Supplément
Transcription
Supplément
Le Management Guide d’informatisation de votre système comptable Un supplément du Management Volume VIII, Numéro 4, 1999/2000 Un supplément du Management « Comprendre et utiliser les systèmes de gestion financière pour la prise de décisions » Volume VIII, Numéro 4, 1999/2000 Guide d’informatisation de votre système comptable Dans ce supplément Prendre la décision d’informatiser ............................ 4 Examen de l’avantage de l’informatisation ......... 4 Revoir les limites et dangers .................................. 6 Se préparer à l’informatisation ................................. 7 Evaluer les besoins en gestion et comptabilité ..... 7 Evaluer l’état de préparation de votre organisation ..................................................................... 8 Mettre en oeuvre votre projet d’informatisation ... 10 Mettre sur pied l’équipe du projet ....................... 10 Préparer les documents d’orientation ................ 10 Revoir le système actuel ...................................... 11 Mettre au point les modifications proposées ..... 11 Choisir et acheter le logiciel ................................ 11 Installer le matériel et le logiciel et saisir l’information préliminaire .................................. 12 Préparer et former le personnel .......................... 13 Suivre et évaluer .................................................. 13 Exemple de calendrier d’exécution ..................... 14 Choisir et acheter le logiciel .................................... 16 Définir les besoins du point de vue logiciel ......... 16 Comprendre les modules de progiciels ............... 17 Modules de logiciel comptable et leurs fonctions .............................................................. 18 Evaluer les options en matière de logiciels et de vendeurs .............................................................. 21 Outil d’évaluation du logiciel et du vendeur ....... 23 Adapter le logiciel à vos besoins ............................. 25 Ressources choisies sur l’Internet ............................ 26 Un système de gestion financière efficient et efficace dépend de la disponibilité de données financières exactes et opportunes. Généralement, ces données sont fournies par le système comptable d’une organisation. Suite à des facteurs tels que l’expansion, l’exigence de nouveaux rapports, Guide d’informatisation de votre système comptable l’importance de créer un système viable, ainsi que la disponibilité de technologies à coûts relativement faibles, de plus en plus d’organisations mettent en place un système de comptabilité informatisé qui leur fournira les données dont elles ont besoin au moment voulu. La tâche peut sembler bien lourde pour les responsables qui doivent planifier et mettre en œuvre un système de comptabilité informatisé. Ce guide vise à aider ceux qui se trouvent devant un tel choix pour qu’ils puissent envisager certains des facteurs se rapportant à l’informatisation ou à la modernisation d’un système comptable. La plupart des organisations évoluent tout au long d’une progression de systèmes comptables. Généralement, elles démarrent avec un système manuel (sur papier) puis passent à un système mixte d’outils sur papier et de tableur informatique et enfin, adoptent un seul système informatisé. Souvent, ce système informatisé est un ensemble de plusieurs systèmes ou programmes qui placent les données dans des tableurs ou des bases de données. Les améliorations au niveau du matériel et du progiciel font qu’il est maintenant facile de passer d’un ensemble d’outils sur papier et de tableur à un système informatisé, ou encore à perfectionner un système existant. La diminution du coût du matériel informatique et des logiciels réduit également l’engagement financier nécessaire pour procéder à ce changement. Ce guide a été rédigé pour assister les responsables qui se demandent s’ils veulent ou non informatiser leur système comptable ou qui sont en train de se préparer ou encore d’appliquer une décision déjà prise de passer à l’informatisation. Les responsables qui évaluent les besoins d’informatisation du système comptable de leur programme veulent faire des recommandations en technologie à leurs bureaux régionaux ou centraux, ou mettent en œuvre de nouveaux systèmes informatiques ou modernisent leur système comptable. Le guide donne une vue d’ensemble de toutes les démarches liées à l’informatisation ou au perfectionnement d’un système comptable, de la décision de passer à l’informatisation, à la préparation à l’informatisation et à la mise en œuvre d’un projet d’informatisation. Il se concentre sur une étape clé du processus : le choix et l’achat du logiciel. Le guide présente des listes de questions aidant à identifier les problèmes 3 du système actuel et à comprendre si l’informatisation aidera effectivement à résoudre ces problèmes. Il fournit également un outil qui vous aidera à évaluer les progiciels et les vendeurs et à comprendre comment ils peuvent ou non répondre à vos besoins. Ce supplément a été rédigé par Amos Kimunya, Paul Fishstein et Natalie Gaul. Amos Kimunya est Directeur de Matrix Development Consultants à Nairobi, au Kenya. Il a travaillé avec des organisations non gouvernementales (ONG) au Kenya, au Nigeria, en Tanzanie et au Royaume-Uni dans le domaine de la gestion financière, des systèmes financiers et de la viabilité. Paul Fishstein et Natalie Gaul sont Responsables supérieurs de Programme auprès du projet de Développement de Gestion de la Planification familiale de Management Sciences for Health. Paul Fishstein a travaillé avec des ONG en Asie et en Europe de l’Est sur les questions de viabilité. Il est le codirecteur du Domaine de Gestion financière de MSH. Natalie Gaul a travaillé avec des ONG et des organisations du secteur public en Asie, aux Caraïbes et en Europe de l’Est sur les systèmes de comptabilité, la gestion financière et les opérations et la gestion de projet. Les auteurs et les rédacteurs aimeraient faire mention du travail et de la contribution de Cheryl Davis Ivey, Directrice exécutive du Conseil national de Santé reproductive à Kingston, en Jamaïque. Prendre la décision d’informatiser La décision d’informatiser votre système comptable dépend généralement de vos besoins d’avoir accès à des données exactes, constantes et opportunes, disponibles sous diverses présentations et formes. Avez-vous déjà en place un bon système sur papier ? Trouvez-vous que votre personnel comptable passe trop de temps à remplir manuellement les tableurs ? Etes-vous frustrés parce que vous n’êtes pas en mesure de faire le test de nouveaux scénarios de coûts en utilisant de nouvelles informations ? Les bailleurs de fonds mettent-ils plus de temps à débloquer le financement à cause de retards dans la présentation de vos comptes rendus ? Si vous répondez « oui » à l’une de ces questions, votre organisation pourra effectivement profiter de l’informatisation ou du perfectionnement de votre système comptable. Examen de l’avantage de l’informatisation L’informatisation de votre système comptable comporte de nombreux avantages tangibles et intangibles. Le tableau suivant est un bref survol des avantages d’un système de comptabilité informatisé qui fonctionne bien. Envisager l’informatisation : besoins et avantages Besoins du responsable Les responsables ont besoin d’informations opportunes et exactes pour prendre des décisions Les responsables doivent identifier et résoudre les problèmes 4 Avantages d’un système informatisé • Le système vérifie automatiquement les numéros de compte et rejette les données qui ne sont pas conformes aux critères prescrits • Les chèques ou les reçus qui manquent sont immédiatement notés • Les longs processus de compte rendu sont informatisés • Divers rapports peuvent être créés rapidement sur demande • Des informations peuvent être tirées lorsque celles-ci sont nécessaires • Le traitement et l’analyse de données sont plus rapides et plus exacts • Permet aux responsables de reconnaître plus facilement les problèmes ; par exemple, recouvrement lent des comptes clients, baisse des ventes ou besoins de liquidités • Elimine le besoin de faire une étude manuelle des comptes clients, une tâche ennuyeuse qui prend du temps, surtout s’il y a des changements de personnel Supplément du Management Vol. VIII, No 4, 1999/2000 Envisager l’informatisation : besoins et avantages Besoins du responsable Les responsables doivent examiner les données sous divers angles pour prendre de bonnes décisions de gestion Les responsables doivent préparer plusieurs rapports différents et présenter les informations financières sous les différents formats exigés par les organes directeurs, les sources de financement ou la direction Les responsables sont plus efficaces relativement au coûts. En d’autres mots, ils doivent faire plus avec moins de ressources Avantages d’un système informatisé • Les responsables peuvent utiliser le système pour étudier les données de diverses manières ; par exemple, les dépenses peuvent être notées par fournisseur, par article acheté, par unité ou par période • Le système permet de créer des rapports qui comparent les données par période (par exemple, l’année actuelle et l’année précédente), et fournissent des informations sur les tendances (par exemple, croissance ou déclins) • De meilleures capacités de compte rendu permettent aux responsables de suivre les dépenses par rapport aux rubriques budgétaires, de contrôler les soldes des comptes et de projeter les futurs besoins de trésorerie • Un seul système informatisé peut fournir les données dont les responsables financiers et les responsables de programmes ont besoin • Les contrôles monétaires et de stock sont effectués plus facilement • Les organisations avec des bureaux ou points de services à plusieurs endroits peuvent gérer leurs finances de manière plus coordonnée et constante et partager les informations entre leurs centres de responsabilité • La présentation des rapports peut changer en appuyant simplement sur un bouton ou en cliquant avec la souris • Une fois que des données exactes sont saisies dans le système, la plupart des rapports peuvent être imprimés sur demande • Le personnel peut demander les données par courrier électronique, quand il en a besoin, et répondre plus rapidement et facilement aux demandes de compte rendu • Les responsables peuvent préparer facilement les rapports que leur demandent les bailleurs de fonds ; par exemple, rapports avec pertes et profits, bilans, balance de vérification et rapports spéciaux pour les bailleurs de fonds • Les besoins concernant les comptes rendus sont satisfaits plus rapidement, avec moins d’effort • Les cabinets d’audit/commissaires aux comptes ont plus facilement accès aux transactions passées ; par exemple, aux numéros de chèques, leur montant, bénéficiaire et date, et voient ainsi diminuer le temps nécessaire pour fournir ces informations et documentations pendant un audit • Permet à une organisation de réaliser une plus grande quantité de travail ou de satisfaire à des besoins de rapports complexes malgré un personnel moindre • Utilise les caractéristiques et les fonctions de la technologie à base de Windows qui permet à divers logiciels d’être compatibles et utilisés pour diverses applications • Accroît la capacité d’emmagasinage de données. Permet aux responsables de renforcer les systèmes existants ou de satisfaire à de nouveaux besoins commerciaux ou de gestion de manière efficace par rapport aux coûts Guide d’informatisation de votre système comptable 5 Avant de prendre la décision d’informatiser, vous devez déjà avoir en place un solide système de comptabilité. En effet, informatiser un système faible ne l’améliorera pas du jour au lendemain. L’encadré précédent a montré certaines des « bonnes » raisons d’informatiser votre système comptable. Voyons maintenant dans l’encadré suivant certaines des « mauvaises » raisons. « Mauvaises » raisons d’informatiser votre système comptable • « Tout le monde informatise… c’est la chose à faire. » • « Nos comptes sont tellement désorganisés… nous devrions les informatiser et les organiser. » • « On vient de nous donner quelques ordinateurs… nous devrions les utiliser. » • « Le Service des Finances n’est pas très efficace… il passe trop de temps à faire les comptes. » • « J’ai vu un nouveau logiciel dans une revue… c’est le plus récent, nous devrions l’acheter ! » Revoir les limites et dangers Certes, il existe maints avantages à informatiser un système comptable, mais vous devez toujours examiner soigneusement ce qu’un tel système peut vous rapporter et comment il peut vous aider à traiter les données aux fins de prendre des décisions. Envisageons les aspects suivants : • Un système informatisé a besoin de données exactes et à jour. Ce n’est pas parce que votre système est informatisé qu’il est à jour ou sans erreur. Il faut mettre à jour et contrôler régulièrement vos données. • Les ordinateurs ne peuvent pas résoudre les problèmes de votre système comptable. Par luimême, un système informatisé ne peut pas consolider vos livres, améliorer la structure de votre organisation, accroître votre efficacité ou améliorer la gestion. Il ne résoudra pas vos problèmes tels qu’un personnel sous qualifié ou guère motivé, de mauvaises compétences en gestion, des politiques inadéquates ou des conditions externes défavorables. L’informatisation n’améliorera pas un système comptable à problèmes, mais elle peut améliorer un système qui fonctionne bien. • 6 L’informatisation de votre système comptable peut demander l’acquisition de nouvelles compétences dans votre organisation. Vous aurez peut-être besoin de recruter de nouveaux membres du personnel ou de former le personnel existant. Vous devrez réorganiser votre service comptable, laisser partir certaines personnes ou recruter de nouveaux responsables. Le personnel risque de résister à ces changements. Il vous faudra consacrer temps et ressources pour l’orienter à la nécessité du nouveau système et à ses avantages afin d’éviter retards ou échecs au niveau de l’exécution de votre projet. • L’informatisation comporte des risques. Votre personnel devra faire attention aux virus et autres dangers pesant sur l’intégrité des données. Le caractère confidentiel d’information délicate est également un sujet à préoccupations et l’accès à certaines informations devra peut-être être limité à certaines personnes seulement. Des erreurs au niveau de la saisie de données peuvent aboutir à des calculs inexacts et à une représentation erronée du tableau financier de votre organisation. Faîtes attention à ces types de risques afin de les réduire au maximum. • L’informatisation comporte parfois des coûts cachés. Ces coûts sont notamment les dépenses de l’achat d’un équipement périphérique (unités à zip, imprimantes secondaires) et les fournitures nécessaires (cartouche, papier). Les coûts futurs incluent ceux liés à la mise à jour du système, à l’aide technique nécessaire et à l’emmagasinage de données. • Il n’est pas toujours efficace d’informatiser le système entier. Les essais faits pour tout informatiser en une seule fois peuvent aboutir à un système qui est lourd, peu fiable, inefficace et qui démoralise votre personnel. Une approche en étapes est plus facile à gérer. Prenez le temps nécessaire pour bien réfléchir sur ces questions lorsque vous prenez la décision d’informatiser de votre système comptable, que ce soit pour la première fois ou pour perfectionner votre système actuel. Une fois Supplément du Management Vol. VIII, No 4, 1999/2000 que vous avez pris la décision d’informatiser ou de moderniser, vous pouvez passer aux préparations nécessaires. En effet, une préparation soigneuse diminue nettement le besoin de faire appel à une assistance technique de l’extérieur et réduit par ailleurs le coût général de l’informatisation. Cette préparation vous permet également de faire le travail préparatoire et de limiter l’intervention de vendeurs ou de contractants au moment où ceux-ci sont vraiment nécessaires. Se préparer à l’informatisation Tout au long de cette préparation, vous devez vous poser des questions sur votre capacité organisationnelle, vos systèmes existants, vos ressources humaines, l’espace physique, vos ressources financières et vos besoins en information. Trop souvent, la discussion liée à l’informatisation d’un système comptable se limite au choix du logiciel. Cette vue étroite des choses ne tient pas compte des maints autres facteurs pouvant faire de votre initiative une réussite ou un échec face aux besoins organisationnels devant être satisfaits. Vous devez notamment évaluer vos besoins en gestion et comptabilité pour un système informatisé et voir si votre organisation est prête à cette informatisation. Le tableau suivant fournit une brève liste de questions qui vous aideront à commencer à vous préparer à l’informatisation. Questions clés à poser lorsqu’on se prépare à l’informatisation • Quels sont les problèmes commerciaux ou de gestion que l’informatisation pourrait résoudre ou minimiser ? • De quels types d’informations l’organisation requiert-elle du système de comptabilité informatisé pour répondre aux questions commerciales ou de gestion et prendre les décisions de gestion ? • Qui recevra cette information ? Ces personnes bénéficieront-elles du fait que cette information est désormais disponible dans de courts délais ? Quels sont les types de décisions en gestion qu’elles pourront mieux prendre grâce à la disponibilité de cette information ? • Le financement est-il disponible pour l’informatisation ? Votre budget comporte-t-il des limites ? Existe-t-il des conditions imposées à des bailleurs de fonds qui représentent une barrière à l’informatisation ? Des informations plus opportunes et accessibles justifient-elles le coût de l’achat, de l’installation et du maintien d’un système informatisé ? • Quelle est la capacité actuelle de technologie de l’information de votre organisation et peut-elle soutenir l’informatisation ? Evaluer les besoins en gestion et comptabilité Durant la phase préparatoire, vous devez examiner les besoins en gestion de votre organisation et voir ce que celle-ci attend de son système comptable. Travaillez avec les autres cadres de votre organisation à répondre à ces questions, soit lors d’une séance de brainstorming ou au cours d’interviews individuelles ou collectives. Un grand nombre d’organisations trouve qu’il est bon d’engager un consultant pour travailler avec un groupe de responsables pour déterminer les besoins organisationnels. Un consultant sera effectivement en mesure d’identifier les causes véritables des problèmes de gestion, notamment ceux ne pouvant pas être résolus en informatisant le système comptable. Quand vous évaluez vos besoins, il est particulièrement important de faire participer les responsables et le Guide d’informatisation de votre système comptable personnel de l’ensemble de l’organisation. Cela vous aidera à avoir le point de vue de vos clients internes, à savoir tous les éventuels utilisateurs du système informatisé. Le temps que vous preniez à ce stade pour faire participer toute une gamme d’utilisateurs et pour déterminer ce qu’ils souhaitent et ce dont ils ont besoin du système, permettra de susciter leur intérêt et leur engagement pour le nouveau projet d’informatisation. Vous pouvez également demander l’avis des principaux bailleurs de fonds, organismes publics, commissaires aux comptes, clients et fournisseurs pour voir comment l’informatisation pourrait répondre à leurs besoins. Le tableau suivant présente des exemples de questions pour évaluer vos besoins en matière d’informatisation. Ces questions sont données à titre d’exemple et les réponses seront donc différentes d’une organisation à une autre. 7 Exemples de questions pour évaluer vos besoins en informatisation Comment l’informatisation aidera-t-elle à atteindre les buts organisationnels ? L’organisation est-elle complexe ? Dans quelle mesure la complexité a avoir avec la taille du budget, le volume de transactions mensuelles et le nombre de personnels, bailleurs de fonds, devises utilisées, formations sanitaires, exercices fiscaux et utilisateurs de l’information comptable. Qu’attendez-vous de votre système comptable ? • Soutenir les tâches administratives quotidiennes, par exemple, inscriptions de patients et impression de factures • Noter les données comptables • Faire le compte rendu de traitements fournis gratuitement • Gérer les produits, médicaments et autres fournitures Quelles informations souhaitez-vous tirer de votre système comptable et qui utilisera ces informations ? • De quel type d’information avez-vous besoin ? • Quels sont les rapports réalisés ? • Qui les lira ? • Quelle est la fréquence des rapports ? • Quelles décisions ces rapports doivent-ils aider à prendre ? Qu’est-ce que les responsables n’obtiennent pas avec le système actuel, par exemple, accès rapide à une information de gestion exacte et utile ? Quels sont vos plus grands problèmes ou préoccupations ? Quel est le pire gaspillage de temps dans votre système de comptabilité actuel ? Est-ce que l’organisation dispose d’un plan comptable pour répondre à la complexité susmentionnée ? Le fait d’élargir ou de revoir le plan comptable améliorera-t-il la qualité des rapports ou de l’information financière ? Quel est l’impact que vous souhaitez avoir grâce à l’informatisation ? Est-ce que vous souhaitez qu’elle réduise votre temps d’analyse, accélère la saisie et le traitement de données, améliore l’exactitude, améliore les contrôles, montre les tendances ou améliore la gestion des achats et des paiements ? Est-ce que l’impact prévu justifie le coût de l’adoption du nouveau système ? Quels sont les intrants du système ? • Quelles sont les données qui doivent être saisies en détail dans le système informatisé ? • Quelles sont les données qui doivent être saisies uniquement sous forme récapitulative ? • Quelles sont les données qui doivent rester dans le système manuel et ne pas être saisies dans le système informatisé ? • Est-ce que certaines parties du système informatisé, tels les salaires, doivent être confiées à un tiers parti ? • Tous les bureaux et centres de santé de l’organisation doivent-ils être informatisés ? Seront-ils liés en réseaux ? Le système comptable doit-il être intégré à d’autres systèmes, par exemple, le paiement de salaires et l’inventaire des fournitures ? Est-ce nécessaire ? Le cas échéant, comment les systèmes seront-ils reliés ? Est-ce que de petits perfectionnements, peu chers du système actuel, pourraient résoudre vos besoins en gestion ? D’autres solutions à vos besoins en gestion (formation du personnel, recrutement de personnel avec des compétences différentes, modification de procédures de fonctionnement) ont-elles été explorées ? Tous les besoins actuels et futurs ont-ils été identifiés ? (C’est un point d’importance critique car un grand nombre d’organisations investissent dans des systèmes qu’elles dépassent rapidement !) Evaluer l’état de préparation de votre organisation Si vous décidez que l’informatisation répondra de fait aux besoins de votre organisation sur le plan gestion 8 et comptabilité, posez les questions suivantes pour voir si elle est prête à informatiser. Pour chaque question, le tableau fournit une liste d’actions de suivi proposées. Supplément du Management Vol. VIII, No 4, 1999/2000 Voir si votre organisation est prête pour l’informatisation Questions Actions de suivi possibles La direction s’est-elle engagée à l’informatisation du système comptable et a-t-elle vérifié que tout le personnel clé participe au processus ? • • Organisez des réunions pour informer la direction des plans Arrêtez le projet si la direction ne s’engage pas L’organisation dispose-t-elle d’un personnel qualifié pour faire fonctionner le système ? • • Evaluez les compétences nécessaires Mettez en place un programme de formation avant de procéder aux changements du système Recrutez le personnel avec les compétences nécessaires • Le personnel est-il prêt à accepter le nouveau système ? • • • Le personnel est-il prêt à consacrer le temps nécessaire à la formation et cette formation peut-elle être intégrée aux emplois du temps ? • Un système manuel acceptable et fonctionnel est-il déjà en place ? • • • • Informez le personnel des plans, expliquez les avantages d’informatiser au personnel et à l’organisation dans son ensemble Donnez au personnel l’occasion de poser des questions Si nécessaire, rassurez le personnel en lui indiquant qu’il ne perdra pas son travail Formulez un plan de formation qui intègre la formation aux emplois du temps Expliquez les avantages du point de vue développement professionnel Identifiez toute faiblesse du système actuel et renforcer le Remettez l’informatisation à plus tard, à un moment où un système manuel acceptable et fonctionnel est en place Voyez si les améliorations ont éliminé la nécessité d’informatiser Les responsables apprécient-ils et utilisent-ils l’information produite actuellement par le système manuel ? • Avez-vous un budget pour la formation, l’entretien, le soutien et le perfectionnement du matériel informatique et des logiciels (y compris le coût initial du matériel) ? • Etablissez un budget réaliste et complet sur tous les aspects de l’informatisation et incluez le au budget annuel Avez-vous identifié un soutien technique local pour le système ? • • Identifiez et évaluez le soutien technique local, si disponible Si le soutien local n’est pas disponible, déterminez les procédures et les coûts liés à l’obtention d’un tel soutien et décidez s’il faut ou non procéder D’autres systèmes de soutien (téléphone, Internet, ordinateurs) sont-ils disponibles, adéquats et pratiques ? • Déterminez les faiblesses des systèmes de communication et de soutien et formulez des plans pour les combler Le service d’électricité est-il fiable ? • Vérifiez que le service d’électricité est adéquat et assurez une autre source en cas de panne Le contexte physique convient-il au système informatisé ? Les fonds sont-ils disponibles pour procéder aux améliorations nécessaires ? • Identifiez ce qui manque, estimez les coûts pour répondre à ces manques et vérifiez que des fonds suffisants ont été budgétisés pour les améliorations • • Identifiez les décisions que les responsables peuvent prendre grâce à cette information Réalisez une formation sur l’utilisation de l’information Echangez les idées avec les responsables sur l’information dont ils ont besoin Guide d’informatisation de votre système comptable 9 Mettre en œuvre votre projet d’informatisation Un projet d’informatisation devrait engager toute une gamme de membres du personnel et toucher de nombreux départements et niveaux différents dans votre organisation. Vous devez mettre en place une équipe de projet, fixer vos objectifs, vous rencontrer régulièrement, établir les comptes rendus nécessaires, faire une évaluation (dont une analyse des coûts), établir un budget réaliste et un calendrier d’exécution avec des délais possibles. La création d’une équipe du projet avec des membres provenant de tous les domaines de l’organisation est un aspect d’importance critique pour la réussite du projet. En effet, la création d’une telle équipe illustre l’impact du projet sur l’organisation entière et renforce l’engagement du personnel face à la fourniture de données exactes et à l’utilisation des comptes rendus que le nouveau système va produire. Les étapes suivantes vous aideront à réaliser votre projet d’informatisation : • Mettre sur pied l’équipe du projet ; • Préparer les documents d’orientation ; • Revoir le système actuel ; • Mettre au point les modifications proposées au système ; • • Choisissez un responsable du projet pour superviser le processus en entier, notamment pour coordonner les réunions avec les fournisseurs, les consultants et le personnel, et suivre et mettre à jour la direction quant aux progrès réalisés. L’équipe du projet devra comprendre des membres clés du service de comptabilité et des responsables d’autres départements qui utiliseront les nouveaux rapports. N’oubliez pas d’inclure le personnel financier de première ligne qui travaillera tous les jours avec le système, pas simplement les cadres. Si votre organisation compte déjà un service informatique, n’oubliez pas d’inclure l’administrateur du système. Il faut également inclure tout consultant, volontaire ou autre personne qui gèrera ou guidera le projet. Réunir une équipe dès le début du processus permet d’assurer que tous les points de vue sont représentés. Préparer les documents d’orientation Investissez le temps nécessaire au début du projet pour préparer les documents officiels pour guider l’informatisation. Ces documents doivent être disponibles pour que l’équipe puisse les utiliser et suivre les étapes de réalisation qui faciliteront le processus lors de stades ultérieurs. Les documents d’orientation devraient inclure les aspects suivants : • Définition des besoins ; Choisir et acheter le logiciel ; • Définition des objectifs ; Installer le matériel et le logiciel et saisir l’information préliminaire nécessaire ; • Cadre pour l’examen de systèmes existants ; • Budget ; • Préparer et former votre personnel ; • • Suivre et évaluer le projet. Termes de référence pour le fournisseur et les consultants, si nécessaire ; • Calendrier d’exécution avec personnel responsable des tâches ; • Plan de suivi et d’évaluation, y compris les jalons de suivi et indicateurs de réussite. La séquence de ces étapes dépendra de la taille et de la complexité de votre organisation. Un calendrier d’exécution est présenté à titre d’exemple sur le tableau de la page 14. Les sections ultérieures de ce supplément expliquent davantage en détail deux aspects importants du choix et de l’achat du logiciel pour votre projet d’informatisation : définir les logiciels nécessaires et évaluer logiciels et vendeurs (à partir de la page 16). 10 Mettre sur pied l’équipe du projet Budget. N’oubliez pas de faire un budget complet avec toutes les ressources pour les formations, les fournitures et les réimpressions de formulaires. Supplément du Management Vol. VIII, No 4, 1999/2000 Calendrier d’exécution. Lorsque vais préparerez le calendrier d’exécution, donnez-vous des délais réalistes et faîtes particulièrement attention aux tâches qui dépendent d’autres tâches devant être achevées en premier. Il faut prévoir le temps nécessaire pour tester et modifier le système. En effet, se fixer des délais guère réalistes que vous ne pouvez pas respecter peut saper le moral de personnel. Chaque fois que possible, évitez de réaliser le projet à un moment déjà très chargé, par exemple, à la clôture des comptes en fin d’année, afin de diminuer l’impact du temps nécessaire pour transférer les données du système manuel au système informatisé. Revoir le système actuel Avant de prendre des décisions concernant un nouveau système, l’équipe du projet doit faire un examen complet des procédures internes et de la documentation de l’organisation dont dépend le système de comptabilité informatisé. Vous devez vérifier que les livres du système sont consolidés et que l’information est exacte. L’équipe devrait revoir les points suivants : • Besoins du personnel et des utilisateurs finaux ; • Procédures à tous les points de services et points de saisie de données ; • Plans comptables, classements des comptes et centres de coûts ; • Comptes rendus et conceptions budgétaires ; • Structures de codage pour les articles, tels que les médicaments, les fournitures de planification familiale et les activités du projet ; • Fichiers directeurs, tels que les comptes, les coûts, les fournisseurs, les vendeurs et les dossiers des patients ; • Contrôles à l’entrée, par exemple, formulaires de saisie et contrôles de vérification. Mettre au point les modifications proposées En fonction des résultats de l’examen du système, l’équipe du projet devrait identifier les besoins insatisfaits par le système actuel et formuler des modifications éventuelles qui aideront l’organisation à répondre à ses besoins. Il est important d’expliquer les procédures et les Guide d’informatisation de votre système comptable besoins avant de choisir un nouveau logiciel. Tel que noté auparavant, tout le personnel dont le travail sera affecté par le nouveau système devrait participer à la formulation des modifications. Ce personnel va de l’utilisateur de première ligne, tel que le personnel comptable, aux responsables de programme qui utiliseront les rapports financiers pour prendre des décisions afférentes au programme. Vous devrez peut-être passer par plusieurs répétitions avant d’être satisfait, mais ce temps n’est pas perdu. Envisagez d’organiser une série de réunions d’une journée ou d’une demi-journée pour que les représentants de tous les partis concernés puissent revoir les modifications proposées. Pour cette étape, l’équipe devrait : • Modifier les procédures et les formulaires financiers, autant qu’il le sera nécessaire ; • Revoir le plan comptable et le plan de codage connexe ; • Concevoir les rapports de gestion. Choisir et acheter le logiciel Cette étape vous aidera à définir vos besoins en logiciels et à évaluer les modules des progiciels, les progiciels et les vendeurs. Définir les besoins en logiciels. Le logiciel dont vous avez besoin dépend de facteurs tels que la taille de votre organisation, le nombre et le type de transactions qui doivent être saisies (par exemple, le nombre de devises avec lesquelles vous travaillez et le volume de services dont vous rendez compte) ainsi que les rapports que vous devez préparer. Un bon vendeur devrait pouvoir vous aider à définir ces besoins. Sa participation à l’identification de vos besoins est une partie importante du processus d’évaluation de ce vendeur. Par vous-même ou avec l’assistance du vendeur, faites une recherche préliminaire sur l’Internet et dans les revues commerciales et autres publications. Interviewez les organisations et les bureaux d’audit qui ont réalisé un projet d’informatisation et demandez-leur s’ils peuvent recommander des vendeurs. Quand vous définissez vos besoins du point de vue logiciel, vous devriez : • Faire un cahier de charge pour logiciels et le soutien technique ; • Evaluer si vous avez besoin d’un logiciel spécialisé pour les organisations à but non lucratif. 11 Evaluer les modules des progiciels. Les modules des progiciels sont analogues aux modules d’un système de comptabilité classique. Les logiciels de bas de gamme contiennent tous les modules en un seul ensemble, alors que les logiciels de moyenne à haute qualité les vendent séparément et vous permettent d’acheter et d’installer uniquement ceux dont vous avez besoin. Lorsque vous évaluez les modules de progiciel, il vous est conseillé de : • Déterminer les modules qui répondent le mieux à vos besoins ; • Déterminer si vous avez besoin d’un logiciel de bas ou haut de gamme. Examiner les logiciels et vendeurs disponibles. Lorsque vous contactez des vendeurs, demandez-leur leurs références et le nom de leurs clients actuels. Demandez également aux vendeurs de vous faire une démonstration des progiciels. Demandez-leur de faire une démonstration uniquement de quatre à six progiciels. Rappelez-vous que tous les vendeurs cherchent probablement à vendre leurs propres produits. Faites un examen technique des progiciels, négociez avec le vendeur et achetez le progiciel. Lorsque vous évaluez les progiciels et les vendeurs, vous devriez : Contacter les références et les clients actuels des éventuels vendeurs ; • Choisir le logiciel en fonction des critères d’évaluation ; • Négocier les modalités avec le vendeur ; • Acheter le logiciel. Ces trois dernières activités seront discutées plus en détail dans la section « Choisir et acheter le logiciel » qui commence à la page 16. Installer le matériel et le logiciel et saisir l’information préliminaire La mise en œuvre d’un projet d’informatisation peut prendre une année sinon davantage, à partir de l’installation initiale jusqu’à l’élimination progressive des systèmes d’informatisation manuels. Le vendeur du logiciel sera en mesure de vous aider dans le cadre des étapes suivantes : • Installer le matériel et autres technologies d’information nécessaires ; • Installer le logiciel supplémentaire, par exemple le logiciel de réseau ; • Installer le progiciel ; • Saisir les soldes de départ et autres informations préliminaires nécessaires, notamment des informations sur l’organisation, les vendeurs et les clients ; • Commencer à exploiter le système informatique en parallèle avec les systèmes existants (tel que le système manuel) ; • Définir des critères d’évaluation pour le logiciel et le vendeur ; • Préparer une liste de questions que vous allez poser au vendeur ; • Demander des devis des vendeurs ou consultants ; • Choisir les meilleurs candidats aux fins d’examen supplémentaire ; • Demander aux vendeurs de faire une démonstration du logiciel pour le personnel ; • Faire un examen technique des logiciels retenus sur la liste sélective en utilisant les critères d’évaluation ; Corriger tout problème au niveau du logiciel ou des procédures de gestion financière ; • Diminuer l’utilisation du système manuel ; • Eliminer progressivement le système manuel. • 12 • Supplément du Management Vol. VIII, No 4, 1999/2000 L’installation de l’équipement et du logiciel demande une égale préparation des ressources humaines notamment la formation du personnel existant et l’éventuel recrutement de nouveaux membres. Il n’est pas conseillé d’attendre que le logiciel soit installé pour commencer à former le personnel qui utilisera ce logiciel. L’élimination progressive des anciens systèmes peut se faire plus rapidement si le personnel commence à prendre confiance en le nouveau système informatisé avant que l’installation ne soit complète. Il est bon d’évaluer les progrès et de réajuster périodiquement les calendriers. Préparer et former le personnel Souvent, une organisation se concentre sur le système même (matériel et logiciel) pendant l’informatisation et néglige de préparer et de former le personnel qui utilisera le système pour prendre des décisions. Il est très important que votre personnel comprenne le système. Des orientations initiales et périodiques l’aideront à utiliser le système efficacement et éviteront qu’il n’appréhende trop les changements suscités par le nouveau système. La formation peut être organisée selon les grandes catégories suivantes : formation générale en informatisation, par exemple, traitement de texte, saisie, tableurs ; formation se rapportant au système comptable ; et compte rendu, interprétation et prise de décisions. Pour cette étape, l’organisation devrait : • Fournir une formation ou une orientation préliminaire sur le logiciel, avant la mise en œuvre ; • Recruter le nouveau personnel, notamment le personnel temporaire pour créer des bases de données et saisir les transactions précédentes ; • Former le personnel existant ; • Revoir, si nécessaire, les positions, descriptions, rôles et responsabilités ; Guide d’informatisation de votre système comptable • Former un administrateur du système en matière d’entretien du logiciel, mises à jour, consignation de changements et systèmes de dépannage/ remplacement ; • Former le personnel comptable à l’utilisation des modules du système ; • Former le personnel de gestion et de programme pour qu’il puisse interpréter les comptes rendus. Suivre et évaluer Comparez périodiquement les progrès réalisés par rapport aux repères définis au démarrage du projet pour voir si les choses avancent comme prévu et pour que le personnel reste informé et enthousiaste face aux changements en cours. Des réunions périodiques seront l’occasion pour le personnel de soulever certaines questions relatives à la mise en œuvre, lui permettront d’identifier les obstacles, de proposer des solutions et de redistribuer temps et autres ressources plus efficacement. A mesure que les conditions de l’informatisation changent et que vous vous familiarisez avec ce qui marche and ce qui marche moins bien, vous établirez peut-être qu’il faudra modifier le temps projeté pour l’informatisation. Faites des mises à jour régulières aux partis concernés pour éviter les surprises désagréables et susciter l’enthousiasme face aux accomplissements. Lors d’une évaluation finale, examinez vos indicateurs de réussite pour voir s’ils ont été atteints et, s’ils ne l’ont pas été, déterminez les raisons de cet échec et notez tout changement fait à la conception originale et le pourquoi de ces changements. Le diagramme Gantt suivant présente un exemple de calendrier pour informatiser un système comptable. Prière de noter que certaines tâches et étapes peuvent se dérouler parallèlement. 13 Exemple de calendrier d’exécution pour un projet d’informatisation de la comptabilité Mois 1 ACTIVITE 1 Mettre sur pied l'équipe du projet Nommez les membres qui feront partie de l'équipe du projet Identifiez le responsable du projet Préparer les documents d’orientation Préparez l’énoncé des besoins Précisez les objectifs Elaborez un cadre/plan pour l’examen du système existant Etablissez le budget Rédigez les termes de référence pour les consultants Elaborez un calendrier d’exécution Créez un plan de suivi et d’évaluation Revoir le système actuel Demandez au personnel (y compris les utilisateurs finals) quels sont leurs besoins Révisez les procédures financières aux points de services et aux points de saisie de données Révisez le plan comptable et le codage Révisez les comptes rendus et formules budgétaires Révisez les structures de codage existantes Révisez les contrôles à l’entrée Mettre au point les modifications proposées au système Modifiez, si nécessaire, les procédures et formulaires financiers Révisez le plan comptable et les plans de codage connexes Créez les rapports de gestion Choisir et acheter le logiciel Formulez des cahiers de charge pour le logiciel et le soutien technique Déterminez les modules de logiciel comptable nécessaires Déterminez si un logiciel de haute gamme est nécessaire Déterminez s’il est nécessaire d’employer un logiciel spécialisé en organisations à but non lucratif Formulez des critères d’évaluation pour le logiciel Formulez une liste de questions pour les vendeurs Demandez des devis des vendeurs de logiciels ou consultants Choisissez les meilleurs candidats aux fins d’examen supplémentaire personnel Demandez aux vendeurs/consultants de faire une démonstration du logiciel pour le personnel Faîtes un examen technique des logiciels retenus sur la liste sélective en utilisant les critères d’évaluation Contactez les références et clients des éventuels vendeurs Choisissez le logiciel en fonction des critères d’évaluation Négociez les termes avec les vendeurs/consultants Achetez le logiciel Installer le matériel et le logiciel et saisir l’information préliminaire Achetez et installez le nouveau matériel (si nécessaire) Achetez et installez les logiciels supplémentaires (si nécessaire) Installez le progiciel choisi Saisissez l’information nécessaire de l’ancien système Exploitez le nouveau système informatique en parallèle avec l’ancien système Diminuez l’utilisation du système manuel Eliminez progressivement l’utilisation de l’ancien système Préparer et former le personnel Faîtes une orientation générale sur le projet d’informatisation Identifiez les fonctions et compétences nécessaires pour le nouveau système Révisez les descriptions de tâches, rôles/responsabilités et titres (si nécessaire) Recrutez le nouveau personnel (si nécessaire) Formez le personnel comptable/financier à l’utilisation de nouveaux systèmes et modules Formez l’administrateur du système à l’entretien du logiciel Formez le personnel de gestion et de programme pour qu’il puisse interpréter les comptes rendus Suivre et évaluer Comparez les progrès du projet par rapport aux repères/jalons Documentez les obstacles et identifiez des solutions Mesurez les indicateurs de succès pour voir s’ils ont été atteints Identifiez les changements faits à la conception originale et les raisons pour lesquelles ils ont été effectués 14 Mois 2 2 3 4 5 X X X X X X X X X X X X X X X X 6 7 8 X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Supplément du Management Vol. VIII, No 4, 1999/2000 Mois 3 Mois 4 9 10 11 12 X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 13 14 X X Mois 5 15 16 X X 17 18 19 X X X X X X X Mois 6 20 21 22 Mois 7 23 24 25 26 X X X X X X X X Mois 8 27 28 X X X X X X X X 29 30 31 32 X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Environ 12 mois Environ 12 mois Environ 12 mois X X X X X X X Guide d’informatisation de votre système comptable X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 15 Choisir et acheter le logiciel Sun Accounting, Solomon IV, Navision, SCALA et SAP sont des exemples de logiciels plus sophistiqués. Le choix et l’achat du logiciel que vous utiliserez pour informatiser votre système comptable est la décision la plus importante que vous ayez à prendre tout au long de ce processus d’informatisation. Il vous faudra examiner attentivement les capacités du logiciel par rapport aux besoins d’informatisation de votre organisation. Vous devrez évaluer les modules de logiciel comptable et déterminer ceux dont vous aurez besoin. L’évaluation des choix de logiciels et vendeurs représente une autre partie importante de ce processus. Un principe à suivre lorsque vous décidez d’acheter et d’installer un logiciel, complexe ou non, consiste à choisir le logiciel le plus simple qui réponde à vos besoins. Evitez d’utiliser un système plus grand ou plus complexe que ne l’exigent vos besoins. Lorsque vous prenez la décision, envisagez les aspects suivants : Il faut être attentif et méthodique durante cette étape. Cela augmentera vos chances d’avoir par la suite un système de comptabilité informatisé efficace répondant à vos besoins. Un grand nombre d’organisations achètent des logiciels qui sont trop puissants et compliqués, dont l’organisation n’a pas besoin, et qui sont difficiles à gérer et onéreux à l’achat. Rappelez-vous qu’il n’est pas toujours possible qu’un système fasse tout ce que l’utilisateur lui demande sans devenir trop compliqué, cher ou sans qu’il ne requière une trop grande main-d’œuvre. Pesez attentivement d’une part les souhaits exprimés par vos collègues et d’autre part, ce que l’organisation peut réellement exécuter et facilement utiliser, ainsi que se permettre financièrement. Définir les besoins du point de vue logiciel Ces besoins dépendent de facteurs tels que le nombre de devises utilisées par votre organisation et le besoin d’avoir un système qui peut être adapté à vos besoins. Les programmes les moins sophistiqués sont conçus pour les petites entreprises. Généralement, elles n’ont qu’un seul utilisateur, par exemple, l’administrateur ou le comptable. Les programmes plus performants sont conçus pour les plus grandes entreprises munies d’un service de comptabilité. Les programmes les plus performants peuvent avoir de multiples utilisateurs d’un réseau local ou alors, connecter plusieurs endroits dans le cadre d’un réseau étendu. Le nombre d’employés d’une organisation n’est pas important dans votre choix d’un logiciel. Il est cependant essentiel de prendre en compte la complexité des activités de l’organisation, par exemple, le nombre de transactions gérées chaque mois, les besoins de sécurité, le nombre de devises et les méthodes d’achat. Quickbooks, DacEasy, Pegasus, Capital Lite et Peachtree sont des exemples de logiciels peu compliqués. Par contre, 16 • Nombre de transactions ou de saisies qui doivent être notées ; • Nombre de personnes qui saisiront les données et les utiliseront ; • Nombre de devises ; • Problèmes de sécurité ; • Méthodes d’achat et coûts ; • Nécessité d’un logiciel spécialisé pour organisations à but non lucratif. Nombre de transactions. Les systèmes de comptabilité modernes ne limitent généralement pas le nombre de transactions permises, mais les systèmes peu avancés sont généralement assez lents lorsqu’ils doivent gérer un grand volume de données. Ils fonctionnent mieux quand vous n’avez que quelques centaines de transactions par mois. (Les transactions ont avoir avec le nombre de chèques reçus, les frais et saisies de journal. Vous pouvez déterminer le nombre actuel de transactions de votre organisation à partir du système manuel existant.) Tenez compte des futurs accroissements, liés à l’expansion ou à de nouveaux financements qui poussaient augmenter votre besoin de suivre de nouvelles données. Envisagez également la complexité des transactions que vous notez. Par exemple, facturez-vous tels frais à plusieurs projets, bailleurs de fonds ou à des comptes du grand registre ? Un système plus compliqué mis au point pour des platesformes plus grandes de bases de données, telles que Oracle, Informix ou SQL Server, peut traiter des milliers de transactions par jour sans les ralentir. Nombre de devises. Des programmes plus simples sont généralement utilisés pour une seule devise. Des programmes plus sophistiqués permettent des saisies en diverses devises. Ils comprennent un tableau de conversion des devises qui permet de faire des mises à jour quand le taux de change baisse ou augmente. Ils permettent aussi de convertir en une seule monnaie que vous retenez pour le compte rendu. Une autre caractéristique liée à la devise pourrait être l’affectation automatique à « Pertes et profits suite au taux de change ». Certains Supplément du Management Vol. VIII, No 4, 1999/2000 programmes qui travaillent avec de multiples devises ne permettent en fait de ne maintenir qu’un seul taux de change entre devises, ce qui n’est pas très utile pour la plupart des organisations. Sécurité. Les programmes moins performants peuvent avoir un mot de passe qui limite l’accès, mais qui permet généralement à l’utilisateur de modifier les données préalables. S’il s’agit là d’une caractéristique utile pour les organisations qui ne se préoccupent pas de l’aspect sécurité, c’est pourtant un danger pour les organisations plus grandes avec un personnel comptable plus important. Les programmes plus sophistiqués offrent une sécurité plus grande. L’administrateur peut limiter les tâches que chaque utilisateur effectue. Par exemple, les responsables de saisies de données et assistants financiers auront le droit de saisir les reçus, mais ne peuvent pas ajouter de nouveaux codes ou modifier les rapports. Dans les systèmes plus sophistiqués, la saisie et l’affichage s’effectuent en deux étapes, chaque étape disposant de contrôles. Une fois notées, les transactions ne peuvent plus être modifiées, sauf en procédant à des saisies d’ajustement. Le système crée alors des comptes rendus montrant telle saisie et modification subséquente faite par tel utilisateur. Méthodes d’achat et coûts. Les programmes les moins performants sont généralement vendus comme un seul produit et vous aurez peut-être à acheter un produit séparé pour chaque utilisateur. Les programmes les plus avancés sont normalement vendus par module et le prix peut varier avec le nombre prévu d’utilisateurs. Par exemple, un logiciel de cinq utilisateurs qui comprend le grand livre, les comptes fournisseurs et les comptes clients peut coûter quatre fois plus cher que le même logiciel destiné à un seul utilisateur. La version pour dix utilisateurs du même logiciel avec des modules de plusieurs devises, contrôle de stock, achats et biens fixes peut revenir 20 fois plus cher qu’un seul produit moins performant. Les modules des progiciels sont discutés plus en détail dans la section suivante, « Comprendre les modules de progiciel ». Besoin de disposer d’un logiciel spécialisé pour organisations à but non lucratif. Certains logiciels sont développés tout particulièrement pour des organisations à but non lucratif. Ces logiciels sont généralement bien développés du côté dons, comptabilité par fonds, et comptes rendus pour bailleurs de fonds, et permettent de nombreux niveaux de sous-classification des comptes. Par exemple, un logiciel pour organisation à but non lucratif peut allouer un chèque donné au code de compte Guide d’informatisation de votre système comptable des véhicules, au code de sous-compte pour un certain véhicule, à une annexe de l’organisation ou au paiement du bailleur de fonds finançant les véhicules. La plupart des logiciels disponibles sont développés pour des entreprises commerciales, mais les meilleurs peuvent être adaptés aux besoins d’organisations à but non lucratif, non gouvernementales ou sanitaires. Si votre organisation a plusieurs comptes de bailleurs de fonds avec des conditions spécifiques et si vous devez suivre les dépenses par source de financement ou utiliser plusieurs devises, c’est probablement le logiciel à but non lucratif qui vous conviendra le mieux. Comprendre les modules de progiciels Les modules de progiciels correspondent aux modules d’un système comptable classique. Les principaux modules de progiciel sont, le gestionnaire du système, le grand livre, les comptes clients, les comptes fournisseurs, l’inventaire, le paiement des salaires et les biens fixes. La plupart des progiciels sophistiqués comportent ces modules, disponibles séparément, et vous pouvez choisir d’acheter uniquement les modules dont vous avez besoin. La plupart des progiciels moins performants comprennent tous les modules dont vous avez besoin en un seul ensemble et vous pouvez choisir les modules que vous voulez installer et utiliser dans votre système. Les modules que vous installez dépendront de facteurs tels que la taille et la complexité de votre organisation, votre système financier existant et l’expertise de votre personnel comptable. Par exemple, un grand nombre d’organisations contractent à l’extérieure certaines fonctions comptables, telles les salaires, qu’elles contractent à d’autres compagnies. Si vous choisissez de contracter à l’extérieure cette fonction, vous aurez besoin d’un module sur le paiement des salaires. Les petites organisations qui n’enregistrent que quelques transactions peuvent marquer les comptes fournisseurs ou les comptes clients dans des journaux tenus manuellement, et afficher uniquement le récapitulatif des résultats dans le module du grand livre à la fin de chaque mois. Cela demande qu’elles installent le module du grand livre, et non les modules des comptes clients ou des comptes fournisseurs. Votre équipe devra consulter le personnel comptable et revoir les normes juridiques lorsqu’elle décidera des modules à informatiser. L’installation de modules inutiles accroît le coût et la complexité d’un système de finances informatisé. Il est bon de faire appel à un expert pour identifier vos besoins 17 concernant les différents modules. N’oubliez pas de tenir compte de l’expansion future et évaluez si vous pouvez modifier un progiciel en ajoutant des modules supplémentaires à l’avenir si l’organisation s’agrandit ou s’il faut revoir le système. Le tableau qui suit décrit les fonctions qu’exécutent les modules de progiciels utilisés le plus couramment. N’oubliez pas que les noms des modules peuvent varier d’un vendeur à l’autre et que certaines fonctions connexes peuvent être reliées dans le même module. Modules de logiciel comptable et leurs fonctions Module Gestionnaire de système Grand livre (G/L) Plan comptable (sous module G/L) Bilan (sous module G/L) Balance de vérification (sous module G/L) 18 Fonctions • Contrôle le système comptable informatisé • Peut définir les fichiers directeurs, les tableaux à consulter et le matériel installé, avec descriptions par service et emplacement • Peut contrôler la création des rapports • C’est le pivot du système de comptabilité informatisé • Reçoit les entrées des autres modules, par exemple, les comptes fournisseurs, les comptes clients et les salaires sur une base journalière, hebdomadaire ou mensuelle • Crée des documents financiers clés, notamment la balance de vérification, bilan et déclaration de pertes et profits • Permet aux utilisateurs de changer l’information préalablement affichée • Note les transactions financières qui n’ont pas été consignées dans d’autres modules • Crée des budgets, permettant à une organisation de suivre les différences entre les résultats prévus et les résultats effectifs • Crée des audits détaillés à titre d’essai • En utilisant une série de codes, identifie et décrit les éléments d’actif, les recettes et les dépenses et les fonds propres, suivis par le système • Influence la qualité et la complexité des rapports créés par le système • Doit être en mesure de créer les codes de compte de taille nécessaire et de traiter le sous-codage au niveau du département, de l’emplacement, du projet, de la source de financement ou des activités, si nécessaire • Suit la relation entre actif, passif et fonds propres • Doit être en mesure de créer des rapports sur les flux de trésorerie et les budgets • Doit être en mesure de créer des rapports qui répondent aux conditions juridiques et répondent également aux besoins des bailleurs de fonds et responsables • Note les soldes de chaque compte, généralement sur une base mensuelle et fait des essais/tests pour montrer aux utilisateurs si les saisies ont été affichées correctement • Dans la comptabilité traditionnelle à double entrée, reflète les biens et les dépenses comme chiffres positifs (débits) et les fonds propres, recettes et dettes comme chiffres négatifs (crédits) Supplément du Management Vol. VIII, No 4, 1999/2000 Modules de logiciel comptable et leurs fonctions Module Compte client (C/C) Fonctions • Traite des revenus que touchera l’organisation des ventes à crédit, des prêts ou des dons promis • Est souvent chargé de facturer les clients • A souvent la capacité de reconnaître les dépôts dans les comptes bancaires • Maintient généralement les fichiers directeurs sur les clients, avec les noms et les adresses • Peut avoir la capacité d’imprimer une liste de l’argent due à l’organisation, identifie la source et note l’échéance de la dette Activités du point de vente (sous module C/C) • Peut être lié à l’inventaire ou C/C • Permet une mise à jour automatique des stocks et des ventes quand une vente est faite en utilisant des registres informatisés ou des lecteurs de codes à barres Compte fournisseur (C/F) • Traite des sommes dues à d’autres (achats à crédit ou remboursement d’une dette) • Peut avoir la capacité d’imprimer des chèques par ordinateur aux vendeurs • Garde à jour les dossiers directeurs, par exemple avec des information sur les vendeurs • Est en mesure de noter les factures par date d’échéance et de reconnaître des conditions spéciales de paiement (par exemple, des remises pour le paiement d’une facture avant la date due) • Devrait permettre d’afficher les paiements immédiats (chèques manuels) qui n’ont pas encore été saisis dans C/F • Permet à une organisation de reconnaître les dépenses et de mettre à jour les budgets au stade de commande (coûts encourus ou dettes) • Reconnaît les coûts quand la facture est saisie (pas simplement quand l’argent est débloqué) • Permet à l’organisation de reconnaître les biens commandés, le prix convenu et son impact sur le budget • Permet à l’organisation de reconnaître les coûts quand un bon d’achat est communiqué et de comparer les factures reçues aux bons d’achat • Peut fournir des informations sur les taux d’utilisation des produits et fournitures, indique quand les produits ont été commandés et fixe les niveaux de commande minimum et maximum • Peut automatiquement mettre à jour les fichiers de stock quand les biens sont reçus • Prépare les réconciliations bancaires • Imprime une liste des chèques faits par une organisation et reconnaît les chèques qui ont été encaissés. (N.B. : Ceci est moins utile quand des opérations au comptant ou par télex sont utilisées pour la plupart des transactions) Bon d’achat (sous module C/F) Réconciliation bancaire (sous module C/F) Guide d’informatisation de votre système comptable 19 Modules de logiciel comptable et leurs fonctions Module Inventaire Salaires Biens fixes Fonctions • Met à jour les stocks et les prix quand les biens sont reçus • Diminue les inventaires au moment de la vente • Capable de relier le système de bons d’achat pour montrer les biens commandés • Devrait permettre de noter les dates de péremption des produits • Permet des mises à jour en fonction de l’inventaire physique ou quand les produits ne peuvent plus être vendus parce qu’ils sont endommagés ou arrivés à expiration • A la capacité de prévenir le personnel quand une commande doit être passée en fonction de l’analyse de l’utilisation • Suit les informations sur les employés, notamment les salaires versés, les impôts retenus à la base, les prestations diverses et les prêts accordés • Gère les informations sur les employés, par exemple les noms et adresses • Peut avoir la capacité d’imprimer les chèques de salaire et de maintenir des soldes à jour des salaires versés, des prélèvements et des avantages divers • Peut suivre les congés, congés maladie et jours de fête • A parfois la capacité de satisfaire à des conditions juridiques liées au traitement des employés, par exemple, l’impôt sur le revenu et les avantages sociaux • Parfois, ce travail est mieux réalisé par un logiciel de tiers parti relié au logiciel principal, ou quand cette tâche est confiée à l’extérieur • Si l’on confie cette tâche à l’extérieur ou si l’on utilise un logiciel complémentaire, il est nécessaire de se donner des politiques et procédures claires sur la manière dont on saisit les données relatives aux salaires, par exemple, réductions, augmentations de la charge fiscale et dépenses salariales • Suit l’information clé, par exemple, le coût, la date d’entrée en service, le détenteur des titres/actions ou la durée utile des biens fixes (équipement et biens immobiliers avec une durée de plus d’un an) • Peut également suivre les numéros de modèle et de série, l’emplacement, le numéro d’identification, la garantie, l’information sur le service et le vendeur • Devrait être en mesure de traiter les coûts d’amortissement en fonction des règles comptables suivies par une organisation et exprime la valeur de l’actif moins l’amortissement accumulé Modules divers ou adjonctions de tierce parti. Un grand nombre d’ONG, de centres de santé ou d’organisations à but non lucratif devront effectuer des tâches spéciales, par exemple, des envois à un grand nombre de membres, des appels de fonds et la gestion de dons. Peutêtre que ces organisations pourront utiliser un logiciel intégrant ces activités au système financier. Ce type d’adjonction peut être onéreux. Vous pouvez également réaliser ces activités par le biais de programmes de base de données ou de traitement de texte. 20 Quelques dernières idées sur les modules. Les noms des logiciels pris individuellement ne sont pas importants. Certains logiciels fusionnent les fonctions de plusieurs modules. A vous de voir si le système financier de votre organisation arrive à gérer toutes ses fonctions. En évaluant les modules du logiciel, vous devez analyser son caractère fonctionnel, son coût, sa complexité et sa rapidité. Cela vous aidera à comparer les avantages et les coûts de chaque logiciel. Votre but est de garder le système aussi simple que possible tout en répondant à vos Supplément du Management Vol. VIII, No 4, 1999/2000 besoins actuels et futurs. Des systèmes plus complexes peuvent accroître le coût de votre équipement et de la formation et augmentent par ailleurs le risque de piratage de données. Evaluer les options en matière de logiciels et de vendeurs En choisissant le logiciel qui vous permettra d’informatiser votre système de comptabilité, vous devez vous poser certaines questions quant aux coûts du système et aux ressources humaines et autres ressources nécessaires pour le soutenir. L’équipe devrait également revoir le logiciel et les vendeurs disponibles. Poser les bonnes questions Il existe au moins sept questions que vous et votre équipe devriez poser lorsque vous évaluez votre logiciel et matériel. Voici ces questions : • Faut-il acheter le système ou le mettre au point nous-mêmes ? • Quels sont les véritables coûts du système ? • Qui fournira l’équipement nécessaire ? • Qui fournira le soutien ? • Quelles sont les ressources humaines nécessaires pour le logiciel et l’équipement ? • Quels sont les autres critères que nous devons envisager ? Faut-il acheter le système ou le mettre au point nous-mêmes ? Une des principales questions a considerer lorsque vous vous aprêtez à choisir un logiciel est de vous demandez si vous devriez acheter un logiciel adapté ou un logiciel commercial. Le logiciel commercial permettra peut-être de répondre à vos besoins et il est moins cher que ceux conçus sur mesure. Le logiciel commercial acheté auprès de concepteurs connus est généralement vendu avec une garantie, des mises à jour régulières, un support disponible et une formation. Auparavant, la flexibilité offerte par le logiciel sur mesure était un attrait du point de vue vente. Cependant aujourd’hui les logiciels commerciaux récents sont suffisamment flexibles pour répondre aux besoins de la plupart des organisations. Si vous avez des conditions véritablement uniques, par exemple, un système de rapport spécifique pour tel bailleur de fonds ou gouvernement, vous pouvez probablement répondre à ces conditions en utilisant une adjonction ou en établissant une interface avec des bases de données, des tableurs ou des programmes de traitement de texte déjà utilisés. Guide d’informatisation de votre système comptable Quels sont les véritables coûts du système ? Certains coûts sont évidents, d’autres ne le sont pas. Le prix d’achat, l’installation et la formation sont parmi les coûts évidents. Les coûts cachés sont les licences, l’entretien, l’adaptation, la nouvelle documentation pour la saisie, les coûts des futures mises à jour et les produits consommables. Assurez-vous que les fournisseurs vous parlent de tous ces aspects et n’oubliez pas de les inclure dans vos coûts organisationnels et de formation. Contactez les clients du vendeur et comparez leurs expériences avec les estimations du vendeur. Qui fournira l’équipement nécessaire ? Votre équipement doit être capable d’exploiter le logiciel choisi, maintenant et à l’avenir. Envisagez les plans qu’envisage votre organisation pour les bureaux du réseau ou les centres de santé. Quand vous choisissez le matériel informatique, tenez compte des composantes suivantes : • Système informatique (unité centrale, écran, clavier, souris) ; • Dispositifs de support : (unités zip et disquette) ; • Alimentation continue d’électricité et stabilisation des pics d’électricité ; • Imprimantes qui peuvent utiliser la taille de papier nécessaire pour les tableurs, autres rapports comptables et chèques imprimés sur ordinateur (si nécessaire), et qui fonctionnent avec une bonne vitesse et une bonne qualité d’impression. Ne limitez pas votre choix à un logiciel qui fonctionnera sur les ordinateurs dont vous disposez actuellement dans votre organisation. En effet, vos besoins risquent de dépasser le type de matériel que vous avez actuellement. Par exemple, le logiciel qui répondra à vos besoins nécessitera peut-être d’une mémoire plus grande ou d’un système d’exploitation différent que celui dont disposent actuellement vos ordinateurs. Soyez prêt à acheter de nouveaux ordinateurs pour exploiter le nouveau logiciel, si c’est nécessaire. Qui fournira le soutien ? Que se passe-t-il quand vous avez des problèmes techniques avec le logiciel ou le matériel. Les stratégies de soutien au matériel et au logiciel sont les suivantes : service de soutien sur place, participation à un groupe d’utilisateurs, aide payante sur appel et signature d’un contrat d’entretien. Etudiez les options disponibles et évaluez leurs avantages comparatifs. Le niveau et la qualité du soutien peuvent varier d’un vendeur à l’autre. Actuellement, un grand nombre de vendeurs de logiciel fournissent un soutien par téléphone ou par le biais de l’Internet. Avez-vous l’infrastructure nécessaire pour 21 accéder à ce type de soutien ? Si vous avez besoin d’un soutien plus intense d’un vendeur ou d’un consultant, n’oubliez pas de l’inclure dans votre budget d’informatisation. En effet, fournir au personnel l’accès au soutien pendant le démarrage du projet économise de l’argent dans le long terme et réduit le coût qu’il faudra encourir par la suite pour corriger les erreurs. Quelles sont les ressources humaines nécessaires pour le logiciel et l’équipement ? Les organisations tendent souvent à sous-estimer les ressources humaines nécessaires pour perfectionner ou mettre à jour un système comptable. Des membres plus âgés, même s’ils ont de l’expérience en matière de comptabilité, n’ont pas toujours l’expérience nécessaire en ce qui concerne les systèmes de comptabilité informatisés. Les besoins en formation dépendront du personnel disponible et de leur expérience. Dans certains cas, vous devrez recruter un personnel supplémentaire avec les compétences nécessaires. Cela exigera de vous que vous réorganisiez votre département de comptabilité ou que vous redéployiez le personnel. Lorsque vous choisissez votre logiciel, voyez si votre organisation est prête à faire ce type de changement. Quels sont les autres critères que nous devons envisager ? D’autres caractéristiques souvent ignorées sont plus subjectives. Dans l’idéal, le logiciel sera de nature conviviale. Les nouveaux logiciels à base de Windows renforcent la capacité des nouveaux utilisateurs à maîtriser rapidement de nouveaux programmes. Des caractéristiques telles que tables à consulter, messages d’aide en ligne et menus faciles à naviguer contribuent tous au caractère convivial. Un autre critère important lorsque vous choisissez votre logiciel est le vendeur. Il est probable que vous forgerez une relation à long terme avec ce vendeur. La capacité de ce dernier à fournir un service d’installation complet, un soutien à la mise en œuvre, une formation et une mise à jour du système, augmente nettement la valeur de votre choix de logiciel. D’autres aspects entrant en ligne de compte incluent la réputation du vendeur, sa disponibilité et sa capacité à fournir un soutien technique. En conclusion, vous devez prêter autant d’attention au choix du vendeur qu’au choix du logiciel même. 22 Examiner les logiciels et les vendeurs disponibles Une fois que l’équipe aura examiné les conditions du système informatisé, elle devra examiner la capacité des différents logiciels à répondre aux besoins du système. N’oubliez pas d’identifier les besoins qui sont les plus importants. Tout logiciel qui ne répond pas à ces besoins ne devra pas être considéré. Le vendeur est une partie importante de cette évaluation. Lorsque vous contacter les vendeurs, soyez prêt à leurs communiquer quels sont les besoins critiques en logiciel de votre système. Cela aidera les vendeurs à faire une bonne suggestion ou à choisir de ne pas participer au projet. Voici un exemple d’outil que vous pouvez utiliser pour analyser les logiciels et comparer les produits. Cet outil vous aidera à déterminer si un logiciel addresse les conditions minimales ou essentielles de votre système. Il vous aidera également à déterminer les logiciels qui satisfont le plus grand nombre de capacités nécessaires, et vous permettra de comparer leurs coûts et avantages. Notez qu’il faut utiliser un formulaire pour chaque logiciel que vous évaluez. Le formulaire a six colonnes. Dans la colonne « Conditions minimales », l’équipe devrait noter les capacités du logiciel et/ou du vendeur. Clarifier ces conditions aidera effectivement les vendeurs à différencier les capacités négociables de celles qui ne le sont pas. La colonne « Capacités du système » est une liste complète des différentes capacités des logiciels et des vendeurs. Les quatre colonnes à droite identifient la « Disponibilité » de ces différentes capacités. Elles peuvent être disponibles par le biais de l’une des quatre options suivantes : • Dans le cadre du logiciel de base ; • Dans le cadre d’un module d’adjonction au logiciel, provenant du même vendeur ; • En tant qu’adjonction d’un tiers parti, fourni par un autre vendeur de logiciel et utilisé conjointement avec le logiciel principal du vendeur ; • En modifiant le code de programmation du logiciel qui adapte le logiciel à vos conditions spécifiques. Supplément du Management Vol. VIII, No 4, 1999/2000 Outil d’évaluation du logiciel et du vendeur Nom du logiciel _______________________ Nom du vendeur _______________________ Disponibilité Cond min Capacités du système Logiciel de base Adjonction Adjonction Modifier le du d'un tiers logiciel vendeur parti Capacité générale 1. Capacité de multi-utilisateurs, y compris accès simultané ? 2. Avec de véritables multiples devises ? 3. Peut être élargi pour répondre aux futurs besoins de l'organisation ? 4. Peut s’occuper d’un certain nombre de transactions de l’organisation ? La rapidité est-elle acceptable pour la saisie et la transformation de 5. données ? 6. Peut-il être adapté au contexte local (format/date/devises) ? 7. Peut-on ajouter d’autres modules par la suite ? 8. Est-il exploité sur une plate-forme de logiciels de l’organisation ? Identification du compte 9. En mesure d’accepter la structure de codage de votre plan comptable ? 10. En mesure d’accepter les sous-classifications/analyses de vos comptes ? 11. Nombre de comptes et sous-classifications des comptes ? 12. En mesure de fournir des analyses détaillées par bailleur de fonds, projet, formation sanitaire, etc. ? Méthodologies de système 13. Les saisies sont-elles affichées immédiatement dans les livres au moment de l'entrée (moins de sécurité) ou saisies dans un état temporaire et ensuite, affichées en lots après vérification (plus de sécurité) ? 14. Demande que les saisies précédentes soient modifiées par le biais d’ajustements ? 15. Dispose d’une intégrité référentielle (à savoir, si une saisie est modifiée ou effacée, cela affecte toutes les saisies connexes) ? 16. A une caractéristique de repositionnement (à savoir, si le système n’arrive pas à achever une transaction composite avec plus d’une action, il revient à l’étape où il était avant que ne commence la transaction composite) ? 17. Le système « clôt » les périodes comptables et ne permet pas de modifications en périodes closes, sauf en ajustant les saisies au mois actuel ou reste « ouvert » pour modifications ? Intégration à d’autres systèmes 18. En mesure d’importer les données comptables d’autres programmes ? 19. En mesure d’exporter les données comptables à d’autres systèmes ? 20. Peut importer des listes (par exemple, plans comptables, listes de vendeurs) ? 21. Peut exporter des listes (par exemple, plans comptables) ? 22. Est relié aux tableurs ? Interface avec l’utilisateur 23. Interface conviviale pour le comptable et le non-comptable ? 24. Interface sur mesure ? 25. Menus déroulants logiques et intuitifs ? 26. Aide en ligne ? 27. Aide sensible au contexte ? 28. Formation interactive ? 29. Système manuel ? Guide d’informatisation de votre système comptable 23 Disponibilité Cond min Capacités du système Logiciel de base Adjonction Adjonction du d'un tiers vendeur parti Modifier le logiciel Rapports 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. En mesure de voir les rapports sur l’écran ? Peut imprimer les rapports sur un fichier d’exportation ? Capable de voir le détail des rubriques ? Rapports standard utiles ? Rapports pouvant être modifiés/adaptés par l’utilisateur (par exemple, changer les dates des rapports, la présentation et les colonnes des rapports) ? Rapports programmables par l’utilisateur ? En mesure de préparer des rapports en fonction de certaines variables ou critères (par exemple, coût d’un séminaire dans une région donnée, total des coûts uniquement pour le Centre A) ? Description graphique de certains rapports (par exemple, graphiques à barres ou à secteurs) ? En mesure d’adapter des rapports imprimés (par exemple, états et factures) ? Sécurité 39. Protection de mots de passe pour l’accès au système général ? 40. Restriction de mots de passe pour des fonctions spécifiques du système ? 41. Crée-t-il un dossier pour audit ? Formation 42. 43. 44. 45. Une formation suffisante est-elle incluse au système ? Coût supplémentaire de la formation après l’installation ? Formation adaptée à l’utilisation au niveau de l'organisation ? Formation pour la direction concernant l’interprétation des rapports ? Soutien Documentation suffisante et compréhensible ? Soutien disponible immédiatement par téléphone ? Soutien disponible immédiatement sur place ? Soutien disponible via l’Internet ? Frais supplémentaires pour le soutien ? Réputation du vendeur et du produit 51. Le système est-il utilisé actuellement dans des organisations analogues ? 52. Le cas échéant, les organisations sont-elles satisfaites ? 53. Le produit est-il sur le marché depuis six mois au moins ? 54. Le vendeur a-t-il au moins cinq ans d’existence devant lui ? 55. Quelle est la connaissance représentative du vendeur face au logiciel ? 56. Le vendeur a-t-il une bonne réputation ? 57. Le vendeur répond-il bien aux questions et demandes d’information ou de démonstration ? 58. Le vendeur a-t-il la capacité et le personnel pour fournir un soutien technique ? Licence 59. Achetez-vous la propriété du système (y compris la capacité de modifier le code de source et de distribuer le système à d’autres sites dans votre organisation) ou achetez-vous simplement le droit d’utiliser le système sur un seul ordinateur ? 60. Le fournisseur est-il prêt à nommer un agent pour détenir le code de source ? 61. Devez-vous payer des frais de licence annuels pour utiliser le logiciel ? 46. 47. 48. 49. 50. 24 Supplément du Management Vol. VIII, No 4, 1999/2000 tions. Faîtes attention à la documentation et aux procédures à l’appui pour vérifier que les données brutes saisies dans votre système de comptabilité, sont de bonne qualité. Adapter le logiciel à vos besoins Une fois que vous aurez analysé vos besoins actuels et futurs en matière d’informatisation, vous pourrez identifier de manière plus précise les avantages que vous recherchez et la manière dont ce projet d’informatisation pourra vous aider à les obtenir. Traitez l’informatisation comme un projet en mettant en place une équipe de projet, en faisant une évaluation complète, en identifiant vos objectifs et vos activités, en fixant des délais réalistes, en produisant des rapports réguliers, en établissant un budget complet et des indicateurs sensibles des résultats, cela vous permettra en effet d’atteindre plus aisément les résultats souhaités. • Ne saisir que l’information nécessaire. Si les annexes et les formations sanitaires tiennent leurs propres livres, peut-être vaut-il mieux saisir uniquement l’information résumée au niveau central. En effet, demander au personnel de collecter et de saisir des données que vous n’utiliserez pas, équivaut à une perte de temps et d’argent et n’est guère bon pour le moral du personnel. • Se concentrer sur ce que vous voulez obtenir de votre système comptable. Utilisez l’information et vérifiez que les responsables obtiennent un feed-back. Cela montre que vous prenez ce projet au sérieux et que vous êtes engagé à une bonne gestion. Quand le personnel sait que quelqu’un utilisera l’information produite, il fera davantage attention à vérifier que l’information est correcte et opportune. • A chaque étape et stade de décision, réfléchir aux ressources humaines – aux personnes – qui utiliseront le système. Faire participer tout le personnel au processus d’informatisation et fournir une formation permettra de disposer d’un personnel motivé et d’un système qui fonctionne efficacement. Faites participer tous ceux concernés – pas simplement les comptables. Vérifiez que la gestion financière suscite l’intérêt de tous et faîtes que chacun se sente responsable. Si vous souhaitez que le projet d’informatisation rapporte les bénéfices escomptés, vous devrez : • • Etre réaliste quant à ce que vous souhaitez que le système réalise accomplisse. Ne structurez pas trop le système. Un système qui a une combinaison de modules manuels et informatiques pourra mieux répondre à vos besoins qu’un système entièrement informatisé. De même, il est plus facile de garder certains modules séparés que de créer un système informatisé, entièrement connecté. Divisez les tâches entre ordinateurs et personnel en fonction de ce que chacun fait le mieux. Vérifier que votre système financier de base est en ordre avant d’informatiser. Informatiser un mauvais système de gestion financière ne rapporte que peu de bénéfices et bien des frustra- Guide d’informatisation de votre système comptable 25 Ressources choisies sur l’Internet La liste suivante présente les sites Web que les responsables financiers trouervent peut-être intéressants ou utiles lorsqu’ils envisageront d’informatiser leurs systèmes de gestion financière. Si certains de ces sites se concentrent sur le marketing des propres produits et services des propriétaires, ils peuvent également être utiles pour comprendre les capacités des logiciels et vendeurs et pour comparer les caractéristiques des différents logiciels. L’inclusion à cette liste ne constitue pas une approbation du contenu du site. http://erc.msh.org/ Le Centre des Ressources électroniques du Management, de Management Sciences for Health, comprend une information et des outils de gestion financière sous « La Boîte à Outils du Manager des Programmes de Santé » et « Managing Your Organization’s Finances » avec une section en français. http://www.sbt.com/offers/199/index.html Le Système de comptabilité SBT offre un livret gratuit intitulé « How to Choose Accounting Software ». http://www.tatebramald.co.uk/web/sds/index.htm Le site Web de Tate Bramald Ltd. contient le texte intégral d’un guide pour le choix et l’application d’un logiciel comptable intitulé « Seven Deadly Sins : A Guide to Selecting and Implementing Accountancy Systems ». Vous pouvez également commander un exemplaire gratuit sur papier. http://www.zdnet.com/pcmag/issues/1609/pcmg0xxx.htm Le numéro de PC Magazine du 6 mai 1997 a une matrice qui récapitule les caractéristiques de 10 logiciels comptables simples conçus pour de petites entreprises. La liste comprend également des liens aux évaluations des produits par PC Magazine. http://www.zdnet.com/products/stories/reviews/0,4161,278567,00.html Le numéro de Computer Shopper du 1 mai 1998 a un compte rendu intitulé « Set Your Records Straight : Eight Accounting Packages Help Small Businesses Keep Track of Their Cash Flow », avec des évaluations de huit logiciels pour petite entreprise. http://www.zdnet.com/products/softwareuser/ Le « Software Product Guide » de ZDN a une caractéristique de recherche et comprend des évaluations ainsi que des articles sur de nombreux types de logiciels. « Financial » est l’un des nombreux liens-guide de logiciel. http://www.acctg2000.com/sw_acc_publ.htm Le site Web de Accounting 2000.com : « S/W Publishers & Accounting S/W Product Names » dispose d’une liste relativement complète d’éditeurs de logiciel et de noms de produits avec des informations pour les contacter. http://www.nonprofitfinancial.org/publications.html Le Nonprofit Financial Center fournit aux organisations à but non lucratif divers services et produits. Il vend la publication entitulée NFC 1999 Software Selection Handbook, qui évalue 26 logiciels comptables spécialisés, disponibles dans le commerce. http://www.businessfinancemag.com/accountinglibrary/offer.html Business Finance Magazine publie plusieurs ressources conçues pour aider les responsables à choisir un logiciel comptable dont « The Accounting Software Handbook », « The Accounting Software Sourcebook » et « The Accounting Library ». Ils sont disponibles sur le site Web de la revue. http://www.softresources.com/page9.html SoftResources LLC offre un livre gratuit « Choosing the Right Software Vendor ». Le site Web fournit également une liste de sites connexes pour le choix du logiciel. http://www.accountingsoftwarenews.com/ Accounting Software News fournit des informations pour aider les responsables à choisir le bon logiciel comptable. Son site Web contient des articles, des nouvelles et des liens aux sites des créateurs de logiciels. 26 Supplément du Management Vol. VIII, No 4, 1999/2000 http://www.accountingsource.com/index.html AccountingSource.com offre un service d’évaluation des logiciels comptables dans la section entitulée « Free services: selection help » qui présente des solutions en fonction des besoins de votre comptabilité. Le site Web a des démonstrations pouvant être téléchargées, des CD-ROM démo gratuits et un magasin de logiciels en ligne. http://www.2020software.com/acct.htm 2020software.com offre une matrice comparant certains logiciels du point de vue prix, langue, base de données et utilisation. http://www.ctsguides.com/ CTS publie de nombreux guides pour assister dans le choix de logiciels. Une fois sur la page d’acceuil du site Internet de CTS, allez au paragraphe intitulé « Software selection ». Vous y trouverez : Guide to Selecting Software for Nonprofits and Trade Associations et Guide to Accounting Software for Microcomputers & Requirements ainsi que d’autres guides. Ceux-ci peuvent être commandés sur le site Internet de CTS. http://www.rutgers.edu/accounting Le site Web de l’Université Rutgers, « Rutgers Accounting Web », ou RAW, offre un lien à « Accounting Resources on the Internet ». La section logiciel des ressources donne une liste de liens aux différents sites Web de progiciels. http://www.computercpa.com/ La page d’accueil de Cohen Computer Consulting s’appelle la Page d’Accueil du Comptable. Elle comprend une liste des sites Web de concepteurs de progiciels, organisés par niveau (du niveau le plus faible au niveau le plus élevé), et fournit des liens à des revues et bulletins sur les progiciels. http://www.blackbaud.com/products/ Blackbaud, Inc. conçoit des progiciels pour des organisations à but non lucratif. Son site Web fait le récapitulatif de ses produits, offre des démonstrations pouvant être téléchargées et un guide à télécharger pour choisir le logiciel. http://www.teamtci.com/systems.htm Le site Web de Thorson Computers a des résumés de nombreux produits de progiciels. http://www.accountinglibrary.com/ Le site Web de la Bibliothèque du Comptable présente, aux fins de vente, un logiciel pour l’analyse des besoins à base d’ordinateur. Le programme est conçu pour aider les organisations à définir leurs besoins en progiciels, comparer leurs besoins par rapport aux produits existants et classer les produits par rapport aux conditions de l’organisation. http://www.choosesmart.com/ Le site Web de Expert Buying Systems, Inc. inclut une section avec des articles sur les logiciels et la technologie à propos de la sélection de logiciels, de choix de technologies, de questions de mise en œuvre et d’autres thèmes connexes. Guide d’informatisation de votre système comptable 27 FPMD est soutenu par l’Agence des Etats-Unis pour le développement international et mis en œuvre par Management Sciences for Health. FPMD Management Sciences for Health 165 Allandale Road Boston, Massachusetts 02130-2400 USA Téléphone: Fax: Courrier électronique: URL: (617) 524-7799 (617) 928-2825 [email protected] http://www.msh.org ISSN 1073-0532 Imprimé sur papier recyclé