Offre de service de formation au soutien à l`organisation du travail

OFFRE DE SERVICE AU SOUTIEN À
L’ORGANISATION DES SOINS, DES
SERVICES ET DU TRAVAIL
La Direction des ressources humaines
AQESSS
Janvier 2010
OFFRE DE SERVICE AU SOUTIEN À L’ORGANISATION DES SOINS, DES SERVICES ET DU TRAVAIL
Soucieux de s’engager dans un exercice de réorganisation du travail avec succès, les
établissements et leurs équipes de projet veulent maximiser temps et efforts pour répondre le
plus adéquatement possible aux exigences de leur environnement. Le recours à de bonnes
pratiques en organisation des soins, des services et du travail et l’utilisation d’un bon outil de
planification devient un incontournable. Élaborer un dossier ou un manuel d’organisation de
projet en partenariat avec les acteurs principalement concernés constitue le premier pas vers la
réussite. C’est dans cet objectif que l’AQESSS vous propose deux ateliers en appui à vos projets.
Un atelier de deux jours pour soutenir le démarrage de projets d’organisation des soins,
des services et du travail en établissement à l’intention des responsables de projet et
des comités de pilotage : « Notre projet d’organisation du travail : une réussite »;
En nouveauté, un atelier d’une journée spécialement conçu à l’intention des
destinataires du changement (l’équipe de travail qui est visée par la réorganisation) :
« Notre équipe et le changement ».
POUR UNE BONNE CONCEPTION ET PLANIFICATION DE PROJET
« Notre projet d’organisation du travail : une réussite » est une activité qui s’adresse aux
gestionnaires responsables du démarrage d’un projet, aux chargés de projet désignés ainsi
qu’aux membres des comités de pilotage ou de coordination (employés ou représentants
syndicaux) engagés dans la planification et la conception du projet de réorganisation.
Cet atelier propose d’explorer les deux aspects les plus importants pour la réussite d’une
intervention en organisation des soins, des services et du travail :
La conception et la planification du projet;
La démarche de gestion du changement.
L’objectif principal poursuivi est d’outiller les participants aux principes de la gestion de projet
pour qu’ils puissent mettre en œuvre une démarche structurée de gestion de projet et des
stratégies gagnantes de gestion du changement planifié.
Au terme de l’atelier de formation, les participants se seront familiarisés avec la démarche de
gestion de projet et auront développé des habiletés et des capacités pour :

Partager un langage commun en matière d’organisation des soins des services et du
travail, de gestion de projet;



Développer une vision et définir les contours du projet;

Élaborer les indicateurs de résultats adéquats en relation avec les « solutions »
retenues;
Établir les modalités de fonctionnement et les mécanismes de suivi du projet;
Définir un mandat clair pour le chargé de projet et l’équipe de projet ainsi que préparer
un dossier d’organisation de projet;
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OFFRE DE SERVICE AU SOUTIEN À L’ORGANISATION DES SOINS, DES SERVICES ET DU TRAVAIL

Se familiariser avec les stratégies facilitant la mise en œuvre du projet de changement
auprès des récipiendaires du projet en suscitant l’adhésion et la mobilisation.
POUR FAVORISER LA COMPRÉHENSION ET L’ADHÉSION AU PROJET
L’atelier « Notre équipe et le changement » s’adresse spécifiquement aux membres des équipes
qui seront les destinataires directs ou indirects des changements initiés par la démarche de
réorganisation. Les recherches en matière de gestion planifiée de transformation
organisationnelle nous confirment qu’il est fort utile d’offrir un espace d’échanges sur les
préoccupations des personnes qui vivront les transformations dès le démarrage des activités
afin de favoriser l’adhésion au projet.
L’atelier permettra aux responsables de projet de renforcer leur discours mobilisateur en
complétant l’information pertinente sur la démarche de projet, de permettre un échange sur les
préoccupations de chacun et d’enrichir la programmation des activités anticipées pour soutenir
les équipes selon les besoins exprimés et ainsi assurer une mise en œuvre réussie des
changements.
LES MÉTHODES ET LES STRATÉGIES PROPOSÉES LORS DES ATELIERS
Les ateliers utilisent le projet de l’établissement comme véhicule d’apprentissage et permettent
aux participants de progresser dans la conception et l’appropriation du projet.
Plus particulièrement, l’atelier « Notre projet d’organisation du travail : une réussite »
permettra d’évaluer la capacité de changer du milieu, d’initier leur « dossier » d’organisation de
projet en les familiarisant avec quelques techniques indispensables à la bonne gestion de projets
et d’identifier les différentes activités requises pour assurer la gestion du changement, le suivi et
l’évaluation du projet.
Pour sa part, l’activité « Notre équipe et le changement » guide les responsables de projet et les
membres des équipes qui devront vivre les changements dans une réflexion et des échanges
pour favoriser la compréhension commune des objectifs et de la légitimité de la démarche de
projet ainsi que sur les impacts anticipés. Chaque participant est invité à partager et à échanger
sur ses préoccupations, ses appréhensions et ses espoirs, à formuler ses interrogations et ses
suggestions. De même, les équipes sont appelées à réaliser leur capacité à effectuer les
changements avec succès.
Au cours des activités, de courtes capsules synthèses des concepts les plus importants sont
proposées, et les exercices en atelier sont privilégiés. Les échanges en équipe consolident une
compréhension commune et la cohésion parmi le personnel concerné.
Avant la tenue de chaque atelier, l’animateur de l’AQESSS tiendra une conférence préparatoire
avec le responsable du dossier et le chargé de projet pour mieux camper la dynamique et les
enjeux spécifiques du projet en vue de préparer une intervention adaptée au milieu. La
visioconférence ou la conférence téléphonique seront les moyens privilégiés pour ce faire.
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LE FORMAT ET LE CONTENU DE L’ATELIER « NOTRE PROJET D’ORGANISATION DU TRAVAIL :
UNE RÉUSSITE »
L’atelier se déroule sur deux journées consécutives et abordera les thématiques suivantes :

L’environnement et les enjeux du projet, la capacité de changer et les stratégies utiles à
la mise en œuvre du projet;

La dynamique de collaboration dans le cadre de partenariat avec tous les acteurs
internes et externes (syndicats, médecins, professionnels et non professionnels, RLS);


Les phases de la démarche optimale en OSST et le modèle intégrateur en OSST;

Les outils pour concevoir et élaborer son projet et préparer un « dossier »
d’organisation de projet;


L’approche par le tableau de bord pour « monitorer » les résultats escomptés;

Les méthodologies disponibles pour réviser l’organisation du travail selon l’angle de
prise retenu;

L’approche par les préoccupations des récipiendaires du changement et l’importance
d’un plan de communication ciblé.
La structure de projet et le rôle du chargé de projet, des comités de pilotage et de
travail et de la direction de l’établissement;
L’identification des indicateurs et outils de suivi de projet, de coordination des activités
de mise en œuvre;
Un cahier présentant les concepts les plus importants, des grilles de travail, des exemples
d’outils, des textes ou des extraits de la documentation pertinente ainsi que des références
utiles seront remis à chaque participant. Un CD-ROM contenant les outils proposés sera remis
au chargé de projet.
La formule d’atelier permet d’accueillir jusqu’à dix-huit (18) participants afin de permettre un
maximum d’interactions. L’horaire des activités de formation sera établi avec le chargé de projet
ou le gestionnaire responsable.
LE COÛT DE L’ACTIVITÉ « NOTRE PROJET D’ORGANISATION DU TRAVAIL : UNE RÉUSSITE »
Le coût de l’activité de formation en appui aux projets en organisation du travail est de 5 000 $
plus les taxes. Ce coût inclut les honoraires professionnels des formateurs, le matériel aux
participants et la conférence préparatoire.
Les frais de déplacement et de séjour du formateur ainsi que les frais des locaux, de matériel
audiovisuel et de rafraîchissements sont à la charge de l’établissement.
Un accompagnement postformation pour soutenir le démarrage du projet est aussi disponible
au tarif horaire de 150 $.
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LE FORMAT ET LE CONTENU DE L’ATELIER « NOTRE ÉQUIPE ET LE CHANGEMENT »
L’atelier d’une journée aborde les thèmes suivants :







L’autodiagnostic individuel sur son style quant au changement;
La compréhension commune du projet par l’équipe;
Les préoccupations individuelles et collectives;
La capacité de changer de l’équipe;
Les gains et les pertes;
Les valeurs à se donner en période de changement pour favoriser la réussite du projet;
Les constats et les conditions requises pour réaliser les changements projetés.
Un cahier contenant les exercices et quelques concepts sur les préoccupations est remis à
chaque participant, et les synthèses des discussions sont consignées sur des feuilles mobiles à
l’intention des responsables de projet.
La formule d’atelier permet d’accueillir jusqu’à dix-huit (18) participants.
LE COÛT DE L’ACTIVITÉ « NOTRE ÉQUIPE ET LE CHANGEMENT »
Le coût de l’atelier est 3 000 $ plus les taxes. Ce coût inclut les honoraires professionnels du
formateur, le matériel aux participants et la conférence préparatoire.
Les frais de déplacement et de séjour du formateur ainsi que les frais des locaux, de matériel
audiovisuel et de rafraîchissements sont à la charge de l’établissement.
Un accompagnement postformation pour soutenir la gestion du changement est aussi
disponible au tarif horaire de 150 $.
UNE APPROCHE SUR MESURE
L’AQESSS peut, sur demande, donner une activité se déroulant sur un, deux ou trois jours tout
en reprenant selon les besoins de l’établissement les différents modules des deux ateliers cidessus présentés. Le coût d’une telle activité serait à convenir avec l’établissement.
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OFFRE DE SERVICE AU SOUTIEN À L’ORGANISATION DES SOINS, DES SERVICES ET DU TRAVAIL
LA PERSONNE-RESSOURCE
MME Odette Bolduc est associée à la gestion des ressources humaines depuis 1977. Elle a œuvré
dans différentes organisations publiques et privées. Elle a travaillé à titre de cadre en gestion
des ressources humaines à la Cité de la Santé de Laval pendant 13 ans avant de se joindre en
2001 avec l’Association des hôpitaux du Québec devenue l’AQESSS. Ayant collaboré, comme
formatrice depuis 2002, aux programmes de formation en organisation du travail de
l’AHQ/MSSS, Mme Bolduc est toujours associée aux travaux de l’AQESSS en matière
d’organisation du travail.
Avocate, détentrice d’une formation de base en relations industrielles, elle a également
complété une formation de 2e cycle en administration. Tout en s’impliquant dans les divers
aspects de la gestion des ressources humaines, elle s’intéresse à l’approche par projet et elle a
joué le rôle de chargée de projet Ressources humaines dans une implantation majeure de
systèmes informatisés de gestion des ressources humaines et s’est engagée dans le soutien au
démarrage de projets en 2008 et 2009. Des centaines de gestionnaires ont profité des activités
de formation et de soutien pour leurs projets en OSST.
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OFFRE DE SERVICE AU SOUTIEN À L’ORGANISATION DES SOINS, DES SERVICES ET DU TRAVAIL
ATELIER « NOTRE PROJET D’ORGANISATION DU TRAVAIL : UNE RÉUSSITE »
JOUR 1
8 h 15 à 8 h 30
LA CONCEPTION ET LA PLANIFICATION DU PROJET
Accueil des participants
8 h 30 à 8 h 45
Présentation
 L’activité brise-glace : Les mots pour le dire
 Les objectifs de l’atelier
8 h 45 à 10 h
Les conditions de succès d’un projet en organisation du travail
 L’enjeu des projets en OSST
 Légitimité du projet
 Conditions gagnantes
 Exercice : Avons-nous la capacité de changer?
 Le processus de transformation
La conception et la planification du projet :
 Les angles de prise : le modèle intégrateur en OSST
10 h à 10 h 30
10 h 30 à 10 h 45
10 h 45 à 12 h
Pause-santé
La méthodologie de la gestion de projet
 Les contours du projet en cinq étapes
 Un « dossier » de projet
 Le suivi du projet
Étape 1 La gestation et le partage de vision
 La compréhension commune des objectifs et des résultats attendus
 Exercice : La logique de notre projet
 Le défi du changement étape 1
 Exercice : Notre dossier de projet
12 h à 13 h
Déjeuner (sur place)
Étape 2 La clarification et la construction d’alliances (suite)
 Les mesures de mitigation
 Exercice : Quels sont nos principaux influenceurs et les risques
auxquels on doit faire face
 La structure de projets
 Les rôles et les responsabilités des acteurs
 Les règles du jeu
 Les diagnostics et les recherches utiles
 Le défi du changement étape 2
 Exercice : Notre dossier de projet
13 h à 14 h 15
14 h 15 à 15 h 15
Étape 3 L’évaluation des solutions: conception et planification
 Le découpage du projet : planification détaillée, échéanciers et livrables
 Les études d’impacts et les études de faisabilité
 Les outils de gestion de projet
 Exercice : Notre dossier de projet étape 3
 Le tableau de bord
 Le défi du changement étape 3
 Exercice : Notre dossier de projet
15 h 15 à 15 h 30
Pause-santé
15 h 30 à 16 h 30
Retour sur l’atelier en plénière
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OFFRE DE SERVICE AU SOUTIEN À L’ORGANISATION DES SOINS, DES SERVICES ET DU TRAVAIL
JOUR 2
LA GESTION DU CHANGEMENT
8 h 15 à 8 h 30
Accueil des participants
8 h 30 à 8 h 45
Présentation
 L’activité brise-glace : La dictée
 Les objectifs de la journée
8 h 45 à 9 h
Le défi du changement
 Retour sur le jour 1
 Le défi du changement
Les implications pour les acteurs
 L’approche par les préoccupations
 Exercice : Qui est préoccupé?
 Ce que le changement remet en question
 Exercice : Que pourrions-nous faire?
 Retour en plénière : Des actions ciblées
9 h à 10 h 15
10 h 15 à 10 h 30
Pause-santé
10 h 30 à 11 h
Étape 4 La production ou réalisation des solutions
11 h à 12 h
 Les méthodologies de développement de projet
 Le défi du changement étape 4
 Exercice : Notre dossier de projet étape 4
Étape 5 La mise en exploitation et l’évaluation

L’implantation des changements
o L’habilitation des destinataires du changement
o L’introduction des changements
o
12 h à 13 h
13 h à 13 h 30
13 h 30 à 15 h
Le suivi requis
Déjeuner (sur place)

L’évaluation des résultats et bilan



La pérennité des changements
Le défi du changement étape 5
Exercice : Notre dossier de projet étape 5
Le leadership mobilisateur

Les principaux leviers et les conditions essentielles
Les stratégies de communication



15 h à 15 h 15
15 h 15 à 16 h
16 h à 16 h 15
Les stratégies et les moyens de communications utiles
Le développement d’un discours persuasif
Exercice : Un discours persuasif
Pause-santé
 Les clientèles cibles
 Exercice : Un plan de communication efficace
Évaluation de la session
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OFFRE DE SERVICE AU SOUTIEN À L’ORGANISATION DES SOINS, DES SERVICES ET DU TRAVAIL
ATELIER « NOTRE ÉQUIPE ET LE CHANGEMENT »
8 h 15 à 8 h 30
Accueil des participants
8 h 30 à 9 h
Présentation
 L’activité brise-glace : Qui a piqué mon fromage?
 Les objectifs de la journée
 Exercice : Où j’en suis?
9 h à 10 h
Un projet partagé
 Atelier : Qu’est-ce que je comprends de ce projet?
 Retour sur les objectifs et les résultats recherchés
La capacité de changer
 Atelier : Notre capacité de changer
 Retour sur la capacité de notre équipe de changer
10 h à 10 h 30
10 h 30 à 10 h 45
Pause-santé
10 h 45 à 12 h
Les changements organisationnels et moi
 Les étapes et les impacts d’une transformation organisationnelle
 Ce que le changement remet en cause
12 h à 13 h
Déjeuner (sur place)
13 h à 13 h 30
Atelier d’équipe : Bilan des gains et pertes
13 h 30 à 14 h
Retour en plénière sur l’approche par les préoccupations et les résultats de
l’exercice « Où j’en suis »
14 h à 15 h
Les changements organisationnels et nos valeurs d’équipe
 Atelier : Moi et les autres dans le changement
 Retour en plénière pour le portrait
15 h à 15 h 15
Pause-santé
15 h 15 à 16 h
Les constats et les actions requises : Quelles stratégies à mettre en œuvre
ensemble pour nous aider à réaliser le projet
 Que puis-je faire personnellement pour favoriser la réussite du projet
 Atelier d’équipe : Constats et actions
Retour en plénière
16 h 15 à 16 h 30
Évaluation de la journée
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