elle) facilite le travail de sa hiérarchie grâce à la préparation de dossiers, la mise en forme de tous types
de documents, la rédaction de certains écrits et le classement des documents. L'organisation des tâches qui lui incombent
relève de sa propre initiative, en gérant les priorités et les urgences.
bureau individuel
(exiguïté du poste)
zone de réception et d'accueil
(ambiance thermique inconfortable)
plateau ouvert
(climatisation dans les bureaux, éclairage localement insuffisant ou éblouissant, bruit de
fond, ambiance thermique inconfortable)
salle de réunion
local d'archives
éclairage localement insuffisant ou éblouissant
(concevoir un éclairage adapté, remplacer les ampoules
usagées, installer des luminaires avec grille de défilement)
ambiance thermique inconfortable
(adapter l'aération et la ventilation, isoler thermiquement les locaux,
préserver le confort thermique)
climatisation dans les bureaux
(effectuer la maintenance de la climatisation)
bruit de fond
(effectuer le traitement acoustique des locaux à la conception (plafonds, murs, postes),
réduire le bruit de fond)
renouvellement de l'air insuffisant
(adapter l'aération et la ventilation)
exiguïté du poste
fatigue visuelle
inconfort thermique, fatigue transitoire due à la chaleur, rhinopharyngite
Fiche résumée − Secrétaire administratif
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horaires réguliers de jour
travail en coordination,dépendance fonctionnelle ou hiérarchique
(objectifs divergents et logiques
différentes avec la hiérarchie, faible autonomie)
travaux urgents impromptus, délais à respecter
(contrainte de temps, fluctuation de la charge de travail,
délais à respecter, aléas à gérer, multiplicité des tâches )
contrainte de temps, liées aux délais à respecter
(planifier le travail, veiller à la gestion des volumes de
travail)
aléas à gérer, fluctuation de la charge de travail, multiplicité des tâches
faible autonomie
(renforcer l'autonomie en formant l'opérateur à sa tâche)
objectifs divergents et logiques différentes avec la hiérarchie
(informer sur le rôle des divers interlocuteurs,
améliorer la communication et l'organisation)
stress lié aux conflits d'objectifs, troubles névrotiques liés à un sentiment de dévalorisation
anxiété généralisée, troubles névrotiques, troubles liés à des facteurs de stress et troubles somatoformes
trouble de l'humeur
assurer les travaux courants de bureautique, réaliser le traitement administratif de certains dossiers du
service
(travail sur écran)
accueillir et orienter un correspondant téléphonique et / ou un visiteur.
(agression verbale directe ou par
téléphone du public, tâches multiples concomitantes, matérialisation visuelle des appels en attente)
assurer le traitement du courrier
assurer le classement et l'archivage des documents du service ou de la structure
(port de charges de taille
et de poids très variables, sol sur plusieurs niveaux)
assister une équipe,gérer les plannings (exigence d'efficacité, contrainte relationnelle, objectifs divergents
et logiques différentes entre collègues, alternance du travail géré seul ou en équipe, non reconnaissance de
l'activité par les collègues)
gérer le stock de consommables
(exigence d'efficacité générant une charge mentale)
taper les compte−rendu avec un système audio de dictée
travail sur écran
(aménager un espace de travail spacieux et ergonomique avec du mobilier adapté, un
siège ergonomique, choisir des logiciels ergonomiques, alterner les activités)
tâches multiples concomitantes, matérialisation visuelle des appels en attente
agression verbale du public directement ou par téléphone
(former à la CAT face à des personnalités
difficiles, à une personne agressive)
alternance du travail géré seul ou en équipe
contrainte relationnelle, objectifs divergents et logiques différentes entre collègues (faciliter la communication)
exigence d'efficacité, non reconnaissance de l'activité par les collègues
port de charges de taille et de poids très variables (former à la manutention, utiliser des aides à la
manutention, interdire aux femmes les charges de plus de 25 kgs, ordonnance de prévention des lombalgies)
sol sur plusieurs niveaux
fatigue visuelle, syndrome de l'oeil sec
troubles musculo squelettiques des membres (RG 57 : liste limitative)
douleur dorso−lombaire
anxiété généralisée, troubles névrotiques, troubles liés à des facteurs de stress et troubles somatoformes
Fiche résumée − Secrétaire administratif
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poste informatique fixe ou portable
(écran de visualisation)
imprimante
photocopieur
(exposition sonore ne dépassant pas les seuils réglementaires, émission d'ozone)
téléphone, standard téléphonique
(contraintes liées à matérialisation visuelle des appels en attente)
dictaphone
écran de visualisation (aménager un espace de travail spacieux et ergonomique avec du mobilier adapté, un
siège ergonomique, choisir des logiciels ergonomiques, alterner les activités)
exposition sonore ne dépassant pas les seuils réglementaires
émission d'ozone
(aérer, ventiler)
contraintes liées à matérialisation visuelle des appels en attente
fatigue visuelle, syndrome de l'oeil sec
troubles musculo squelettiques des membres (RG 57 : liste limitative)
effets extra−auditifs du bruit
irritation oculaire, irritation respiratoire
PUBLICS
clientèle
(contact avec la clientèle générant une charge mentale particulière)
équipes de travail
(contrainte relationnelle, contraintes liées à l'alternance du travail géré seul ou en
équipe)
contact avec la clientèle générant une charge mentale particulière, contrainte relationnelle
(faciliter la
communication, former à la CAT face à une personne agressive, à des personnes différentes, à des
personnalités difficiles)
contraintes liées à l'alternance du travail géré seul ou en équipe
anxiété généralisée, troubles névrotiques, troubles liés à des facteurs de stress et troubles somatoformes
tenue civile avec éventuellement "code vestimentaire"
Dans ce métier, un certain nombre de situations ou nuisances peuvent après évaluation, poste par poste, être considérées
comme des facteurs de pénibilité : travail répétitif
Les différents tableaux de maladies professionnelles pouvant être concernés dans cette profession sont : 57
Les conditions d'exercice varient beaucoup d'une entreprise à l'autre selon la taille de l'entreprise, l'organisation de l'équipe,
le matériel et les outils bureautiques utilisés.
L'ergonomie du poste est déterminante dans la survenue de TMS.
Les facteurs de Risques Psycho Sociaux et leurs conséquences sur la santé sont à évaluer.
Fiche résumée du 01/06/2012 issue de la FMP Secrétaire administratif consultable sur
http://www.fmpcisme.org
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