LA COOPERATION TECHNIQUE BELGE

LA COOPERATION TECHNIQUE BELGE
AVIS DE RECRUTEME NT
Dans le cadre du Programme Appui Multisectoriel à la Sécurité Alimentaire et Nutritionnelle dans
l’Atacora (AMSANA), la Coopération Technique Belge (CTB) prévoit le recrutement
D’ UN(E ) AS S IS T ANT (E ) DE COOR D INAT IO N
Lieu d´affectation : Natitingou, avec comme rayon d’action les communes de Boukombé, Cobly,
Matéri et Tanguièta
Durée : 4 ans
Prise de service : Mai 2016
Sous l´autorité du coordinateur, l’Assistant(e) de Coordination assurera les fonctions :
ü D’assistant administratif
ü De Personne de contact
ü D’organisateur de réunions
ü De gestionnaire de la documentation
Les principales tâches à remplir sont :
En tant qu’assistant[e] administratif
· Gérer le courrier entrant et sortant : (lettres, e-mails,…) : impression/copie si nécessaire,
enregistrement classement, transfert des signataires,…. ;
· Rédiger les lettres standards ;
· Assurer la diffuser des messages, émail, mémo, lettres, rapports, etc. ;
· Saisir et mettre en forme certains courriers/documents ;
· Assurer le lay-out des documents et outils de présentation du programme ;
· Préparer et envoyer les documents en suivant les procédures de la transmission définies
pour AMSANA ;
· Aider à finaliser la comptabilité mensuelle en exerçant les contrôles requis (conformité,
contrôle des pièces justificatives);
· Exécuter toutes autres tâches qui lui seront confiées.
En tant que personne de contact
· Orienter et filtrer les appels entrants ;
· Accueillir les personnes externes ;
· Finaliser et assurer la diffusion des outils de communication.
En tant qu’organisateur(trice) de réunion
· Participer à l’organisation pratique des réunions (réservation, envoi des invitations,….) ;
· Participer à la rédaction des Procès Verbaux des réunions et assurer leurs diffusions ;
· Assurer l'organisation administrative et logistique des missions ;
· Assurer le paiement des frais liés aux missions, ateliers et formation organisés par le
programme ;
·
Assurer les préparations « opérationnelles » des activités conçues par les Assistants
Techniques.
En tant que gestionnaire de la documentation
· Classer la documentation conformément aux procédures de la CTB ;
· Mettre à jour les informations pertinentes ;
· Collecter la documentation de façon proactive ;
· Gérer les archives ;
· Assurer un suivi et archivage des documents administratif relatifs aux Conventions de
subsides et aux marchés publics.
Qualifications requises
· Etre titulaire d’un BAC G1 « option secrétariat » ;
· Avoir au moins 5 ans d’expériences pertinentes dans le domaine du secrétariat de
direction ;
· Avoir une très bonne capacité rédactionnelle, un bon esprit d’analyse et de synthèse ;
· Avoir une très bonne maîtrise de l’outil informatique et particulièrement des applications
Microsoft (Excel, Word, Outlook, Power Point, etc.)
· Avoir des compétences dans l’utilisation d’applications de mise en forme de documents, de
type Publisher est un plus.
Qualités recherchées
Etre capable de :
· travailler en équipe ;
· travailler sous pression.
Avoir
·
·
·
les aptitudes ci-après :
Dynamisme, flexibilité, autonomie et créativité ;
Communication, collaboration et capacité de synthèse et feedback ;
Faculté d'adaptation aux différents interlocuteurs dans un contexte multiculturel.
Pièces à fournir:
· Une lettre de motivation ;
· Un Curriculum Vitae détaillé et signé précisant les tâches et responsabilités effectuées ;
· Photocopies des diplômes (les originaux des diplômes seront présentés à l’entretien) ;
· Photocopies des attestations de travail (les originaux seront présentés à l’entretien) ;
· Indiquer au moins 3 personnes de références en lien avec les expériences
professionnelles.
Les candidatures féminines sont vivement souhaitées.
Dépôt des Dossiers:
Les personnes intéressées doivent déposer leur dossier de candidature sous pli fermé avec la
mention « Candidature au poste d’Assistant[e] de coordination AMSANA », au plus tard le 30 mars
2016 à 12h00 à l’un des secrétariats suivants :
Bureau CTB Natitingou - UFR-AD / AMSANA,
Quartier « Tchirimina » sur le site des Eaux et Forêts
Bureau CTB Cotonou - Représentation
Quartier les Cocotiers lot A