Archivage messagerie Outlook

Archivage messagerie Outlook / Exchange
Auteur :
Date :
Révision :
Louys Jean-Philippe
BlueLine Computers SPRL
26 / 12 / 2009
V 1.2
Pour économiser de la charge et de l’espace disque du serveur mail, gagner en rapidité lors de la
gestion de vos mails, je vous conseille d’archiver vos emails des années antérieures
Par exemple : antérieur au 01/01/2008 dans l’archive archive2007.pst, antérieur au 01/01/2009 dans
l’archive archive2008.pst, etc.
Ce fichier de mail pourra être ouvert et consulté à volonté et restera classé comme dans votre boite
mail de production.
Les étapes à réaliser sont simple et peuvent être effectuée par le personnel lui-même.
(Les capture d’écran peuvent varier selon la version d’Outlook utilisée mais ne sont que légèrement
différente)
1 : dans Outlook, ouvrez le menu fichier => archiver…
2 : dans la boite de dialogue « archiver », sélectionner VOTRE boite au lettre, par défaut c’est la boite
de réception qui est sélectionnée. (1)
Sélectionnez la date jusqu’a laquelle vous voulez archiver vos mails (je vous conseille d’archiver par
année, 2006 / 2007 / 2008 / 2009 / etc … ) (2)
Cochez la case : « inclure les éléments pour lesquels la case a cocher : ne pas archiver
automatiquement est activée » (3)
Entrez le chemin du nouveau fichier d’archives, (4), je vous conseille de choisir un emplacement
réseau ou votre dossier personnel du réseau pour que vos archives soit bien incluse dans le backup du
serveur.
!!! Le dossier de destination DOIT exister
!!! Nommez le fichier dans els propriété de manière appropriée (archives 2008) car lorsqu’il sera
ouvert dans votre Outlook, il sera plus facilement reconnaissable.
3 : vous pouvez suivre l’état d’avancement de l’archivage en regardant en bas de votre Outlook, a
droite de la barre de statuts.
4 : Pour ouvrir un fichier d’archive :
Menu fichier => couvrir => Fichier de données Outlook, et parcourez jusqu'au dossier ou vous avez
sauver vos fichiers.
5 : Le fichier apparaitra sous la liste de vos dossiers mail :
NB : si vous avez oublié de nommer le dossier correctement, cliquez droite sur le dossier ajouté et
sélectionnez propriété.
Cliquez sur options avancée :
Et renommez votre archive :
Ensuite, OK, OK
voila, votre messagerie est en ordre et le serveur Exchange s’en trouvera plus rapide.