Votre petit guide de l`archivage Groupwise Pourquoi archiver

Votre petit guide de l’archivage Groupwise
Pourquoi archiver ?
) Organiser et gérer votre boite à lettres
Actuellement sur le serveur de messagerie Groupwise du CSOEC, chacun de nous dispose de sa
propre boite à lettres, que chacun organise et épure à sa guise.
Ainsi, parmi les mails que vous recevez et envoyez chaque jour :
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vous en supprimez un grand nombre qui disparaissent alors définitivement de votre boite à
lettres, après que vous ayez vidé la corbeille
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pour organiser votre travail, vous classez les mails pertinents dans l’armoire, à travers des
dossiers thématiques que vous créez librement. L’armoire, ses dossiers et ces mails classés
sont toujours dans votre boite à lettres.
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pour alléger votre boite à lettres, vous archivez tous les mails dont vous n’avez plus un
besoin immédiat mais que vous souhaitez toutefois conserver dans un souci de traçabilité ou
pour un usage potentiel ultérieur. Ces mails disparaissent alors de votre boite à lettres pour
être stockés hors du serveur de messagerie à un emplacement choisi par vous. Toutefois
l’archivage est réversible, un mail archivé pouvant réintégrer votre boite à lettres.
) Optimiser et faciliter votre migration vers Outlook
Lors de la migration de Groupwise vers Outlook, votre boite à lettres sera automatiquement migrée en
conservant bien sûr tous les mails qu’elle contient, selon votre propre classement si vous avez organisé
l’armoire avec des dossiers, sous-dossiers ...
Afin d’optimiser la migration de Groupwise vers Outlook, il est demandé à chacun de supprimer
de sa boite aux lettres tous les mails inutiles, et d’archiver le plus possible les mails, notamment
tous les mails antérieurs à 2008.
Bien sûr les archives Groupwise seront également automatiquement migrées et transformées en
archives Outlook, avec les mêmes possibilités d’exploitation.
Si vous n’avez jamais archivé, suivez le guide …
n Créer le dossier de vos archives sur le réseau du CSOEC
) Positionnez-vous sur votre lecteur réseau personnel (identifié par vos nom et prénom complet
ou leurs initiales) situé sur U :
) S’il n’existe pas, créez le dossier d’archivage que vous nommez ArcMail, ceci afin de
standardiser l’emplacement et le nommage des répertoires d’archives du CSOEC
o Indiquer dans Groupwise le répertoire de vos archives
) Dans le menu principal de Groupwise, choisissez l’option Outils, puis choisissez Options
) Dans le menu Options, choisissez l’option Environnement
)Dans le menu Environnement, choisissez Emplacement des fichiers , puis
les dossiers et sélectionnez votre répertoire d’archivage créé sur votre lecteur personnel
pour parcourir
pArchivez vos mails
)Faites un clic droit sur le mail à archiver (ou sur un ensemble de mails sélectionnés) et
choisissez l’option Déplacer vers archives
Nota : Pour archiver la totalité d’un répertoire, il faut l’ouvrir puis sélectionner l’ensemble des
mails inclus puis vous faites un clic droit sur les mails sélectionnés et choisissez Déplacer vers
archives.
)Pour accéder ensuite à vos archives si besoin, dans le menu principal, choisissez l’option
Fichiers du menu principal puis choisissez Ouvrir les archives : vous retrouvez alors tous les mails
que vous avez archivés, classés automatiquement selon le classement qui existe dans votre boite à
lettres.