Lignes directrices relatives au café de connaissances

Lignes directrices relatives au café de
connaissances
1) Qu’est-ce qu’un café de connaissances ?
Un café de connaissances est un processus de conversation. C’est une méthodologie
innovante mais simple pour servir de cadre à des conversations sur des questions qui sont
importantes. Ces conversations créent des liens et elles se renforcent mutuellement, tandis
que les participants passent d’un groupe à l’autre, échangent des idées qui s’enrichissent
mutuellement, et découvrent de nouvelles approches de questions stratégiques. En tant que
processus, un café de connaissances peut évoquer et permettre de visualiser l’intelligence
collective de n’importe quel groupe, ce qui rend les gens mieux à même de mener une
action efficace pour parvenir à des buts communs. Il peut être utilisé pour 15 personnes
seulement mais jusqu’à 200 personnes. Un café de connaissances est un processus de
conversation facilité. Il est utilisé dans le monde entier et on l’appelle parfois « Le café du
monde ». Ce guide s’inspire largement de « Guidelines for the World Café » de Juanita
Brown et David Issacs.
2) Comment effectuer un café de connaissances ?
Les facteurs de réussite les plus déterminants sont qu’il faut : 1) clarifier la raison pour
laquelle on réunit les participants ; et 2) formuler des questions ouvertes et stimulantes. Les
autres facteurs de réussite sont décrits ci-après.
2.1.1) Clarifier l’objectif
Le facilitateur et l’organisateur du café de connaissances doivent être clairs concernant
l’objectif de la réunion. Un objectif clair permet au facilitateur de décider quels participants
inviter et quels paramètres sont importants pour parvenir à l’objectif.
2.1.2) Créer un espace convivial
Il est important que les organisateurs de la réunion créent un espace convivial — qui soit
sécurisant et accueillant. Lorsque les gens se sentent libre d’être eux-mêmes, c’est alors
qu’ils pensent, qu’ils parlent et qu’ils écoutent de la manière la plus créative possible. En
particulier, les organisateurs devraient réfléchir à la manière dont leur invitation et
l’aménagement de la salle de réunion contribue à la création d’une atmosphère
accueillante.
2.1.3) Étudier les questions qui sont importantes
Trouver et cadrer les questions qui sont importantes pour les participants au café est un
aspect où la pensée et l’attention peuvent produire de profonds résultats. Un café peut se
limiter à étudier une seule question, ou plusieurs questions peuvent être développées pour
soutenir une progression logique de la découverte au moyen de plusieurs séries de
dialogues. Dans ce dernier cas, les organisateurs de la réunion doivent sélectionner une
question pour chaque table du café (et il y aura une table de café pour cinq à six
participants). Les organisateurs de la réunion doivent soigneusement choisir des questions
qui :
 Concentrent la discussion sur l’objectif de l’événement, et
 Sont suffisamment ouvertes pour permettre un bon dialogue.
2.1.4) Associer des perspectives différentes
Inviter un groupe très divers de participants. L’une des caractéristiques du café est de
donner aux participants l’occasion d’aller d’une table à l’autre, de rencontrer des personnes
nouvelles, de contribuer activement à la réflexion, et de lier des découvertes à des cercles
de pensée toujours plus larges. Tandis que les participants apportent des idées ou des
thèmes majeurs à de nouvelles tables, ils échangent des opinions, enrichissant
considérablement la possibilité de nouveaux points de vue inattendus.
2.1.5 Encourager chacun à contribuer
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Les leaders ont de plus en plus conscience de l’importance de la participation. Toutefois, la
plupart des gens veulent non seulement participer mais ils veulent aussi participer
activement, pour faire une différence. Il est important que le facilitateur de la réunion
encourage toutes personnes présentes à la réunion à apporter leurs idées et leurs pensées,
tout en permettant aussi à ceux qui souhaitent participer simplement en écoutant de le faire.
2.1.6 Écouter les idées et partager les découvertes
En pratiquant une écoute partagée, et en faisant attention aux thèmes, aux schémas et aux
points de vue, les participants commencent à sentir qu’un rapport s’établit entre eux, ce qui
est crucial à la formation d’une communauté. Après plusieurs séries de conversations, le
facilitateur devrait faire participer l’ensemble du groupe à la conversation. Cela donne au
groupe tout entier une occasion d’associer les grands thèmes ou les questions qui sont
apparus lors des discussions en petits groupes.
3) Aménagement de la salle
 De petites rondes d’un diamètre d’environ 90 cm à 1,10 m sont idéales mais de
petites tables de la taille de tables d’échecs/majong conviendront également
 Une chaise par participant
 On n’utilisera ni podium ni projecteur
4) Fournitures pour l’atelier
 Des feuilles de tableau-papier ou des sets de table en papier pour couvrir les tables
du café
 Des feutres de couleur hydrosolubles
 Un vase avec des fleurs coupées ou des plantes à fleurs
 Une table de service pour les boissons et les collations, le cas échéant
5) Déroulement d’une réunion d’un café de connaissances
5.1.1 Accueil
L’hôte accueille les participants et pique leur curiosité tout en établissant une atmosphère
conviviale. L’hôte déclare qu’il (ou elle) n’est pas là pour guider le groupe vers une
conclusion particulière car c’est par l’échange d’idées que l’inattendu peut se produire, c’està-dire que de nouvelles façons de penser et de nouvelles solutions peuvent se dégager. Il
(ou elle) introduit les lignes directrices du café.
5.1.2 S’asseoir aux tables
L’hôte du café demande aux participants à la réunion de s’asseoir par groupes de cinq ou
six aux petites tables. La table à laquelle ils s’assoient au commencement du café est leur
« table d’origine ». Si la répartition des personnes autour des tables est trop inégale, l’hôte
du café procédera à un rééquilibrage rapide. Dans ce cas, la table à laquelle vous vous
trouverez après le rééquilibrage deviendra votre table d’origine.
5.1.3 Nommer des hôtes pour les tables
Il faudra un hôte pour chaque table. Les hôtes pourront être sélectionnés par les participants
à l’atelier. Ils devront prendre des notes sur la discussion, mais ne sont pas des facilitateurs
des tables. Les participants peuvent aisément assurer la facilitation eux-mêmes avec
quelques brèves instructions de l’hôte du café de connaissances.
5.1.4 Première série de discussions
À chaque table, les participants discutent de la « question de la table » pendant de 20 à 30
minutes. Les hôtes des tables encouragent les invités des tables à écrire ou à dessiner les
idées clés sur le papier de la table, ou à noter ces idées sur de grandes fiches ou sur les
sets de table au centre du groupe. L’hôte de la table utilise un cahier ou un bloc-notes pour
résumer la discussion tandis qu’elle se déroule.
5.1.5 Passer à l’étape suivante
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Une fois que le temps alloué est terminé, le facilitateur du café active un signal sonore
indiquant aux participants qu’il leur reste deux minutes. Cela signifie qu’il est temps de
terminer et de se préparer à passer à l’étape suivante. Lorsque le facilitateur du café donne
un deuxième signal, chaque participant, à l’exception de l’hôte de la table, passe à une autre
table de son choix. Idéalement, les membres de la table devraient essayer de choisir des
tables différentes. Ceux qui se déplacent (les « voyageurs ») apportent des idées, des
thèmes et les questions clés dans leurs nouvelles conversations.
5.1.6 Deuxième série de discussions
L’hôte de la table accueille les nouveaux invités et partage brièvement avec eux les idées,
thèmes et questions principaux de la conversation initiale (pas plus de trois minutes — il est
inutile de partager tout ce qui a été dit, mais il faut donner simplement un aperçu général).
L’hôte encourage les nouveaux invités de la table, les voyageurs, à lier et associer les
idées venant des conversations qui ont eu lieu à leur table précédente — en écoutant
attentivement et en développant les contributions des uns et des autres. Là encore, l’hôte de
chaque table continue de faciliter et d’enregistrer la discussion. En donnant la possibilité aux
participants de circuler durant plusieurs séries de conversations, des idées, des questions et
des thèmes commencent à se lier et à s’associer. À la fin de la deuxième série, toutes les
tables ou les groupes de discussion dans la salle auront échangé des points de vue issus
des conversations précédentes et se seront enrichis mutuellement (pollinisation croisée)
avec les points de vue des conversations précédentes.
5.1.7 Autres séries de discussions
Les organisateurs de la réunion décident d’avance combien il y aura de séries de
discussions. Il devrait y en avoir trois au minimum, et il ne devrait pas y en avoir plus que le
nombre de tables du café. Lors des séries suivantes de discussions, les invités des tables
continuent d’aller à de nouvelles tables, en laissant le même hôte à la table.
5.1.8 Dernière série de discussions
Lorsque l’hôte du café annonce la dernière série de discussions, chacun retourne à sa table
d’origine. L’hôte de la table partage les contributions des visiteurs au thème de la table
depuis que les autres sont partis vers d’autres tables. Les voyageurs partagent ce qu’ils ont
appris durant leurs déplacements. L’hôte/l’hôtesse enregistre les résultats collectifs sous
une forme qui pourra servir à l’issue du café de connaissances pour établir une vue globale
du café dans sa totalité.
5.1.9 Conversation au niveau du groupe entier
L’hôte du café demande aux participants à la réunion de déplacer les tables pour les mettre
d’un côté, et de regrouper toutes les chaises en un grand cercle. L’hôte facilite alors la
conversation du groupe entier pour partager les découvertes et les points de vue. C’est au
cours de ces conversations au niveau du groupe entier que des schémas peuvent être
identifiés, que les connaissances collectives se développement, et que des possibilités
d’action apparaissent.
6) Variantes
Le café de connaissances est un processus très polyvalent qui peut être utilisé dans de
nombreuses situations et peut accepter de nombreuses modifications. Par exemple, une
question peut être utilisée pour toutes les tables, ou différentes questions peuvent être
utilisées pour différentes tables. Dans certaines situations, un « bâton de parole » (la
personne qui tient le bâton est la seule qui puisse parler jusqu’à ce qu’elle le passe à
quelqu’un d’autre) est utilisé, mais, dans d’autres cas, la conversation se déroule plus
naturellement. Certains cafés de connaissances se terminent par une visite de la galerie,
avec les participants qui font le tour des nappes pour lire ce qui a été écrit dessus, alors que
d’autres produisent un « livre d’histoires » sur les résultats.
 Clarifier l’objectif
 Créer un espace convivial
 Étudier les questions qui sont importantes
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


Associer des participants différents
Encourager chacun à contribuer
Écouter ensemble les points de vue et partager les découvertes
7) Quand ne pas utiliser un café de connaissances
Un café de connaissances ne doit pas être utilisé simplement pour établir des relations ou
pour permettre à des gens de se connaître. Il doit toujours être utilisé pour s’attaquer à des
questions sérieuses et importantes pour le groupe qui est rassemblé. Il ne doit pas être
utilisé pour rallier des soutiens sur une question qui a déjà été décidée. Si une question a
été décidée, les gens considéreront que le fait de leur demander ce qu’ils en pensent est
une perte de temps. Le café ne doit pas être utilisé pour résoudre des questions triviales,
comme la couleur ou la décoration de locaux de bureau.
8) Rôles
Les rôles associés au café de connaissances sont les suivants :
8.1 L’hôte du café ou le facilitateur a pour tâche de :
 Travailler avec l’équipe de planification pour déterminer l’objectif du café et décider
qui devrait être invité à la réunion.

onner au café un nom approprié pour son objectif, par exemple : café de
leadership ; café de stratégie ; café de découverte, etc.
 Aider à préparer l’invitation.
 Créer un environnement convivial pour le café.
 Accueillir les participants à leur arrivée.
 Expliquer l’objectif du café.
 Présenter les questions pour les séries de conversations et s’assurer que la question
est visible (par exemple, en inscrivant la question sur des fiches à chaque table).
 Expliquer le fonctionnement de la logistique du café, notamment le rôle de l’hôte de
la table (la personne qui sera volontaire pour rester à la fin de la première série de
conversations et pour accueillir les nouveaux-venus à leur table).
 Pendant la conversation, aller d’une table à l’autre pour écouter les conversations.
 Encourager tout le monde à participer.
 Rappeler aux participants d’écrire leurs idées clés, gribouiller et dessiner sur leurs
nappes, ou prendre des notes sur les tables.
 Faire savoir gentiment aux participants qu’il est temps de se déplacer et d’entamer
une nouvelle série de conversations.
 Demander aux participants de NE PAS se déplacer en groupe, mais dire qu’il
appartient à chaque membre de choisir une table différente (cf. 5.1.6).
 S’assurer que les principaux points de vue sont enregistrés visuellement ou qu’ils
sont regroupés et affichés si possible.
8.2 L’hôte de la table a pour tâche de :
 Rappeler aux participants à leur table de prendre des notes sur les idées clés, les
découvertes et les questions plus profondes au fur et à mesure qu’elles de dégagent.
 Rester à la table lorsque les autres partent et accueillir les voyageurs des autres
tables.
 Partager brièvement les points de vue de la conversation précédente pour que les
autres participants puissent lier et développer des idées à partir des idées de leurs
tables respectives.
 Prendre des notes pour faire un résumé à l’intention du groupe suivant.
 Il n’est PAS chargé de corriger les idées des autres participants.
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8.3 Les participants ont pour tâche de :
 Écouter pour repérer des thèmes, des schémas et des points de vue lorsque d’autres
parlent.
 Partager leurs découvertes avec les autres personnes à la table.
 Apporter librement leurs propres idées.
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