Formalités à accomplir à l`occasion d`une rupture de contrat

Les fiches pratiques de l’AISF
Formalités à accomplir à l’occasion d’une rupture de contrat
Lorsque la relation de travail prend fin, l'employeur est tenu d’accomplir certaines formalités, détaillons-les
ensemble.
1. Paiements dus
1.1. Immédiatement au moment de la rupture
En cas de rupture immédiate du contrat de travail moyennant le paiement d'une indemnité compensatoire de
préavis, celle-ci doit être payée immédiatement au moment du départ du travailleur.
Au moment de la rupture ou, au plus tard, à la date habituelle de paie qui suit la rupture, l'employeur
acquittera :
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•
•
•
•
la rémunération non encore versée pour les prestations réellement exécutées ;
la prime de fin d'année si elle est due au prorata des prestations ;
la rémunération du jour férié survenant dans une période déterminée qui suit immédiatement la
cessation effective des relations de travail.
Concrètement, l'employeur a l'obligation de payer la rémunération afférente :
o à 1 jour férié survenant dans les 14 jours civils qui suivent la fin du contrat, lorsque la durée
d'occupation du travailleur a été de 15 jours civils à un mois, sans interruption qui lui soit
attribuable ;
o au(x) jour(s) fériés survenant dans les 30 jours civils qui suivent la fin du contrat lorsque la durée
de l'occupation du travailleur a été de plus d'un mois, sans interruption qui lui soit attribuable.
o En tout état de cause, le travailleur perd le droit à la rémunération du jour férié qui survient
après la cessation du contrat de travail lorsque :
• il a lui-même mis fin au contrat, sans motif grave dans le chef de l'employeur (sauf si
c'est à la suite d'une grève) ;
• il a été licencié pour faute grave ;
• il a commencé à travailler chez un nouvel employeur.
l'indemnité de protection, l'indemnité de non-concurrence, l'indemnité pour licenciement abusif dans
la mesure où les conditions requises pour l'obtention de ces indemnités sont réunies ;
l'indemnité d'éviction due au représentant de commerce. Cette indemnité répare le préjudice
résultant de la perte de clientèle apportée par le représentant et qui, par hypothèse, reste acquise à
l'employeur ;
le pécule de vacances appelé encore " pécule de sortie " (pour les employés uniquement). Ce pécule
correspond à 15,34 % des rémunérations brutes gagnées chez l'employeur pendant l'année de
référence.
1.2. Postérieurement à la date habituelle de paie
Postérieurement à la date habituelle de paie, l'employeur versera éventuellement :
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•
l'indemnité pour licenciement collectif payable par tranche mensuelle ;
l'indemnité de fermeture d'entreprise payable dans les 15 jours qui suivent la cessation du contrat de
travail ou dans les 15 jours qui suivent la fermeture de l'entreprise ;
certaines commissions dues au représentant de commerce ;
l'indemnité de prépension (CCT n°17) à charge de l'employeur et payable, en principe, mensuellement
jusqu'à l'âge légal de la retraite du prépensionné.
2. Délivrance de certains documents
2.1. Dans les plus brefs délais
Quel que soit le mode de rupture du contrat, l'employeur devra, dès que possible, remettre au travailleur
certains documents sociaux. Il s'agit plus précisément :
•
•
•
•
•
•
du décompte de paie pour les dernières prestations effectuées ;
de la (ou des) attestation(s) de vacances. Ce document ne concerne que les employés ; il permettra
d'établir leurs droits à des vacances annuelles chez le ou les employeurs qui les occuperont
ultérieurement ;
du certificat de chômage C4 ;
du certificat de travail constatant uniquement la date de début et de fin du contrat ainsi que la nature
du travail effectué. Ce certificat ne peut contenir aucune autre mention, sauf à la demande expresse
du travailleur ;
le cas échéant, des trois dernières fiches de vaccination anti-tuberculeuse.
Si le salarié bénéficie d’éco-chèques, l’employeur doit lui remettre une fiche d’information lui
indiquant le nombre d’éco-chèques auquel il a droit et le moment où il les percevra ;
2.2. Obligation de motivation
Convention collective du travail n° 109 du 12 février 2014 concernant la motivation du licenciement.
A compter du 1er avril 2014, date d’entrée en vigueur de la convention collective de travail n° 109, tout
travailleur licencié appartenant au secteur privé, ayant une ancienneté de minimum six mois,qu’il soit ouvrier
ou employé, a le droit d’être informé par son employeur des motifs concrets qui ont mené à son licenciement.
L’employeur n’est pas tenu de donner d’initiative les motifs du licenciement. Deux situations sont possibles.
Communication spontanée des motifs du licenciement par l’employeur
L’employeur communique, par écrit, au travailleur les motifs concrets de son licenciement. Dans cette
situation, il n’est pas tenu de répondre à une demande ultérieure de motivation du travailleur.
Communication des motifs du licenciement à la demande du travailleur
L’employeur n’a pas communiqué les motifs du licenciement de manière spontanée. Dans ce cas, le
travailleur, qui souhaite connaître les motifs de son licenciement, doit adresser, par lettre recommandée, une
demande à son employeur.
En cas de rupture immédiate du contrat de travail, cette demande doit être adressée, dans un délai de deux
mois, à compter du moment où le contrat prend fin.
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Si le préavis doit être presté, le travailleur peut introduire sa demande dans un délai de six mois, à compter de
la date de la notification du congé, sans que ce délai ne puisse toutefois être supérieur à deux mois après la fin
du contrat.
L’employeur répond, par courrier recommandé, dans un délai de deux mois à compter de la réception de la
demande. Cette réponse doit contenir les éléments qui permettent au travailleur de connaître les motifs
concrets de son licenciement.
Si l’employeur ne répond pas dans les délais prévus ou sans donner les motifs concrets, il est redevable d’une
amende civile forfaitaire égale à deux semaines de rémunération.
Cette amende est cumulable avec l’indemnité qui peut être appliquée en cas de licenciement manifestement
déraisonnable.
2.3. Autres délais
Si le contrat prend fin dans le courant d'une année, l'employeur devra délivrer une copie du compte individuel
:
•
•
dans les 2 mois qui suivent la fin du trimestre au cours duquel le contrat prend fin ;
dans les 2 mois qui suivent le paiement de la rémunération ou de toute autre somme (par exemple, le
paiement d'un complément d'indemnité de rupture) effectué après la fin du contrat.
Au début de l'année civile qui suit l'année au cours de laquelle la rupture a eu lieu, l'employeur délivrera en
outre la fiche fiscale 281.10 destinée à l'établissement de la déclaration à l'impôt des personnes physiques.
3. Autres formalités ou obligations
3.1. Déclaration Dimona de sortie
L'employeur a, en principe, l'obligation d'effectuer une déclaration DIMONA de sortie au plus tard le
1er jour ouvrable qui suit la date de cessation effective de la relation de travail et cela, quel que soit le mode
de rupture des relations de travail (licenciement, démission, rupture de commun accord…).
3.2. Mention de la date de fin du contrat dans les registres du personnel
Les travailleurs pour lesquels l'employeur ne doit pas effectuer une déclaration DIMONA doivent être repris
dans le registre général du personnel.
Par ailleurs, l'employeur qui occupe simultanément des travailleurs (y compris ceux pour lesquels une
déclaration DIMONA a été correctement établie) sur plusieurs lieux de travail doit, en principe, tenir un
registre spécial du personnel sur chacun de ces lieux de travail (à l'exception du lieu où il tient éventuellement
le registre général du personnel).
Dans les 7 jours calendrier suivant la fin du contrat, l'employeur indiquera, dans ces registres, la date à laquelle
le contrat prend fin.
3.3. Obligations en matière d'outplacement
La loi prévoit trois types de reclassement professionnel :
•
le régime général de reclassement professionnel;
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•
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le régime particulier de reclassement professionnel pour les travailleurs d’au moins 45 ans;
le régime spécifique de reclassement professionnel en cas de gestion active des restructurations.
La question est de savoir quel régime il faut appliquer lorsqu’un travailleur est licencié. Pour répondre à
cette question, il faut tenir compte des éléments qui suivent.
Le régime général de reclassement professionnel a une portée très large. Il faut l’appliquer si :
•
•
•
le travailleur est licencié à partir du 1er janvier 2014,
il n’est pas licencié pour motif grave,
et il a droit à un délai de préavis d’au moins 30 semaines ou à une indemnité de congé
correspondante.
Le régime particulier de reclassement professionnel pour les travailleurs d’au moins 45 ans a une portée
plus restreinte. Il ne faut l’appliquer que si :
•
l’employeur du travailleur licencié relève du secteur privé,
Rem. : les employeurs du secteur public (Etat fédéral, Régions, Communautés, administrations locales ou
provinciales,…) ou des entreprises publiques économiques (SNCB, B-POST et BELGACOM) ne sont pas concernés par
le régime particulier de reclassement professionnel
•
•
•
•
le travailleur n’est pas licencié pour motif grave,
le travailleur a droit à un délai de préavis de moins de 30 semaines ou à une indemnité de congé
correspondante,
il est âgé d’au moins 45 ans au moment du licenciement,
et il compte au moins un an d’ancienneté de service interrompue dans l’entreprise au moment du
licenciement.
Le régime spécifique de reclassement professionnel en cas de gestion active des restructurations ne
doit être appliqué que si le travailleur licencié bénéficie de la procédure de gestion active des
restructurations.
Rem. : Dans cette situation, il faut appliquer le régime spécifique de reclassement professionnel en cas de gestion
active des restructurations, même si le travailleur licencié remplit les conditions pour bénéficier du régime général
ou du régime particulier de reclassement professionnel.
3.4. Demande de restitution des biens appartenant à l'employeur
L'employeur veillera à ce que le travailleur lui restitue tous les biens lui appartenant (par exemple, voiture de
société, GSM, PC portable, vêtements de travail, outils de travail).
La remise de ces biens aura lieu le dernier jour de la relation de travail, c'est-à-dire :
•
•
•
•
le dernier jour du préavis en cas de rupture du contrat moyennant la prestation d'un préavis ;
le jour de la rupture immédiate du contrat en cas de rupture du contrat moyennant le paiement d'une
indemnité compensatoire de préavis ;
le jour de la rupture immédiate du contrat pour faute grave ou pour cas de force majeure ;
le dernier jour de prestation dans le cadre d'un contrat de travail conclu pour une durée déterminée
ou pour un travail nettement défini ;
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3.5. Contrôle des données électroniques sur le lieu de travail
En cas de démission ou licenciement, la procédure devra spécifier le sort à réserver aux messages destinés au
travailleur licencié et aux fichiers professionnels et privés stockés sur son poste de travail. (Voir
Recommandation n°08/2012 du 2 mai 2012 de la Commission de la Protection de la Vie Privée).
3.6. Communication à l'organisme assureur contre les accidents du travail
Tout employeur a l'obligation de souscrire une police d'assurance contre les accidents du travail pour chaque
travailleur, quels que soient son statut et son régime de travail.
Dans certaines hypothèses, l'employeur avertira l'organisme assureur en cas de départ d'un travailleur
(notamment lorsqu'une catégorie spécifique de travailleurs (par exemple, les ouvriers) disparaît suite à ce
départ).
3.7. Communication à l'organisme de pension complémentaire
En cas d'instauration d'un régime complémentaire de pension (d'entreprise ou sectoriel), l'employeur doit
aviser l'organisme de pension de la cessation des relations du travail de l'affilié (c'est-à-dire le travailleur) et ce,
dans un délai de 30 jours.
4. Sources
Francis Verbrugge, Guide de la réglementation sociale pour les entreprises, Secrétariat social agréé
d'employeurs Partena, Editions Kluwer, 2006, n° 1950 et suivants ; Grand thème social " La rupture du contrat
de travail ", Edition 2007, p. 99 (téléchargeable dans l'Espace privé du site sous la rubrique " Infos &
outils/Grands thèmes sociaux).
Service public fédéral Emploi Travail et Concertation sociale www.emploi.belgique.be
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