Optimiser la dématérialisation des factures en l

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Optimiser la dématérialisation des factures en l’intégrant au
processus Purchase to Pay
Christophe Viry, Director Product Management & Marketing de la
gamme GCI chez Generix Group
Le marché français des logiciels de dématérialisation et des services associés a dépassé la barre des
cinq milliards d’euros en 2014, selon une étude du cabinet Markess International (1) et un taux de
croissance annuel moyen de 7 % est anticipé par les analystes. Cette évolution est portée par les
initiatives des directions métiers « qui doivent composer avec un flux toujours plus important et varié
de documents et contenus numériques, de données et d'informations à traiter, gérer, intégrer aux
processus métiers, diffuser et valoriser », note Markess. Une étude EY (2), publiée en 2014, révèle que
62 % des DAF et des DSI français considèrent la dématérialisation comme un objectif stratégique pour
leur entreprise.
Éliminer les « silos de dématérialisation »
Comme tout marché en forte croissance et en voie de maturité, celui de la dématérialisation se
caractérise par une multiplicité des acteurs et des solutions. Cela a conduit, dans les entreprises, à
l’apparition de « silos de dématérialisation », chaque direction ayant sa propre solution. Certes, les
processus de dématérialisation des factures, des commandes, des expéditions, sont, aujourd’hui,
relativement bien maîtrisés dans la plupart des entreprises, qui bénéficient de solutions plus
accessibles, notamment en mode SaaS. Mais il manque le plus souvent une réelle approche
collaborative, tant interne qu’externe à l’entreprise. L’un des vecteurs par lequel une telle démarche
prend tout son sens concerne les relations avec les fournisseurs, à travers le processus du Purchase to
Pay. Par définition stratégique et transverse dans les entreprises, il implique notamment la direction
des achats, la logistique et la comptabilité, qui œuvrent ensemble pour assurer le bon fonctionnement
des approvisionnements de l’entreprise.
Des processus manuels… très coûteux
Hélas, ce processus horizontal est le plus souvent géré manuellement : la moitié des échanges entre
partenaires sont encore traités avec des documents en format papier (60 % des factures fournisseurs
sont réceptionnées de cette façon), des interactions téléphoniques ou des transmissions par fax. On
s’en doute, ce manque d’automatisation et de fluidité dans les échanges coûte cher : le processus est
chronophage, le cycle de traitement des commandes/factures est coûteux, trop fragmenté, il est
source d’erreurs (de saisie, de paiement…), par exemple pour réconcilier les bons de commande et les
factures, et d’insatisfaction pour ceux qui en ont la responsabilité. On estime ainsi qu’un quart des
factures sont payées en retard et le cycle de traitement d’une facture atteint douze jours en moyenne.
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Pour une approche collaborative intégrée
La réduction des coûts figure en tête des priorités des directions achats en 2015, selon une étude du
Hackett Group (3) : n’y-a-t-il pas matière, avec l’automatisation du processus Purchase to Pay,
d’atteindre cet objectif ? La suppression des interventions manuelles, alliée à la dématérialisation des
documents (factures, bons de commande, avis d’expédition et de paiement…), constitue un puissant
levier, non seulement d’économies, mais d’amélioration de la performance. Concrètement, cela se
traduit par la mise en place d’une application Web collaboratif, intégré avec les principaux éléments
du système d’information, par exemple un ERP, une solution de gestion commerciale ou de logistique.
La solution de Purchase to Pay réunit tous les acteurs du processus comptables, acheteurs,
fournisseurs, logisticiens… autour d’objectifs communs : l’optimisation du processus et l’excellence
opérationnelle.
Une telle application, soutenue par un référentiel de données unique, offre une visibilité de l’ensemble
du processus et un partage d’informations en temps réel entre les différentes parties prenantes. Audelà de l’optimisation de la gestion des flux, un portail collaboratif et transactionnel facilite aussi les
mises à jours du référentiel des fournisseurs, leur pré-référencement, la centralisation des
informations sur les achats (historiques, prévisions…) et des documentations (contrats, conditions
générales de vente…), ainsi que la mise en place de modules dédiés à des métiers. Il peut aisément
s’étendre au Plan to Cash, en intégrant les flux prévisionnels, les situations de stock ou encore les états
des ventes. Le Purchase to Pay s’applique naturellement à la relation entre un distributeur et ses
fournisseurs, mais il est aussi intégré à l’optimisation de la logistique amont et à la relation industrielfournisseurs. Le Framework International du GUSI (Global Upstream Supply Initiative) a d’ailleurs
préconisé son application.
Au service de la création de valeur
Les bénéfices s’observent dans plusieurs domaines. D’abord, avec les effets concrets de
l’automatisation et de la dématérialisation sur les coûts directs de traitement du processus Purchase
to Pay : réduction du cycle de traitement, économies budgétaires en passant du papier au numérique,
collaboration accrue par un meilleur partage de l’information, effondrement du nombre d’erreurs,
amélioration du fond de roulement… Ensuite, la sécurité (contrôle d’accès, archivage traçabilité,
audits, gestion des risques…), et la conformité réglementaire se trouvent renforcées, de multiples
exigences doivent, en effet, être respectées en matière fiscale, douanière, commerciale,
environnementale ou sociale… Il constitue, par exemple, une réponse adéquate pour la mise en place
de la piste d’audit de la facture. Enfin, une approche collaborative renforce la confiance entre les
entreprises et ses fournisseurs, elle favorise ainsi la création de services innovants. De quoi donner
une autre envergure à la dématérialisation…
(1) http://blog.markess.fr
(2) Dématérialisation des factures fournisseurs, EY, 2014.
(3) Key Issues for Procurement in 2015, The Hackett Group, 2015.
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Le processus de Purchase to Pay
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Émission du
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