Appel d`offres vidéos Gala JPA - Jeune chambre de commerce de

APPEL D’OFFRES RÉSERVÉ AUX MEMBRES EN
RÈGLE DE LA J.C.C.Q.
POUR LES SERVICES D’UN(E) VIDÉASTE EN MARGE DU GALA JPA
DE LA JEUNE CHAMBRE DE COMMERCE DE QUÉBEC
Jeune chambre de commerce de Québec
4600, boul. Henri-Bourassa, bureau 249
Charlesbourg (Québec) G1H 3A5
INSTRUCTIONS CONCERNANT LES SOUMISSIONS
1.
PRÉSENTATION DE L’ÉTABLISSEMENT
La Jeune chambre de commerce de Québec est un organisme sans but lucratif qui a vu
le jour en 1987. Fondé sur l’individu, l’organisme regroupe près de 600 gens d’affaires,
qu’ils soient administrateurs, entrepreneurs, gestionnaires, cadres ou personnels, âgés
entre 20 et 40 ans, qui s’intéressent au monde des affaires pour faciliter leur intégration
dans la communauté des affaires de Québec. En adhérant à la J.C.C.Q., l’individu
devient membre à titre individuel et non corporatif.
Afin que le Gala JPA Banque Nationale reflète l’image dynamique de notre
organisation, le comité du Gala a résolu de confier un mandat à une entreprise de
production vidéo pour les raisons et les besoins ci-après mentionnés.
2.
OBJET DE LA DEMANDE
Afin de donner la chance à nos membres dans le domaine de la production vidéo de
pouvoir exposer leur talent et ainsi se faire connaître à travers notre réseau, la JCCQ va
en appel d’offres annuellement pour combler les besoins reliés au Gala.
Le présent appel d’offres vise donc, notamment, à remplir les besoins suivants:
La production:
• Une vidéo présentant chaque lauréat, selon la thématique exploitée (8 JPA X 2
minutes) * Possibilité de devoir filmer sur le terrain
• Une vidéo présentant les 8 JPA de l'année précédente (1 minute 30 secondes)
• Une vidéo (filmer à l'entreprise) présentant le présentateur de l'événement ( 30
secondes)
• Une vidéo (filmer à l'entreprise) présentant le président d'honneur (1 minute).
Détails :
Direction de projet
•Rencontre client
•Suivi des dossiers et coordination
•Approbation client
2
Captation :
•Direction artistique
•Tournage avec les JPA 2014 (environ 4 heures chacun)
•Tournage avec les JPA 2013 (environ une journée)
•Tournage pour vidéos présentateur et président d'honneur (environ une demi-journée
chacun)
Montage :
• Production des éléments graphiques et infographiques suivant le thème et la
scénarisation primaire soumise
• Mise en forme des textes
•Traitement des séquences
• Intégration de contenus audio
• Pré-visionnement et correction (1ère épreuve de correction incluse)
Montage final du DVD avec les images fournies par l’entreprise qui fait la captation le
soir du Gala. (fournir 20 copies du DVD).
3.
RÉCEPTION DES SOUMISSIONS
Les soumissions devront être reçues au plus tard :
Date :
Heure :
Lieu :
4.
Le 24 octobre 2014
17 heures
Jeune chambre de commerce de Québec
4600, boul. Henri-Bourassa, bureau 249
Charlesbourg (Québec) G1H 3A7
Téléphone : 418 622-6937
Télécopieur : 418 628-7777
Courriel : [email protected]
OUVERTURE DES SOUMISSIONS
Il n’y aura pas d’ouverture publique des soumissions.
3
5.
CONTENU DES SOUMISSIONS
La soumission, pour être recevable, devra contenir les éléments suivants :
•
•
•
•
•
•
•
6.
description de la firme;
démonstration de son implication à la Jeune chambre de commerce de Québec;
description de ses antécédents et de son expérience dans le secteur d’activités;
présentation des ressources humaines qu’elle mettra à la disposition de la Jeune
chambre de commerce de Québec pour l’accomplissement de ses mandats;
démonstration de ses motivations à desservir la Jeune chambre de commerce
de Québec;
tarif forfaitaire;
tout autre élément jugé pertinent à la présente soumission.
PRIX
La Jeune chambre de commerce de Québec demande aux soumissionnaires d’indiquer
un tarif forfaitaire pour l’utilisation des services de la firme, et ce, pour la durée du
contrat.
La Jeune chambre de commerce de Québec ne s’engage à accepter ni la plus basse, ni
aucune des soumissions reçues et se réserve le droit de refuser toute soumission qui
n’est pas conforme aux exigences du présent appel d’offres. La Jeune chambre de
commerce de Québec souhaite retenir les services d’une seule firme pour l’ensemble
des besoins de ce présent appel d’offres, mais ne s’y engage pas expressément.
7.
ÉVALUATION DES SOUMISSIONS
Un comité d’évaluation des soumissions fera l’analyse de chacune des propositions
conformément à la grille fournie en annexe.
ÉTAPE 1 : Évaluation qualitative : Le comité d’évaluation analysera dans un premier
temps les documents déposés par chacune des firmes. Les points seront attribués en
fonction de la qualité et de l’expertise des firmes qui émanent des renseignements
transmis, et ce, conformément aux critères prévus à la grille fournie à l’annexe 1, pour
un maximum de 60 points.
Pour passer à l’étape 2 (réf. Évaluation quantitative), les soumissionnaires devront avoir
obtenu un note minimale de 45 / 60 à l’étape 1 (réf. Évaluation qualitative). Les
soumissionnaires ayant obtenu une note inférieure à 45 / 60 seront jugés irrecevables
et seront éliminés automatiquement du processus de sélection.
4
ÉTAPE 2 : Évaluation quantitative : Les soumissionnaires qui ont obtenu une note
minimale de 45 / 60 à l’étape 1 (réf. Évaluation qualitative) passent à l’étape de
l’analyse quantitative. Le soumissionnaire ayant le prix le plus bas obtiendra une note
parfaite de 40 / 40. Le deuxième soumissionnaire ayant le prix le plus bas obtiendra une
note de 30 / 40, le troisième de 20 / 40, le quatrième de 10 / 40 et les autres obtiendront
une note de 0 / 40.
Le résultat final correspond à l’addition des notes pour les étapes 1 et 2, soit pour
l’évaluation qualitative (minimum de 45 / 60) et pour l’évaluation quantitative.
ÉTAPE 3 :
Entrevue :
Les 3 soumissionnaires ayant les meilleures notes seront convoqués à une entrevue.
Le comité de sélection fera connaître son choix avant la mi-novembre.
8.
PÉRIODE CONTRACTUELLE
Les deux premières parties du contrat doivent être complétées d’ici le 27 février 2015,
le montage final quant à lui est livrable au plus tard le 25 mars 2014.
9.
CONDITIONS / RESTRICTIONS
La soumission ne doit contenir aucune condition ou restriction.
10.
INFORMATION SUPPLÉMENTAIRE
Toutes les questions concernant le contenu du présent appel d’offres devront être
adressées par téléphone ou par écrit à Madame Audrey Leclerc, directrice générale de
la Jeune chambre de commerce de Québec, et ce, avant le 20 octobre 2014 à 17h.
Cette dernière se chargera de transmettre l’ensemble des réponses aux questions à
toutes les firmes ayant démontré leur intérêt à répondre au présent appel d’offres.
Toutes les firmes qui souhaitent déposer une soumission sont invitées à faire
connaître leur intérêt à répondre au présent appel d’offres par courriel à Madame
Audrey Leclerc, dans le but de recevoir les addendas au présent document, s’il y
a lieu.
Coordonnées : Mme Audrey Leclerc, Directrice générale
418 622-6937 | [email protected]
5
Annexe 1
GRILLE D’ÉVALUATION DES SOUMISSIONS
1.
ÉVALUATION QUALITATIVE DU CONTENU DES SOUMISSION
Contenu
Description de la firme et de ses différents secteurs
d’expertise
Fourni?
Pointage
/ 10
Démonstration de son implication et de son expérience
à la Jeune chambre de commerce de Québec
/ 15
Description de ses antécédents et de son expérience
dans le même secteur d’activités
/ 15
Présentation des ressources humaines et de leur
expertise individuelle que la firme mettra à la disposition
de la Jeune chambre de commerce de Québec pour
l’accomplissement de ses mandats
/ 10
Démonstration de ses motivations à desservir la Jeune
chambre de commerce de Québec
/ 10
TOTAL :
/ 60
2.
ÉVALUATION QUANTITATIVE : LE PRIX
Prix
3.
/ 40
GRAND TOTAL
Contenu
Prix
/ 60
GRAND TOTAL
/ 40
/ 100
6