Procédure de déclaration de conformité à la CNIL

Procédure de déclaration de conformité à la CNIL
1. La déclaration de conformité à une autorisation unique AU-1
Certains fichiers ou traitements de données personnelles sensibles ou à risques, qui visent une même
finalité et des catégories de données et de destinataires identiques, sont autorisés par la CNIL au
travers de décisions-cadre, appelées autorisations uniques.
L’autorisation unique AU-1 concerne les traitements mis en œuvre par les collectivités territoriales
ou leurs groupements à partir des données cadastrales pour la gestion foncière, l’urbanisme et/ou le
service public de l’assainissement non collectif (SPANC).
Consultez les autorisations uniques sur le site www.cnil.fr :
vers le lien suivant : http://www.cnil.fr/nc/en-savoir-plus/deliberations/autorisationsuniques/?delib%5Bcur%5D=2
Réalisez votre déclaration en ligne sur le site www.cnil.fr .
Dans la page d’accueil, dans la fenêtre Professionnels, cliquez sur Déclarer.
Une nouvelle fenêtre apparaît, choisissez la
déclaration simplifiée en cliquant sur Déclaration
simplifiée
Le formulaire de déclaration simplifiée « Déclarer » apparaît.
Remplissez les quatre informations demandées :
-
déclarant
-
finalité : choisissez le Fichier AU-1 et enregistrez
-
identification du responsable
-
validation et envoi
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2. Que faire de la déclaration remplie ?
L’envoi de la déclaration et l’accusé de réception
Si vous effectuez une télédéclaration, il vous est indiqué après l’envoi en ligne que votre demande a
bien été prise en compte. Puis, vous recevez à l'adresse électronique du contact et du signataire de la
déclaration, un accusé de réception électronique récapitulant les informations enregistrées à la CNIL
au titre de la déclaration.
Si vous adressez à la CNIL un dossier papier, il convient de l’envoyer en recommandé avec accusé
de réception ou par dépôt à la CNIL contre un reçu, à l’adresse suivante :
Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés
8, rue Vivienne
CS 30223
75083 Paris cedex 02
3. Le récépissé de déclaration
Après avoir vérifié qu’un dossier de déclaration est complet, la CNIL délivre un récépissé de
déclaration : c’est le FEU VERT pour la mise en oeuvre d’un fichier ou d’un traitement de
données personnelles.
Ce récépissé de déclaration indique le numéro sous lequel un traitement déclaré est enregistré à la
CNIL. Ce numéro d’enregistrement doit être rappelé dans toute correspondance ou tout contact avec
la CNIL à propos du traitement déclaré.
Le récépissé de déclaration est envoyé à l’adresse électronique du déclarant.
En l’absence d’adresse électronique valide, le récépissé de déclaration est délivré en format papier
par voie postale. Il vous est demandé de transmettre une copie de ce récépissé de déclaration CNIL
au Département du Haut-Rhin par mail : [email protected] ou par courrier :
Conseil Général du Haut-Rhin
l’attention d’Anne Vonna
100 avenue d’Alsace
BP 20351
68006 Colmar cedex
En cas de :
Non-réception du récépissé :
soit la CNIL le renvoie sur simple demande ; soit le dossier de déclaration est incomplet et la
CNIL reprend contact avec le déclarant dans les deux mois suivant le dépôt du dossier de
déclaration afin de le faire compléter et de l’instruire.
Perte du récépissé :
il suffit d’en demander un duplicata en écrivant à la CNIL.
En cas de modification d’un traitement déclaré :
il convient de préciser l’objet de la modification en adressant à la CNIL soit un simple courrier,
soit un formulaire de déclaration en cochant préalablement la case « déclaration de
modification ». Il convient de mentionner le numéro CNIL d’enregistrement de la déclaration
initiale, de rappeler vos coordonnées et si possible votre numéro SIRET.
En cas de suppression d’un traitement déclaré :
il convient de le signaler à la CNIL à l’aide du formulaire «Déclaration de suppression».
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Limites à la communication d’informations cadastrales
La documentation cadastrale comporte à la fois des informations de nature foncière et des données
recueillies à des fins purement fiscales (description des locaux, situation fiscale, date et lieu de naissance
des propriétaires, etc.). Ces dernières ne peuvent être communiquées qu’au contribuable concerné.
Toute personne peut obtenir communication ponctuelle d’extraits d’informations cadastrales relatives à des
parcelles de terrain ou biens immobiliers déterminés (à partir du numéro de parcelle ou de l’adresse du
bien). Ainsi, peuvent être communiquées à toute personne les références cadastrales et l’adresse d’un
bien, son évaluation pour la détermination de la taxe foncière (valeur locative), ainsi que les nom, prénom
et adresse du ou des propriétaires.
En revanche, ne peuvent pas être communiqués à des tiers les date et lieu de naissance du propriétaire,
ainsi que les mentions relatives aux motifs d’exonération des taxes foncières lorsqu’elles donnent une
information sur le mode de financement de la construction ou la situation personnelle du propriétaire
(personne économiquement faible). Seul le propriétaire foncier peut obtenir communication de l’ensemble
des informations le concernant.
Les informations cadastrales directement ou indirectement nominatives ne peuvent faire l’objet d’une
réutilisation que si la personne intéressée (à savoir le propriétaire) y a consenti ou si une disposition
législative ou réglementaire le permet. La réutilisation d’informations comportant des données à caractère
personnel est également subordonnée au respect des dispositions de la loi « informatique et libertés » du 6
janvier 1978 modifiée.
Le public ne peut accéder directement au logiciel de consultation par quelque moyen que ce soit. Le
demandeur doit être clairement informé des conditions d’utilisation des informations communiquées. A cet
égard, la CNIL propose aux collectivités un modèle de « note d’information » à remettre préalablement à la
délivrance des données.
Modèle de note d’information
Consultation ou délivrance d'extraits d’informations cadastrales
Vous avez souhaité obtenir des informations cadastrales relatives à une propriété déterminée, à partir de sa
localisation (adresse) ou de son identification cadastrale (n° de parcelle). Les informations vous ser ont remises,
sous forme papier, par l’intermédiaire de l’agent municipal habilité à cette fin.
Conditions de communication des informations cadastrales :
Si vous êtes propriétaire de la parcelle et que vous avez justifié de cette qualité ou que vous avez
désigné un mandataire qui pourra attester de cette qualité, l’ensemble des données vous concernant
peuvent vous être délivrées.
En tant que tiers demandeur, vous pouvez avoir communication des références cadastrales et de
l’adresse du bien, de son évaluation pour la détermination de la taxe foncière (valeur locative), ainsi que
des nom, prénom et adresse du ou des propriétaires. Vous ne pouvez pas avoir accès aux date et lieu
de naissance du propriétaire, ni aux mentions relatives aux motifs d’exonération fiscale.
Conditions de réutilisation des informations cadastrales :
La réutilisation des informations cadastrales est soumise, en l’état actuel de la législation, au
consentement de la personne concernée (le propriétaire), ou à l’anonymisation préalable des
informations par l’autorité détentrice de ces données, conformément à l’article 13 de la loi du 17 juillet
1978 modifiée relative à l’accès aux documents administratifs et à la réutilisation des informations
publiques.
En outre, tout traitement ultérieur ou constitution d’un fichier comportant des données à caractère
personnel est soumis aux dispositions de la loi du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux
fichiers et aux libertés
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