le montage de produit
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le montage de produit
LICENCE PROFESSIONNELLE MANAGEMENT DE PROJETS TOURISTIQUES DURABLES VENTE ET TOUR OPERATING COURS 2010-2011 INTRODUCTION : La production, ou réalisation d’un forfait, est un métier très technique. Il faut une méthode et beaucoup de rigueur pour élaborer puis commercialiser un produit En outre, il y a de nombreux usages dans la profession, que seule la réalisation d’exercices pratiques permet de maitriser. Le néophyte qui ne prend pas la peine de suivre ces techniques et usages s’expose à passer à côté d’informations importantes, que ce soit - en matière de concurrence (ne pas voir par exemple que le même produit existe déjà, ou a été créé mais a été un échec), - en matière de production (travailler avec un prestataire non fiable ou au contraire passer à côté d’un prestataire original) - en matière de calcul du coût et du prix : erreur, conduisant à perdre de l’argent - en matière de commercialisation : mauvais canal de distribution Un forfait touristique est un assemblage de prestations comprenant au moins deux des éléments suivants : transport, hébergement, autre service non accessoire au transport ou au logement (animation, restauration). La prestation doit dépasser 24 heures ou inclure une nuitée et doit être vendue à un prix tout compris. Un produit touristique : c’est plutôt une notion marketing, à savoir une prestation ou un produit s’adressant à un segment de clientèle, par un canal de distribution et avec une communication adaptés. Cette notion est plus complète que celle de forfait. Il existe plusieurs types de forfaits : - circuits : plusieurs hébergements au cours du séjour - séjour : - combiné : circuit + séjour - fly and drive : vol + hébergement + location de voiture - à la carte : le client dit ce qu’il souhaite et le conseiller de voyages fait les recherches de prestations, qu’il assemble ensuite. Cela constitue un produit personnalisé. Nota : un package dynamique : c’est un ensemble de prestations, assemblées par le client, dont le prix est calculé sur le champ, grâce à un accès en temps réel aux bases de données des prestataires. Le client peut ainsi choisir un hôtel parmi d’autres proposés, un type de voiture de location parmi d’autres, des activités ou excursions parmi d’autres etc.… Le montage de produit (tour operating) et la vente (commercialisation) sont une des phases de l’étude de marché. Schéma du circuit : production distribution-vente Page 1 sur 13 En amont, il y a l’analyse de l’environnement (cf. cours sur l’étude de marché : analyse du micro-environnement soit l’entreprise elle-même, en termes de forces et de faiblesses, et du macro-environnement soit les grandes tendances juridiques, économiques, marketing, qui peuvent affecter le projet de produit, analyse qui se fait en termes d’opportunités et de menaces), l’élaboration du marketing mix, qui permettront de cibler une clientèle et de définir le cahier des charges du produit. En aval, il y a la phase de test du produit. ILE CONCEPT : Pour chercher une idée, si on n’en pas spontanément, il est indispensable d’utiliser des techniques de recherche d’idées (brainstorming etc.…). Il s’agit ensuite de valider l’idée par une étude de marché (cf ci-dessus), pour déterminer sa faisabilité et la concurrence. II- ELABORATION D’UN CIRCUIT 1- LES ETAPES DE LA PRODUCTION Page 2 sur 13 LES ETAPES DE LA PRODUCTION ETAPES QUELLES INFORMATIONS SONT NECESSAIRES ? Déterminer le cahier des charges (prestations souhaitées par le client) - Recherche d'informations - Négociation d'achats 1 Qui : nom du client, contact, adresse, nombre de personnes Quand : dates, durée (nombre de jours et de nuits) Où : pays, région, villes, sites etc… Pourquoi : tourisme, affaires, études, scolaires, linguistique Combien : budget global, prix par personne Les informations produits : T.O., réceptifs (hôtels, restaurants, etc.), associations de tourisme … Les informations générales Hébergement - Type : hôtel, résidence de tourisme, location - Niveau de confort, nombre de chambres (par type) - Localisation, accessibilité, services annexes - Tarifs (en précisant la base) individuels, groupe, gratuités, réductions - Conditions de réservation, d'annulation, de paiement Restauration : - Niveaux, menus - Localisation, accessibilité, services annexes - Tarifs (en précisant la base) individuels, groupe, gratuités, réductions - Conditions de réservation, d'annulation, de paiement Transport aérien - Compagnies, types de vol - Tarifs, disponibilités - Conditions de réservation, d'annulation, de paiement 1 COMMENT OBTENIR CES INFORMATIONS ? QUELS DOCUMENTS PRODUIRE ? A demander au premier contact Un guide d'entretien pour ne rien oublier NB : Il est important de laisser le client s'exprimer et de reformuler afin de bien comprendre sa demande (cf. cours de vente) Par téléphone, fax, courrier, minitel, GDS, Internet, annuaires professionnels, brochures, guides touristiques - Des guides d'entretien Des tableaux récapitulatifs comparatifs sur les points importants pour le client Des guides d'entretien Tiré d'Action touristique Huet-Rabeyrin-Sultan, Bréal, page 91 Page 3 sur 13 ETAPES QUELLES INFORMATIONS SONT NECESSAIRES ? COMMENT OBTENIR CES INFORMATIONS ? DOCUMENTS A PRODUIRE Transport ferroviaire - Types, horaires - Tarifs, disponibilités - Conditions de réservation, d'annulation, de paiement Transport par autocar - Type, Confort, capacité - Tarifs : forfaits, prix du km et des journées supplémentaires - Conditions de réservation, d'annulation, de paiement Transport maritime - Type, Ports d'embarquement et de débarquement, horaires - Tarifs : passage, cabine, véhicules, gratuités, suppléments, services annexes - Conditions de réservation, d'annulation, de paiement Visites : - Sites, heures et jours d'ouverture et de fermeture, localisation, accessibilité, conditions de guidage (langues ….), - Tarifs, gratuités, - Conditions de réservation, d'annulation, de paiement Assurances : - Annulation, bagages, assistance, santé - Prix, franchises, capital assuré, niveaux d'assistance, exclusions Page 4 sur 13 ETAPES QUELLES INFORMATIONS SONT NECESSAIRES ? CONCEPTION Les prestations qui correspondent au choix et aux priorités du client COMMENT OBTENIR CES INFORMATIONS ? - En analysant les informations pertinentes - En faisant les calculs (distances, durées, faisabilité) DEVIS Toutes les informations tarifaires sur les prestations choisies - En faisant les calculs DOCUMENTS A PRODUIRE Le schéma du programme L'itinéraire, (cadre technique, descriptif) Le programme complet Le devis détaillé : coûts du programme (individuels, collectifs), marge, prix de vente, suppléments OFFRE DE VENTE Les composantes du programme (et de son prix) - Le descriptif commercial du programme et du tableau des prix - La brochure (ou la page brochure), dépliant, courrier client, Internet, etc… COMMERCIALISATION NEGOCIATION VENTE - Le contrat de vente, - L'argumentaire etc… (cf. cours de vente) RESERVATIONS CARNET DE VOYAGE Durée des options, moyens de réservation, paiement d’acomptes et de soldes, moyens de paiement acceptés (virements, chèques bancaires, espèces – quelle devise – carte bancaire) Quelles informations vont intéresser le client ? (ni trop ni pas assez) Forme attractive, voire ludique. Par GDS, courrier, fax, e- - Lettres de réservation mail … - Dossiers informatiques passagers - L'émission des titres de transport - La rédaction des vouchers - Le programme détaillé Page 5 sur 13 2- CONSTRUCTION D’UN ITINERAIRE PROGRAMME « C’est le document qui présente dans le détail les étapes d’un voyage à forfait ». C’est un document de travail visant à repérer d’éventuelles erreurs de programmation (timing). Identification de la demande / élaboration d’un cahier des charges : un circuit doit être adapté à la demande Il faut donc bien comprendre la demande du client. La typologie de la clientèle aide à comprendre la demande. On peut utiliser COQQQCP : Comment Où Qui Quand Quoi Combien Pourquoi 2.1. a- informations qualitatives : destination formule de voyage : séjour, circuit, combiné Type d’hébergement Objectif du voyage : objectif en lui-même (loisir, incentive, découverte, association culturelle …) thème, centres d’intérêts, certains connaissent-ils déjà etc… Rythme b- informations quantitatives : dates durée budget taille du groupe La démarche n’est pas linéaire : une fois bien déterminés les besoins, il faudra travailler sur les éléments suivants en même temps, et faire des modifications, des aller-retour : telle prestation prévue peut-être fermée le jour prévu et donc il faut modifier le tableau horaire etc…. - - - 2.2. les qualités requises : globalement un circuit doit être équilibré : journées et demi-journées libres varié : sur des thèmes différents viable : respect des contraintes du terrain (routes, temps de visite, jours et heures d’ouverture, etc…) original éventuellement 2.2. choix des visites et du transport : recherche des prestataires (transporteurs, restaurateurs, guides locaux, chargés d’assistance, organisateurs de visites et d’excursion locaux-réceptifs, autres prestataires d’activité) : recherche des différents patrimoines dans les guides différents thèmes : Architecture civile : urbaine ou rurale (moulins): édifices publics (hôtel de ville), places (Stanislas à Nancy), châteaux Petit patrimoine : lavoirs, croix, dolmens architecture religieuse : églises, cathédrales, abbayes, monastères, chapelles architecture militaire : châteaux forts, forts, donjons, places fortes, remparts Page 6 sur 13 musées à thèmes : écomusées, peinture, artisanat, sculpture, tapisseries, arts décoratifs (faïence etc.) paysages remarquables : panoramas, grottes, sources Visites techniques, patrimoine industriel : centrales nucléaires, barrages, entreprises (Haribo), ouvrages d’art (viaduc de Millau) Activités artisanales : ateliers, marchés artisans, voire marchés de Noël Activités commerciales : magasins d’usine Gastronomie : caves, fermes, restaurants gastronomiques Evénements : congrès, festivals, salons, concerts, manifestations sportives - - sources d’information : internet, offices du tourisme, annuaires (icotour, écho touristique), bouche à oreille, syndicats professionnels (voir cours sur les acteurs du tourisme) demande de cotation : attention aux règles de courrier, fax et de mails – relance téléphonique si nécessaire élaboration de tableaux de comparaison par type de prestation pour choisir les meilleurs prestataires (mieux disant). Nota : le rôle des agences réceptives 2.3. Le tableau horaire – toujours tester le produit Distribution du document « tableau des coefficients de viabilité » Il est nécessaire de prévoir : l’heure d’arrivée à l’étape Les temps d’arrêt et de visites Le trajet entre 2 étapes Il est nécessaire de prévoir : - l’heure d’arrivée à l’étape - les temps d’arrêt et de visites - le trajet entre 2 étapes TRAJET St Rapahël /Cannes VOIES N98 Cannes / Vallauris D803 DISTANCES RAPIDITE TEMPS DETAIL CUMUL TAUX VITESSE ETAPE CUMUL 40km 8 km 40 km 48 km ARRET C visite ville 50 48 min 48 min + déj D visite ville 3 h30 40 12 min 1 h calcul : 50 km en 60 min 40 km en x min : x/60 = 40/50 x = 40/50 *60 Page 7 sur 13 HEURE dep : 9h00 arr: 10h00 2.4. le tableau schématique du programme JOUR JOUR 1 DATE LUNDI 23/11 P.D. JOUR 2 MARDI 24/11 7h – hôtel La Corniche JOUR 3 MERCREDI 25/11 7h – hôtel La Corniche MATIN DEJEUNER 8h30 départ excursion Collobrières, Bormes les Mimosas 8h30 – 11h00 visite guidée en bus Toulon et environs (Mont Faron, Notre Dame du May) 11h : temps libre Restaurant la fleur de thym Bormes Libre APRES-MIDI Début des prestations RV ORY terminal ouest à 13h Vol AF 6005 – HLE 14h00 – départ 14h45 Arrivée MRS terminal 4 16h05 Transfert hôtel BW La Corniche Toulon par la route des crêtes - DINER Hôtel Best Western La Corniche Hôtel la Corniche SOIREE NUIT Visite Hôtel la guidée Corniche Toulon éclairages de Noël Hôtel la Corniche 14h RV office du tourisme visite guidée de la rade 16h transfert aéroport Toulon vol AF 6009 HLE 17h30, départ 18h arrivée ORY terminal ouest à 19h20 FIN DES PRESTATIONS Page 8 sur 13 3. LE CALCUL DU PRIX 3.1.1 l’ossature du tableau de cotation 3.1.2 la prestation autocar a- les contraintes juridiques de la conduite arrêt toutes les 4 heures (30’) ou toutes les 2 heures (15’) durée de l’amplitude autorisée : 12 heures de garage à garage, dérogation pour 14 heures, sinon double équipage. durée de travail effectif : 10 heures par jour temps de conduite autorisé : 9 heures par jour au moins 8 heures consécutives de repos (véhicule à l’arrêt) au cours de chaque période de 30 heures b- Les paramètres du coût du transport : durée d’utilisation nombre de kilomètres parcourus supplément confort repas et hébergement du ou des chauffeurs (forfait ou à partir des prestations proposées aux clients – cb simple) suppléments : par exemple, départ très tôt le matin (avant 6 heures), retours tardifs (après 21 heures) - - 3.1.3 la répartition des gratuités ; ex : 1 gratuité pour 20 payants – 3.1.4 la prestation hébergement ; vocabulaire – cf exercices 3.1.5 les commissions ; prix bruts et prix nets – application de la commission sur le prix réduit (s’il y a une réduction) - cf exercices 3.1.6 les conversions monétaires (taux de change) 3.1.7 l’assurance : toujours en fin de cotation 3.1.8 le calcul du prix de vente : on cherche le PV marge brute exemple PR = 1000 ; marge = 15% ; PV = 1150 (PR+marge = PV) marge =% du PR, donné. Sert quand le distributeur s’ajoute sa propre marge en plus. Chaque distributeur peut ainsi choisir sa marge. taux de marque ou marge nette : marge nette cherchée est 15% du PV (qui est inconnu) et PR est 1000 donc PV= 1000X100/85 ou 1/0,85 = 1176,47 - PV = PR * (100/(100-taux de marge nette) ou PR = PV * 85/100 (soit 1–0,15) 3.1.9 le seuil de rentabilité SR = CF/MCV unitaire ne tient pas compte des charges fixes. Exemple : CV = 200 CF = 2000 pour le groupe PV = 380 MCV = 380 – 200 = 180 et donc 2000/180 = 11,11 : donc rentable à partir de 12 clients. 3.1.10 la politique de prix – les différents prix : cf autre document 3.1.11 Le contrat de vente http://www.dgccrf.bercy.gouv.fr/documentation/fiches_pratiques/fiches /agences_voyages.htm#contrat Page 9 sur 13 Champ d'application (article L. 211-8) Ces dispositions s'appliquent aux opérations énumérées à l'article L. 211-1 mais aussi : - Aux personnes physiques ou morales qui effectuent les opérations mentionnées à l'article L. 211-1, à l'exception du a, pour des services dont elles sont elles-mêmes producteurs ; - Aux personnes physiques ou morales qui n'effectuent, parmi les opérations mentionnées à l'article L. 211-1, que la délivrance de titres de transports terrestres pour le compte d'un ou de plusieurs transporteurs de voyageurs ; - Aux transporteurs aériens qui n'effectuent, parmi les opérations mentionnées à l'article L. 211-1, que la délivrance de titres de transport aérien ou de titres de transports consécutifs incluant un parcours de transport aérien et, à titre accessoire, un ou plusieurs parcours de transports terrestres assurés par un ou plusieurs transporteurs de voyageurs ; - Aux transporteurs ferroviaires qui n'effectuent, parmi les opérations mentionnées à l'article L. 211-1, que la délivrance de titres de transport ferroviaire ou de titres consécutifs incluant un parcours de transport ferroviaire et, à titre accessoire, d'autres parcours de transports terrestres ou aérien assurés par un ou plusieurs transporteurs de voyageurs ; pour leurs activités d'organisation et de vente de forfaits touristiques tels que définis à l'article L. 211-2. Obligation d'information préalable au contrat (article L. 211-9 et article L. 211-10) Le vendeur doit informer les intéressés, par écrit préalablement à la conclusion du contrat sur : le contenu des prestations proposées relatives au transport et au séjour le prix et les modalités de paiement les conditions d'annulation du contrat les conditions de franchissement des frontières.(article 96 du décret n°94-490 du 15 juin 1994) Cette information préalable engage le vendeur, à moins que des modifications dans ces informations n'aient été portées à la connaissance des intéressés avant la conclusion du contrat. Il ne peut être apporté de modification à l'information préalable que si le vendeur s'en réserve expressément la faculté dans celle-ci. Conclusion du contrat (article L. 211-11) Le contrat conclu entre le vendeur et l'acheteur doit comporter, selon les modalités fixées par voie réglementaire : toutes indications relatives aux noms et adresses de l'organisateur, du vendeur ; toutes indications relatives du garant et de l'assureur ; la description des prestations fournies ; Page 10 sur 13 les droits et obligations réciproques des parties en matière notamment de prix, de calendrier, de modalités de paiement et de révision éventuelle des prix, d'annulation ou de cession du contrat, d'information de l'acheteur avant le début du voyage ou du séjour. A ce jour, les modalités fixées par voie réglementaire sont celles de l'article 98 du décret n° 94-490 du 15 juin 1994 , qui stipulent : Le contrat doit être écrit, établi en 2 exemplaires, signés par les 2 parties. Il doit comporter les clauses prévues par cet article. Identité du transporteur aérien (décret n° 2006-315 du 17 mars 2006 articles 5 et 6) Le consommateur doit être informé de l'identité du transporteur aérien. Cette information peut être communiquée sous la forme d'une liste comprenant au maximum, par tronçon, cinq transporteurs contractuels auxquels l'organisateur s'engage à recourir. Cette information peut être confirmée au plus tard huit jours avant la date du voyage ou au moment de la conclusion du contrat si celle-ci intervient moins de huit jours avant le début du voyage. Concrètement : destination, moyens, caractéristiques et catégories de transports utilisés mode d’hébergement, situation, catégorie ou niveau de confort, principales caractéristiques, homologation … repas fournis description de l’itinéraire quand il s’agit d’un circuit visites et excursions comprises dans le prix formalités sanitaires et douanières montant ou pourcentage à verser en acompte et calendrier de paiement du solde indication des différentes taxes et redevances (ports, aéroports, taxes de séjour etc… si elles ne sont pas comprises dans le prix s’il y a un nombre minimal de personnes, date limite d’information du consommateur en cas d’annulation. Conditions d’annulation ou de modification Modalités de réclamation Nom et adresse du vendeur, nom du garant, nom de l’assureur, nom et adresse de l’organisateur Prix total des prestations, et précision sur d’éventuelles révisions Garanties couvertes pas l’assurance 4. LA NEGOCIATION D’ACHAT 4.1 la notion de marketing achat : apparaît au début des années 1970. La fonction achat devient stratégique : on se rend compte qu'il ne s'agit pas seulement de - suivre les commandes - ou de chercher les meilleurs rapport prix/sécurité des sources d'approvisionnement. Page 11 sur 13 L'acheteur doit donc travailler en interne et en externe : en interne, pour définir les besoins est les attentes de son entreprise en matière d'approvisionnement : prestations touristiques, mais aussi matériel informatique, fournitures etc... en interne : faire connaître à son entreprise ce qui existe sur le marché : par exemple telle ou telle nouvelle prestation qui peut -être utilisée dans un forfait. En externe : il doit communiquer aux prestataires les besoins et les attentes de l'entreprise (en termeS de qualité, quantité, délais, etc.…). Il doit aussi comprendre le fonctionnement du fournisseur/prestataire (quantités possibles etc.…) L'acheteur doit donc : connaître les fournisseurs bien présenter les besoins et les attentes de son entreprise aider le fournisseur à bien comprendre les besoins de l'entreprise et à progresser : ex un TO qui travaille avec un réceptif asiatique qui ne connaît pas bien les attentes des clients français en matière de gastronomie, hébergement etc… Il doit avoir une véritable démarche marketing : analyse du marché, analyse concurrentielle (où se fournissent les concurrents), prospection de nouveaux fournisseurs (salons, syndicats professionnels, internet, représentants locaux etc..), segmentation des fournisseurs, mise en place d'appels d'offres pour mettre en concurrence les fournisseurs potentiels, élaboration d'une politique de communication toujours envers les fournisseurs. 4.2 Le processus d'achat : 4.2.1 les acteurs Il y a 3 types d'acteurs dans l'achat : - les décideurs : sont les véritables décisionnaires, souvent les chefs d'entreprise - les prescripteurs : influencent l'achat ( service marketing, service qualité, service commercial etc…) - les utilisateurs finaux : forfaitiste ou chef de produit, les utilisateurs de l'informatique etc.. Les intervenants dans la décision d'achat peuvent donc être nombreux. Bien souvent la règle des 80/20 est respectée : 80% des achats sont assurés par 20 % des acheteurs Et surtout il s'agit de B to B. 4.2.2 les types d'achats - - le rachat identique : les relations commerciales sont stables. Elles permettent la stabilité des sources d'approvisionnement, le fournisseur maintient la qualité. Le rachat modifié : l'acheteur cherche une amélioration, soit pour modifier son offre à cause d'une évolution de la demande, soit parce que la qualité du produit fourni par le prestataire a baissé. Le nouvel achat On peut aussi distinguer 2 situations : - l'achat ponctuel, à la carte : suite à la demande d'un groupe par ex - l'achat programmé : il est un préalable à la production et à l'édition de la brochure. Par ex : * contrats d'allotements ou contingents (prestations aériennes, hébergement), contingents Page 12 sur 13 Ce sont des lots : nombre de sièges, de cabines, de chambres de nuitées de places. Elles sont réservées fermement pendant une période déterminée. Il y a un délai de rétrocession, qui permet à l'acheteur de rendre ses places non vendues et au fournisseur de les récupérer ; par exemple d-30 d-45. Mais le TO peut aussi demander lorsqu'il a tout vendu une "request", cad des capacités supplémentaires. Ex nomade, 25 places par semaine de la Toussaint à Pâques + 5 sièges pour les vols de vacances. Parfois 1 ou 2 sièges en plus. Le TO doit souvent s'engager 1 an à l'avance (totalité ou pourcentage de l'engagement) : garantie du prix, ou garantie d'un niveau de remplissage (80% en moyenne sur la saison), ce qui permet d'obtenir des prix plus bas. Pratique du surbooking dans ces cas-là, plutôt dans l'hôtellerie que dans l'aérien (clientèle individuelle) * contrats d'affrètement et de co-affrètement 4.3 l'entretien d'achat 4.3.1 Les objets de négociation ; prix : conditions de prix (gratuités (accompagnateur, 1 pour x payants), taux de commission) garantie du prix garantie du niveau de remplissage prestations gratuites : apéritif de bienvenue … conditions de règlement (diminution du montant de l'acompte, allongement des délais de règlement) conditions d'annulation (frais) qualité sécurité : fiabilité du fournisseur volume (taille du groupe, etc…) période (hte saison/basse) 4.3.2 Les objections : budget du groupe (limité) comparaison avec les concurrents (sont moins chers, faites un effort) antériorité des relations (nous sommes fidèles) 4.4 les types de négociations La négociation est l'action de négocier, de discuter des affaires communes entre des parties en vue d'un accord. C'est donc différent - de l'affrontement : chacun cherche la soumission de l'autre. Dans la négociation au contraire, chacun doit trouver un avantage même si la solution n'est pas optimale et complètement équilibrée pour chacun (faire des concessions plutôt que de ne pas parvenir à un accord si l'autre partie ne trouve pas d'avantage). La situation nouvelle doit avoir une valeur supérieure à ce qui serait si l'accord n'était pas intervenu. - La négociation doit donc être sur le mode gagnant-gagnant; - négociation distributive ou coopérative : ce sont les négociations commerciales en général : il faut une solution satisfaisante pour les deux parties. Négociation intégrative ou conflictuelle : c'est une négociation plus dure. Il s'agit de gagner, mais il ne faut pas arriver à la rupture et donc au conflit. Page 13 sur 13