Minutes of A - La Souterraine English Library

Minutes of A.G.M. held on Wednesday, 12 June 2013 at
19.30
The President, Rodney Sabine, welcomed everybody and thanked them for attending. He
then introduced those members of Conseil who were present – Janet McGenn (VP), Jacqui
Welham (Membership Secretary), Jane Bailey (Events), Christine Seaman (Library
Organiser) and Jan Keable (Secretary).
Apologies had been received from Nik Johnson (Treasurer) and Margau Wright (Publicity)
1.
Minutes of the AGM of 2 May 2012 in English and French were circulated and, there
being no questions, were accepted.
The President reported the only matter arising being that, although the Mairie had been
approached in January for a grant towards a computer, it wasn’t until August that a
negative reply was received.
2.
President’s Report:
The President reported another very successful year, one of both consolidation and
development. It is now two years since the move to Porte de Puy Charraud and in that
time the Meeting Room has been well used, new shelving has been purchased to
accommodate the growing stocks (around 6,000 books) and most significantly, a
computer with Internet access. This has proved extremely popular with members,
especially the Wifi link.
The café continues to be very successful under the leadership of Janet, ably assisted by
Myra Turner. About one third or our income is raised by the café receipts.
We remain the 4th largest of any language library in the Creuse and we now have a book
processing team, led by Christine. Social activities last year included a meal at St Priest la
Feuille; a Treasure Hunt; BBQ; Garden Party; Bonfire Night and a Christmas ‘At Home’
event. A series of walks were also organised by Keith McGenn and others.
The number of library groups has increased and we now have a Gardening Group, Drama
Group, Photography Group, History Group and Railway Travel Group. In addition there is
the Singles Group, now renamed as the Friendship Group. French lessons continue and
also Children’s Storytime. Additionally, our support group works on two levels, offering
advice and support on living in France and also more confidential issues.
We have continued to integrate with the town by taking part in the European Patrimony
weekend, laying a wreath at the war memorial on Remembrance Day and even taking part
in a demonstration again the LGV.
Thanks were extended to the Library Team now numbering 38 and to Myra who organises
rotas for helpers. During the year Charles Swann resigned as Secretary and Jan Keable
agreed to step into this role.
Thanks were extended to Janet for her support in everything and particularly her
organisation of the café.
The President closed on a personal note, explaining that as he is to be married on
September 21st and now finds more demands on his time, he feels it is now time to look
for a successor. His term of office ends in 2014, as does the rest of Conseil.
3.
Vice-President’s Report:
The President had covered most things above, but Janet said that at the last A.G.M. a
request was made for volunteers and 15 came forward at the first group. Events for the
coming year were then decided which will be more or less the same as last year, except
for the Bonfire Night.
The President added that a tremendous amount of behind the scene work goes into the
organisation of events and more volunteers are always needed.
There were no further questions on Events.
4.
Treasurer’s Report:
The Report was passed round and in the absence of the Treasurer, the President
explained the Income & Expenditure statement for 2012.
The main points to note were that the income included a significant amount raised by
brocante and expenditure on travel was high due to a trip to Paris to collect the shelving.
A question was asked about whether postage costs could be reduced by using e-mail, to
which the President replied that this is already done where possible but not all members
have e-mail access.
Membership fees appear to have gone down but this is partly due to the fact that the
2011 figure was for a 15 month period and partly due to members paying their subs late
(after the end of the year).
The accounts have been approved by one Verificateur but we need to find another one –
there were no volunteers. The accounts were therefore accepted.
5.
Membership Report:
Jacqui reported that we currently have 168 fully paid up members; of these 100 are family
members, 67 individual and 1 student. Income raised 2177 Euros. It is noticeable that
some family members have changed to individual membership and on occasions the other
member of the family has used the library. Conseil will be looking into this.
Wherever possible e-mail addresses are being used resulting in a saving on postage.
The President remarked that the job of Membership Secretary is an onerous one which
Jacqui performs efficiently and effectively.
6.
Budget:
Two sheets were passed round and the President explained the 2012 Budget Outurn and
then the proposed budget for 2013. Improvements have been made in our methods of
budgeting since commencing and for the coming year a spreadsheet will be created to
keep track of each event. In this way it will be possible to view our current position at any
moment in time.
There were no questions so the 2013 Budget was accepted.
7.
Any Other Matters:
Out of a possible 11 members Conseil has only 8. It was proposed that Myra Turner
becomes a member and from the floor there were two more volunteers – Marshall
Tattersall and Rod Seaman. These being accepted, we now have our full complement.
There being no further business, the meeting closed at 2004.
Procès-verbal de l’Assemblée Générale le mercredi 12 Juin
2013 à 19h30
Le président, Rodney Sabine, a salué tout le monde et les a remerciés de leur présence. Il
a ensuite présenté les membres du Conseil qui étaient présents - Janet McGenn (Président
Adjoint), Jacqui Welham (secrétaire des adhésions), Jane Bailey (Evénements), Christine
Seaman (Organisatrice Bibliothèque) et Jan Keable (Secrétaire).
Des excuses ont été reçues de Nik Johnson (trésorier) et Margau Wright (Publicité)
1. Les Procès-verbaux de l'Assemblée Générale du 2 mai 2012 en anglais et en français
ont été distribués, n’ont pas suscité de questions, et ont été acceptés.
Le Président a signalé la seule question soulevée en cours qui, bien que la Mairie avait été
sollicitée en Janvier pour une subvention à un ordinateur, ce n'est pas avant Août qu'une
réponse négative a été reçue.
2. Rapport du président:
Le Président a signalé une autre année couronnée de succès, bénéficiant à la fois de
consolidation et de développement. Cela fait maintenant deux ans que le déménagement
à la Porte de Puy Charraud a eu lieu et depuis la salle de réunion a été bien utilisée, de
nouvelles étagères ont été achetées pour agencer les stocks en croissance constante
(environ 6000 livres) et, surtout, un ordinateur avec accès à Internet. Cela s'est avéré
extrêmement populaire auprès des membres, en particulier la liaison WiFi.
Le café, continue d'être une réussite, sous la direction de Janet, bien secondé par Myra
Turner. Environ un tiers de notre revenu est issu des recettes du café.
Nous restons la 4ème d'une bibliothèque de langue dans la Creuse et nous avons
maintenant une équipe, qui gère le traitement des livres, dirigée par Christine. Les
activités sociales de l'an dernier comprenaient un repas à St Priest la Feuille, une chasse
au trésor; un Barbecue, une Garden Party; un « Bonfire Night » et un Noël « At Home ».
Une série de randonnées ont également été organisées par Keith McGenn secondée par
d’autres volontaires.
Le nombre de groupes de la bibliothèque s’est développé : nous avons un groupe de
jardinage, un Groupe Drame, un groupe de photographie, un groupe d'Histoire et un
Groupe des Voyageurs Chemin de Fer. En outre, il y a aussi le groupe des célibataires,
maintenant renommé comme le Groupe d'amitié. Les cours de français continuent et aussi
le groupe de contes pour enfants (accueillant enfants et parents). En outre, notre groupe
de soutien fonctionne sur deux niveaux, offrant des conseils et un soutien sur la vie en
France, mais aussi des questions plus confidentielles.
Nous avons continué à nous intégrant à la ville en prenant part aux week-ends journées
du Patrimoine Européenne, nous avons aussi déposé une gerbe au monument aux morts
le jour du Souvenir et même prendre part à une manifestation à nouveau concernant la
ligne LGV.
Des remerciements ont été présentés à l'équipe de la bibliothèque, aujourd'hui au nombre
de 38 et de Myra qui organise des tours de rôle pour les aides. Au cours de l'année
Charles Swann a démissionné en tant que secrétaire et Jan Keable a accepté de reprendre
ce rôle.
Des remerciements ont été aussi présentés à Janet pour son soutien en général et en
particulier pour son organisation du café.
Le président clôt sur une note personnelle, expliquant que, comme il se marie le 21
Septembre et trouve maintenant plus occupé, il estime qu'il est maintenant temps de
chercher un successeur. Son mandat se termine en 2014, tout comme le reste du Conseil.
3. Rapport du Vice-président:
Le président avait couvert la plupart des choses ci-dessus, mais Janet a dit que lors de la
dernière assemblée générale annuelle une demande a été faite pour les bénévoles et 15
s'ajoutait au premier groupe. Les événements pour l'année à venir ont ensuite été décidés
et seront plus ou moins les mêmes que l'an dernier, à l'exception de la « Bonfire Night ».
Le président a ajouté que l'organisation d'événements requerrait une énorme quantité de
travail derrière la scène, et de fait l’arrivée de nouveaux bénévoles est toujours
nécessaire.
Il n'y avait pas d'autres questions concernant les événements.
4. Rapport du trésorier:
Le rapport a été adopté tel que et en l'absence du trésorier, le président a expliqué la
déclaration des revenus et de dépenses pour 2012.
Les principaux points à retenir sont que les revenus comprenaient un montant important
apporté par la Brocante et les dépenses de voyage était élevé en raison d'un voyage à
Paris pour aller chercher les étagères.
Une question a été posée afin de savoir si les frais de port pourraient être réduites par
l'utilisation du courriel, à laquelle le président a répondu que cela est déjà fait lorsque cela
était possible, mais tous les membres n’ont pas accès au courrier électronique.
Les cotisations des membres semblent avoir diminuées, mais cela est en partie dû au fait
que le chiffre pour 2011 s’étendait sur une période de 15 mois, et en partie en raison de
membres qui paient leurs renouvellement de cotisation tardivement (après la fin de
l'exercice).
Les comptes ont été approuvés par un Vérificateur mais nous devons en trouver un autre
– l’aide a été demandée en séance mais il n'y avait pas de volontaires. Les comptes ont
donc été acceptés.
5. Rapport de membre:
Jacqui a signalé que nous avons actuellement 168 membres entièrement payées, cela se
réparti ainsi : 100 sont des membres adhérant au titre de la famille, 67 en tant
qu’individuels et 1 étudiant. Le revenu s’élève à 2 177€. Il est à noter que certains
membres de la famille sont passés à une adhésion individuelle, alors que d'autres
membres de la famille utilisent la bibliothèque. Le conseil se penchera sur cette situation.
Chaque fois que les adresses e-mail sont possibles, elles sont utilisées, ce qui entraîne une
économie sur les frais de port.
Le président a fait remarquer que le travail du secrétaire aux adhésions est un lourd
fardeau que Jacqui exécute efficacement.
6. Budget:
Deux feuilles ont été distribuées et le Président a expliqué le budget de l’année précédente
2012, puis le projet de budget pour 2013. Des améliorations ont été apportées à nos
méthodes de budgétisation.
Depuis le début de cette année et pour les années à venir des feuilles de calcul seront
créés pour garder une trace de chaque événement. De cette manière, il sera possible de
voir notre position actuelle à tout moment dans le temps.
Il n'y avait pas de questions pour le budget 2013 qui a été accepté.
7. Autres questions:
Sur une possibilité de 11 membres le Conseil en compte actuellement seulement 8. Il a
été proposé que Myra Turner devienne membre et émanent des personnes présentes,
deux autres personnes se sont proposées - Marshall Tattersall et Rod Seaman. Ceux-ci
sont acceptés, nous avons maintenant notre effectif complet.
Comme il n'y a pas d'autres questions, la séance est levée à 20h04.