24 septembre 2015

 PROCÈS-VERBAL DE
L’ASSEMBLÉE ANNUELLE DE
ROWING CANADA AVIRON
24 septembre 2015
à 17 h 30 HAP
effectuée électroniquement par webinaire
www.rowingcanada.org PRÉSENTS :
Poste
Nom
Président
Trésorier
Walker, Mike
Lamb, Brian
Personnel de RCA & Scrutateur :
Chef de la direction
Secrétaire
Scrutateur
Atkinson, Donna
Murdoch, Sid
Hawker, Thomas
Participer par webinaire:
Blacquiere, Tom
Dundas, Lynda
Fitzgerald, Andy
Fitzpatrick, Jen
Horrocks, Julie
Pelette, Dave
Ventnor, Derek
Zolinski, Doug
Les membres mentionnés ici étaient en règle et ont participé au scrutin et voter avant 12 h HAP
le 23 septembre 2015 :
Province
AB
AB
AB
AB
BC
BC
BC
BC
BC
BC
Membre
Alberta Rowing Association
Edmonton Rowing Club
Lakeland Rowing Club
University of Calgary Rowing Club
Brentwood College School
Burnaby Lake Rowing Club
Cascadia Regatta Association
Claremont Sports Institute Rowing Academy
Delta Deas Rowing Club
False Creek Rowing Club
No. de vote
1
6
3
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4
3
1
2
3
1
321 — 4371 rue Interurban • Victoria BC • V9E 2C5 • Canada Tél. : 1-­‐877-­‐722-­‐4769/(250) 220-­‐2577 ~ Télécopieur : (250) 220-­‐2503 ~ Courriel : [email protected] Member of : F.I.S.A./Membre de F.I.S.A., Canadian Olympic Committee/Comité Olympique Canadien Canadian Paralympic Committee/Comité paralympique canadien BC
BC
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Gorge Narrows Rowing Club
Greater Victoria Youth Rowing Society
Inlet Rowing Club
Kamloops Rowing Club
Lake Windermere Rowing Club
Maple Bay Rowing Club
Nanaimo Rowing Club
Nelson Rowing Club
Nicomekl Rowing Club
Rowing British Columbia
Salt Spring Island Rowing Club
Shawnigan Lake Rowing Club
South Cariboo Rowing Club
St. Andrew's Rowing Academy
St. Michaels University School Rowing Club
University of British Columbia
University of Victoria Rowing
Vernon Rowing & Dragon Boat Club
Victoria City Rowing Club
Manitoba Rowing Association
Kennebecasis Rowing Club
Rowing New Brunswick Aviron
Labrador West Rowing Club
Rowing Newfoundland
Antigonish Rowing Club
Halifax Rowing Club
Mic Mac Amateur Aquatic Club
Row Nova Scotia
Argonaut Rowing Club
Cambridge Rowing Club
Canadian Henley Regatta Joint Commission Corp.
Canadian Henley Rowing Corporation
Canadian Indoor Rowing Association
Canadian Secondary Schools Rowing Association
Central Ontario Rowing Association
Dominion Day Regatta Association
Don Rowing Club
Durham Rowing Club
Guelph Rowing Club
Hanlan Boat Club
Havergal College
Kitchener Waterloo Rowing Club
Leander Boat Club
London Rowing Club
Muskoka Rowing Club
Notre Dame Rowing Club
Ontario Adventure Rowing Association
Ottawa New Edinburgh Club
Ottawa Rowing Club
Owen Sound Rowing Club
Peterborough Rowing Club
Procès-verbal de l’Assemblée annuelle de RCA
1
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SK
SK
SK
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1.
Queen's University Rowing
ROWONTARIO
Severn River Rowing Club
South Niagara Rowing Club
St. Catharines Rowing Club
Thunder Bay Rowing Club
Toronto Sculling Club
Trenton Rowing & Paddling Club
University of Western Ontario Boat Club
Western Rowing Club
Rowing PEI
Association des coureurs en canots á glace
Club d'aviron de Sherbrooke
Montreal Rowing Club
Prince Albert Drifters Rowing Club
Regina Rowing Club
Saskatchewan Rowing Association
Saskatoon Rowing Club
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Ouverture
L’Assemblée annuelle de 2015 de Rowing Canada Aviron était ouverte par le président Walker
à 17 h 30 HAP le 24 septembre 2015.
Le nombre d’individus avec une connexion à la réunion électronique était de 15.
Tom Hawker a été nommé comme Scrutateur pour l’Assemblée annuelle lors d’une réunion
précédente par le conseil d’administration de RCA.
2.
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3.
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•
•
•
•
•
•
•
Établir le quorum comme lu par le scrutateur :
Il y avait 119 membres en règle représentant 292 votes – un quorum est de 147 votes.
79 membres ont voté, ayant un total de 205 votes; donc, un quorum existait selon le
paragraphe 5.2 des règlements administratifs.
Rapport du Scrutateur
Le scrutin s’est effectué en ligne avec « Simply Voting »;
L’avis de convocation de l’Assemblée annuelle a été expédié à tous les membres avant
la date appropriée;
Une explication sur la procédure du scrutin selon les nouveaux règlements administratifs
a été offerte à tous les membres;
De fréquents rappels ont été expédiés à tous les membres;
Tous les membres en règle ont eu l’occasion de voter;
Chaque individu qui a présenté un bulletin de vote était le représentant dument autorisé
pour ce membre;
Les bulletins de vote ont été correctement pondérés conformément au nombre de
participants et entraîneurs inscrits de chaque membre;
Rowing Canada Aviron a fourni suffisamment de renseignements pour les membres leur
permettant d’exercer une décision éclairée;
Les membres ont seulement voté une fois; et
Seulement les membres en règle qui ont présenté leur déclaration annuelle ont voté.
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Procès-verbal de l’Assemblée annuelle de RCA
Page 3 4.
Rapport du président et du chef de la direction
4.1
Rapport du président :
Le président Walker a offert le sommaire qui suit sur les activités pendant la période du 1er avril
2014 au 31 mars 2015 et a indiqué qu’un rapport complet était compris dans le rapport annuel
de RCA publié en janvier 2015.
Principales activités représentatives :
• Participé au Congrès de la F.I.S.A. en septembre 2014 et à une réunion spéciale des
Fédérations nationales en mars 2015. Le sujet principal d’intérêt pour ces réunions qui
nous mènent au Congrès extraordinaire en 2017 est la façon à laquelle F.I.S.A. réagira
à l’Ordre du jour 2020 du COI, particulièrement sur sa relation à l’universalité
(participation maximale des pays dans le monde) et à l’égalité de la participation entre
les hommes et les femmes.
• Participé à la réunion du Comité olympique canadien en novembre où le thème principal
était le développement des ressources des Fédérations nationales de sports. RCA a
bénéficié de ceci à travers leur financement d’une activité « améliorée » pour soutenir
notre stratégie de développement des donateurs.
Activités du conseil d’administration :
• Le conseil d’administration s’est réuni en personne à trois occasions pendant l’exercice
financier : en novembre, janvier et en mars, et s’est réuni par conférence téléphonique à
six autres occasions pendant l’année.
• Les procès-verbaux des réunions sont disponibles au siteweb de RCA dans les deux
langues officielles.
• Les politiques et activités qui ont été approuvées par le conseil d’administration pendant
l’exercice financier sont les suivantes :
o Politique provisoire sur les Récompenses – une transition vers une structure plus
simple des récompenses pour le banquet de 2015
o Établis une Réserve organisationnelle renouvelable pour fournir une source de
financement pour résister aux insuffisances financières imprévues et a transféré un
montant initial de 200,000 $ dans cette réserve
o Formé un groupe d’étude pour examiner la création d’un Temple canadien de la
renommée au sport de l’aviron
o Nouvelle politique de sanction d’événement rationalise considérablement notre
politique et offre une flexibilité pour l’appliquer à de nouveaux genres d’événements
o Plusieurs politiques dans les secteurs de la gestion de ressources humaines, de la
santé et de la sécurité, du code d’éthique, des appels et de la discipline ont été
mises à jour et approuvées
o La politique antidopage a été mise à jour, laquelle s’aligne avec les nouvelles
exigences du Centre canadien pour l’éthique dans le sport – l’Agence antidopage du
Canada
• Le conseil d’administration a ciblé cinq secteurs stratégiques du conseil d’administration
– on a progressé dans plusieurs secteurs :
o progrès sur une vision pour un milieu d’entraînement de classe mondiale pour nos
équipes nationales
o progrès sur notre stratégie d’événements nationaux avec une réorganisation
complète du format et de l’horaire des Championnats nationaux d’aviron en 2016
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Procès-verbal de l’Assemblée annuelle de RCA
Page 4 o
o
o
progrès dans le développement des effectifs avec le travail du groupe d’étude sur la
révision des catégories de membres
progrès sur l’établissement d’une stratégie de développement de donateurs avec un
financement approuvé par le Comité olympique canadien pour soutenir
l’établissement d’une campagne majeure
succès à l’avancement de notre système d’influences en plaçant trois nouveaux
membres avec les commissions de la F.I.S.A.
Gouvernance :
• Avec cette assemblée, l’horaire transitoire des assemblées générales et semi-annuelles
est complété :
o L’assemblée annuelle aura lieu en septembre dans les 6 mois de la fin de l’exercice
financier avec une cible d’approuver les bilans financiers vérifiés, de nommer les
vérificateurs et d’élire les directeurs
o L’assemblée semi-annuelle aura lieu conjointement avec la Conférence nationale de
RCA en janvier avec une cible sur toutes les autres affaires de la société, y compris
la gouvernance, la politique et la programmation, les règlements, etc.
• L’élection des directeurs lors de cette assemblée annuelle sera pour les premiers
mandats de deux années complètes selon le tableau de la nouvelle gouvernance.
4.2
Chef de la direction
CdD, Donna Atkinson, a présenté les faits saillants suivants en plus du rapport annuel qui a été
publié en janvier 2015 :
• Un important sondage des membres a été expédié en 2014 à environ 20,000
participants – les renseignements ont été utilisés pour prendre des décisions sur les
programmes et pour influencer une proposition du groupe d’étude sur la révision des
catégories de membres qui sera portée au scrutin par les membres. Cette proposition
comprendra un système de régates basé sur des mesures d’encouragement et des
niveaux améliorés de services aux membres.
• Il y a eu des améliorations au programme d’assurance de RCA et aux stratégies et la
divulgation de la gestion des risques.
• RCA a participé et s’est préparé pour plusieurs événements internationaux importants, y
compris les Jeux panaméricains de 2015.
• 6 nouveaux juges-arbitres de la F.I.S.A. ont été entraînés et brevetés.
• Il y a eu des améliorations d’infrastructure de haute performance
• L’horaire et le format des Championnats nationaux d’aviron ont été améliorés et mis en
place.
• Le développement éducatif des entraîneurs a aussi eu des services améliorés – les
arriérés de dossiers d’entraîneurs sont maintenant à jour. La complétion du programme
de développement de la compétition pour une approbation provisoire est en temps.
• L’athlète de RCA a été reconnu comme une meilleure pratique par Sport Canada et
plusieurs autres sports utilisent le matériel de RCA comme un modèle pour un futur
développement.
• Les stratégies d’engagement de donateurs progressent avec le Temple de la renommée
de l’aviron canadien et l’événement Cravate Rouge.
• RCA s’adapte aux changements au financement fédéral avec un espoir accru que les
ONS paient directement pour les articles qui ont été auparavant couverts — ceci
comprend les coûts pour les tests antidopages pour les athlètes et le développement du
matériel d’entraîneur pour le PNCE.
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Procès-verbal de l’Assemblée annuelle de RCA
Page 5 5.
Propositions – Assemblée annuelle de RCA
Les résultats du scrutin en ligne ont été annoncés comme suit :
5.1
Les bilans financiers annuels et le rapport du vérificateur
•
•
Brian Lamb, le trésorier, indiquait que l’on a fourni aux membres les bilans financiers
annuels et le rapport du trésorier avant l’assemblée et avant la date limite prescrite par
les règlements administratifs.
On a noté que la variation de taux de change du dollar canadien envers le dollar
américain a eu un effet négatif remarquable sur le budget de RCA et a eu comme
résultat d’accroître notablement les coûts d’entraînement pour le programme de haute
performance de RCA.
Proposée par : Club d’aviron de la ville de Victoria Appuyée par : Club d’aviron d’Ottawa :
Que RCA accepte les bilans financiers vérifiés pour l’exercice se terminant 31 mars 2015
comme rapportés par Hayes, Stewart, Little & Co., Comptables agréés.
Résultats du scrutin :
Pour : 202
Contre : 0
PROPOSITION ADOPTÉE.
5.2
Nomination du vérificateur
Proposée par : Club d’aviron de la ville de Victoria Appuyée par : Club d’aviron d’Ottawa :
Que RCA nomme Hayes, Stewart, Little & Co., Comptables agréés, comme les vérificateurs
pour l’exercice financier se terminant 31 mars 2015 à des honoraires qui seront décidés par le
conseil d’administration.
Résultats du scrutin :
Pour : 204
Contre : 0
PROPOSITION ADOPTÉE.
6
Résultats – Élection des directeurs
Le président Walker indiquait que selon l’Article 11 des règlements administratifs de RCA, le
comité de RCA sur les mises en candidature a soumis un groupe de candidats pour le conseil
d’administration, lesquels se présentent pour le scrutin lors de l’Assemblée annuelle de 2015.
Selon le paragraphe 11.6 des règlements administratifs de RCA, les membres en règle peuvent
resoumettre des candidatures ou présenter d’autres candidatures pour le scrutin au conseil
d’administration pour des candidats qui satisfont les exigences d’admissibilité décrites au
paragraphe 9.3 en les présentant au siège social de RCA au plus tard 30 jours avant
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Procès-verbal de l’Assemblée annuelle de RCA
Page 6 l’Assemblée annuelle. La date finale pour la fermeture des mises en candidature est passée (25
août 2015) et aucune autre candidature ne peut être reçue. Donc,
• Pour le poste de directeur de l’athlète pour un mandat se terminant lors de l’Assemblée
annuelle de 2017, Jon Beare a été réélu par acclamation;
• Pour le poste de directeur par mandat spécial pour un mandat se terminant lors de
l’Assemblée annuelle de 2017, Brian Lamb a été réélu par acclamation; et
• Pour le poste de directeur par mandat spécial pour un mandat se terminant lors de
l’Assemblée annuelle de 2017, Andrew Fitzgerald a été élu par acclamation.
Le président Walker a remercié Debbie Sage pour ses 3 années de service comme directrice
de RCA. On a remercié tous les candidats qui ont présenté leurs noms pour le scrutin.
L’assemblée était ajournée à 17 h 58 HAP.
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