Compte-rendu réunion départementale : MAYENNE

Compte-rendu réunion départementale : MAYENNE
Date
Lieu
Heure
Référent :
Participants
Rédactrice
Destinataires
25.03.2016
Foyer Thérèse Volh à Laval
9h30 – 12h00
Anne-laure BUTTIN
- M BEUNARDEAU Christophe, Cadre Supérieur de Santé, Pole médico-social Bais Hambers
- Mme BLAKE Anne, IDEC, EHPAD Lassay les Châteaux
- M BOURDAIS Christophe, Chargé de missions, Etablissement les Charmilles et Ponceau
- Mme BRIDJI Anais, Stagiaire, AQuaREL Santé
- Mme BUTTIN Anne-laure, ingénieur Qualité et Gestion des Risques, AQuaREL Santé
- Mme Chevassus Hélène, Responsable Qualité, Hôpital d’Evron
- Mme DOUDARD Valérie, Directrice EHPAD, CCAS Laval
- Mme GUILLEBERT Marie-Anne, Directeur, EHPAD Lassay les Châteaux
- M SCHLOSSER Loic, Qualiticien, EHPAD Saint Laurent
- Mme VETILLARD Marie-José, Référent Qualité, Pôle médico-social Bais Hambers
A-L. Buttin
Directeurs et responsables qualité-risques des établissements adhérents du Maine-et-Loire
Ordre du jour :
1- Actualités du réseau
2- Validation des outils :
•
Processus Gestion des décès en EHPAD
•
Grille autocontrôle sur la gestion des décès en EHPAD
•
Outil d’analyse des résultats
3- Création d’outils vidéo sur les bonnes pratiques dans le secteur
médico-social : thématique à définir
4- Questions/ Demandes
AQuaREL Santé – 4 rue Larrey 49933 Angers Cedex 9 – 02.41.35.37.33 – www.aquarelsante.com
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1. Actualités du réseau
a- Point sur les activités de 2015
Le bilan de l’activité de 2015 a été présenté lors de l’Assemblée Générale le 18 mars de 10h à
12h30 à l’Institut de Cancérologie de l’Ouest. Le compte-rendu a été envoyé l’ensemble des
membres adhérents et est disponible sur le site internet.
Un retour sur l’assemblée générale est présenté lors de la réunion départementale.
Formations
De nouvelles formations sont disponibles par la simulation :
- L’annonce du dommage associé aux soins
- Améliorer la prise en charge du grand âge
- Animation d’un patient traceur
Les formations se développent. 891 personnes ont été formées en 2015, dont :
- 90 lors du séminaire sur le retour d’expérience de la « certification v2014 »
- 54 lors du séminaire sur la Gestion des Risques animé par Pr. R. AMALBERTI
8 formations intra-établissements ont été dispensées en 2015.
98.3% de personnes sont satisfaites ou très satisfaites des formations. Un questionnaire de
satisfaction sera envoyé prochainement afin de recenser la satisfaction des adhérents et de
recenser les besoins de chaque établissement.
En 2015, 4 nouvelles formations ont été créées:
- Analyse de processus pour la certification v2014
- Animation d’un Patient Traceur
- Les nouvelles méthodes de certification v2014
- Sécurisation de la prise en charge médicamenteuse dans un établissement accueillant des
personnes en situation de handicap
Les groupes de travail en 2015
Différents groupes de travail ont été pilotés par AQuaREL Santé :
- Impact du projet personnalisé sur la vie de l’établissement
- Processus de prise en charge médicamenteuse en EHPAD sans PUI
- Processus Gestion des décès en EHPAD
- Création des vidéos de la Sarthe et d’une enquête « Droit des patients »
AQuaREL Santé a participé à différents groupes de travail régionaux et nationaux :
- Groupe de travail sur la Bientraitance de la HAS/FORAP
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-
Programme d’Amélioration Continue du Travail en Equipe de la HAS
Groupe de travail régional sur la Semaine Sécurité du Patient
Groupe de travail régional sur l’organisation d’un colloque inter-SRAE
Groupe de travail SUDICE (analyse des résultats de certification v2014 des établissements de
santé en Pays de la Loire)
Groupe de travail régional sur les enquêtes Flash Handicap et EHPAD
Groupe de travail régional sur la Pertinence des soins
Mise en œuvre de la chambre des erreurs au congrès de la SF2H
Bilan financier
Le compte de résultat pour l’exercice comptable 2015 est le suivant :
Le déficit est dû en partie :
- A l’augmentation du coût des prestataires,
- Aux recettes insuffisantes.
Pour plus d’informations, vous pouvez consulter le rapport d’activités 2015 disponible sur le site
internet du réseau (http://www.aquarelsante.com/medias/files/rapport-d-activite-2015.pdf).
b- Les activités en 2016
L’ARS Pays de La Loire souhaite qu’il y ait, avant juillet 2016, un interlocuteur par région. Une fusion
entre le Réseau AQuarel Santé et le réseau QualiSanté est probable. Les deux bureaux des réseaux
se rencontrent le 15 avril 2016 pour trouver une gouvernance commune. Ils présenteront la
nouvelle politique en juin à l’ARS. Si les deux réseaux n’arrivent pas à s’entendre sur leur avenir,
l’ARS imposera ses décisions.
Par conséquent, la volonté du Réseau AQuaREL Santé de devenir une association employeur est en
suspens. Le déménagement du réseau est également en suspens.
L’ingénieur qualité et gestion des risques qui remplacera Paul DESPRES sera, Monsieur COTE,
technicien qualité au CH d’Ancenis.
Lors de l’Assemblée générale qui a eu lieu le vendredi 18 mars de 10h à 13h, le budget prévisionnel
2016 a été validé.
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Dépenses
Personnel
HALLIGON
Recettes
20%
304326,4
16000
CHAUDET
VERBORG +30% ARS
DESPRES
BUTTIN
100%
50%
100%
100%
46000
20000
38000
38000
PAULMIER
PEAN
MOLL
Stagiaire
50%
60%
30%
100%
71000
31000
41000
3326,4
Frais de gestion
315000
225000
Financement MS (MIG) (médico-social)
50000
Mission ARS Simulation
40000
Recettes directement versées au réseau
Cotisations établissements de santé ES
Cotisations établissements de santé EMS
Formations intra
47550
16200
11250
20100
Reprise financements antérieurs
Subvention d'investissement*
Fonds dédiés*
10115
1531
8583
5000
Conventionnel - 2,5% de la masse salariale
Frais d’activité
Formation simulation (formateur, acteur
Formation (prestataire)
Communication (inscription congrès)
Fonctionnement (cabinet compta, logiciel)
Frais de déplacement (restauration)
Autre (formation, catalogue)
Amortissement* camion 8 mois
Assurance camion
121 083
30000
60000
4000
4000
1000
8000
13333
750
TOTAL
* mise en service du camion au 1er mai 2016
430 410
SOLDE
Recettes versées par ARS
Financement ARS
TOTAL
372665
-57 745
Afin de retrouver l’équilibre budgétaire, les cotisations ont été revues. Le montant des cotisations
pour l’année 2016 reste le même, à savoir : 300 euros pour le secteur sanitaire et 150 euros pour le
secteur médico-social. Cependant, les cotisations ne seront non plus versées par personne morale
mais par établissement (numéro juridique).
Le colloque inter-SRAE Pays de la Loire initialement prévu le 24 mai 2016, est reporté à une date
ultérieure, sûrement au début de la Semaine Sécurité Patient (SSP) 2016.
c- Les outils à disposition
Concernant les outils, le réseau a développé et mis à disposition sur le site internet du réseau :
-
Les affiches de certification v2014 ainsi que des supports PowerPoint comme l’audit de
processus, le compte-qualité, la visite de certification (sur site dans la rubrique
outils/certification V2014/communication)
-
Le Kit « Mettre en œuvre une chambre des erreurs » est en cours de finalisation par Dr.
PEAN (prochainement sur le site)
-
Le laboratoire mobile de simulation et de formation. La réception du camion aura lieu le 12
avril. Il sera stationné au CHU d’Angers. Dans le cadre des formations, il pourra être déplacé
sur les différents sites. Il pourra être loué et un planning de réservation sera mis en place.
Ce camion comporte 2 mini-salles et peut contenir 12 personnes. Il est équipé de 4 caméras.
Il y aura la possibilité de retransmettre les images de la simulation en direct dans une salle
pour observations et débriefings.
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-
Création d’un Kit sur les outils qualité comme le QQOQCP, l’analyse de processus, la
cartographie, les 5M,etc… (projet départemental Maine et Loire) : actuellement sur le site
-
Création de vidéos en Sarthe sur le parcours sanitaire – médico-social/domicile : projet de
2016
-
Création d’outils de sensibilisation en Mayenne sur le respect de l’intimité et la place du
résident dans les instances de son établissement : projet de 2016
-
Création d’outils de communication des recommandations de bonnes pratiques
professionnelles de l’ANESM (affiches, flyers, jeux, fonds d’écran…) : travail en cours
Des outils des autres réseaux ont été mis sur le site internet du réseau :
-
Analyse de risque en salle de naissance par le réseau REQUA (sur le site
http://www.aquarelsante.com/pages/actualites/certification-v2014.html )
-
Indicateurs de performance clinique en soins de suite et de réadaptation par le réseau
QualiSanté (prochainement sur le site)
-
Outil « EASYREX » : repères pour faciliter la mise en œuvre des comités de retours
d’expérience auprès des professionnels de santé, + Diagnostic de maturité des CREX par
Qualisanté : http://www.reseauqualisante.fr/sites/default/files/Livret%20EasyRex%20V102015.pdf
-
Outil de prévention de gestion des violences (affiches, plaquettes, Powerpoint) par des
étudiants de l’ISSBA (prochainement sur le site)
-
Outil de suivi de l’évaluation interne de la démarche qualité et de la gestion des risques par
des étudiants de l’ISSBA (prochainement sur le site)
2. Processus Gestion des décès en EHPAD
Les outils suivants ont été présentés lors de la réunion et validé par les personnes présentes (sous
réserve de deux modifications).
• Guide d’accompagnement pour utiliser les outils
• Processus Gestion des décès en EHPAD
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• Grille autocontrôle sur la gestion des décès en EHPAD
• Outil d’analyse des résultats
Les outils ont été envoyés aux médecins coordonnateurs du réseau pour relecture et validation par
un corps médical. Une fois les outils validés, ils seront à disposition sur le site du réseau.
3. Création d’outils vidéo pour sensibiliser les professionnels
Afin de sensibiliser les professionnels des établissements médico-sociaux, les participants à la
réunion souhaitent créer des vidéos sur deux thèmes :
1. La confidentialité et l’intimité des résidents lorsqu’ils sont pris en charge. Par exemples :
o deux professionnels prennent en charge un résident et ne font pas attention à lui,
elles ne l’incluent pas dans la conversation
o pendant un soin d’un résident dans sa chambre, la porte reste ouverte
o l’entrée d’un professionnel sans frapper
o une conversation de 3 professionnels sur l’état de santé dégradant d’un résident
dans un couloir, un proche d’un autre résident entend et prévient la famille du
résident souffrant. Conséquence : mécontentement de la famille signalé à la
Direction
o ….
2. La place du résident dans les instances (type Conseil de Vie Social). Comment impliquer les
résidents et demander leurs avis sans les oublier ?
Les vidéos seront divisées en 2 parties :
- L’une où les erreurs apparaitront,
- L’autre où les bonnes pratiques seront utilisées.
Les vidéos seront courtes pour pouvoir être diffusées lors des transmissions avec les professionnels.
La prochaine réunion sera consacrée en partie à la création des scénariis à partir des situations
existantes dans les établissements.
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4. Points Divers/Questions/demande
-
Demande d’une liste des contacts sur internet
Une liste des référents des trois départements (avec les adresses mail) est maintenant disponible
sur
internet
(en
accès
restreint)
:
http://www.aquarelsante.com/pages/le-reseau/les-
membres/membres-de-la-mayenne-49.html .
-
Réunion départementale en Mayenne
Afin de sensibiliser un maximum d’adhérents des secteurs sanitaire et médico-social en Mayenne,
les prochaines réunions départementales seront divisées de la façon suivante : une réunion pour le
secteur sanitaire et une réunion pour le secteur médico-social. Les ordres du jour seront ainsi plus
adaptés aux secteurs concernés.
-
Gestion documentaire
Les participants ont évoqué la demande de mutualiser les procédures et protocoles existants de
leur établissement et de créer une base de gestion documentaire sur le site internet, validé par le
réseau. Faute de ressources humaines au sein du réseau, ce dernier ne pourra « généraliser» tous
les documents transmis par les établissements. Cependant, les documents des établissements
pourront être partagés sous accès restreint sur le site du réseau, en créant une catégorie « base
documentaire », sans que le réseau ne valide l’ensemble des documents.
Afin d’alimenter cette rubrique nouvellement créée, il a été décidé, dans un premier temps, de
transmettre les documents relatifs à l’accueil du résident dans un établissement (procédures sur
l’accueil, contrat de séjour, réglementation, exemplaire d’un dossier administratif vierge,
exemplaire d’un dossier médical vierge, etc…). Si vous souhaitez partager vos documents, vous
pouvez les envoyer à [email protected].
-
Parcours sanitaire/médico-social
Afin d’améliorer les pratiques en Mayenne sur la trajectoire Hôpital-secteur médico-social et
secteur médico-social-hôpital, les participants proposent, sur un temps déterminé (1 semaine par
exemple), que le réseau recense tous les événements indésirables en lien avec ces trajectoires.
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Cette base d’évènements indésirables servira pour mettre en place par la suite des actions sur le
département. Et vous, qu’en pensez-vous ? Transmettez vos réponses à [email protected].
-
Formations
Il reste de la place pour la formation annonce d’un dommage associé aux soins par la simulation
pour les 14 et 21 juin (9h-17h30) en Mayenne. Si vous êtes intéressés, contactez Soisik Verborg,
ingénieur du réseau : [email protected] .
Prochaine réunion départementale de Mayenne « MEDICO SOCIAL » :
Vendredi 27 mai de 9h30 à 12h00
Lieu à déterminer sur Laval
Prochaine réunion départementale de Mayenne « SANITAIRE » :
Vendredi 27 mai de 14h00 à 16h00
Lieu à déterminer sur Laval
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