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GRAND-DUCHE DE LUXEMBOURG
Luxembourg, l e 11 septembre 2003
MINISTERE DES TRAVAUX PUBLICS
Référence:
Circulaire à tous les pouvoirs adjudicateurs
relevant de l'Etat.
Concerne
Nouvelle législation sur les marchés publics
Application de l'article 90 du règlement grand-ducal du 7juillet 2003 portant
exécution de la loi du 30 juin 2003 sur les marchés publics (arrêt Alcatel).
Ayant été mis en demeure par la Commission des Communautés européennes suite à
l'arrêt « ALCATEL » rendu par la Cour de Justice des Communautés européennes, le
Grand-Duché de Luxembourg a été contraint de modifier sa réglementation relative au
chapitre traitant de l'adjudication en distinguant à l'avenir 3 démarches.
1. La décision d'adjudication.
2. L'information des soumissionnaires non retenus du rejet de leur offre.
3. Conclusion du contrat.
L'article 90 du règlement grand-ducal du 7 juillet 2003 portant exécution de la loi du 30 juin
2003 sur les marchés publics stipule que
« (1) L'adjudication doit avoir lieu dans le délai prévu ou, si celui-ci est dépassé, dans
le délai accepté parle soumissionnaire susceptible d'être déclaré adjudicataire.
(2) L'adjudicataire en est avisé par lettre recommandée.
(3) De même, le pouvoir adjudicateur informe par lettre recommandée les autres
concurrents qu'il ne fait pas usage de leur offre, avec l'indication des motifs à la base
de la non-prise en considération de celle-ci. 11 leur est restitué les échantillons, projets
et autres pièces dont ils ont accompagné leur offre.
(4) La conclusion du contrat avec l'adjudicataire a lieu après un délai d'au moins
quinze jours à compter de l'information donnée aux autres concurrents suivant les
dispositions du paragraphe précédent. Elle a lieu par l'apposition de la signature du
pouvoir adjudicateur sur le document de soumission remis par l'adjudicataire. »
1. La décision d'adjudication
La décision d'adjudication -est formalisée par un arrêté en due forme à signer par le ministre
du ressort.
J:\Loi Marches Publics\courriers entrée an vigueuAcirculaire Alcatel.doc
dresse postale: L-2940 Luxembourg
Bureaux: 4, Bd F.D.Roosévelt
L-2450 Luxembourg .
Téléphone: 478-1
Téléfax: 46 27 09
2. La notification du refus des offres
Le pouvoir adjudicateur notifie sa décision d'adjudication aux soumissionnaires non retenus
et leur communique les motifs du rejet de leurs offres.
Ceux-ci disposent d'un délai de 15 jours pour introduire une réclamation à l'égard de cette
décision.
Si ces réclamations semblent fondées le pouvoir adjudicateur peut retirer sa décision.
Donc le but du délai de 15 jours réside dans le fait, qu'en cas de réclamation d'un
soumissionnaire, il est loisible au pouvoir adjudicateur d'opérer le retrait de sa décision
administrative après avoir éventuellement consulté la Commission des Soumissions.
Le délai de réclamation ne préjuge en rien au délai de 3 mois qui est réservé à un
soumissionnaire pour introduire un recours en annulation auprès du tribunal administratif à
l' encontre de la décision d'adjudication du pouvoir adjudicateur.
3. La conclusion du contrat
La conclusion du contrat avec l'adjudicataire se fait, sauf en cas de retrait de la décision
d'adjudication après le délai de 15 jours mentionné ci-avant. Elle est formalisée par la
signature du pouvoir adjudicateur sur le document de soumission signé déjà par
l'adjudicataire avant qu'il ait remis son offre. La conclusion du contrat et les litiges éventuels
surgis lors de son exécution relèvent de la compétence des juridictions civiles.
Tout en admettant que le délai d'attente de 15 jours entre les 2 phases prolonge la
procédure, il faut toutefois reconnaître qu'une plus grande transparence sera introduite
dorénavant dans la procédure d'attribution du marché.
Les destinataires de la présente circulaire trouveront en annexe-le canevas introduit dans le
département des Travaux Publics pour l'application correcte de l'article 90 du règlement
grand-ducal cité sous rubrique.
Les pouvoirs adjudicateurs sont invités à donner des instructions analogues, alignés à leur
structure, à tous leurs agents opérant dans les marchés publics.
Erna Hennicot-Schoep es
Ministre des Travaux Pu lics
Entête
xxx, le
Lettre recommandée
Concerne: Soumission pour
Mesdames, Messieurs,
Comme suite à l'adjudication du ........ et conformément au règlement grand-ducal du 7
juillet 2003 portant exécution de la loi du 30 juin 2003 sur les marchés publics, j'ai le regret
de porter à votre connaissance que votre offre n'a pas pu être prise en considération, ceci pour
la raison suivante
C7 Votre offre n'est pas la meilleure disante (soit la moins chère) ;
Votre offre n'est pas la mieux disante (soit donc l'offre économiquement la plus
avantageuse) ;
Votre offre était évaluée à .
::.... %
. . . . points
alors que le résultat de l'adjudicataire a été de
:::... %
. . . points
.................................................. .................................................
Dans la 3e case ily a lieu de fournir d'autres motifs de non-conformité tels que
- Votre offre ne satisfait pas aux conditions du cahier des charges ( il y a lieu de
préciser les non-conformités).
- Non participation à une visite des lieux obligatoire.
- Les prix de régie se situent en dessous du salaire minimum légal.
- Votre offre n'était pas enfermée dans une enveloppe dont les rebords principaux
étaient fermés par tout moyen permettant à l'agent présidant la séance d'ouverture
d'en contrôler l'intégrité et portant l'inscription : « Soumission pour ... ».
- Dans votre envoi postal, l'enveloppe renfermant l'offre n'était pas glissée dans un
second pli recommandé à la poste et portant
1. l'adresse du destinataire
2. la mention: « Soumission pour... »
Si vous vous estimez lésés par la présente décision il vous est loisible d'introduire un recours
à. adresse indiquée ci-dessus dans un délai de 15 jours à compter à partir, de la présente
notification (date du cachet de la poste faisant foi).
Passé ce délai il vous restera toujours loisible d'introduire par voie d'avoué un recours en
annulation à l'encontre de la décision d'adjudication auprès du tribunal administratif dans un
délai de trois mois à compter de la présente.
Tout en vous remerciant d'avoir participé à cette demande d'offre, j e vous prie d'agréer,
Mesdames, Messieurs, l'expression de ma parfaite considération.
titre et signature
GRAND-DUCHÉ DE LUXEMBOURG
MINISTÈRE DE L'INTÉRIEUR
Luxembourg, le
1e`
décembre 2003
Direction des Affaires Communales
Références: CW
Dossier suivi par: M. Claude Wolwert
Circulaire No 2410
CIRCULAIRE
aux administrations communales,
syndicats de communes et
établissements publics placés sous la surveillance des communes
par l'intermédiaire de Messieurs l es Commissaires de district.
à Luxembourg, Diekirch et Grevenmacher
Objet : Les nouvelles dispositions sur les marchés publics
Madame, Monsieur le Bourgmestre,
Madame, Monsieur le Président,
En complément à ma circulaire No 2389 du 6 août 2003, j'ai l'honneur de vous communiquer ci-après les
modalités d'application de certains articles de la nouvelle législation sur les marchés publics, entrée en
vigueur en date du 1 e` septembre 2003.
1. En ce qui concerne l'article 90 du règlement grand-ducal d'exécution du 7 juillet 2003 qui décrit la
procédure à suivre pour faire l'adjudication et conclure le contrat, les dossiers qui ont été communiqués à
mes services ont laissé apparaître certaines questions d'interprétation qu'il y a lieu de tirer au clair.
L'adjudication se fait par une délibération de l'organe exécutif compétent ( collège des bourgmestre et
échevins , bureau syndical, Président de la Commission administrative) après examen et vérification des
dossiers de soumission publique ou restreinte avec ou sans publication d'avis quant à leur conformité
technique et à leur valeur économique. Le terme de l'adjudication ne dépasse normalement pas deux mois à
compter du jour de l'ouverture de la soumission ou, si cette date est dépassée, le délai accepté par le
soumissionnaire susceptible d'être déclaré adjudicataire. L'adjudicataire est avisé de la décision
d'adjudication par lettre recommandée. Le pouvoir adjudicateur doit informer par lettre recommandée les
autres soumissionnaires qu'il n'est pas fait usage de leur offre, tout en indiquant les motifs à la base de la
non-prise en considération. Des modèles de lettres sont joints en annexe.
La conclusion du contrat avec l'adjudicataire ne peut avoir lieu qu'après un délai d'au moins quinze jours
entiers à compter à partir du lendemain de la date du cachet de la poste des lettres recommandées de rejet,
les samedis, dimanches et fêtes légales étant compris dans la computation du délai. Ce délai de quinze
jours permettra au pouvoir adjudicateur, avant de conclure le contrat, d'attendre une réaction éventuelle de
la part d'un soumissionnaire qui s'estime lésé. Si la réclamation qui lui est adressée par un soumissionnaire
est fondée, il est loisible au pouvoir adjudicateur d'opérer le retrait de sa décision et de prendre une nouvelle
délibération portant adjudication du marché à un autre soumissionnaire . La décision définitive du pouvoir
adjudicateur sera portée à la connaissance des soumissionnaires qui auront présenté des observations. II va
sans dire que le délai de quinze jours ne prive pas le soumissionnaire lésé de se pourvoir ultérieurement en
justice, à savoir dans un délai de trois mois à compter de la justification de la décision de refus tel que prévu
Adresse postale :
L-2933
Luxembourg
Bureaux:
19,
rue Beaumont
Téléphone: 478-4629
Fax: 26 20 26 93
dans le paragraphe (1) de l'article 13 de la loi du 21 juin 1999 portant réglementation de la procédure devant
l es juridictions administratives.
Après l'expiration du délai de quinze jours à compter à partir de la date du cachet de la poste des lettres de
rejet adressées aux autres concurrents, le contrat est conclu par l'apposition de la signature du pouvoir
adjudicateur sur le document de soumission remis par l'adjudicataire.
Le dossier de soumission ainsi finalisé est transmis au Commissariat de district qui le fera parvenir à mon
département. Je tiens à soulever que les dossiers relatifs à des marchés négociés dans lesquels le pouvoir
adjudicateur consulte un seul entrepreneur, fournisseur ou prestataire de services de son choix doivent
évidemment suivre la procédure prévue à l'article 90 alinéa (4) du règlement grand-ducal du 7 juillet 2003
sur le régime des marchés publics. Ainsi, lors de la décision d'adjudication à prendre par l'organe compétent,
l'offre remise par l'adjudicataire est ;à compléter par l'apposition de la signature du pouvoir adjudicateur.
2. Je tiens à rappeler qu'aux termes de l'article 123 de la nouvelle réglementation sur les marchés publics, le
délai de paiement en matière de marchés publics est généralisé à 30 jours calendrier en cas de paiement
d'acomptes et de la facture définitive, ceci suite à la transposition d'une directive européenne. En vue de
l'application de cette réglementation , le taux de la principale facilité de refinancement appliquée par la
Banque centrale européenne à son opération de refinancement principal la plus récente effectuée avant le
premier jour de calendrier du semestre en question est fixé pour la durée du 1 e ` septembre 2003 au 31
décembre 2003 à 2,10 %. En cas de non-respect du délai de paiement pendant cette période des intérêts
moratoires égaux audit taux de la facilité de refinancement majoré de 7 % sont dus par les pouvoirs
adjudicateurs. Il est à noter que dorénavant le taux en question et ses modifications seront publiés
semestriellement au Mémorial B.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur le Bourgmestre, Madame, Monsieur le Président, l'expression de ma
parfaite considération.
Le Ministre de l'Intérieur,
Annexes:
•
•
Annexe 1 - modèle d'une lettre notifiant la prise en considération d'une offre
Annexe 2 - modèle d'une lettre notifiant la non-prise en considération d'une offre
Annexe 1
Modèle d'une lettre notifiant la prise en considération d'une offre
Concerne : Soumission du...... pour....
Mesdames, Messieurs,
Conformément à l'article 90 alinéa ( 2 ) du règlement grand-ducal du 7 juillet 2003 portant
exécution de la loi du 30 juin 2003 sur les marchés publics, j'ai l'honneur de vous informer que le
collège des bourgmestre et échevins [ le bureau, j'ai ( Président de la Commission
administrative)] a décidé par sa délibération en date du ......... d'adjuger le marché mentionné
sous rubrique au montant total de ........( T.V.A. comprise ) à votre entreprise qui a présenté
l'offre économiquement la plus avantageuse.
Pour votre gouverne, je vous signale que les soumissionnaires dont les offres n'ont pas été
prises en considération ont été informés du résultat de la soumission par lettre recommandée. Ils
ont la possibilité de présenter leurs observations au pouvoir adjudicateur conformément à l'article
5 du règlement grand-ducal du 8 juin 1979 relatif à la procédure à suivre par les administrations
relevant de l'Etat et des communes.
Passé le délai de quinze jours à compter de l'information donnée aux soumissionnaires non
retenus, la décision définitive du collège des bourgmestre et échevins sera portée à la
connaissance des. soumissionnaires qui auront présenté des observations.
La conclusion du contrat avec l'adjudicataire aura lieu après l'expiration dudit délai de quinze
jours conformément à l'article 90 alinéa (4) du règlement grand-ducal susmentionné du 7 juillet
2003.
Veuillez.........
Annexe 2
Modèle d'une lettre notifiant la non-prise en considération d'une offre
Concerne: Soumission du .......pour.........
Mesdames, Messieurs,
Conformément à l'article 90 alinéa ( 3 ) du règlement grand-ducal du 7 juillet 2003 portant
exécution de la loi du 30 juin 2003 sur les marchés publics, j'ai le regret de vous informer que le
collège des bourgmestre et échevins [ le bureau, je n'ai pas ( Président de la Commission
administrative)] n'a pas pris en considération votre offre relative au marché mentionné sous
rubrique parce que ......( indiquer le(s) motif(s) ). En annexe sont restitués les documents .....( â
énumérer) qui accompagnaient votre offre.
Conformément à l'article 5 du règlement grand-ducal du 8 juin 1979 relatif à la procédure à suivre
par les administrations relevant de l'Etat et des communes, il vous est loisible de présenter vos
observations au collège des bourgmestre et échevins [ au bureau, de me présenter (Président de
l a Commission administrative)].
En application de l'article 14 du même règlement grand-ducal du 8 juin 1979, je vous informe que
vous avez également la possibilité d'introduire un recours en annulation auprès du tribunal
administratif contre la décision d'adjudication du......... par requête signée d'un avocat à la Cour
dans un délai de trois mois à partir de la notification de la présente.
Passé le délai de quinze jours à compter de la présente information, la décision définitive du
collège des bourgmestre et échevins [( du bureau, ma décision définitive (Président de la
Commission Administrative)] sera portée à la connaissance des soumissionnaires qui auront
présenté des observations. A l'égard de ces soumissionnaires le délai de recours devant le
tribunal administratif de trois mois ne commencera à courir qu'à partir de la communication de la
décision définitive.
Veuillez .....
GRAND-DUCHÉ DE LUXEMBOURG
MINISTÈRE DE L'INTÉRIEUR
Luxembourg, l e 6 août 2003
Direction des Affaires Communales
Circulaire N° 2389
Références: 26 103
Affaire suivie par: M. Claude Wolwert
CLJ / P.M./.C.W./ Iz
CIRCULAIRE
aux administrations communales, aux syndicats de communes et aux
établissements publics placés sous la surveillance des communes
par l'intermédiaire de Messieurs l es Commissaires de district à Luxembourg,
Diekirch et Grevenmacher
Obiet : Les nouvelles dispositions sur les marchés publics
Madame, Monsieur le Bourgmestre,
Madame, Monsieur le Président,
La nouvelle loi du 30 juin 2003 sur les marchés publics a été publiée au Mémorial A N° 93 du 10 juillet 2003
et entrera en vigueur le le` septembre 2003. Parallèlement le règlement grand-ducal du 7 juillet 2003 portant
exécution de la loi précitée du 30 juin 2003 sur les marchés publics institue un cahier général des charges
applicable à tous les pouvoirs adjudicateurs publics relevant soit du secteur étatique soit du secteur
communal. Les cahiers spéciaux standardisés, élaborés en collaboration avec le Centre de Ressources des
Technologies de l'Information pour le Bâtiment (C.R.T.I.B.) depuis 1991, ont été repris dans le règlement
grand-ducal du 8 juillet 2003 portant institution de cahiers spéciaux des charges standardisés en matière de
marchés publics. II s'ensuit que d'un point de vue pratique, le volume des cahiers des charges s'assouplira,
alors qu'il suffira d'en référer au règlement grand-ducal précité.
II i mporte de préciser d'emblée que la loi du 30 juin 2003 sur les marchés publics ne constitue pas un
changement fondamental des grands principes qui guident la réforme des marchés publics, mais que la
l égislation y afférente a été modernisée et que plusieurs innovations importantes sont intervenues. D'une
façon succincte les axes principaux poursuivis par la réforme peuvent se résumer de la façon suivante
a)
alignement de notre législation nationale sur l'esprit des directives communautaires, c'est-à-dire reprise
de certaines dispositions de l'acquis communautaire;
b) adaptation de la législation au progrès moderne ;
c) clarifications ponctuelles de notre législation à la suite des problèmes enregistrés par la Commission des
Soumissions instituée auprès du Ministère des Travaux Publics ;
d) introduction d'un seul texte de loi et d'un seul texte de règlement applicables aux marchés publics quel
que soit le statut du pouvoir adjudicateur public.
La présente circulaire a pour objet de fournir aux administrations communales, syndicats de communes et
établissements publics placés sous la surveillance d'une commune un aperçu sommaire sur les
modifications les plus importantes qu'apportent la nouvelle loi et le règlement grand-ducal d'exécution y relatif
d'une part et de leur faire part des règles spécifiques applicables en cas de passation de marchés pour
compte des collectivités territoriales d'autre part. Des circulaires complémentaires à la présente viendront
préciser le moment venu les modalités d'application de certaines dispositions.
Adresse postale : L-2933 Luxembourg
Bureaux: 19, rue Beaumont
Téléphone: 478 - 46 15
Fax: 26 20 26 93
A. Modifications essentielles générales
1. La réforme sur les marchés publics respecte un grand parallélisme dans les textes de la nouvelle loi et du
règlement grand-ducal d'exécution en instituant des cahiers généraux des charges. Ainsi tant la loi que le
règlement d'exécution comportent une division en trois livres, à savoir
- un livre I renfermant les dispositions générales applicables à tous les marchés publics
- un livre II concernant le régime communautaire des directives classiques
- un livre III traitant du régime sectoriel des directives communautaires (eau, énergie, transports et
télécommunications).
2. Une innovation réside dans le fait de considérer comme pouvoir adjudicateur également
-
les organismes de droit public répondant à la définition donné par l'article 2 de la loi et
l es associations formées par une ou plusieurs collectivités territoriales.
Ceci implique que lesdites entités seront dorénavant soumises aux dispositions de la nouvelle législation
(art. 2 de la loi)
3. En ce qui concerne les procédures applicables à la passation des marchés publics, la loi du 30 juin
2003, tout en maintenant la soumission publique comme règle générale, prévoit une double approche quant
à la soumission restreinte, l'une constituant la soumission restreinte avec publication d'avis, limitée toutefois
aux marchés de travaux, l'autre la soumission restreinte sans publication d'avis. A partir de certains seuils, la
soumission restreinte avec publication est placée à pied d'égalité avec la soumission publique. II convient de
distinguer plusieurs étapes
-
La première consiste à publier dans la presse un appel d'offres contenant entre autres des conditions
minima de participation à remplir par les candidats qui se manifestent.
La deuxième étape consiste à départager les candidats moyennant une fourchette après avoir éliminé
les candidatures ne remplissant pas les conditions de participation.
L'étape finale consiste à remettre des cahiers des charges aux candidats retenus et à ouvrir en leur
présence les offres.( art. 7 de la loi )
4. En ce qui concerne les procédures d'exception ( art. 8 de la loi ), à savoir soit la soumission restreinte
sans publication d'avis, soit le marché négocié (anciennement marché de gré à gré), lesdites procédures
restent comme par le passé limitées à des cas de figure très stricts lesquels ont été légèrement augmentés
par rapport à la législation actuelle du 4 avril 1974 en s'inspirant de la législation communautaire.
5. Pour ce qui est des marchés insignifiants dits 'commandes publiques' , le seuil a été porté de 150.000
Luf à 8.000 euros, valeur cent de l'indice des prix à la consommation. II s'ensuit que les seuils actuels de
400.000, 600.000 et 800.000 Luf se rapportant aux différentes professions ont été portés à 22.000, 33.000 et
44.000 euros. Pour le détail de la liste des différentes professions, il y a lieu d'en référer à l'article 161
nouveau du règlement grand-ducal d'exécution.
6. La nouvelle législation introduit la possibilité de recourir au marché négocié pour des achats
d'opportunité. En effet à l'instar des acheteurs privés, il échet d'accorder la faculté aux pouvoirs adjudicateurs
publics de profiter de ventes en soldes ou de liquidations judiciaires. II en est de même en ce qui concerne
l'achat de produits d'occasion.
Une autre innovation permettant le recours au marché négocié régit le cas où les aléas ne permettent pas
une fixation préalable globale de prix. Ainsi il peut être recouru au marché négocié lorsqu'il n'est pas possible
de décrire l'objet du marché dans un cahier spécial des charges et qu'une indication approximative s'avère
i mpossible. II en est ainsi notamment en ce concerne les prestations dans le domaine de la recherche et du
développement. Finalement le recours au marché négocié a été étendu aux pouvoirs adjudicateurs
compétents pour les services de secours, notamment pour les besoins de standardisation, des équipements
et du matériel d'intervention.
7. D'importants changements ont été réalisés en ce qui concerne les modes de passation des marchés
publics.
-
Ainsi dans un marché relatif à un corps de métier, le règlement d'exécution permet d'incorporer des
prestations relevant d'autres métiers sous la condition que la valeur des prestations du métier secondaire
ne dépasse pas 10% de la valeur du marché global et ne dépasse pas 90.000 euros, valeur au nombre
indice 100 hors TMA (art. 9 du règlement grand-ducal).
-
En ce qui concerne le mode de passation par entreprise générale ( art. 10 du règlement grandducal), ii échet de signaler que l'exigence du pli séparé est abolie. Dorénavant l'indication des
coordonnées des sous-traitants au moment de la remise de l'offre seule est exigée. Finalement le
recours à la passation par entreprise générale s'applique également au cas où en raison de l'indivisibilité
des responsabilités, il n'est pas indiqué de séparer deux ou plusieurs métiers. II en est ainsi notamment
en cas de mise en adjudication conjointe des travaux de menuiserie et de vitrerie.
8. Un des changements les plus notoires consiste dans l'introduction d'une disposition horizontale
concernant la prise en considération de critères écologiques et en relation avec la promotion du
développement durable, notions qui font désormais partie des principes du droit communautaire suite au
Traité d'Amsterdam. Les conditions y relatives et l'importance à attribuer à ces conditions sont spécifiées
dans les cahiers spéciaux des charges. Il est renvoyé dans ce contexte à l'article 89 du règlement grandducal d'exécution reprenant une énumération non exhaustive de critères ayant trait à l'environnement pour
déterminer l'offre économiquement la plus avantageuse. L'extension de l'énumération des critères dont s'agit
a été d'ailleurs accompagnée de la mention du lien direct avec le marché.
9. Dans un souci d'assouplissement des procédures, ii échet de signaler que dorénavant le dossier de
soumission doit contenir uniquement les clauses contractuelles permettant au pouvoir adjudicateur de
faire un choix. II s'agit notamment des critères d'adjudication et de leur pondération à acter au cahier spécial
des charges, des critères minima de participation, des primes et pénalités. De même la réforme des marchés
publics permet de déroger au principe général que l'offre doit être établie sur le bordereau de soumission en
cas de soumission publique et de soumission restreinte avec ou sans publication d'avis. En effet, dorénavant
les soumissionnaires sont autorisés à utiliser pour la remise de leur offre un résumé du bordereau de
soumission qui reprend les divers postes seulement de façon chiffrée. Dans l'hypothèse où le pouvoir
adjudicateur ne présente pas un tel résumé, le soumissionnaire pourra lui-même faire recours à ce système.
(art. 40 du règlement grand-ducal)
10. En ce qui concerne les dispositions inhérentes au dépôt et à l'ouverture des offres (articles 62 à 70
du règlement grand-ducal), ii y a lieu de soulever une innovation majeure introduite par la réforme des
marchés publics. Dorénavant le cachet à la cire et le ruban bleu ne sont plus indispensables pour assurer
l'intégrité et la confidentialité du contenu de l'enveloppe. De même une enveloppe fermée au scotch sera
admise . Au contraire, une offre contenue dans une enveloppe à rebord « autocollant » ne sera pas ouverte,
si ce pli peut être ouvert et refermé sans laisser de traces dans l'enveloppe. II y a lieu de noter en outre que
dorénavant l'agent présidant à la séance d'ouverture sera seul juge de l'intégrité des offres.
11. En ce qui concerne l'examen des offres, la réforme innove dans ce sens qu'en cas d'égalité de prix
entre plusieurs offres entrant en ligne de compte pour l'adjudication, les concurrents concernés sont à inviter
dans un délai raisonnable à offrir une diminution du prix.(art 77 du règlement grand-ducal)
12. Pour ce qui est de la justification des prix, le pouvoir adjudicateur est obligé dorénavant de demander
une analyse des prix aux soumissionnaires, dont les offres sont de plus de 15% inférieures à la moyenne
arithmétique des prix des offres reçues y non comprises l'offre la moins chère et l'offre la plus chère.
Toutefois, cette obligation de demander une analyse des prix n'est pas d'application si moins de cinq offres
ont été reçues.( art. 80 du règlement grand-ducal)
Une autre amélioration qualitative porte sur la possibilité d'accorder dorénavant au pouvoir adjudicateur la
faculté d'inviter les soumissionnaires à justifier des prix isolés très bas par une analyse de prix, même si le
prix total n'est pas suspect ceci dans un souci d'écarter dorénavant une offre spéculative.( art. 81 du
règlement grand-ducal)
13. Pour ce qui est des dispositions inhérentes à l'adjudication, la réforme des marchés publics institue le
caractère obligatoire de la production de certificats de non-obligation à l'égard des administrations fiscales et
de la sécurité sociale. Dorénavant les délais de paiement accordés par une administration fiscale et par le
Centre commun ne sont plus considérés.( art. 86 du règlement grand-ducal)
14. Pour ce qui est de la durée des marchés, la nouvelle législation prévoit une dérogation au principe de
l'annualité notamment pour les contrats d'entretien ainsi que pour le crédit-bail et la location-vente. Cette
exception est sans limitation de durée. Toutefois, compte tenu de l'importance de la spécialité des travaux,
fournitures et services, les pouvoirs adjudicateurs peuvent contracter pour une durée maximale de trois
exercices budgétaires pour ces marchés, y non compris l'année de la conclusion du marché.( art. 12 de la
loi )
15. Une innovation très importante concerne le délai de paiement des acomptes et de la facture
définitive. En effet, suite à la transposition d'une directive européenne, le délai de paiement en matière de
marchés publics est généralisé à 30 jours calendrier. Cette innovation fait appel à une rigueur de
comptabilisation de la part des pouvoirs adjudicateurs, alors qu'en cas de non-respect du délai de paiement
sont dus des intérêts moratoires dont le taux s'appuie sur le taux de la facilité de refinancement de la Banque
Centrale Européenne majoré de 7%.( art. 123 du règlement grand-ducal)
B. Règles spécifiques aux marchés à conclure par les communes, syndicats de communes et
établissements publics placés sous la surveillance d'une commune
1. Clause préférentielle
La nouvelle loi sur le régime des marchés publics prévoit une clause préférentielle en faveur d'un
soumissionnaire local lors de la passation de marchés à conclure pour compte d'une commune ou d'un
établissement public placé sous la surveillance d'une commune. Ainsi le concurrent local peut remporter le
marché même s'il n'a pas présenté l'offre économiquement la plus avantageuse à la double condition que
l e montant total hors T.V.A. du marché à conclure n'excède pas 12.500 euros indice cent de l'indice pondéré
des prix à la consommation et que le prix offert par le soumissionnaire local ne dépasse pas de plus de cinq
pour cent celui de l'offre économiquement la plus avantageuse. Par rapport au texte actuel de 1974 la
disposition relative au concurrent local s'applique à l'avenir également aux établissements publics placés
sous la surveillance d'une commune.( art. 18 de la loi)
II est à noter que la clause préférentielle ne peut être invoquée que si le soumissionnaire local satisfait aux
deux conditions énumérées ci-dessus. Quant à la notion du concurrent local, il échet de préciser qu'il s'agit
en l'occurrence d'une entreprise ayant son siège dans la commune et non pas de la succursale d'une firme
établie sur le territoire d'une autre commune.
2. Présentation des dossiers à mes services
Le règlement grand-ducal d'exécution reprend plusieurs stipulations inscrites dans la réglementation actuelle
du 10 janvier 1989 sur le régime des marchés publics. Ainsi préalablement à toute mise en adjudication
des travaux, fournitures et services, il appartient au conseil communal, sous l'approbation de l'autorité
supérieure, de décider le principe des prestations qui font l'objet du contrat et de prévoir les crédits
budgétaires nécessaires résultant de l'exécution du marché. Le conseil communal exerce cette prérogative,
soit au moment du vote du budget communal annuel, soit en prenant une délibération spéciale portant
modification du budget.(art. 154 et 155 du règlement grand-ducal)
Un changement important a été opéré en ce qui concerne la procédure administrative à respecter par les
dossiers ayant trait aux projets de travaux.( art. 156 du règlement grand-ducal)
Dorénavant il importe de distinguer entre trois catégories de procédures selon l'ampleur et l'importance du
projet. En - règle générale, l'élaboration de projets de travaux (p.ex. la construction d'une école ou d'un
centre sportif) suit les phases de l'avant-projet et du projet définitif détaillé.
Il en est autrement en ce qui concerne les projets de travaux d'infrastructures (p.ex travaux de génie civil)
ainsi que des projets de travaux dont le montant du devis estimatif ne dépasse pas 750.000 euros. Ces
projets ne suivent que la phase du projet définitif détaillé. II est à noter qu'en l'espèce le seuil actuel de
7.500 euros est porté à 750.000 euros.
De façon parallèle, le seuil de 7.500 euros prévu à l'article 106 10° de la loi communale au-delà duquel les
délibérations des conseils communaux concernant les projets de construction, de grosses réparations et
de démolition des édifices communaux sont à soumettre à l'approbation du Ministre de l'Intérieur est relevé
à 250.000 euros. Les montants de 750.000 euros et de 250.000 euros s'entendent hors TVA.
En ce qui concerne ces projets pour lesquels la loi communale ne requiert plus d'approbation, il y a toutefois
lieu de suivre la procédure prévue par la législation réglant les marchés publics pour la passation des
marchés.
Finalement une dernière innovation concerne les projets à réaliser par entreprise générale prévoyant la
possibilité d'une obligation de résultat. Dorénavant les collectivités territoriales doivent soumettre à l'aval du
conseil communal et de l'autorité supérieure un cahier des charges respectivement un cahier des charges
remanié tenant lieu d'avant-projet et de projet définitif détaillé, ceci préalablement à toute mise en
adjudication.
Les dossiers portant sur l'avant-projet et le projet définitif détaillé, à soumettre au conseil communal et
au Ministre de l'Intérieur, au niveau de la phase d'instruction des projets, devront contenir les documents
suivants
(1) L'avant-projet donnera lieu à des recherches et études poussées sur la base d'un programme détaillé
établi par le collège des bourgmestre et échevins aboutissant à
- un mémoire, à caractère à la fois descriptif, explicatif et justificatif ;
- une évaluation détaillée des dépenses afférentes des ouvrages ;
- un dossier technique des ouvrages.
(2) Le projet définitif donne lieu à des études de détail relatives à l'exécution des ouvrages sur base de
l'avant-projet. Ces études de détail aboutissent au cahier des charges et se concrétisent dans les plans
d'exécution des ouvrages à l'échelle 1 : 50, l'estimation détaillée des dépenses s'appuyant sur le devis
quantitatif ou avant-métré, énumérant les diverses unités d'oeuvre employées dans la construction et
indiquant la quantité nécessaire à chacune d'elles ainsi que dans le planning générai des travaux.
Dans le cas toutefois où une dérogation importante ultérieure au projet définitif détaillé, dûment
approuvé par l'autorité supérieure, entraînera des travaux supplémentaires qui exigent non seulement une
majoration de l'estimation détaillée initiale du coût, mais également une augmentation du crédit budgétaire,
deux délibérations distinctes portant l'une sur ces prestations supplémentaires et accompagnée le cas
échéant par des plans ainsi qu'un devis remaniés et l'autre ayant pour objet la demande d'un crédit spécial
sont à soumettre à l'aval du conseil communal et de l'autorité supérieure.( art. 157 du règlement grandducal)
Pour les devis définitifs détaillés inférieurs au seuil exigeant une approbation ministérielle, un devis
supplémentaire doit également être élaboré en cas de besoin en vue de la procédure d'adjudication. Je tiens
à rappeler dans ce contexte que la loi communale du 13 décembre 1988 permet à l'autorité de tutelle
d'intervenir en cas de dépassement excessif du devis initial.
Finalement la procédure inhérente à la collecte des avis à joindre aux dossiers relatifs aux projets de
travaux à l'autorité supérieure a été simplifiée. Par rapport à la réglementation actuelle du 10 janvier 1989
sur le régime des marchés publics il appartiendra dorénavant aux entités locales de solliciter les avis
obligatoires à émettre par les instances concernées, ainsi que le cas échéant les approbations et
autorisations prévues par des dispositions légales, ceci préalablement à la transmission des dossiers au
Ministre de l'intérieur par l'intermédiaire du Commissaire de district qui les complétera par son avis de
synthèse.( art. 159 du règlement grand-ducal)
Lorsque les commissaires de district reçoivent des dossiers incomplets ou manifestement non conformes
aux lois et règlement applicables, il sont invités à les retourner aux administrations communales aux fins
d'être remaniés. Bien entendu, la Ville de Luxembourg reste placée sous l'autorité directe du Ministre de
l'Intérieur, sauf dans les cas prévus par des lois spéciales.
En ce qui concerne les dossiers relatifs aux projets de travaux inférieurs au seuil de 250.000 euros et pour
lesquels la loi communale ne requiert pas l'approbation par l'autorité supérieure, il n'y a pas moins lieu de
solliciter les avis obligatoires et les approbations requises par d'autres dispositions légales. Je tiens à vous
rendre attentif qu'en cas d'omission de ces dispositions la responsabilité des autorités communales peut être
engagée.
Par ailleurs, les syndicats de communes et les établissements publics placés sous la surveillance des
communes présenteront des dossiers qui devront contenir les mêmes pièces que les dossiers à fournir par
l es administrations communales dans les mêmes cas.
Comme par le passé les dossiers des marchés à présenter au Ministère de l'Intérieur comprendront
dans tous les cas :( art. 159 du règlement grand-ducal)
a) des indications précises sur le principe des travaux, fournitures ou services qui font l'objet du contrat ;
b) l a mention sur l'allocation des crédits nécessaires au règlement de la dépense qui découle de l'exécution
du contrat;
c) l a mention sur l'approbation des projets de travaux par le conseil communal et l'autorité supérieure. Pour
ce qui est des projets de travaux dont le montant du devis estimatif ne dépasse pas le seuil de 250.000
euros, par les mentions de l'approbation y relative par le conseil communal accompagnée d'une copie de
l a délibération ad hoc prise par ledit corps ainsi que des avis obligatoires, émis par d'autres instances
concernées.
d) l es décisions motivées prises par le collège des bourgmestre et échevins portant attribution des marchés
de travaux, de fournitures et de services ;
e) l es trois offres régulières accusant les prix acceptables les plus bas.
3. Innovations inhérentes à la comptabilité communale
II est rendu attentif à plusieurs changements ayant trait à la comptabilité communale.
-
Une première innovation porte sur la régularisation d'une situation particulière pouvant se présenter
durant la période du t er janvier au 30 avril. Au cours de cette période des travaux ne peuvent être
adjugés qu'à charge de l'exercice nouveau. Or, il se peut que le budget de l'exercice nouveau ne prévoie
pas de crédit alors que le crédit afférent se trouve disponible au budget rectifié de l'exercice mais ne peut
cependant être reporté à l'exercice nouveau qu'après le 30 avril. Dorénavant il sera possible de faire
usage du crédit resté disponible, dans l'attente de sa régularisation par un report en bonne et due forme
au courant du mois de mai.(art.154 du règlement grand-ducal)
-
Une autre innovation règle les travaux s'étalant sur plusieurs exercices. En principe un marché ne
peut être passé que si un crédit suffisant pour la totalité du marché est inscrit au budget. Dans le cas de
travaux s'étendant sur plusieurs exercices, ce principe se heurte toutefois au principe de l'annualité du
budget qui veut que le budget ne prévoie que les crédits nécessaires au règlement des dépenses de
l' exercice du budget. Dorénavant le budget comprendra au moins le crédit nécessaire pour réaliser la
partie des travaux prévue pour cet exercice.( art. 154 du règlement grand-ducal)
-
Finalement, pour tous les marchés de travaux il sera établi un décompte suite à la réception définitive
des travaux. Ce décompte restera à soumettre à l'approbation du conseil communal. II comportera une
comparaison, par corps de métier, entre le devis établi en vue la procédure d'adjudication, le prix du
marché conclu et le coût final. Une justification est à fournir pour tous les dépassements excédant les
hausses légales.(art. 158 du règlement grand-ducal)
4. Suspension et annulation des marchés
Par ailleurs, les dispositions relatives à l'annulation et à la suspension du marché à conclure (art. 19 de
la loi) ont été mises en concordance avec la loi communale. Le texte innove dans la mesure où il limite
l'intervention du Grand-Duc à l'annulation du marché en cas de violation de la loi ou de l'intérêt général. En
outre, le délai actuel de 15 jours pour annuler un marché a été porté à 40 jours. Finalement une nouvelle
disposition donnera pouvoir au Ministre de l'Intérieur de suspendre le marché tout en prévoyant un délai
maximum pour prononcer la suspension. En effet, dorénavant le Ministre de l'Intérieur pourra dans un délai
de 8 jours de la communication du dossier, suspendre un marché conclu en violation de la loi ou contraire à
l'i ntérêt général. Les motifs de la suspension seront communiqués à l'autorité concernée dans les 5 jours de
la suspension.
5. Commission des Soumissions
Je tiens à signaler que les compétences de la Commission des Soumissions instituée par la loi du 4 avril
1974 et confirmée dans son existence par l'article 16 de la nouvelle loi sur les marchés publics ont été
étendues à tous les pouvoirs adjudicateurs. Ainsi ladite Commission des Soumissions donnera dorénavant
son avis si un pouvoir adjudicateur se propose de recourir pour un marché estimé hors T.V.A. à plus de
25.000 euros, valeur cent de l'indice pondéré des prix à la consommation, à la soumission restreinte sans
publication d'avis ou à un marché négocié. Par ailleurs, elle donnera son avis si le pourvoir adjudicateur
entend annuler une mise en adjudication au motif que celle-ci n'a pas donné de résultat satisfaisant.
Finalement, elle émettra son avis en cas de résiliation du marché et de l'exclusion temporaire d'un
adjudicataire de la participation aux marchés publics pour comportement fautif. A l'avenir, il importe donc aux
autorités communales de soumettre les dossiers de l'espèce à l'avis de la Commission des Soumissions
i nstituée auprès du Ministère des Travaux Publics ceci préalablement à leur présentation au Ministère de
l'Intérieur.( art. 19 de la loi)
6. Attribution du marché et conclusion du contrat
Une attention toute particulière doit être portée à la réglementation ayant trait à la décision d'attribution
du marché qui a été mise en conformité avec les exigences communautaires. Dorénavant l'adjudication et la
conclusion du contrat avec l'adjudicataire sont deux actes matériellement différents et entre lesquels doivent
s'écouler au moins quinze jours. A l'avenir le pouvoir adjudicateur est tenu de notifier sa décision
d'adjudication aux soumissionnaires non retenus et de leur communiquer les motifs du rejet de leurs offres
respectives. Finalement la conclusion du contrat, formalisée par la signature du pouvoir adjudicateur sur le
document de soumission se fait après le délai de quinze jours mentionné ci-avant.( art. 90 du règlement
grand-ducal)
7. Dispositions transitoires
En ce qui concerne les dossiers de soumission qui n'ont pas encore fait l'objet d'une mise en
adjudication, il y a lieu de modifier dans le préambule du cahier spécial des charges toutes références à la
l oi du 4 avril 1974 et au règlement grand-ducal du 10 janvier 1989 et de les remplacer par la nouvelle loi du
30 juin 2003 et par le nouveau règlement grand-ducal du 7 juillet 2003.
Aussi convient-il d'ajouter aux cahiers spéciaux des charges une remarque générale mentionnant que si
dans le corps du texte il y des divergences par rapport à la nouvelle réglementation c'est cette dernière qui
fait foi.
La présente circulaire ne donne qu'un aperçu sommaire sur les nouvelles dispositions régissant les
marchés publics. 11 appartient aux autorités du secteur communal et aux membres du personnel des
communes et des entités assimilées de lire attentivement les nouveaux textes avant de les appliquer
et de se tenir strictement aux dispositions y énoncées. En effet, la responsabilité des autorités
respectives du secteur communal est engagée lors de chaque conclusion d'un marché public de
sorte qu'il importe d'apporter le plus grand soin au traitement des dossiers afférents.
Pour terminer je tiens à souligner que la Direction des Affaires communales se tient à votre disposition pour
toute question en rapport avec la mise en ceuvre des nouveaux textes.
Veuillez agréer, Madame Monsieur le Bourgmestre, Madame, Monsieur le Président, l'expression de ma
parfaite considération.
Pour l e Ministre de l'intérieur,
Ministre de la Famille, de la Solidarité Sociale et de la Jeunesse
GRAND-DUCHÉ DE LUXEMBOURG
MINISTÈRE DE L'INTÉRIEUR
Luxembourg, le 5 février 2004
Direction des Affaires Communales
Références: 26/ 04
Affaire suivie par M. Claude Wolwert
Circulaire N° 2417
CIRCULAIRE
aux administrations communales, syndicats de communes et aux établissements
publics placés sous la surveillance des communes
par l'intermédiaire de Messieurs les Commissaires de district à Luxembourg,
Diekirch et Grevenmacher
Objet :
Fixation des seuils en euros applicables aux marchés publics couverts par les
directives C.E., Livres II et 111 de la loi du 30 juin 2003 sur les marchés publics
Madame, Monsieur le Bourgmestre,
Madame, Monsieur le Président,
J'ai l'honneur d'attirer votre attention sur la communication du 6 janvier 2004 de la Ministre des Travaux
Publics sur la fixation des seuils en euros applicables aux marchés publics couverts par les directives
européennes visées à l'intitulé avec prise d'effet au l' a" janvier 2004 qui vient d'être publiée au Mémorial Bno 6 du 30 janvier 2004 aux pages 78 et 79.
Afin d'expliquer plus amplement cette matière complexe, la présente circulaire vise à apporter des précisions
supplémentaires concernant l'application des différents seuils aux marchés publics couverts par les
directives européennes à passer par les communes, syndicats de communes et établissements publics
placés sous la surveillance des communes.
A : Marchés Publics à passer par les communes, syndicats de communes et les établissements
publics placés sur la surveillance des communes
Marchés Publics de Travaux
Seuil :
Seuil des marchés subventionnés:
Seuil pour le petit lot dans le cadre d'un ouvrage :
5.923.624 euros
5.000.000 euros
1.000.000 euros
Marchés Publics de Fournitures
Seuil :
Pré-information (groupe de produits)
236.945 euros
750.000 euros
Marchés Publics de Services
Seuil :
Seuil des marchés de services de recherche et de développement
ainsi que des marchés de services financiers:
Nation de petit lot:
Pré-information (catégories de services)
Adresse postale : L-2933 Luxembourg
Bureaux: 19, rue Beaumont
236.945 euros
200.000 euros
80.000 euros
750.000 euros
Téléphone: 478 -4629
Fax: 26 20 26 93
B : Marchés Publics dans les secteurs de l'eau, de l'énergie et des transports
Marchés Publics de Travaux
Seuil :
Marchés Publics de Fournitures ou de Services
Seuil :
5.923.624 euros
473.890 euros
C : Obliqation de pré-information 1 avis périodique
Marchés Public de Fournitures ou de Services
Seuil :
750.000 euros
II est à noter que la présente circulaire remplace celle du 19 février 2002 no 2307 ayant le même objet.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur le Bourgmestre, Madame, Monsieur le Président, l'expression de ma
parfaite considération.
Le Ministre de l'Intérieur,