Termes de référence - Analyste Finance/Stratégie

Termes de référence - Analyste Finance/Stratégie
1.
Contexte
1.1.
Eléments d’information utiles concernant la COI
Apres les premières bases jetées en 1982 par Madagascar, Maurice et les Seychelles
(Déclaration de Port Louis) et l’institutionnalisation de l’organisation en 1984 par l'Accord
de Victoria, la Commission de l’océan Indien est maintenant une organisation
intergouvernementale de coopération régionale qui regroupe 4 Etats ACP (Comores,
Madagascar, Maurice, Seychelles) et une région ultrapériphérique européenne, la Réunion
(département français d’outre-mer).
Du fait de leur géographie, de leur histoire et de leur culture, les 5 îles partagent des valeurs et
des intérêts communs face aux mutations de leur environnement. La COI s’est donnée pour
mission de resserrer les liens d’amitié et de solidarité entre les peuples et de contribuer à
travers la coopération régionale au développement durable de ses Etats membres.
La COI est la seule organisation régionale africaine composée exclusivement d’îles, la COI
s’est spécialisée dans la défense des intérêts insulaires de ses Etats membres qui ont en
commun l'isolement, l'étroitesse des marchés, la fragilité environnementale et l'exposition aux
catastrophes naturelles. Devenue au fil des ans le cadre naturel de la coopération régionale
dans la zone du sud-ouest de l’océan Indien, la COI a vu ses missions évoluer pour tenir
compte des nouveaux besoins régionaux et relever les défis qui s’imposent à elle. Les crises
alimentaire et énergétique, le réchauffement climatique, la libéralisation du commerce
mondial impliquent en effet de nouvelles formes de croissance et de solidarité
Les différentes réflexions engagées sur son rôle ont permis de clarifier ses champs
d’intervention. Ses 4 axes stratégiques sont définis dans le cadre du nouveau plan de
développement stratégique validé par le conseil des Ministre des Seychelles en Janvier 2013:
-
une force politique et diplomatique et de développement humain
un espace régional sécurisé et de croissance économique intelligente
un environnement insulaire et océanique commun résilient et durable
L’indianocéanie, son identité, sa promotion.
La COI a deux missions spécifiques :
-
elle est le vecteur privilégié de construction et de développement solidaire de l’espace
indianocéanique au sein duquel les déplacements et connexions physiques et immatérielles
doivent pouvoir se réaliser de manière efficace ;
elle sert ensuite à ses Etats membres pour mener des actions collectives extérieures
d’intégration et de coopération avec la région Afrique orientale et australe, le continent
africain (UA), le Sud (collaboration Sud-Sud) et le reste du monde, ainsi qu’avec les
institutions multilatérales et les différents bailleurs.
La COI intervient là où son action apporte une forte valeur ajoutée par rapport aux actions de
ses membres et/ou aux initiatives d’organisations régionales plus large (COMESA, SADC,
Tripartite), d’institutions continentales (Union africaine) et multilatérales (ONU, OMC, etc.).
Tout en veillant à respecter les principes de coordination, de complémentarité et de
subsidiarité, la COI assume un rôle d’accompagnement, voire d’impulsion, dans des domaines
où ses membres ont besoin d’un soutien spécifique accru et où les organisations régionales
plus larges prennent insuffisamment en compte leurs spécificités insulaires.
Son ambition est d’accroître l’impact de ses interventions, en mettant l’accent sur la
réalisation d’initiatives qui produisent des résultats plus concrets et plus visibles au bénéfice
des populations.
Le site Internet de la COI fournit beaucoup d’information sur l’organisation (www.coiioc.org).
1.2.
Partenaires de la COI
Les projets de développement mis en œuvre par la COI sont financés par différents
partenaires, à savoir : l’Union Européenne (essentiellement le FED) ; la Banque Mondiale
(FEM) ; la Banque Africaine de Développement (FAD); le système des Nations Unis (PNUD,
OMS, UNICEF, UNESCO, ONUSIDA, BIT, etc.) ; la France (FSP, FFEM et AFD); le
Commonwealth et la Francophonie.
L’UE représente environ 70% de sources de financement pour les différents projets de la COI.
Depuis sa création, les montants des projets gérés par la COI n’ont cessé de croître. Dans le
cadre du 10ème FED, la COI est responsable de la mise en œuvre de plusieurs projets et
notamment le Programme d’Appui à l’Intégration régionale 3 (RISP3) d’un montant de
6 150 000 euros, et qui soutiendra la mise en œuvre du Plan de développement stratégique
(PDS) de l'organisation.
1.3.
Renforcement et amélioration de la gestion financière et administrative de la COI
La COI compte améliorer davantage sa gestion financière et administrative afin d’être, par
exemple, éligible à la Convention de contribution avec les bailleurs de fonds. Les actions
nécessaires pour atteindre cet objectif ont déclenché un processus (toujours en cours) de
grandes réformes dans la structure de la COI dans les domaines du développement des
capacités institutionnelles et de la modernisation de la gestion administrative et financière.
RISP3 continue son appui déjà fourni dans le cadre du RISP2 pour rendre plus efficient et
efficace la gestion financière et administrative de la COI.
Les présent termes de référence ont été préparés dans le but de recruter un Analyste
Finance/Stratégie qui appuiera la COI pour l’amélioration de la gestion financière de
l’organisation qui répondra aux normes internationales reconnues.
2.
Description des prestations
2.1.
Objectif de la mission
L’objectif de la mission est de donner à la COI une visibilité financière à moyen et long
terme. L’Analyste Finance/Stratégie mettra en œuvre les outils d’analyse financière
appropriés en vue de fournir à l’organisation une aide à la décision basée sur des projections
et des options financières fiables et clairement établies.
2.2.
Résultats attendus de la mission
Les résultats attendus de la mission sont les suivants :
-
2.3.
un tableau de bord financier destiné à être mis à jour régulièrement est élaboré ;
la gestion financière de la COI est mise aux normes internationalement reconnus ;
la connaissance précise des états financiers de la COI permet la mise en œuvre et la
finalisation du processus de la mutualisation des comptabilités. Une gestion optimale
des ressources humaines, des procédures et des états financiers permet d’avancer dans
la mutualisation des taches entre le SAF-COI et les projets.
Services demandés à l’Analyste Finance/Stratégie
1. Aider à la mise en place de la mutualisation des ressources en revoyant les rôles et
responsabilités du SAF et de son équipe en s’appuyant sur les Etudes menées (Ex Rapport
Ernst & Young) et autres réflexions pertinentes.
2. Réflexion et participation à la mise en place des financements innovants et alternatifs pour
soutenir le budget du secrétariat général.
3. Elaborer un tableau de bord financier régulièrement mis à jour par la SAF.
4. S’assurer du suivi de la pérennisation financière des programmes des Domaines d’Intervention
(D.I) de la COI en fonction, notamment, des prévisions de financement des bailleurs et des
Etats membres, en collaboration avec les différents responsables.
5. Proposer des axes (méthodes et outils) de travail financiers pour l’élaboration des budgets
annuels et pluriannuels de la COI.
6. Assurer la conformité des états
internationalement reconnues.
financiers annuel de la COI selon les normes
7. Veiller à l’adéquation des procédures financières de la COI aux attentes et méthodologies des
bailleurs en matière de gestion financière.
8. Apporter son expertise à la mise en œuvre de l’accord de contribution de la COI avec l’Union
européenne.
9. Mener une veille active sur les risques de change susceptibles d’affecter les budgets
10. Assurer toute autre tâche nécessaire en vue de fournir à l’institution les informations/conseils
pertinents en vue d’améliorer sa gouvernance financière.
2.4.
Méthodologie proposée
2.4.1. Réunion préparatoire (SG-COI, Maurice)
Le Secrétariat général de la COI organisera une réunion préparatoire avec l’Analyste
Finance/Stratégie au siège de la COI à Maurice. L’objectif de cette réunion est de discuter de
la méthodologie à utiliser et du planning, de clarifier tous points relatifs à la mission. Les
informations et documents nécessaires seront énumérés par l’Analyste Finance/Stratégie au
cours de cette réunion, les dates de remises des documents et informations (disponibles auprès
du SG-COI) à l’Analyste Finance/Stratégie seront également fixées. L’Analyste
Finance/Stratégie préparera le compte-rendu de cette rencontre.
2.4.2. Rencontre avec les départements du SG-COI
Le service administratif et financier de la COI (SAF) prendra des rendez-vous auprès des
différents cadres de la COI afin que l’Analyste Finance/Stratégie puisse les rencontrer dans le
but de compléter les informations nécessaires à la réalisation de sa mission.
2.4.3. Traitement des données collectées
L’Analyste Finance/Stratégie procédera à l’analyse et au traitement des informations et
documents collectés. Il préparera les différents outputs (documents et outils) de la mission.
Les échanges et rencontres avec les départements du SG-COI pourraient continuer au cours de
cette phase.
2.4.4. Réunions de restitution
L’Analyste Finance/Stratégie présentera à l’équipe du SG-COI le premier draft des différents
outputs préparés au cours de la mission, il/elle obtiendra les commentaires de l’équipe de SGCOI. Cette réunion de restitution pourrait être organisée en plusieurs étapes.
2.4.5. Préparation de la version finale des rapports
L’Analyste Finance/Stratégie prendra en considération les commentaires formulés au cours
des réunions de restitution et préparera la version finale des différents rapports et outputs.
2.5.
Visibilité
L’Analyste Finance/Stratégie doit observer le Manuel de communication et de visibilité pour
les actions extérieures de l'UE en ce qui concerne la reconnaissance du financement du projet
par l'UE (voir http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_fr.htm).
3.
Profil de l’Analyste Finance/Stratégie
Qualifications et compétences
-
Etre titulaire d’un diplôme d’études supérieures en finance
Aptitude à s’exprimer et à rédiger en français et en anglais
Expérience professionnelle générale
-
Il(Elle) doit justifier d’une expérience professionnelle d’au moins 10 (dix) ans dans le
domaine de l’expertise demandée.
Expérience professionnelle spécifique
-
4.
Expérience avérée dans la gestion financière
Forte capacité d’analyse et de synthèse
Une connaissance des mécanismes financiers des organisations internationales et des bailleurs
serait un avantage
Lieu et calendrier indicatif de réalisation
La mission se déroulera au siège de la COI à Ebène, Maurice.
Le nombre de jours de travail de l’Analyste Finance/Stratégie est estimé à 200 jours (répartis
sur 12 mois).
La date prévue pour le début du projet est fixée au 1er octobre 2014 et la période de mise en
œuvre du marché sera de 6 mois à partir de cette date (jusqu’au 31 mars 2015). Se reporter
aux articles 19.1 et 19.2 des conditions particulières pour la date de début réelle et la période
de mise en œuvre.
5.
Rapports
5.1.
Rapports obligatoires
Des rapports d'activités intermédiaires devront être établis tous les trois mois pendant la période de
mise en œuvre du contrat. Ils doivent être accompagnés de la facture correspondante et du rapport
financier tel que défini à l’article 28 des conditions générales. Un rapport d'activités final accompagné
d'une facture finale et du rapport financier devra être établi à la fin du contrat. Le projet de rapport
d'activités final devra être présenté au moins un mois avant la fin de la période mise en œuvre du
contrat.
Chaque rapport doit consister en une section narrative et une section financière. La section financière
doit contenir des données détaillées relatives au temps que les experts ont consacré au contrat, aux
dépenses accessoires et à la provision pour vérification des dépenses.
En sus des documents, rapports et résultats qui pourraient être précisés au titre de la présente mission,
l’Analyste Finance/Stratégie doit fournir les rapports d'activités suivants:
Intitulé du rapport
Rapport préliminaire
Contenu
Délai de soumission
Analyse de la situation Au plus tard 1 mois après le
existante et plan de travail du début de la mise-en-œuvre
projet
Rapport
d'activités Brève
description
des Au plus tard un mois suivant
intermédiaire à 3 mois
avancements (techniques et l'expiration de chaque période
financiers) en ce-compris les de mise-en-œuvre de trois mois
problèmes rencontrés, les
activités planifiées à 3 mois,
accompagné de la facture
Projet de rapport d'activités Brève
description
des Au plus tard un mois avant la
final
réalisations en ce-compris les fin de la période de mise-enproblèmes rencontrés et les œuvre
recommandations
Rapport d'activités final
5.2.
Brève
description
des
réalisations a en ce-compris les
problèmes rencontrés, les
recommandations, une facture
finale et le rapport final.
Endéans le
mois de la
réception des commentaires du
gestionnaire du projet identifié
dans le contrat, sur le projet de
rapport d'activités final.
Présentation et approbation des rapports
Trois exemplaires au gestionnaire du projet indiqué dans le contrat. Ils devront être rédigés en français.
L'approbation de ces rapports d'activité incombe au gestionnaire du projet identifié dans le contrat.
6.
Documents mis à la disposition de l’Analyste Finance/Stratégie
La COI mettre ç la disposition de l’Analyste Finance/Stratégie tous les documents nécessaires
à la réalisation de la mission et disponibles auprès du Secrétariat général de la COI.
7.
Bureau, installations et biens mis à la disposition de l’Analyste
Finance/Stratégie par la COI
Pendant la durée de la mission, la COI mettra un espace de travail à la disposition de
l’Analyste Finance/Stratégie.
8.
Autres informations
-
Type de marché : à prix unitaire
Le budget maximum alloué à cette mission est de 48 000 euros.