Adjoint administratif : secrétariat/accueil

FICHE DE POSTE
Date de mise à jour :19 juin 2012
Dénomination du poste
Adjoint administratif : secrétariat/accueil
Raison d’être du poste
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Assurer le standard et l’accueil du Centre Communal d'Action Sociale : identifier, orienter les
demandeurs vers les services et/ou les professionnels compétents
Assurer diverses tâches de secrétariat
Position dans l’organigramme
Directrice CCAS  adjoint administratif
Liaisons
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Elu délégué
Membres du Conseil d'Adminsitration du CCAS
Ensemble de l'équipe administrative et travailleurs sociaux
Partenaires institutionnels, associatifs et fournisseurs (Maintenan
ce photocopieur, TBC...)
Services municipaux
Activités / Tâches
Accueillir et renseigner le public physiquement et téléphoniquement
Accueillir tout public avec amabilité
Assurer une bonne image du CCAS
S’exprimer clairement et reformuler
Gérer les situations de stress et réguler les conflits
Constitution et suivi du dossier des cartes de Bus (tableaux)
Prise de rendez vous sur plannings des travailleurs sociaux (logement, accompagnement, RSA)
Gestion du courrier (reçu et envoyé)- Domiciliation (réception, enregistrement sur fiche et listing
mis àjour)
Gestion et suivi événements ponctuels (colis de noël, repas des anciens, manifestations organisées
par le service, plan canicule....)
Editions des bons de commandes (Cyril), bons alimentaires+suivi+ saisie logiciel JVS
Suivi et mise à jour formulaires, documents et plaquettes d'information à destination du public
(horairesbus, dossiers logement....)
Renseigner sur le fonctionnement du service et des partenaires
Recevoir et orienter les appels téléphoniques et transmettre les messages aux services
Etre en capacité d'aider à rédiger si besoin certains documents administratifs
Effectuer des travaux de secrétariat
Classement et mise à jour de dossiers
Rédaction de courriers administratifs (publipostage), envoi de convocations, rédaction de compterendus de réunions
Formation au logiciel d'action sociale JVS (suivi des demandes d'aides facultatives)
Bilan d'activité annuel
Moyens
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Ordinateur, bureau, ligne téléphonique, internet
Compétences / Exigences requises / Qualifications
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Technique de communication
Technique de secrétariat, maîtrise de l’informatique
Disponibilité, Polyvalence
Qualités relationnelles développées et adaptées à la diversité du public
Qualités rédactionnelles, capacité d'organisation
Gestion des situations de stress
Capacités à conserver neutralité et objectivité face aux situations
Devoir de réserve et respect impératif de la confidentialité
Connaissance et intêret pour le domaine de l'action sociale
Forte motivation pour ce type de poste
Echanges réguliers d'informations avec le supérieur hiérarchique et les autres intervenants
sociaux
Agent Catégorie C de la Filiére Adminsitrative
Emploi à temps complet (35 heures/semaine)