janvier 2015 - College Employer Council

Colleges of Applied Arts and Technology
Collèges d’arts appliqués et de technologie
JIC
CMA
Support Staff Joint Insurance Committee
Comité mixte des assurances
Personnel de soutien
MEETING NOTES
COMPTE RENDU
Tuesday, January 27, 2015 – 10:30 a.m.
The Council
20 Bay Street, Toronto
Le mardi 27 janvier 2015, 10 h 30
Le Conseil
20, rue Bay, Toronto
UNION:
Co-Chair, Janice Hagan (Seneca – Local 561)
Richard Belleau (Confederation – Local 731)
Daniel Brisson (Boreal – Local 672)
Mary Cator (Sheridan – Local 245)
Kim MacPherson (OPSEU)
SYNDICAT :
Coprésidente, Janice Hagan (Seneca, Section 561)
Richard Belleau (Confederation, Section 731)
Daniel Brisson (Boréal, Section 672)
Mary Cator (Sheridan, Section 245)
Kim MacPherson (SEFPO)
MANAGEMENT:
Co-Chair, Stephen Lee Kam (Council)
Jim Garner (Niagara)
Melissa Folkard (Conestoga)
Yuliya Gopaul (Council)
EMPLOYEUR :
Coprésident, Stephen Lee Kam (Le Conseil)
Jim Garner (Niagara)
Melissa Folkard (Conestoga)
Yuliya Gopaul (Le Conseil)
SUN LIFE:
Ron Kalbfleisch
SUN LIFE :
Ron Kalbfleisch
REGRETS:
Kelly Morrow (Humber)
Sandy McKittrick
ABSENCES :
Kelly Morrow (Humber)
Sandy McKittrick
Janice Hagan (Co-Chair) called the meeting to
order.
À la demande de Janice Hagan (coprésidente),
l’assemblée est ouverte.
1. AGENDA
There was one addition to the Agenda.
1. ORDRE DU JOUR
Un point est ajouté à l’ordre du jour.
2. DISCLAIMER STATEMENT
“The Union does not accept the
Meeting Notes as a complete and
accurate record of the meeting”.
2. DÉCLARATION DE DÉSISTEMENT
« Le Syndicat ne considère pas que le
compte rendu donne un rapport complet et
exact de la réunion. »
3. REVIEW OF THE DECEMBER 8, 2014
MEETING NOTES
There were no changes to the Notes.
4. EXAMEN DU COMPTE RENDU DE LA
RÉUNION DU 8 DÉCEMBRE 2014
Aucune modification n’est apportée au compte
rendu.
4. LEGISLATIVE
UPDATES
4. LE POINT SUR LA LÉGISLATION/LES
QUESTIONS GÉNÉRALES
AND
GENERAL
There was one legislative update:
Une mise à jour législative est effectuée :
Sun Life Contract Language
Due to recent amendments to The
Insurance Act in Manitoba, insurers will be
required to provide plan members with a
copy of their contract, benefit booklet,
enrolment form and other group insurance
Libellé du contrat de Sun Life
En raison des modifications récentes apportées à la
Loi sur les assurances du Manitoba, les assureurs
seront tenus de fournir aux employés, qui le
demandent, un exemplaire de leur contrat, de la
brochure explicative, du formulaire d’adhésion et
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related documents upon request. Similar
legislation is currently pending in Ontario.
In anticipation of similar legislative
changes expected in Ontario later this
year, Sun Life will be making changes to
their current booklet wording. As a result,
if a plan member requests a copy of the
CAAT contract, it will be provided. Sun
Life noted that the contract will only be
available in English for the CAAT group
insurance plans, as the contract is
maintained only in the language of choice
of the policy holder.
d’autres documents relatifs au programme
d’assurance
collective.
Des
modifications
législatives similaires sont prévues en Ontario cette
année. En prévision de ces modifications qui
pourraient être apportées en Ontario plus tard
cette année, Sun Life modifiera le libellé de la
brochure explicative. En conséquence, si un
participant au régime le demande, une copie du
contrat des CAAT lui sera fournie. Sun Life note
que le contrat du programme d’assurance
collective des CAAT ne sera disponible qu’en
anglais, car le contrat est maintenu dans la langue
du choix du souscripteur.
Sun Life noted the following general
update:
Sun Life fait le point sur une question générale :
Call Centre Response Times
OPSEU inquired if there were any
improvements to the Call Centre response
times. Sun Life advised that the Call
Centre is still experiencing higher than
normal response times to phone inquiries.
All efforts are being made to restore
normal operation and this is expected to
happen in February. The current average
wait time is about 6 minutes, but
satisfaction surveys from clients continue
to show a high level of satisfaction.
Sun Life is still maintaining their first call
resolution standard.
Centre d’appels – Délai de réponse
Le SEFPO demande si le délai de réponse du
Centre d’appels a été réduit. Sun Life indique que
le Centre d’appels prend toujours plus de temps à
répondre aux demandes de renseignements
téléphoniques. Tous les efforts sont déployés en
vue de rétablir le cours normal des opérations, ce
qui devrait se produire en février. Le temps
d’attente moyen actuel est d’environ six minutes,
mais les sondages de satisfaction effectués auprès
des clients indiquent un degré de satisfaction
élevé. Sun Life continue de maintenir la norme du
règlement dès le premier appel.
5. BUSINESS ARISING
a) Sun
Life
Statements
Monthly
5.
Financial
Sun Life addressed the difference in the
plan surplus value shown in the monthly
reports versus the balance shown when
the LTD account was trued up, noting
 the monthly reports are estimates
 there are fund fluctuations that are
not captured until the reports are
trued up
 the Consultant works with the actual
reserve values and not the monthly
reports
when
developing
recommendations.
Sun Life is working with the Consultant to
stabilize these financial reports so that
there are no significant variations in the
reports in the future.
AFFAIRES DÉCOULANT DU COMPTE RENDU
a) États financiers mensuels de Sun Life
Sun Life explique l’écart entre la valeur de
l’excédent du régime qui figure dans les
rapports mensuels et le solde inscrit au compte
d’ILD, lequel est ajusté en fonction de la
provision pour égalisation et elle souligne ce
qui suit :
 les rapports mensuels ne fournissent que
des estimations;
 les fluctuations de la valeur du fonds ne
sont prises en compte que dans les
rapports ajustés en fonction de la provision
pour égalisation;
 la conseillère utilise la valeur actuelle des
réserves et non les rapports mensuels pour
élaborer ses recommandations.
Sun Life travaille avec la conseillère pour
stabiliser les états financiers de sorte à ce qu’il
n’y ait plus de variations importantes dans les
rapports.
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It was also noted that the LTD claims
experience is deteriorating significantly as
the number of active and pending claims
had reached a historic high.
The
following factors were noted as impacting
the reserve requirements under the plan:
 more employees coming on claim
 younger employees are going on
claim with higher income levels
 increasing mental health claims that
tend to be of longer duration
On note aussi que le nombre de demandes
d’ILD grossit de façon importante, car les
demandes en cours et les demandes à régler
connaissent une hausse inégalée. On note que
les facteurs suivants ont une influence sur les
conditions de réserve aux termes du régime :
 plus d’employés reçoivent des prestations
 des employés plus jeunes, touchant un
revenu plus élevé, reçoivent des prestations
 une augmentation des demandes pour
raisons de santé mentale, et ces congés ont
tendance à être plus longs
The
Committee
discussed
various
wellness initiatives that could be used to
address mental health issues in the
workplace. OPSEU suggested that the
Committee review the Mental Injury
Toolkit from the Occupational Health
Clinics for Ontario Workers (OCHOW)
website and possibly recommend it to the
colleges. OPSEU will share the link to the
toolkit with the Committee.
Le comité parle de diverses initiatives de
mieux-être au travail qui pourraient été mises
en place pour s’attaquer aux problèmes de
santé mentale en milieu de travail. Le SEFPO
propose au comité d’examiner la trousse
d’outils de prévention des dommages
psychologiques, disponible sur le site Web du
Centre de santé des travailleurs et travailleuses
de l’Ontario (CSTTO), en vue de la
recommander éventuellement aux collèges. Le
SEFPO communiquera le lien vers la trousse
d’outils aux membres du comité.
Sun Life reviewed the most recent
monthly reports with the Committee.
Sun Life revoit les rapports mensuels les plus
récents avec le comité.
Long Term Disability
Sun Life noted that the
an unaudited actuarial
$2,660,712 as of December
that time, there were 275
and 8 pending claims.
Invalidité de longue durée
Sun Life souligne que le régime affiche un
excédent actuariel non vérifié de 2 660 712 $
au 31 décembre 2014. À ce moment-là, il y
avait 275 demandes en cours et huit
demandes à régler.
plan showed
surplus of
31, 2014. At
active claims
In December, 62.50 hours were spent on
case management for 19 claimants.
En décembre, 62,5 heures réparties entre
19 dossiers ont été consacrées à la gestion de
dossiers.
Extended Health Care
Paid claims for Active employees and
Early Retirees for December were
$1,448,480.
Under the cumulative
update analysis, the projected deficit as
of December 31, 2014 was $369,900.
Assurance-maladie complémentaire
Les sinistres réglés pour le compte des
employés en service et des préretraités en
décembre s’élèvent à 1 448 480 $. Selon
l’analyse cumulative de mise à jour, le déficit
projeté à compter du 31 décembre 2014
s’établit à 369 900 $.
Dental Care
Paid claims for Active employees and
Early Retirees for December were
$789,597. Under the cumulative update
analysis, the projected surplus as of
December 31, 2014 was $88,434.
Assurance dentaire
Les sinistres réglés pour le compte des
employés en service et des préretraités en
décembre s’élèvent à 789 597 $. Selon
l’analyse cumulative de mise à jour, l’excédent
projeté à compter du 31 décembre 2014
s’élève à 88 434 $.
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b) Update on Existing Cases
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b) Le point sur les affaires en cours
Conestoga-12S-07-LTD
Sun Life noted this claim was settled in
December. The Committee agreed to
close this case.
Conestoga-12S-07-ILD
Sun Life souligne que cette demande a fait
l’objet d’un règlement en décembre. Le comité
convient de clore ce dossier.
Action: Closed
Suivi : Dossier clos
Loyalist-13S-05-LTD
OPSEU noted that the member obtained
the services of a lawyer. This claim has
gone into litigation.
Loyalist-13S-05-ILD
Le SEFPO souligne que le participant a retenu
les services d’un avocat. Ce dossier fait l’objet
d’un litige.
Action: Tabled
Suivi : Dossier ajourné
Boreal-13S-10-LTD
OPSEU advised that
pursuing litigation.
the
member
is
Boréal-13S-10-ILD
Le SEFPO indique que le participant a intenté
une poursuite.
Action: Tabled
Suivi : Dossier ajourné
Confederation-14S-02LTD
OPSEU indicated that the member has
opted to retire and will not pursue the
case further.
Confederation-14S-02-ILD
Le SEFPO indique que le participant a choisi de
prendre sa retraite et qu’il ne poursuivra pas le
dossier.
Action: Closed
Suivi : Dossier clos
St. Clair-14S-05LTD
Sun Life confirmed that additional medical
information is required and a letter was
sent to the member advising of this.
OPSEU confirmed that the letter was
received by the member. New medical
information was submitted to Sun Life on
January 22, 2015.
St. Clair-14S-05-ILD
Sun Life confirme que des renseignements
médicaux supplémentaires sont requis et
qu’une lettre à cet effet a été envoyée au
participant. Le SEFPO confirme que le
participant a reçu cette lettre. De nouveaux
renseignements médicaux ont été soumis à
Sun Life le 22 janvier 2015.
Action: OPSEU/Sun Life
Suivi : SEFPO/Sun Life
Conestoga-14S-06LTD
The Committee agreed to close this case.
Conestoga-14S-06-ILD
Le comité convient de clore ce dossier.
Action: Closed
Suivi : Dossier clos
Algonquin-14S-07LTD
OPSEU is seeking additional
information.
Algonquin-14S-07-ILD
Le
SEFPO
cherche
à
obtenir
des
renseignements médicaux supplémentaires.
medical
Action: OPSEU
Suivi : SEFPO
George Brown14S-08LTD
Sun Life reported that the member
contacted Sun Life’s Ombudsman. The
Ombudsman reviewed the claim and
agreed with the decision.
The
George Brown14S-08-ILD
Sun Life indique que le participant a
communiqué avec l’ombudsman de Sun Life.
L’ombudsman a examiné la demande et est
d’accord avec la décision. Dans le cas où le
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Ombudsman’s office referred the member
to the provincial Ombudsman if the
member is not satisfied with the decision.
participant ne serait pas satisfait de la
décision, le bureau de l’ombudsman l’a référé à
l’ombudsman de la province.
Action: Closed
Suivi : Dossier clos
Seneca-14S-09LTD
Sun Life advised that the claim has been
approved to July 5, 2015. OPSEU will
follow up with the member.
Action: OPSEU
Seneca-14S-09-ILD
Sun Life indique que le versement des
prestations a été approuvé jusqu’au 5 juillet
2015. Le SEFPO assurera un suivi auprès du
participant.
Suivi : SEFPO
Sault-14S-10LTD
Sun Life reported that the claim has been
approved to August 23, 2015. After this
date new medical information will be
required.
Sault-14S-10-ILD
Sun Life indique que le versement des
prestations a été approuvé jusqu’au 23 août
2015, date après laquelle de nouveaux
renseignements médicaux seront requis.
Action: Closed
Suivi : Dossier clos
c) Return To Work and STD Recurrence
OPSEU finished their review of the draft
communication which included a few new
changes. They will forward the proposed
changes to Council for review. However,
OPSEU indicated that they are not in
agreement with Council’s interpretation of
the following two issue:
 Treatment of college and statutory
holidays during STD.
 Sun Life’s notice timeline with respect
to graduated Return to Work.
Action: OPSEU/Council
d) Communication to Union on LTD
Denials
Council sent a copy of Sun Life’s standard
LTD denial letter to the Committee on
January 16, 2015.
OPSEU is in
agreement with the language in the letter
except for a minor correction. Sun Life
will amend the letter accordingly.
Action: Closed
e) New Optional Life Insurance
OPSEU inquired about uptake on the new
Optional Life Insurance. Sun Life noted
that since the health questionnaire is
required it might take some time to see
approvals of coverage reflected in the
system. Sun Life will provide an update
on enrolments at the next meeting.
c) Retour au travail après un congé d’ICD et
récidives
Le SEFPO a terminé la révision l’ébauche de la
communication, laquelle comprend quelques
nouvelles modifications. Il fera parvenir les
modifications proposées au Conseil pour son
examen. Toutefois, le SEFPO indique qu’il n’est
pas d’accord avec l’interprétation du Conseil au
sujet des deux points suivants :

le traitement des congés du collège et des
jours fériés pendant l’ICD.

le délai de l’avis de Sun Life en ce qui a
trait au retour progressif au travail.
Suivi : SEFPO/Le Conseil
d) Communications avec le syndicat – Rejet
de demandes d’ILD
Le Conseil a acheminé une copie du modèle de
lettre de rejet de demandes d’ILD de Sun Life
aux membres du comité le 16 janvier 2015. Le
SEFPO est d’accord avec le libellé de la lettre,
mis à part une légère correction. Sun Life
modifiera la lettre en conséquence.
Suivi : Dossier clos
e) Nouvelle assurance-vie facultative
Le SEFPO demande de l’information au sujet
de l’adhésion à la nouvelle assurance-vie
facultative. Sun Life dit que puisqu’une
déclaration de santé est requise, cela pourrait
prendre un certain temps avant que les
demandes approuvées se retrouvent dans le
système. Sun Life fera une mise à jour sur les
adhésions à la prochaine réunion.
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f) Changes to Critical Illness Insurance
Council advised that the updated
electronic Critical Illness package was
sent to the Colleges for distribution to
employees. OPSEU asked to see a copy
of the package. Council will provide the
updated Critical Illness documents to the
Committee.
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f) Modifications – Assurance pour maladies
graves
Le Conseil indique que la trousse électronique
sur l’assurance pour maladies graves, qui a été
mise à jour, a été envoyée aux collèges pour
qu’ils puissent la distribuer. Le SEFPO
demande à voir un exemplaire de la trousse.
Le Conseil fournira les documents sur
l’assurance pour maladies graves, qui ont été
mis à jour, aux membres du comité.
6. NEW BUSINESS
6. AFFAIRES NOUVELLES
a) New Personal Cases
Boreal-15S-01LTD
OPSEU reported that the member has
been off work since June 2013. OPSEU
will submit additional medical information
after the employee sees a specialist.
a) Nouveaux cas personnels
Boréal-15S-01_ILD
Le SEFPO indique que le participant est absent du
travail depuis juin 2013. Le SEFPO soumettra des
renseignements médicaux supplémentaires suite à
la consultation de l’employé auprès du spécialiste.
Action: OPSEU
Suivi : SEFPO
b) Changes to Retiree Benefits
Council informed the Committee that
effective February 1, 2015 a number of
changes will take place to the Retiree
Group Insurance Plan.
 Extended Health Care Plan 2 will only
cover health care expenses.
The
dental portion will become a
separate, stand-alone Dental Plan 2.
 (New) Dental Plan 2 will cover major
restorative dental only as was the
case previously.
 Dependent Life Insurance will be a
closed benefit and no new enrolments
accepted as of February 1, 2015. The
coverage will be continued for a
limited period for those retirees with
coverage on February 1, 2015.
 Effective January 31, 2016 this
benefit will be discontinued.
b) Modifications – Régime d’assurance
collective des retraités
Le Conseil informe le comité qu’à compter du 1er
février 2015, un certain nombre de modifications
seront apportées au régime d’assurance collective
des retraités.
 Le
régime
d’assurance-maladie
complémentaire 2 ne couvrira que les frais de
soins de santé. Le volet « soins dentaires »
deviendra un régime indépendant : le Régime
de soins dentaires 2.
 (Nouveau) Le Régime de soins dentaires 2 ne
couvrira que les services de restauration
dentaire majeure, comme c’était le cas
auparavant.
 L’assurance-vie des personnes à charge n’est
plus offerte et plus aucune nouvelle
inscription à cette garantie ne sera permise à
partir du 1er février 2015. Les retraités qui
adhérent à cette garantie au 1er février 2015
pourront maintenir leur protection.
 Cette protection prendra fin le 31 janvier
2016.
The change to EHC Plan 2 will simplify
plan administration.
Therefore, as of
February 1, 2015, retirees will have three
extended health care plan options and
two dental plan options from which to
choose.
Les modifications apportées au RAMC 2
simplifieront l’administration du régime. Donc, à
compter du 1er février 2015, les retraités pourront
choisir entre trois régimes d’assurance-maladie
complémentaire et deux régimes de soins
dentaires.
c) Consultant Working Group
Council advised that a Joint Selection
Committee has been formed to look for
c) Comité de recherche d’un conseiller
Le Conseil indique qu’un comité conjoint de
sélection a été formé afin de chercher et de
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and
recommend
to
Council
and
Management Board a group insurance
consultant to replace Anne StevensonSchramm who retired December 31,
2014. The Selection Committee consists
of
Union
and
Management
representatives of each of the three Joint
Committees (Academic, Support Staff and
Administrative) plus three resource
members. The Committee is currently
finalizing the Request For Quotation
which will be posted on the MERX
tendering website.
The following
timelines were identified:
 Posting – February 2, 2015
 Deadline for submission – February 23
 Short list selection – March 9
 Short list presentations – March 23
 New consultant on board – June 2015
recommander au Conseil et au conseil de gestion
un conseiller en assurance collective pour
remplacer Anne Stevenson-Schramm qui a pris sa
retraite le 31 décembre 2014. Le comité de
sélection comprend des représentants syndicaux
et patronaux de chacun des trois comités mixtes
(personnel scolaire, de soutien et administratif)
ainsi que trois personnes ressources. Le comité
est en train de finaliser la demande de prix qui
sera affichée sur le site web d’appels d’offres
MERX. Le calendrier suivant a été établi :
 Affichage : le 2 février 2015
 Date limite pour la présentation de
propositions : le 23 février
 Établissement d’une liste restreinte : le 9 mars
 Présentations des candidats de la liste
restreinte : le 23 mars
 Nouveau conseiller en fonction : juin 2015
d) Payment of benefits for a leave
without pay
OPSEU raised a question about pro-ration
of premiums while on an unpaid leave.
Council clarified that the premiums are
due on the 1st of the month for the whole
month. When an employee starts or
returns from a LOA without pay part-way
through the month, premium sharing will
depend on the employer-employee
relationship on the 1st of the month.
Some colleges are looking at cost-sharing
premiums based on the days worked in a
month. OPSEU will take the issue away
for further consideration.
d) Paiement des primes pendant les congés
sans solde
Le SEFPO soulève une question à propos du calcul
proportionnel des primes pendant les congés sans
solde. Le Conseil précise que les primes doivent
être versées le premier jour du mois pour le mois
entier. Lorsqu’un employé part en congé sans
solde ou retourne au travail après un congé sans
solde au milieu du mois, le partage du coût des
primes est déterminé en fonction de la relation
employeur-employé qui était en vigueur le
premier jour du mois. Certains collèges examinent
le partage du coût des primes en fonction du
nombre de jours de travail dans le mois. Le
SEFPO examinera davantage cette question.
7. NEXT MEETING
7. PROCHAINES RÉUNIONS
Date:
Time:
Location:
March 3, 2015
10:30 a.m.
Council
La date des prochaines réunions est établie
comme suit :
Date :
Le 3 mars 2015
Heure : 10 h 30
Endroit : Le Conseil
Date:
Time:
Location:
April 21, 2015
10:30 a.m.
Council
Date :
Le 21 avril 2015
Heure : 10 h 30
Endroit : Le Conseil
Date:
Time:
Location:
June 2, 2015
10:30 a.m.
Council
Date :
Le 2 juin 2015
Heure : 10 h 30
Endroit : Le Conseil
The following meeting dates were agreed:
The meeting adjourned at 12:30 p.m.
La séance est levée 12 h 30.