0645-FichePratique n°5 - Comment envoyer mes Avis

Fiche pratique n°5 : comment envoyer avis d’échéanc e, reçus ou quittances par email ?
A\
Paramétrage
fiches Tiers
des Avant tout, vous devez définir au niveau des fiches identités de vos
locataires leur mode d’expédition préféré. Trois choix vous sont
proposés :
Courrier
Fax
E-mail
•
Grâce à ce paramètre, vous pourrez, au moment de la gestion des avis,
reçus ou quittances, faire des sous-sélections par mode et envoyer par
courrier ou fax pour ceux ne possédant pas de mail ou ne voulant pas
recevoir par ce biais.
B\ La génération des 1\ Avis d’échéance
Immédiatement après l’appel de loyer, une fenêtre avec le modèle « Avis
événements
d’échéance » est proposée. La valider crée les évènements.
2\ Quittances & Reçus
A partir de la saisie comptable (journal BQ ou RA), après saisie des
encaissements locataires, allez dans le menu « Etats » et demandez
« quittances locataires » ou « reçus locataires ». Faites votre sélection,
validez la fenêtre du modèle d’événement pour créer les événements liés.
•
Ce traitement peut être fait au fur et à mesure sans attendre tous les
encaissements locataires.
3\ Quittances (autre méthode)
Depuis la liste des locataires, cliquez sur « courrier » de la vague
violette, sélectionnez en haut à droite votre modèle de quittance, cliquez
sur la rubrique « dates de l’exercice » et demandez « période
concernée » et déterminez la période de la quittance/
A présent sur une liste d’événements, il faut « distinguer » les fiches en
C\ Gestion des
événements en fonction fonction du mode d’expédition préféré de chaque locataire.
des modes d’expédition
des propriétaires
Une rubrique de la vague bleue est prévue, elle se nomme « Séparer par
mode d’exp. »
En cliquant sur cette dernière, LSC créera autant de listes que de modes
d’expéditions différents rattachés aux fiches courantes.
A partir des listes, il est très facile de distinguer email, de courrier, de
fax, puisqu’un pictogramme est affiché au niveau de chaque fiche.
Notice d’utilisation Windows® et Macintosh® (version 5.0)
Copyright © 1988-2010 CRYPTO. Tous droits réservés. Document 0645 non contractuel
1
Fiche pratique n°5 : comment envoyer avis d’échéanc e, reçus ou quittances par email ?
Explications par un exemple :
Sur la liste ci-dessus, 6 propriétaires doivent recevoir leur relevé de
) et un
gérance : trois par emails (sigle @), deux par courriers (sigle
par fax (sigle )
Après un clic sur « Séparer par mode d’exp. », vous obtenez trois listes
d’événements
E\ Envoi des
événements.
1\ Par Courrier : à partir de la liste des locataires, cliquez sur le bouton
« Expédier ». Les courriers sont imprimés.
Trois modes, trois
phases…
2\ Par Email : puisque tous les événements ont été générés en format
« courrier », vous devez refaire une page de garde en format « email ».
Pour cela utilisez le bouton « Envoyer une copie ». Un clic sur ce bouton
ouvre un nouvel événement affichant l’identité du 1er propriétaire trouvé.
Chosissez un modèle d’événement de type « email » pour votre page de
garde, complétez si besoin et validez. Cela dupliquera l’événement autant
de fois que de fiches propriétaires sélectionnées avec en PJ leur relevé
respectif.
Sur la liste des événements, cliquez sur « Expédier » pour lancer l’envoi
des emails.
3\ Par Fax : même principe que « Par email » via le bouton « Envoyer
une copie » mais avec un modèle événement de type « Fax ».
Notice d’utilisation Windows® et Macintosh® (version 5.0)
Copyright © 1988-2010 CRYPTO. Tous droits réservés. Document 0645 non contractuel
2