Procès-verbal d`une réunion de gestion

Adopté le:
26-novembre-2014
Page 1 of 7
Procès-verbal d'une réunion de gestion
SDC Le Laurier - Beloeil
But: Réunion de gestion du 11 juin 2014
Date: 11-juin-2014
Lieu: Mezzanine (salle de réception) 495 boul
Laurier Beloeil
Rédigé par: Marc-Olivier Vincent Gestionnaire
Était présent: Sylvain Bernier; Jean Côté;Claude Boulet;Normand Bedard;Michel Guay Denis Guertin; Gérald Plourde
00.011 Présence
Les présences sont prises et le quorum est atteint à 100%.
00.022 Nomination d'un(e) président(e) d'assemblée
Marc-Olivier Vincent est proposé par Sylvain Bernier
Accepté à l'unanimité par les membres du CA
Marc-Olivier Vincent prendra les minutes et préparera le procès-verbal.
00.033 Adoption de l'ordre du jour
Marc-Olivier Vincent passe en revue les sujets de l'ordre du jour.
Normand Bedard demande l'ajout des points suivants:
Finance Globale
Prochaine date de rencontre
Peinture pour le haut des balcons
Thermopompes sur le toit
Plan d'urgence
Adoption de l'ordre du jour proposé par Sylvain Bernier
Secondé par Jean Côté.
Ordre du jour adopté à l'unanimité par le CA
00.055 Nouvelles Affaires
00.05.015.1 Les clés de l'immeuble
Marc-Olivier Vincent demande d'avoir les clés de tout le bâtiment et de les obtenir en deux exemplaires. Gérald Plourde pourra avoir accès à l'immeuble en
cas ou il ne serait pas indisponible. Denis Guertin indique qu'il remettra 2 copie des clés passe-partout de l'immeuble. Marc-Olivier Vincent demande s'il est
possible d'obtenir les clés de tous les condos pour les cas ou il venait à avoir une urgence. Sylvain Bernier affirme que ces clés sont dans le bureau du
surintendant et il a mis en place un système codé afin de ne pas divulguer le numéro porte des résidents.
Adopté le:
26-novembre-2014
Page 2 of 7
Procès-verbal d'une réunion de gestion
SDC Le Laurier - Beloeil
But: Réunion de gestion du 11 juin 2014
Date: 11-juin-2014
Lieu: Mezzanine (salle de réception) 495 boul
Laurier Beloeil
Rédigé par: Marc-Olivier Vincent Gestionnaire
00.05.025.2 Gestion puce mircom
Marc-Olivier Vincent demande si on lui transfère le dossier des puces mircom qui est présentement géré par le bureau des ventes. Monsieur Sylvain Bernier
demande que le bureau des ventes conserve le dossier pour le moment.
00.05.035.3 Location des espaces (suites, golf, salle de réunion, tennis)
Adopté le:
26-novembre-2014
Page 3 of 7
Procès-verbal d'une réunion de gestion
SDC Le Laurier - Beloeil
But: Réunion de gestion du 11 juin 2014
Date: 11-juin-2014
Lieu: Mezzanine (salle de réception) 495 boul
Laurier Beloeil
Rédigé par: Marc-Olivier Vincent Gestionnaire
Marc-Olivier Vincent demande si on lui transfère le dossier des réservations.
Les membres acceptent le transfert des responsabilités au gestionnaire pour les réservations des salles communes et des collectes des montants
nécessaires à l'utilisation des espaces réservés.
Golf :
Sylvain Bernier demande d'avoir des étapes à suivre pour l'utilisation du golf virtuel afin d'éviter de briser le simulateur.
Voici les étapes convenues par les administrateurs:
Pour avoir accès à la salle de Golf les utilisateurs doivent suivre une formation de 15 minutes de formation sur le golf virtuel. Par la suite, une clé de la
salle sera remis au résident. Le golf fonctionne sur réservation. Pour chaque usage, un montant de 20$ par quatuor est exigé ainsi qu'un dépôt de 200$. Le
paiement se fait par chèque au nom du syndicat: (Syndicat des copropriétaires Le Laurier - Beloeil).
Les réservations doivent être faites par courriel au gestionnaire et les montants pour usages et dépôt doivent être déposé dans la boite ADM installé près
des boite au lettre.
Le dépôt sera remis à l'utilisateur après vérification du bon état des équipements.
Salle de réunions :
Les membres du CA ont convenu que l'utilisation exclusive de la salle à diner pour une réception ou réunion privée sera gérée par le gestionnaire.
Pour chaque usage, un montant de 35$ est exigé ainsi qu'un dépôt de 200$. Le paiement se fait par chèque au nom du syndicat: (Syndicat des
copropriétaires Le Laurier - Beloeil).
Les réservations doivent être faites par courriel au gestionnaire et les montants pour usages et dépôt doivent être déposé dans la boite ADM installé près
des boite au lettre.
Le dépôt sera remis à l'utilisateur après vérification du bon état des équipements.
Tennis :
Denis Guertin demande de définir les règles cet automne lors de l'ouverture du terrain. Tous les membres sont d'accord.
Adopté le:
26-novembre-2014
Page 4 of 7
Procès-verbal d'une réunion de gestion
SDC Le Laurier - Beloeil
But: Réunion de gestion du 11 juin 2014
Date: 11-juin-2014
Lieu: Mezzanine (salle de réception) 495 boul
Laurier Beloeil
Rédigé par: Marc-Olivier Vincent Gestionnaire
00.05.045.4 Évaluation pour fin d'assurrance
Gérald Plourde explique aux administrateurs l'obligation d'assurer l'immeuble à sa juste valeur. Il propose donc de contacter une entreprise en gestion de
risque pour faire cette évaluation.
Proposé par Normand Bedard
Secondé par Michel Guay
Accepté à l'unanimité par les membres du CA
00.05.055.5 Inspection de l'immeuble
Gérald Plourde explique aux membres du conseil d'administration l'importance de faire l'inspection de l'immeuble afin de s'assurer de la conformité de sa
construction.
Propose Normand Bédard
Secondé par Michel Guay
Accepté à l'unanimité par les membres du CA
00.05.065.6 Évaluation du fond de prévoyance
Gérald Plourde explique aux membres du CA l'importance d'avoir une évaluation pour le fond de prévoyance.
Accordé
Propose Normand Bédard
Secondé par Michel Guay
00.05.075.7 Certificat d'état d'immeuble et carnet d'entretien
Adopté le:
26-novembre-2014
Page 5 of 7
Procès-verbal d'une réunion de gestion
SDC Le Laurier - Beloeil
But: Réunion de gestion du 11 juin 2014
Date: 11-juin-2014
Lieu: Mezzanine (salle de réception) 495 boul
Laurier Beloeil
Rédigé par: Marc-Olivier Vincent Gestionnaire
Marc-Olivier Vincent donne les informations concernant le certificat d'état d'immeuble et le carnet d'entretien.
Certificat d'état de l'immeuble:
Le certificat d'état d'immeuble identifie les parties communes de l'immeuble assujetties au fonds de prévoyance. Il rapporte l'estimation produite par les
professionnels du bâtiment, de la durée de vie utile des composantes de l'immeuble. Il détermine ainsi la période probable de remplacement des parties
communes et des réparations majeures.
Le certificat d'immeuble indique aussi les coûts estimés pour le remplacement des composantes ou leur réparation, c'est à partir de ce document que le
conseil d'administration peut assurer et estimer la contribution des copropriétaires au fonds de prévoyance.
Le carnet d'entretien:
Le carnet d'entretien constitue un registre retraçant l'historique du bâtiment, ainsi que l'ensemble des opérations faites ou à venir, sur l'immeuble. Ce
document contient les principales caractéristiques constructives et techniques de l'immeuble et répertorie les différents contrats d'entretien, de
maintenance, de garantie et d'assurance. Il prévoit le suivi des travaux à venir, aux termes du plan de gestion d'actifs.
00.05.085.8 Règlement de piscine
Gérald Plourde donne des informations sur les règlements que la piscine doit avoir.
Voici les règles:
- Fabriquer un enseigne pour les règlements de la piscine (obligatoire par la loi)
- Test d'eau pour les coliformes fécaux et la turbidité envoyé a un laboratoire aux 2 semaines (obligatoires pour piscine extérieur)
- Acheter un petit réfrigérateur pour conservation des produits fournis par le laboratoire.
Les administrateurs sont d'accord pour appliquer les recommandations émises par Gérald Plourde.
Denis Guertin propose de fermer les spas à la mi-octobre. Proposition approuvé par les membres du CA.
Les membres du CA demandent à Marc-Olivier Vincent d'envoyer un courriel concernant l'utilisation de la piscine.
Le CA convient qu'un maximum de deux invités par condo sera accepté à la piscine sauf si la piscine n'est pas occupée au maximum de sa capacité par les
résidents.
00.066 Varia
Adopté le:
26-novembre-2014
Page 6 of 7
Procès-verbal d'une réunion de gestion
SDC Le Laurier - Beloeil
But: Réunion de gestion du 11 juin 2014
Date: 11-juin-2014
Lieu: Mezzanine (salle de réception) 495 boul
Laurier Beloeil
Rédigé par: Marc-Olivier Vincent Gestionnaire
00.06.016.1 Finance Globale
Normand Bedard demande qu'on discute de finance globale à chaque rencontre. Marc-Olivier Vincent mentionne qu'a chaque rencontre il y aura un suivie
des finances.
00.06.026.2 Prochaine date de rencontre
Normand Bedard demande de planifier les prochaines rencontres du CA. Les membres du CA décident de deux dates qui sont le 27 août 2014 à 19h et le
28 octobre 2014 à 19h.
00.06.036.3 Peinture pour le plafond du balcon
Normand Bedard propose de peinturer le plafond des balcons afin qu'il soit de la même couleur que le plancher. Nous devons obtenir une évaluation des
coûts pour l'ensemble des condos. Denis Guertin se propose d'obtenir une évaluation des coûts et de la remettre à Sylvain Bernier. Les coûts devront être
divisé par rapport à la valeur relative des unités. Cette proposition devra être voté lors d'une assemblée générale.
00.06.046.4 Thermopompes sur le toit
Denis Guertin affirme que les thermopompes sur les toits vont être cachées.
00.06.056.5 Plan d'urgence
Les membres du CA proposent d'avoir un plan d'urgence en cas de feu ou tout autre désastre. Ils établissent que le plan devra être fait par un inspecteur
en bâtiment. Lorsque nous ferons l'évaluation du bâtiment, nous demanderons à la firme de nous faire un plan d'urgence afin que le tout soit conforme.
00.06.066.6 Communication
Claude Boulet propose que tous les administrateurs échanges leur e-mail pour permettre une meilleure communication.
Accepté à l'unanimité.
00.077 Levée de l'assemblée
Adopté le:
26-novembre-2014
Page 7 of 7
Procès-verbal d'une réunion de gestion
SDC Le Laurier - Beloeil
But: Réunion de gestion du 11 juin 2014
Date: 11-juin-2014
Lieu: Mezzanine (salle de réception) 495 boul
Laurier Beloeil
Tout les sujets à l'ordre du jour étant épuisé, Sylvain Bernier propose la levée de l'assemblé.
Accepté à l'unanimité par les autres membre du CA
Levée de l'assemblé à 21h
Rédigé par: Marc-Olivier Vincent Gestionnaire