Le prospectus des commandites et exposant est maintenant

Conférence sur les
Mesures électromagnétiques
de précision
10-15 JUILLET 2016
THE WESTIN OTTAWA
OTTAWA (ONTARIO) CANADA
Prospectus
des commandites
et des exposants
C P E M 2 0 1 6 P r ospec tus des c o mmandites et des ex po sants 1
ORGANISÉE PAR LE CONSEIL NATIONAL DE RECHERCHES CANADA
COMMANDITAIRE OR
10,000 $ CAD
Avantages
Possibilités
de commandites
Différents formats de commandites pour la CPEM 2016 sont disponibles
et offrent à votre entreprise ou votre organisme la possibilité de jouer
un rôle clé dans le domaine de la métrologie électrique.
La Conférence sur les mesures
électromagnétiques de précision de 2016
(CPEM 2016) aura lieu à Ottawa, Canada,
du 10 au 15 juillet 2016. Il s’agit de la
conférence scientifique et technologique
la plus importante du domaine de la
métrologie électrique, car elle traite
de sujets liés aux mesures électromagnétiques aux niveaux de précision
les plus élevés.
Organisée par le Conseil national de
recherches Canada (CNRC), la conférence
couvrira le spectre de fréquence du
courant direct à travers la région optique.
Cette année, l’événement se penchera
principalement sur les dispositifs
quantiques qui se rapportent aux normes
électriques à des constantes fondamentales et sur le système international
d’unités de mesure.
Environ 350 participants de plus de
40 pays à travers le monde sont attendus
à CPEM 2016. Ces experts représentent
les principales organisations économiques développées et émergentes qui
travaillent pour assurer l’équivalence des
mesures pour l’industrie et le commerce
dans le monde entier.
En quoi est-ce intéressant pour vous?
CPEM 2016 est destinée à encourager la
coopération internationale et accroître le
flux d’informations entre les organismes
participants et les individus. Le public
de CPEM comprend des laboratoires
nationaux de normalisation, des organisations industrielles qui créent des normes
électriques et fabriquent des instruments
de mesure de haute précision ainsi
que des universités qui effectuent
des recherches sur des mesures de
précision, des normes et des constantes
fondamentales connexes.
La conférence est un incontournable
pour tous les experts en métrologie
responsables des normes électriques
et offre l’occasion de rehausser le profil
international ainsi que la notoriété des
entreprises et des organismes participants.
Nous vous invitons à soutenir la
Conférence sur les mesures électromagnétiques de précision de 2016
et à recevoir les nombreux avantages
promotionnels disponibles pour votre
organisme. Merci de prendre le temps
de lire attentivement les renseignements
ci-joints sur les commandites pour la
CPEM 2016 et de faire partie de cet
événement unique.
C P E M 2 0 1 6 Prospectus des commandites et des exposants 1
•Visibilité complète durant la conférence.
• Logo et lien de la compagnie sur
la page des commanditaires de
la conférence.
• Apparaîtra de manière très évidente
dans toutes les communications
officielles de la conférence.
• Une publicité en couleur sur une page
complète dans le programme final.
• Option d’insérer un encart ou cadeau
dans les trousses d’inscription.
• Une (1) inscription gratuite.
• Un espace d’exposition 10’x10’.
COMMANDITAIRE ARGENT
7,500 $ CAD
Avantages
•Visibilité complète durant la conférence.
• Logo et lien de la compagnie sur
la page des commanditaires de
la conférence.
• Apparaîtra de manière très évidente
dans toutes les communications
officielles de la conférence.
• Une publicité d’une demi-page en
couleur dans le programme final.
• Un espace d’exposition 10’x10’
COMMANDITAIRE BRONZE
5,000 $ CAD
Avantages
•Visibilité complète durant la conférence.
• Logo et lien de la compagnie sur
la page des commanditaires de
la conférence.
• Apparaîtra de manière très évidente
dans toutes les communications
officielles de la conférence.
• Une publicité d’un quart de page
en couleur dans le programme final.
• Un espace d’exposition 10’x10’.
Possibilités de
commandites spéciales
Possibilités de commandites spéciales
Articles promotionnels
Réception
de bienvenue
Approx. 7,500 $ CAD
Pause-café
2,500 $ CAD chacune
Sac du délégué
5,000 $ CAD et plus
•Pleine visibilité à
chaque pause-café.
•Logo de l’entreprise à
la station café et mention
dans le programme de
la conférence.
•Commandite exclusive.
•Logo de l’entreprise et
logo de la conférence
sur le sac du délégué.
•Nom de l’entreprise
sur la page des commanditaires du site Web de
la conférence.
•Pleine visibilité durant
et après la conférence.
•Possibilité d’insérer un
encart ou cadeau dans
le sac qui sera remis à
tous les délégués.
•Une publicité en couleur
sur une page complète
dans le programme final.
•Une (1) inscription gratuite.
•Visibilité complète à la
réception de bienvenue
et durant la conférence.
• Apparaîtra de manière très
évidente dans toutes les
communications officielles
de la conférence.
• Une publicité couleur sur
une page complète dans
le programme final.
• Une (1) inscription gratuite.
Banquet
Approx. 15,000 $ CAD
• Pleine visibilité au Banquet
et durant la conférence.
•Apparaîtra de manière très
évidente dans toutes les
communications officielles
de la conférence.
• Une publicité en couleur
sur une page complète
dans le programme final.
• Une (1) inscription gratuite.
• Un espace d’exposition
10’x10’.
Session d’affiches
2,500 $ CAD chacune
•Pleine visibilité durant la
session d’affiches.
•Signalisation avec logo
à la session d’affiche
et reconnaissance
dans le programme
de la conférence.
Sans-fil gratuit
7,500 $ CAD
•Commandite exclusive
• Opportunité d’afficher
logo et information de
votre organisation lors
de l’ouverture de session
sur le sans-fil.
• Visibilité complète
durant la conférence.
• Logo et lien de la
compagnie sur la page
des commanditaires de
la conférence.
•Reconnaissance dans le
programme CPEM 2016.
Lanières pour
les insignes
d’identification
5,000 $ CAD
Encart dans le sac
du délégué (1 page)
1,000 $ CAD
•Possibilité de mettre
un encart d’une page
en couleur dans le sac
du délégué.
•L’encart sera fourni
par le commanditaire
– 350 participants attendus.
Cadeau dans
le sac du délégué
1,000 $ CAD
•Possibilité de mettre
un cadeau dans le sac
du délégué : par ex. stylos,
bloc-notes, etc.
•Le cadeau sera fourni
par le commanditaire
– 350 participants attendus.
•Le commanditaire peut
utilliser la compagnie de
son choix pour produire
les lanières et est responsable pour les coûts de
production.
•À être fourni par le
commanditaire – un par
participant – 350 participants attendus.
Publicités
Article
DescriptioNCoût
Programme final – une page
8,5 x 11 pouces, en couleur
2,000 $ CAD
Programme final – une demi-page 8,5 x 11 pouces, en couleur
1,000 $ CAD
Programme final – un quart de page 7 x 4,625 pouces, en couleur
500 $ CAD
Programme final (couverture extérieure a l’endos)
3,375 x 4,625 pouces, en couleur
3,500 $ CAD
Programme final (couverture intérieure a l’endos)
8,5 x 11 pouces, en couleur
2,500 $ CAD
Pour de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec Sylvie Couture,
gestionnaire de conférences à [email protected]
C P E M 2 0 1 6 P r ospec tus des c o mmandites et des ex po sants 2
Formulaire d’inscription
et entente de commandite
L’organisme sous-mentionné s’engage à offrir une commandite à la Conférence sur les mesures électromagnétiques de précision
qui se tiendra du 10 au 15 juillet 2016 à l’Hôtel Westin, Ottawa, Ontario, Canada.
(Veuillez remplir en caractère d’imprimerie)
Nom de l’organisme
Personne-ressource : Nom de famille
Prénom
Adresse postale
Ville
Tél
(
)
Prov. – État
Pays
Téléc
Courriel
(
Code postal
)
Niveau de commandite désiré
Veuillez choisir parmi la liste des forfaits de commandites et indiquez quelle(s) catégorie(s) votre organisme souhaite commanditer :
1
Montant total
de la commandite :
$___________________ CAD
2
Les avantages associés à la ou aux commandites choisies correspondront à ceux indiqués dans
l’éventail des possibilités de commandites. Une fois le paiement reçu, le Bureau du secrétariat
de la conférence entrera en communication avec vous ou avec votre représentant, au besoin,
pour coordonner la réalisation de vos avantages.
PAIEMENT
MODALITÉ DE PAIEMENT
Carte de crédit :
Numéro de la carte
Visa
MasterCard
American Express
Date d’expiration (Mois/Année)
Nom (tel qu’il apparaît sur la carte)
Signature du détenteur de la carte
Date
CHEQUES : Veuillez libeller le chèque à l’ordre du Receveur général du Canada (CPEM 2016) et l’envoyer au Secrétariat de la
conférence, a/s Conseil national de recherches Canada, 1200, chemin Montréal, Édifice M-19, Ottawa (Ontario), K1A 0R6
Je certifie que je suis le représentant ou la représentante dûment autorisé(e) de l’organisme susmentionné pour prendre un engagement de commandite.
SIGNATURE
DATE
Nom en lettres moulées Titre – poste
Retournez ce formulaire dûment rempli, avec votre paiement, à :
Conférence sur les mesures électromagnétiques de précision (CPEM 2016)
a/s Conseil national de recherches du Canada, 1200, chemin Montréal, Édifice M-19, Ottawa (Ontario), K1A 0R6
Tél : +1 (613) 991-2060 • Téléc: : +1 (613) 993-7250 • Courriel : [email protected]
C P E M 2 0 1 6 P r ospec tus des c o mmandites et des ex po sants 3
Renseignements
sur l’exposition
Location d’espace
Frais de location par kiosque : 3 mètres x
3 mètres (10 pieds x 10 pieds) d’espace
Coût : 2 500 $ CAD (taxes incluses)
Exposition
L’exposition commerciale fera partie
intégrante du Programme scientifique.
Nous invitons les sociétés qui offrent
des produits novateurs dans ce domaine
à saisir cette occasion de s’afficher.
Le Programme scientifique attirera
assurément les meilleurs professionnels
du domaine. Il s’adressera à plus de
300 représentants de l’industrie, des
universités et des gouvernements
qui participeront à la conférence.
La réception de bienvenue ainsi que
toutes les pauses-café auront lieu dans
l’aire d’exposition. Les déjeuners et les
sessions d’affiches se tiendront dans
des salles adjacente a l’aire d’exposition.
De plus, les participants auront un
certain temps, aux heures de déjeuner,
pour visiter l’exposition
Les frais de location comprennent
•un mur arrière de 2,4 mètres (8 pieds)
de hauteur avec un rideau bleu de
1,0 mètre (3 pieds) de hauteur pour
les côtés
• le manuel de l’exposant
• une prise de courant double de
1 500 watts pour chaque kiosque
• plancher entièrement recouvert de tapis
• sécurité durant la nuit
• éclairage général
• chauffage-refroidissement
• deux enseignes d’exposant (valables
pour la réception de bienvenue
et les pauses-café)
• le programme de la Conférence
•visibilité sur le site Web de la
conférence et lien avec celui de
l’organisation de l’exposant
Nous confirmerons l’acceptation de votre
demande de kiosque(s) une fois que nous
aurons reçu votre « Demande d’espace
d’exposition » et votre dépôt.
Les kiosques seront attribués sur la base
du premier arrivé, premier servi. Toutes les
demandes sont assujetties à l’approbation
du Comité de l’exposition. Les commanditaires auront la priorité pour le choix de
l’emplacement dans la salle d’exposition.
Heures de visite,
montage et démontage
Heures de visite
Le 10 juillet 2016 18 h – 20 h 30
Le 11 juillet 2016 10 h – 18 h
Le 12 juillet 2016 10 h – 18 h
Arrivée des exposants
Le 10 juillet 2016 12 h – 17 h
Départ des exposants
Le 12 juillet 2016 18 h – 20 h
Pour de plus amples renseignements,
veuillez communiquer avec le Secrétariat
des conférences.
Sylvie Couture
Gestionnaire de conférence
Conseil national de recherches
Canada CPEM 2016
1200, chemin Montréal, Édifice M-19
Ottawa (Ontario) K1A 0R6
Tél : (613) 991-2060, Téléc : (613) 993-7250
Courriel : [email protected]
Provinces I
CPEM 2016
Hôtel The Westin Ottawa, 4e étage
Plan de l’aire d’exposition
Foyer, Salle de bal Confédération
Provinces II
20
Confédération II/III
Confédération I
19
Salle de bal
Governor General
(Séance plénière)
18
1
17
2
3
4
16
15
14
5
6
7
13
8
Inscription à
la conférence
C P E M 2 0 1 6 P r ospec tus des c o mmandites et des ex po sants 4
12
9
11
10
Demande
d’espace d’exposition et contrat
Par la présente, le ou la soussigné(e) demande un espace à titre d’exposant à la Conférence sur les mesures électromagnétiques
de précision qui se tiendra du 10 au 15 juillet 2016 à l‘Hôtel Westin, Ottawa, Ontario, Canada.
(Veuillez remplir en caractère d’imprimerie)
Nom de l’organisme
Adresse postale
Ville
Tél
(
)
Prov.- État
Pays
Téléc
Courriel
(
Code PostaL
)
RENSEIGEMENTS SUR LES kiosques D’EXPOSITION
Personne-ressource
Tél
(
Téléc
)
(
Courriel
)
Dimension d’un kiosque :
3 mètres x 3 mètres (10 pieds x 10 pieds)
Nombre de kiosques demandé
PAIEMENT
Cette demande ne sera traitée que si elle est accompagnée d’un paiement. Nous demandons un dépôt de 50% avant
le 22 janvier 2016. Après le 22 janvier 2016, nous demandons le paiement du coût total du kiosque.
Frais de location
par kiosque :
2,500 $ CAD x _____ = ______________ $
MODALITÉ DE PAIEMENT
Carte de crédit seulement :
Numéro de la carte
Dépôt demandé (50%) d’ici
le 22 janvier 2016 Visa
MasterCard
____________________ $
American Express
Date d’expiration (mois/année)
Nom (tel qu’il apparaît sur la carte)
Signature du détenteur de la carte
Date
CHEQUES : Veuillez libeller le chèque à l’ordre du Receveur général du Canada (CPEM 2016) et l’envoyer au Secrétariat de
la conférence, a/s Conseil national de recherches Canada, 1200, chemin Montréal, Édifice M-19, Ottawa (Ontario), K1A 0R6
En présentant cette demande, nous acceptons de nous conformer aux règlements de l’exposition de la Conférence sur les mesures
électromagnétiques de précision (CPEM 2016) qui fait par la présente, partie de cette demande. Il est mutuellement convenu que
tous les dits règlements seront interprétés par le Comité national d’organisation en présence et sont liées par cette interprétation.
SIGNATURE
DATE
Nom en lettres moulées Titre – poste
Retournez ce formulaire dûment rempli, avec votre paiement à :
Conférence sur les mesures électromagnétiques de précision (CPEM 2016)
a/s Conseil national de recherches du Canada, 1200, chemin Montréal, Édifice M-19, Ottawa (Ontario), K1A 0R6
Tél : +1 (613) 991-2060 • Téléc: : +1 (613) 993-7250 • Courriel : [email protected]
C P E M 2 0 1 6 P r ospec tus des c o mmandites et des ex po sants 5
Contrat
(Exposition)
BUT
Tous les éléments exposés doivent servir les intérêts scientifiques des congrès et le congrès
se réserve le droit d’exiger l’enlèvement immédiat de tout objet exposé si les organisateurs
croient qu’il peut être préjudiciable aux buts visés. Seuls le matériel et les services
professionnels d’intérêt pour les participants peuvent être exposés.
1. RÈGLEMENTS – EXPOSITION
pièces de matériel lourdes doivent être
placées sur des plates-formes pour éviter
d’endommager le plancher.
L’exposant est lié par les règlements
établis par le Comité de l’Exposition
commerciale de la Conférence sur les
mesures électromagnétiques de précision
par les organisations commanditaires et
par tout représentant, agent ou employé
dûment autorisé de la Conférence. Chaque
exposant est responsable de connaître et
d’observer toutes les lois, les ordonnances
et tous les règlements qui ont trait à
la santé, à la prévention des incendies
et à la sécurité publique.
5. ASSURANCE DE
RESPONSABILITÉ CIVILE
2. ELIGIBILITÉ
Le Comité national d’organisation établira
l’admissibilité de toute société, de tout
produit ou service ou de toute demande
d’espace d’exposition. Le Comité peut
interdire l’installation ou exiger l’enlèvement
ou la suppression de tout élément exposé
ou de toute promotion, entièrement ou en
partie, qui, à son avis, ne correspond pas
à la nature ou au but des congrès.
3. PRÉVENTION DES INCENDIES
Les exposants ne doivent pas empiéter
sur l’espace des allées et doivent demeurer
dans l’espace qui leur a été attribué. Tous
les matériaux utilisés pour la décoration
doivent être résistants au feu. Les boîtes
pliantes, les boîtes et les palettes ne peuvent pas être entreposées sous les tables,
derrière les objets exposés ni en aucun
lieu du secteur de l’exposition. Aux frais de
l’exposant, les palettes vides et autres objets
de ce genre seront ramassées, entreposés et
retournés à son kiosque à la fin de l’exposition. Tous les élément exposés qui peuvent
présenter un danger, de quelque type qu’ils
soient, sont interdits dans la salle d’exposition, sauf s’il y a consentement écrit du
Service des incendies de la Ville d’Ottawa
et de l’hôtel Westin Ottawa. L’interdiction
s’applique, entre autres, aux flammes
nues, au charbon, au propane liquide,
aux réservoirs de propane liquide, aux
liquides toxiques ou aux gaz ainsi qu’aux
produits toxiques dangereux et autres.
4. PROTECTION DE L’IMMEUBLE
ET DU MATÉRIEL
Rien ne doit être affiché, annexé, cloué,
vissé ou autrement installé sur les colonnes,
les murs, les planchers ou les autres parties
de l’immeuble ou des meubles. Toutes les
Toutes les précautions raisonnables seront
prises pour protéger les biens de l’exposant
durant l’installation, la période du congrès
et le démontage. Cependant, le Comité
national d’organisation et le Conseil national
de recherches du Canada n’accepteront pas
la responsabilité des lésions causées aux
personnes ou de la perte ou des dommages
causés aux produits, aux éléments exposés,
au matériel ou aux décorations en raison
d’un incendie, d’un accident, d’un vol ou
de toute autre cause à l’intérieur de l’hôtel
Westin Ottawa. Les exposants doivent avoir
une assurance suffisante pour protéger les
éléments exposés contre les dommages et
les pertes, et une assurance de responsabilité civile qui assure une protection contre
les lésions corporelles et les dommages
causés à la propriété d’autres personnes.
Les exposants doivent avoir une copie
de leur police d’assurance en main et
pouvoir la présenter sur demande.
6. REPRÉSENTANTS AUTORISÉS
Chaque exposant doit fournir à l’avance
au Comité national d’organisation le
nom et le titre de la ou des personnes
qui assureront une présence au kiosque
et qui seront responsables de l’installation,
du fonctionnement et de l’enlèvement
des éléments exposés. Ce ou ces représentants seront autorisés à passer des
contrats de service, au besoin, pour
lesquels l’exposant sera responsable.
7. SÉCURITÉ ET DOMMAGES
La Conférence sur les mesures électromagnétiques de précision assurera une
sécurité durant la nuit à l’hôtel Westin
Ottawa. Bien que tous les efforts seront
faits pour assurer la sécurité des éléments
exposés, ni les organisateur de la Conférence sur les mesures électromagnétiques
de précision , ni la direction de l’exposition,
ni l’hôtel Westin Ottawa ne seront responsables des lésions, des pertes ou des dommages causés aux personnes, à la propriété,
au matériel ou aux décorations en raison
d’un accident, d’une perte ou de toute
autre cause, ni de la sécurité des éléments
exposés contre le feu, le vol, les dommages,
les accidents, les catastrophes naturelles
ou toute autre cause de destruction, ni de
tout acte préjudiciable aux espaces publics
loués, aux exposants ou à leurs employés
durant les opérations d’arrivée sur les
lieux et de départ des lieux, à tout moment
durant l’exposition sur le plancher de l’exposition ou dans l’hôtel Westin Ottawa, durant
le transport d’objets vers ou de retour de
l’exposition ou dans le site d’entreposage.
L’assurance pour la protection des éléments
exposés est sous la responsabilité unique
de l’exposant et à ses frais. En temps
opportun, durant les heures d’inoccupation, il faut mettre sous clé ou enlever le
matériel électronique personnel comme
les ordinateurs portables, les caméras, etc.
Les kiosques doivent être occupés par le
personnel de l’exposant durant toutes
les heures de visite de l’exposition.
8. MODALITÉS DE PAIEMENT
Les demandes doivent être accompagnées
par un dépot de 50% du coût total de la
location de l’espace. Le solde dû doit être
entièrement payé le 22 janvier 2016. Les
demandes présentées après le 22 janvier
2016 doivent être accompagnées du paiement complet Si le coût total de l’espace
d’exposition n’était pas payé au complet
par le 19 février 2016, la direction aurait
le droit de résilier le contrat en vertu des
conditions décrites sous la rubrique
« Conditions d’annulation ». Tous les
espaces d’exposition doivent être payés au
complet avant la tenue de l’exposition.
9. CONDITIONS D’ANNULATION
Si l’exposant annulait pour quelque raison
que ce soit et sous réserve que l’annulation
écrite soit reçue avant le 15 avril 2016 à
l’adresse qui suit :
Sylvie Couture, gestionnaire
de conférence CPEM 2016
Conseil national de recherches Canada
1200, chemin Montréal, Édifice M-19
Ottawa (Ontario) Canada K1A 0R6
L’exposant devrait payer des frais
d’administration de 1 000 $ CAD plus
les taxes applicables. Il n’y aura pas de
remboursement pour l’annulation de la
location d’un espace après cette date.
Ces conditions d’annulation s’appliqueront
aussi dans le cas d’une réduction de la
dimension des kiosques.
Si le congrès CPEM 2016 était annulé
pour quelque raison hors du contrôle de
la direction, celle-ci ne serait responsable
d’aucune dépense encourue par l’exposant
et n’aurait d’autre responsabilité à l’égard
de l’exposant que le remboursement de
la portion du coût de la location reçue.
L’attribution de l’espace se fait selon le
principe du premier arrivé, premier servi.
C P E M 2 0 1 6 P r ospec tus des c o mmandites et des ex po sants 6