Mot de Passe n°12

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D
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F
IN
Année 2006-2007
Numéro 12
Novembre 2006
«
MOT DE PASSE
»
Editorial
L’intégration de l’informatique dans la gestion des établissements scolaires est un processus complexe, qui nécessite la mise en œuvre de compétences diverses et pointues : choix
et installation du matériel, configuration des réseaux et des connexions Internet, mise en
oeuvre des logiciels, formation des utilisateurs… Or, les gestionnaires n’ont pas pour mission d’être des informaticiens : ils sont avant tout utilisateurs d’outils informatiques, et ils les
veulent performants et adaptés à leurs besoins et à leurs moyens.
Partant de ce constat, Infodidac a le souci permanent de mettre en place un soutien approprié en faveur des écoles.
Au niveau des logiciels, nous proposons un programme de formations et une assistance à
l’utilisation, ainsi qu’une aide technique s’il y a lieu (intervention sur les bases de données,
par exemple). Dans les cas qui l’exigent, nous assurons une récupération des données
existantes ou une installation par une personne-ressource.
Lorsqu’une installation de réseau, local ou distant, ou de connexion Internet nous est demandée, nous analysons avec l’établissement ses besoins et nous dispensons un écolage
de base en vue d’une bonne utilisation de la configuration réalisée.
Dans ce numéro :
Editorial
1
Communiquer
à partir de
ProEco
1-3
La CI
électronique,
c’est pas
sorcier !
3
Gestion des
documents
dans ProEco
4
Notre rôle, c’est l’accompagnement de l’établissement dans son informatisation, pour lui
permettre de se concentrer sur ses tâches pédagogiques !
Bertrand Petit, Directeur
« MOT DE PASSE »
paraît une fois par an,
en novembre.
Communiquer à partir de ProEco
Lorsque l’utilisateur de ProEco souhaite communiquer avec les élèves, leurs parents ou les enseignants, à partir du logiciel, trois possibilités s’offrent à lui : envoyer une lettre, un courrier électronique ou un sms.
Quel que soit le support choisi, le mode opératoire variera en fonction du
nombre de destinataires et des objectifs poursuivis par l’utilisateur.
1) Il s’agit d’un envoi unique, personnalisé
Dans ce cas, ProEco ne propose pas d'automatisation. Pour ce genre de messages, il suffit d'utiliser les techniques classiques. Sélectionner l'élève ou l’enseignant concerné, puis, pour imprimer un document papier à partir d'un modèle, utiliser l'éditeur de documents. Pour envoyer un sms ou un e-mail, prendre l'élève
en consultation ou en modification, un bouton permet d'envoyer directement un
sms (texte libre) ou un e-mail (appel automatique d'Outlook, ou du logiciel de messagerie du PC).
(Suite page 2)
Notre programme
de formations est
accessible sur
notre site.
Consultez
(Suite de la page 1)
2) Envoi d’un “ mailing ”
Le but ici est de faire parvenir le plus rapidement possible, et au moindre coût, un message standard à un
groupe de personnes (élèves, parents ou enseignants). ProEco propose donc un mailing sur base de modèles
(voir exemple en fin d’article). Le message dont le modèle est défini (format papier, sms ou e-mail) est envoyé automatiquement à tous les destinataires définis dans les fiches sélectionnées.
Dans le cas où le message est envoyé par sms ou e-mail, la diffusion est très rapide. Un mailing peut être
utilisé, par exemple, pour faire un rappel concernant une réunion de parents. Au niveau des enseignants, on
peut y recourir pour annoncer un changement d'horaire, ou une réunion.
3) Envoi automatisé intégré dans les fonctionnalités de ProEco
Le cas typique ici, concerne la gestion des absences des élèves. Il s'agit de procédures intégrées au logiciel
ProEco. Après l'encodage des absences, l'appel du module d'envoi du courrier "cartes d'absences" permet
immédiatement l'envoi des messages dont le modèle est prédéfini vers tous les destinataires. Dans le mode
sms et/ou e-mails, les parents sont prévenus instantanément de l'absence (ou du retard) de leur enfant à
l'école.
Dans le cadre de la gestion des absences élèves, comment ProEco est-il capable de savoir à qui il peut
envoyer un sms, un e-mail ou tout simplement imprimer un document papier ?
Ce choix est un choix personnel des parents ou des personnes concernées, il ne peut donc pas être automatisé. Il doit être défini dans la fiche de chacun des élèves, et même de chacun des contacts présents dans la
fiche de l'élève. On peut en effet très bien imaginer que deux parents séparés souhaitent chacun être tenus
au courant de ce qui concerne leur enfant, et ces parents pourraient très bien ne pas choisir le même mode de
communication, l'un pourrait ainsi choisir le papier et l'autre préférer le sms ou l'e-mail.
C’est pourquoi chacune des adresses présentes dans la fiche de l'élève contient un petit tableau permettant
un choix manuel et personnalisé :
Ce choix permet non seulement de cocher à la fois plusieurs modes de communication pour une même personne, mais permet également de choisir un ou plusieurs modes pour des adresses différentes.
Dans les cas compliqués, ProEco pourrait donc par exemple imprimer un document papier pour le papa, envoyer un sms ainsi qu'un e-mail à la maman, et pourquoi pas un autre e-mail à une troisième personne encodée dans l'adresse libre.
Que peut-on mettre dans les modèles de documents ?
Tout est possible, ou presque, les limitations sont celles du format choisi. Un sms ne permet un message que
de 160 caractères, sans présentation. Un e-mail permet déjà beaucoup plus de création, avec des polices, des
couleurs, il y a plus de place pour des messages plus longs. Le papier propose toute la souplesse de l'éditeur
de documents de ProEco avec l'accès à toutes les données de la fiche élève, dans des polices au choix, avec
des couleurs, des images, des défilements, éventuellement sur plusieurs pages.
Imaginons un message de rappel pour une réunion de parents.
Le modèle à définir en sms serait :
{Titre Corr#502} {Nom Corr#503}, nous vous rappelons l'organisation d'une réunion concernant les études de
votre {Sexe#17\7} {Prenom Eleve#10} ce vendredi à 16h30 à l'école. Renseignements au 02.123.45.67. La
direction
Les parties entre { } sont des champs qui sont interprétés par ProEco et adaptés élève par élève, pour les
remplacer par le champ choisi.
Année 2006-2007
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Ce qui donnerait pour une élève :
M. Dupont nous vous rappelons l'organisation d'une réunion concernant les études de votre fille María ce vendredi à 16h30 à l'école. Renseignements au 02.123.45.67. La direction
Les impressions papier ainsi que les envois d'e-mails font partie du ProEco de base. L’envoi de sms à partir
de ProEco suppose de souscrire à un module supplémentaire de 62 € par an (prix de la location annuelle en
2006) à intégrer dans ProEco. Outre la location du module, chaque sms est facturé à hauteur de 0,15 €.
La CI électronique, c’est pas sorcier !
Après la lecture de codes-barres pour sélectionner
un ou plusieurs élèves, déjà disponible depuis de
nombreuses années dans ProEco, cette année,
ProEco s'est enrichi d'une nouvelle fonctionnalité
déjà très appréciée des écoles, la lecture automatique des nouvelles cartes d'identité électroniques.
tué à l'entrée de l'école est muni d'un lecteur,
l'élève qui arrive en retard donne sa carte d'identité,
la personne qui est à l'entrée la place dans le lecteur, clique sur le bouton de lecture de ProEco, et
ProEco enregistre automatiquement l'heure d'arrivée de l'élève.
Pour cela, il suffit de connecter un lecteur au PC
équipé de ProEco. Des lecteurs sont disponibles
dans les magasins spécialisés et en grandes surfaces pour une vingtaine d’euros environ.
Pour cet usage, il est intéressant de remarquer que
si ProEco est compatible avec la lecture des CI
pour les retards, il est conseillé de plutôt utiliser un
code-barre qui serait imprimé sur la carte d'étudiant. En effet, l'usage de la carte d'étudiant dans
le cadre de l'école est plus classique et puis la lecture d'un code-barre est beaucoup plus rapide que
la lecture de la puce de la CI. Pour les retards, on
souhaite généralement que cela avance très vite à
l'entrée de l'école. Or, la lecture d'un code-barre
prend environ 1 seconde, alors que la lecture
d'une puce prend entre 15 et 20 secondes.
Le but principal est simple : faciliter l'encodage des
nouveaux élèves (ou la mise à jour de leur fiche).
Au lieu de devoir encoder manuellement les noms,
prénoms, adresses, dates de naissance, numéros
nationaux…., avec tous les risques d'erreurs possibles, lors de l'inscription il suffit d'introduire la carte
d'identité dans le lecteur et d'appuyer sur le bouton
de lecture. ProEco récupère alors automatiquement toutes les informations présentes sur la puce
de la carte d'identité (nom, prénom, date et lieu de
naissance, nationalité, sexe, adresse, numéro et
date de validité de la CI, numéro national et photo).
Exemple de carte d’étudiant imprimée par ProEco :
Pour les écoles fondamentales où l'enfant ne dispose pas encore de CI, ProEco permet la lecture
de la carte du responsable, ce qui permet de récupérer des informations sur ce dernier, comme ses
nom, prénoms et adresse.
Le lecteur de carte d'identité peut également être
utilisé pour l’ajout d'un nouvel enseignant dans le
fichier, ainsi que pour l'encodage des retards de
l'élève pour les écoles qui utilisent le module de
gestion des absences élèves de ProEco : le PC si-
Nouvelles baisses de prix chez ECO PC !!
Un Pentium IV recyclé, avec Windows 2000 Pro et garanti un an, coûte 225 € tvac (sans écran)
Plus d’infos chez Isabelle Vincent au 02/256.72.00.
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INFODIDAC ASBL
Siège social :
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1200 Bruxelles
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Editeur responsable:
Bertrand Petit
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1200 Bruxelles
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sur le web!
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www.infodida
Gestion des documents
dans ProEco
Depuis le printemps, les fiches élèves de ProEco contiennent deux
nouveaux éléments : un nouvel onglet pour accueillir une liste de
documents que l'élève doit avoir rentrés pour être en ordre, ainsi
qu'un petit panneau avec des feux de couleur permettant une visualisation rapide de l'état de la fiche de l'élève.
Chaque école peut définir une liste de documents à rentrer et les
répartir dans différents groupes, selon le type de documents. Le
groupe 1 contiendra les documents pour la Vérification, le groupe 2
contiendra les documents complémentaires pour l'école, le groupe
3 des documents concernant la santé….
Les documents sont attribués aux élèves par un système d'ensemble à définir dans l'école, un ensemble contenant les documents de
base pour un nouvel élève, un second pour les élèves étrangers,
un troisième pour des élèves s'inscrivant dans une option demandant des documents particuliers complémentaires.
La somme de tous les ensembles constituent facilement la liste des documents que l'élève doit rentrer, l'utilisateur coche les documents reçus, éventuellement la date de réception et un commentaire.
Les feux de vérification de la fiche sont automatiquement mis à jour, ils permettent une visualisation
facile du dossier, ils permettent également toute une série de sélections ou d'impressions.
Les dix premiers feux correspondent aux documents, les cinq feux de droite correspondent à des
vérifications faites directement par ProEco pour s'assurer que la fiche est en ordre. Un élève qui
n'aurait pas d'adresse par exemple verrait son feu "Fiche ProEco" passer au rouge, de même si
dans le secondaire les cours de l'élève ne sont pas corrects, le feu cours passerait au rouge.
Chaque feu peut avoir 4 états. Le gris (pas utilisé), le vert (tout va bien), l'orange (il y a des avertissements ou il manque des documents facultatifs), le rouge (il y a des erreurs, il manque des documents importants).