simplifier la gestion

Fiche pratique
Gestion
Simplifier
la gestion
des frais de
déplacement
En charge des frais de déplacement
de votre entreprise, vous rêvez de
déléguer cette mission chronophage.
Pourtant, des solutions peuvent
en rendre le suivi intéressant.
E
stimées à 160 milliards d'euros en Europe et
à 25 milliards en France, les dépenses de T&E
(Travel and Entertainment) sont pointées du
doigt par tous les directeurs financiers. Si les
grands comptes ont déjà mis en place des solutions
de gestion fiables et des politiques de voyage drastiques, nombre d’entreprises fonctionnent encore à
« l’ancienne » et à l’aide de tableaux Excel. Découvrez, avec Pierre-François Brézès, responsable
de l’activité Cartes et Solutions Corporate d’American Express France, comment gagner du temps.
Pourquoi faut-il maîtriser
les coûts des T&E ?
« Il était une fois
dans l’Ouest »...
Inventés par American Express pour
sécuriser les échanges et limiter les
attaques en tous genres, les premiers
paiements dématérialisés remontent
à 1850 !
Au total, 165 ans d’histoire et un
traveller cheque - ou chèque de voyage créé en 1891 qui circule encore
aujourd'hui dans certains pays du monde.
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Scindés en six grands postes (aérien, hôtellerie,
rail, location de voiture et taxi, restauration et autres
dépenses), l’achat et le suivi des T&E sont traités
différemment par les entreprises.
• Soit l’assistante procède à l’achat de tous les billets
de voyage (avion, train, location de véhicule, hôtel)
et confie à chaque voyageur d’affaires la charge
d’avancer les frais annexes (taxi, restauration, frais
complémentaires).
• Soit elle délègue à une agence de voyages la
recherche des déplacements (avion, train, voiture), en
règle le montant et laisse à chaque voyageur d’affaires
le soin d’avancer les autres dépenses.
• Soit le voyageur d’affaires gère lui-même tous ses
déplacements et en demande le remboursement en
fin de mois ou de mission.
Avec ces trois modes de fonctionnement, et en
l’absence d’un outil de gestion électronique spécifique,
la lourdeur administrative du traitement des dépenses
est importante. En parallèle, le contrôle des sommes
décaissées est complexe, les risques d’erreurs (ou de
fraudes) existent et la ventilation des frais par centres
de coûts (ou missions) s’avère difficile.
Dans le contextuel actuel, et au-delà des coûts directs
liés aux dépenses, il faut également tenir compte
des coûts indirects inhérents à la gestion des T&E :
recherche, commande, paiement et traitement des
remboursements, suivi des justificatifs, analyses et
commentaires, recherche de solutions.
Comment simplifier la gestion
des dépenses ?
Inscrite dans la lignée des solutions historiques
proposées par American Express pour simplifier la vie
des voyageurs d’affaires, la Carte Corporate permet de
gérer les dépenses de T&E tout au long de la chaîne de
processus, en limitant les interventions humaines.
• Le paiement par l’assistant(e) ou le voyageur des
dépenses de transport (avion, train, location de
véhicule), et parfois d’hébergement, s’effectue à l’aide
d’une carte logée dématérialisée, via une agence de
voyages (Agences Bleu Voyages, Egencia, Avexia
voyages, BCD Travel, HRG...).
• Le paiement direct, par le voyageur d’affaires, des
dépenses annexes (taxi, parking, journaux, billets de
transport, bar, hôtel...) est réalisé à l’aide de sa Carte
Corporate individuelle et nominative à débit différé. Le
montant est prélevé sur son compte personnel après
remboursement par sa société.
Au moment du suivi des dépenses, le processus est
tout aussi simple. Lors d’un achat effectué à l’aide
d’une carte logée dématérialisée, l’assistant(e) ou le
voyageur a indiqué la mission à laquelle la dépense
est rattachée. Pour les achats directs, l’assistant(e) va
rapprocher, en fin de mois, les dépenses du voyageur
d’affaires visibles sur sa carte des dépenses qui
correspondent à la même mission enregistrée dans
la carte logée. Les zones, pré-saisies, simplifient le
suivi, autorisent les modifications d'affectation de la
dépense mais, surtout, sécurisent les montants car, là,
aucune erreur n’est possible.
Pourquoi mettre en place
des cartes corporates ?
Au-delà des avantages liés au gain de temps et à
la diminution des erreurs, les solutions de paiement
corporate permettent aux entreprises de maîtriser
les coûts de T&E. Souvent chargé(e) d’analyser
chaque dépense pour vérifier son adéquation avec
la politique voyage de l’entreprise, l’assistant(e) peut
alerter sa direction en cas de dérives d’un voyageur
ou d’un fournisseur puis chercher et proposer d’autres
solutions ou prestataires.
Les
voyageurs
d’affaires,
eux,
bénéficient
d’assurances annexes (perte ou vol de leur carte
avec remplacement sous 48 heures partout dans le
monde, retard de bagages...). Et, cerise sur le gâteau,
les cartes peuvent être associées à un programme
de fidélité permettant aux détenteurs de cumuler
des points. Parfois offerts aux collaborateurs, parfois
gérés par l’entreprise, ceux-ci peuvent être convertis
en miles ou autres avantages.
Plus de 150 ans après la ruée vers l’or et plus d’un
siècle après l’avènement du Traveller Cheque, les
valeurs de sécurité, de confiance et de service du
groupe American Express sont plus que jamais de
rigueur. Les voyageurs d’affaires – et les assistantes peuvent, encore et toujours, concentrer leur attention
sur leur cœur de métier. À chacun le sien.
�
Agnès Taupin
Check-list d’audit
des dépenses T&E
0 Comment sont effectuées les réservations de voyage : avion, train, route ?
Qui s’en charge et passez-vous par
l’intermédiaire d’une agence de voyages ?
Les dépenses suivent-elles un processus
de validation : par qui ? dans quels délais ?
Sous quelle forme le suivi des dépenses
est-il assuré : PDF, fichier Excel ou CVS
importé, autre type de document ?
0 Comment sont gérés les remboursements des dépenses directes effectuées
par les voyageurs ? Qui contrôle et enregistre les justificatifs ? Les justificatifs
d’achat des billets dématérialisés sont-ils
faciles à collecter ?
0 Comment est assuré le suivi global
et détaillé des lignes de dépenses ?
0 Une avance sur frais de déplacement
est-elle accordée aux voyageurs ?
Si oui, comment est organisé le contrôle
des dépenses ?
0 Comment est géré le traitement
des taxes ?
0 En moyenne, combien d’heures sont
consacrées à la gestion des dépenses
T&E ?
0 Qui s’occupe du reporting et/ou
des tableaux d’analyse ?
0 Le rapprochement entre les dépenses
T&E et la politique voyage de votre
entreprise est-il simple à effectuer ?
Activ’Assistante - Juin 2015 -
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