Initialisation de la gestion 2011

Après le basculement
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Initialisation de la gestion 2011
Présentation :
A l’issue des opérations de basculement, il est nécessaire de compléter des rubriques, d’adapter des
nomenclatures, de transférer ou réceptionner des informations entre les différents modules de GFC avant
de lancer des opérations de gestion sur le nouvel exercice. Ce document présente, par module, les
opérations essentielles. Le tableau « chronologie des principales opérations basculement « 2010/2011 »
mis en ligne, complète ce document.
1 – Module de comptabilité budgétaire exercice antérieur :
1.1 Gestion des approvisionnements :
La saisie des approvisionnements anticipés n’affecte pas l’EPCP de l’exercice en cours mais celui de
l’exercice suivant. Les affectations de marchés sont tout de même saisies.
Après le basculement d’exercice, des approvisionnements (anticipés ou non) peuvent être saisis pour
l'exercice antérieur tant que les approvisionnements anticipés n'ont pas été transférés vers le
nouvel exercice.
2 – Module de comptabilité budgétaire exercice en cours :
2.1 - Opérations prioritaires :
2.1.1 - Réceptionner le budget transféré de préparation budgétaire :
A l’issue des opérations de basculement, il conviendra en premier lieu de récupérer le budget issu de
Préparation Budgétaire ou exceptionnellement de saisir directement le budget dans GFC année en cour.
Avant de transférer le budget de Préparation Budgétaire, assurez-vous d’avoir renseigné le résultat des
autorités, sinon le budget transféré sera considéré comme un budget provisoire. Consultez :
•
La documentation Préparation Budgétaire pour les chapitres « 5.5 Saisir le résultat des
autorités de contrôle » et « 5.6 Exportation du budget vers le nouvel exercice »
•
La documentation Comptabilité Budgétaire pour les chapitres :
4. Réceptionner le budget initial saisi dans préparation budgétaire
5. Gérer le budget initial dans le module comptabilité budgétaire
6. Gérer l’EPCP en comptabilité budgétaire.
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Voir aussi :
§ 5.1 - Saisie d’un budget provisoire : c’est une situation rare et exceptionnelle.
§ 5.5 - Saisir le budget initial exécutoire : Uniquement dans le cas où la récupération d’un budget saisi
dans Préparation Budgétaire n’est pas possible.
§ 5.7 - Répartir les lignes budgétaires sur les codes de gestion : Prendre connaissance des conditions
d’accessibilité à cette transaction. Il est conseillé d’effectuer cette opération en priorité dès réception du
budget et de l’EPCP.
Attention, si vous répondez OUI à la question « Voulez vous commencer la saisie du budget
exécutoire ? », vous ne pourrez plus ensuite opter pour la récupération du budget issu de préparation
budgétaire
2.1.2 - Valider l’EPCP :
Pour un établissement qui a déclaré suivre la commande publique à travers GFC (situation
courante), seul le choix Fournisseurs sera accessible au menu Dépenses tant qu’il n’y a pas eu de
validation de la version de l’EPCP réceptionnée.
Il faut donc procéder rapidement à la validation de l’EPCP réceptionné avec le budget issu de PBUD pour
disposer de tous les choix du menu Dépenses. (Menu Budget/Commande publique/Validation)
Pour valider
l’EPCP
2.1.3 - Transférer l’EPCP à l’agent comptable :
Il convient de transférer l’EPCP à l’agent comptable afin qu’il soit en mesure de réceptionner les
premières dépenses de l’exercice budgétaire.
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Pour
transférer
L’EPCPC
Si Ordo et compta sont installés dans la même base :
Message : « Dossier de transfert introuvable, voulez vous le créer ? » Répondre Oui
2.2 – Les autres opérations d’initialisation de l’exercice budgétaire :
2.2.1 - Répartition par codes de gestion :
Elle permet de ventiler une ligne de budget initial créée sans code de gestion sur des codes de gestion. Il
est conseillé d’effectuer, si nécessaire, cette opération toute de suite après réception du budget.
La répartition d'une ligne budgétaire sur des codes de gestion n'est possible que si le budget exécutoire a
été validé et si la ligne budgétaire :
·
A été créée initialement sans code de gestion
·
N'a pas été utilisée (aucun engagement, ni liquidation)
·
N'a pas fait l'objet d'une DBM.
·
Tant que la répartition en codes de gestion est accessible, le virement entre codes de gestion
n'est pas accessible.
2.2.2 - Toilettage du fichier des fournisseurs :
La liste des fournisseurs avec RIB identique vous a permis de supprimer les doublons. L’ouverture du
nouvel exercice est aussi le moment opportun pour supprimer des fournisseurs non utilisés depuis
plusieurs années. Ces fournisseurs peuvent être repérés à l’aide des options de la sélection avancée.
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2.3 - Gestion des approvisionnements :
2.3.1 - Initialiser les chapitres autorisés pour les séries existantes :
Lors du basculement, les séries de l'exercice antérieur sont récupérées dans l'exercice en cours mais la
sélection des chapitres autorisés n’est pas reprise sur le nouvel exercice.
Vous devrez, après le basculement, sélectionner à nouveau, pour chaque série, les
chapitres autorisés. (Choix : paramètres/Approvisionnements/Onglet séries)
Sélectionner, le ou
les chapitres
autorisés pour la
série concernée
2.3.2 - Gérer les éventuels approvisionnements anticipés :
-
En exercice antérieur, transférer les approvisionnements anticipés vers le nouvel exercice.
Ces approvisionnements doivent porter sur les rubriques de marché conservées sur l’exercice
suivant.
Après ce transfert, vous ne pourrez plus saisir d'approvisionnement sur N-1 et les approvisionnements
anticipés ne pourront plus être modifiés, supprimés et imprimés.
Pour l'exercice en cours, accéder, dès que le budget est validé, à l'assistant de réception des
approvisionnements anticipés de l'exercice précédent.
L’EPCP étant suivi en N-1 et en N. La réception entraîne la mise à jour des cumuls sans contrôle de
dépassements. Si une nomenclature – couple Rubrique et Procédure – n’existe pas, elle est créée en N
avec un seuil EPCP égal à zéro. Si une Rubrique de marché n’existe pas – code inexistant par exemple –
l’approvisionnement est rejeté.
3 – MODULE DE COMPTABILITE GENERALE ANNEE EN COURS
3.1 - Subdivision de comptes :
Rappel : Seuls les comptes non mouvementés, peuvent être subdivisés, toutefois certains
comptes sont livrés déjà subdivisés. Il n’est pas possible de subdiviser un compte s’il existe des
créances en attente imputées sur ce compte non subdivisé. Dans ce cas, supprimer provisoirement la
créance puis la recréer sur le compte subdivisé.
Problème et solution identique lorsque un compte non subdivisé a été saisi dans une habilitation de régie.
Tant que ce compte est déclaré dans une habilitation, il n’est pas possible de le suubdiviser.
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Sur chaque établissement du regroupement :
Les comptes 5117 et 4191 sont livrés subdivisé, ce qui permettra de créer les subdivisions appropriées si
vous adoptez le prélèvement automatique des frais scolaires.
Dans cette perspective, il vous est conseillé de subdiviser de suite le compte 4664 (Excédents.. à
rembourser).
3.2 - Paramètres établissement - Onglet Autres :
Permet de saisir les subdivisions du compte 4721 que l’on souhaite affecter aux DAO du
comptable « automatisée ». Il s’agit d’une option facultative (Voir documentation utilisateurs).
Cette information n’est pas basculée et doit être renseignée à chaque début d’exercice dans chaque
établissement concerné.
3.3 - Réceptionner le budget et l’EPCP :
Réceptionner le budget et l’EPCP de chaque établissement du regroupement comptable. Si l’EPCP est
coché en comptabilité du comptable, la réception de l’EPCP conditionne celle des écritures.
3.4 - Actualiser les habilitations des régisseurs :
Réactiver les régies permanentes du regroupement comptable à l’issue du basculement GFC
(Comptabilité générale/Régies/Saisie habilitation)
L’agent comptable doit transmettre une nouvelle habilitation actualisée sur la base des montants cumulés
des opérations traitées par le régisseur lors de l’exercice précédent, à réceptionner dans la régie.
Le comptable doit aussi renouveler le montant de l’avance au régisseur et lui transmettre un nouvel
extrait des créances, d’autant que de nombreuses créances ont été basculées en compte de tiers
exercice antérieur.
Consulter la documentation utilisateur Régies, la documentation utilisateur Comptabilité générale au
chapitre : « 13. Gérer l’habilitation des régies », et aussi la documentation « Régies » déposée sur
l’intranet académique rubrique « Divisions et Services/DEAE/Formations/régies »
4 – Module de comptabilité générale exercice antérieur :
Encaissements : L’historique des encaissements ainsi que le suivi des prélèvements automatiques au
titre de l’exercice clos sont conservés dans l’exercice antérieur (Onglet Encaissements).
5 – Dans le module Régies du régisseur :
Le régisseur doit réceptionner :
La nouvelle habilitation pour le nouvel exercice
Le fichier des créances correspondant à cette nouvelle habilitation
Le régisseur d’avances doit encaisser l’avance confiée par le comptable et développer son premier
état de caisse en conséquence.
6 – Dans le module Administration année en cours :
-
Utilisateurs et profils - Quand l’administrateur GFC a créé au moins un profil particulier :
Situation où les utilisateurs d’un des modules de GFC sont rattachés à un ou plusieurs profils particuliers,
créés par l’administrateur GFC donc différents des profils (Agent comptable, Ordonnateur ou Régisseur)
proposés par défaut dans l’application.
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Les profils dits particuliers, contrairement à ceux dits proposés par défaut, ne prennent pas
automatiquement en compte les éventuelles nouvelles transactions de GFC. Il faut les ajouter
manuellement. (Voir le manuel utilisateur à l’onglet Aides du module Administration)
7 –Gérer la période d’inventaire :
GFC permet de gérer la période d’inventaire conformément aux dispositions du décret N°2005-387 du
19/04/2005.
7.1 - Consulter la documentation GFC :
Comptabilité budgétaire : « 16. Effectuer les opérations de la période d’inventaire dont 16.1.2
Opérations sur l’exercice antérieur : voir « Gérer les charges à payer et les produits à recevoir »
Comptabilité générale : « 14.Effectuer les opérations de la période d’inventaire dont
§ 14.1.2 - Opérations sur l’exercice antérieur.
7.2 - La méthode de l’extourne dans GFC :
7.2.1 - Le principe :
Le traitement de l’extourne par les procédures automatisées est disponible à l’issue de l’opération de
basculement comptable GFC.
Si l’extourne avait déjà été adoptée sur l’exercice comptable précédent, les rubriques sont conservées
pré-cochées dans la comptabilité générale exercice antérieur et comptabilité budgétaire année en cours,
l’extourne sera alors activée par défaut.
Cette transaction est facultative, l’agent comptable pouvant décider de traiter indépendamment les PAR
et CAP sur chacun des établissements de son regroupement soit par l’extourne, soit par l’ordre de
paiement.
La complexité de la méthode de l’extourne nécessite que le comptable et le gestionnaire aient une
parfaite connaissance de la mise en œuvre de ces opérations.
Il est conseillé de vérifier, pour chacun des établissements du regroupement, l’état de la rubrique
‘Méthode de l’extourne’ dans l’onglet paramètres/Etablissement/autres de GFC comptabilité du
comptable - Exercices précédent. Il convient de s’assurer que la rubrique « Méthode de l’extourne » :
-
Correspond à la décision du comptable, d’adopter ou non la méthode de l’extourne pour la
période complémentaire en cours
Que l’état de la rubrique ‘Méthode de l’extourne’ est identique en comptabilité budgétaire année
en cours et générale année antérieure.
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Pour activer/désactiver cette transaction facultative, il faut, à l’issue du basculement comptable,
cocher/décocher le choix Traitement de l’extourne dans les paramètres de chaque établissement
souhaitant adopter/renoncer à cette méthode.
-
Comptabilité générale de l’exercice antérieur
Comptabilité budgétaire de l’exercice en cours
Bien entendu les choix initialisés en comptabilité budgétaire et comptabilité générale doivent être
identiques. L’agent comptable devra informer les établissements jumelés afin qu’ils actualisent la rubrique
‘Choix de l’extourne’ en cohérence avec la décision du comptable.
ATTENTION : Le choix de l’extourne est irréversible dès que le comptable débute la réception
des opérations ordonnancées en période d’inventaire en ayant déclaré adopter cette méthode.
7.2.2 : Quelques rappels importants sur la pratique de la technique de l’extourne avec GFC :
Les factures non parvenues de la section d’investissement ne sont pas à régulariser par la
méthode de l’extourne
Il n’y a pas émission d’un document mandat ou ordre de recettes habituel par opération
d’extourne mais édition d’une liste récapitulative des opérations « Extournées », signée de
l’ordonnateur. Pour autant, il s’agit bien d’opérations d’ordres régulièrement émises par
l’ordonnateur que le comptable doit soit prendre en charge, soir rejeter mais en aucun cas
prendre en charge pour ensuite en supprimer les écritures au brouillard des opérations.
Cette dernière opération provoquant un contrôle bloquant irréversible au compte financier. (Ecart
injustifié entre le fond de roulement budgétaire et comptable)
•
Attention : GFC repère les mandatements pour ordre, hors DAO automatisées,
uniquement s’ils sont émis au titre du fournisseur « Divers créanciers pour ordre » numéroté
0000A.
Les mandats pour ordre exercice antérieur (Ex : Les opérations d’inventaire) émis sur un
fournisseur autre que « Divers créancier P.O » numéroté 0000A (Par exemple : Agent comptable
collège XXX), ne seront pas repérés par GFC et l’opération sera, à tort, traitée en opération
d’extourne.
Un mandat ou OR définitif sur opération d’extourne rejeté par le comptable devra être
réceptionnée par l’ordonnateur qui réémettra ensuite un nouvel ordre conforme. Un ordre
d’extourne rejeté ne doit pas être compensé par une opération courante sur l’exercice en cours.
Le comptable ne devra jamais supprimer les écritures de contre passation
générées par la prise en charge d’opérations d’extourne.
Cette situation génère un contrôle bloquant au compte financier « Anomalie entre le fonds de
roulement budgétaire et le fonds de roulement comptable » qu’il s’avère impossible de corriger de
façon comptable.
Les écritures de contre passation supprimées, re-saisies manuellement ou compensées par des écritures
inverses ne sont pas considérées par GFC comme relevant des opérations d’extourne lors des contrôle
des fonds de roulement.
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7.2.3 : Documentation sur la méthode de l’extourne :
Sur le site Intranet de la DAF (mot de passe : zen) onglet EPLE
A la rubrique Kiosque des académies, les contributions de l’académie de Rennes (« L’extourne ») et de
l’académie d’Aix Marseille (« La période d’inventaire »)
Il est indispensable de prendre connaissance de ces documents proposés en ligne si vous
appliquez pour la première année la méthode de l’extourne en tant que comptable ou gestionnaire.
7.3 - Vérification périodique GFC : En prévision du compte financier
Choix Utilitaires - Vérification périodique dans GFC Exercice antérieur :
Il est conseillé d’apporter une attention particulière au contrôle périodique GFC durant la période
d’inventaire. Il convient d’éditer le document « Cohérence du sens des soldes » si des anomalies ont été
décelées à l’issue du contrôle. Ce document permet d’alerter l’agent comptable sur les anomalies
décelées qui seront bloquantes au compte financier.
Les contrôles bloquants préalables au compte financier ont été renforcés depuis 2009 par rapport aux
années précédentes. (Lettre DAF A3 N°08-104 du 18/1 1/2008) :
- Solde anormal bloquant pour les comptes de racine 408, 40621, 463, 466, 4672, 4682, 4686
des dépréciations et des amortissements supérieurs à la valeur du bien immobilisé : anomalie
bloquante au compte financier 2009
- Contrôle
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