2009 10 Accord de confidentialité IP

L’ACCORD DE CONFIDENTIALITE
Par Isabelle Pinaud
Conseil en Propriété Industrielle,
L’accord de confidentialité est sans doute le type d’accord le
plus fréquemment signé dans le monde de la recherche et de
l’industrie. Pour cette raison, il prend souvent la forme d’un
accord type pré-formaté qui laisse, à priori, peu de place à la
négociation. Mais si cet accord ne présente pas de grandes
difficultés au niveau de sa mise en place, il exige une grande
vigilance de la part de ses signataires, pendant et après son
exécution.
Rappelons qu’un accord de confidentialité doit tout
d’abord être utilisé à bon escient.
L’objet et la finalité d’un accord de confidentialité sont de préserver
le secret d’informations sensibles échangées entre les co-contractants,
en dehors de tout partenariat contractualisé. Par exemple, l’accord de
confidentialité peut couvrir les informations communiquées par une
start up à des « business angels » dans le cadre d’une levée de fonds.
Le plus souvent, il protège des informations confidentielles dans le
cadre de négociation d’un contrat, par exemple, un accord de licence,
un accord de fourniture ou un accord de R&D.
En aucun cas, l’accord de confidentialité ne saurait couvrir une
prestation même si celle-ci a pour objectif d’évaluer l’intérêt de
contracter avec un tiers. Ainsi, une étude de faisabilité ou expertise
ou un prêt de matériel biologique doivent donner lieu à la négociation
de contrats spécifiques qui intégreront leur propre clause de
confidentialité.
Quelles informations sont protégées par l’accord de
confidentialité ?
Seules les informations de nature confidentielle, échangées entre les
co-contractants pour les besoins de leurs négociations pendant la
durée de validité sont couvertes par l’accord. En conséquence, il est
impératif d’établir un avenant au contrat en cas de négociations qui
se prolongeraient au-delà de la durée de validité de l’accord. De
même, si les parties entament de nouvelles négociations portant sur
un objet différent de celui précisé dans l’accord.
En outre, l’accord de confidentialité ne protège que les informations
dont le caractère confidentiel est expressément signalé au cocontractant « récepteur ». Les parties peuvent toutefois choisir de
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placer leurs échanges sous le principe du « tout confidentiel ». En tout
état de cause, quelles que soient les modalités de communication des
informations confidentielles, les parties à l’accord de confidentialité
devront conserver la preuve tangible de toutes communications et
réceptions d’informations confidentielles. C’est un exercice fort
délicat qui demande la mise en place de procédures strictes de gestion
des informations reçues et communiquées avec, de préférence, la
nomination d’un coordinateur responsable du suivi de l’accord. De
cette gestion dépendra l’efficacité de l’accord de confidentialité. En
effet, la mise en cause de la responsabilité d’un co-cotractant qui
méconnait son obligation de confidentialité est illusoire si l’on ne peut
pas démontrer par des documents appropriés qu’il a bien reçu
l’information confidentielle sous accord de confidentialité.
Quels sont les engagements des co-contractants ?
En signant un accord de confidentialité, chacune des parties à l’accord
s’engage à ne pas divulguer et à ne pas publier les informations
confidentielles qui lui sont communiquées. En outre, chacune des
parties s’engage à ne pas en faire un usage autre que celui pour lequel
elles ont été communiquées et à ne pas se les approprier, par dépôt
de brevet, par exemple. La durée de ces obligations de secret et de
non usage est précisée dans l’accord ; elle est fixée d’un commun
accord entre les parties en fonction de la nature des informations qui
sont communiquées. La durée de l’obligation de confidentialité est en
général de plusieurs années. Le risque est donc grand pour les cocontractants d’oublier qu’ils sont liés par un engagement de
confidentialité, une fois l’accord de confidentialité expiré et ce
surtout si les négociations qu’il couvrait n’ont pas abouties. Il est alors
nécessaire de prendre toutes les mesures adéquates pour éviter un tel
oubli et sensibiliser les personnes concernées des entreprises cocontractantes à l’obligation de respecter les engagements de secret et
de non usage qui survivent à l’accord de confidentialité. Ces mesures
peuvent consister en la mise en place d’un système d’archivage
informatique qui permette d’avoir une vue synthétique du nombre
d’accords signés, de leur objet, de leur durée.
L’accord de confidentialité est trompeur ; malgré son apparence
anodine et banale, il est l’un des accords les plus difficiles à gérer
pour une entreprise ou un laboratoire de recherche. Des mesures de
formation et de sensibilisation du personnel à l’exécution du contrat
et à son suivi « post-contractuel » doivent être régulièrement
proposées aux personnels concernés. Il faut, entre autre, sensibiliser
le personnel à l’usage du courrier électronique utilisé trop souvent de
façon inadéquate et lui rappeler la précaution élémentaire qui
consiste à s’assurer que le signataire est effectivement habilité à
signer l’accord de confidentialité.
Par Isabelle PINAUD ([email protected]), Conseil en Propriété
Industrielle - Cabinet REGIMBEAU - Pôle Contrats –
Paris, le 10 septembre 2009
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A propos du Cabinet Regimbeau :
Le Cabinet Regimbeau, Conseil en Propriété Industrielle, accompagne
depuis plus de 75 ans les entreprises et les porteurs de projets des
secteurs privés et publics, pour la protection, la valorisation et la
rentabilisation de leurs innovations (brevets, marques, dessins et
modèles). 10 associés animent une équipe de 180 personnes, dont les
compétences s'exercent dans tous les aspects stratégiques de la
propriété industrielle: veille technologique, contrats de licence,
audit de portefeuilles de PI, négociations dans le cadre de
partenariat, acquisition des droits, contentieux. La force de frappe
homogène du Cabinet Regimbeau et de ses agences régionales permet
de répondre à des logiques stratégiques internationales, tout en
préservant des relations personnalisées de très haute qualité avec ses
clients.
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