Réduction du délai de réponse à ses clients, sécurité et meilleure

Etude de Cas | Services Financiers | Arab Leasing Corporation
Réduction du délai de réponse à ses clients,
sécurité et meilleure visibilité de ses process
internes, Arab Leasing Corporation témoigne
de la mise en place de la solution OnBase de
Hyland Software
Le client
Créée en 2001, Arab Leasing Corporation (ALC) est la première société de leasing/crédit
bail à s’établir en Algérie.
Customer:
Arab Leasing Corporation
Localisation:
Algérie
Projet:
GED WORKFLOW
Départements concernés:
Agences Commerciales
Département Crédit
Département Gestion
Département Juridique
Base de données:
SQL server
Elle participe activement au développement des agents économiques algériens, petites et
moyennes entreprises, en proposant de nouveaux outils de financement simples adaptés
à leurs besoins et à leurs exigences.
Les activités d’ALC s’étendent au financement des équipements de secteurs aussi variés
que la santé, les transports, les travaux publics, l’immobilier etc.
En 2011, ALC a lancé un grand chantier de refonte de son système d’information arrivé en
fin de vie. Ce projet lourd devait permettre de choisir et acquérir une solution capable de
répondre efficacement à deux problématiques urgentes:
1. R
éduire considérablement le délai de réponse lorsqu’un client présente un dossier de
leasing/crédit bail et en interne,
2. Créer les outils permettant une meilleure visibilité des process pour homogénéiser les
méthodes de travail de chacun.
« En peu de temps, nous avons pu apprécier la facilité avec
laquelle OnBase se déploie et s’intègre dans une interface
conviviale . Cela nous a permis de discipliner nos méthodes
de travail et d’aboutir à une vue d’ensemble beaucoup plus
claire de nos process, que nous pouvons désormais améliorer
en permanence. »
La solution
Partant d’un existant qui arrivait en fin de vie et n’était plus adapté à ses nouvelles
exigences, ALC se trouvait face à une alternative récurrente:
• soit continuer avec les mêmes outils en essayant tant bien que mal de les améliorer,
•soit décider d’abandonner un système qui n’était plus satisfaisant pour explorer de
nouvelles solutions.
C’est cette seconde voie qui a été choisie. S’agissant d’un projet qui risque de prendre
plus de temps et vu l’urgence de l’automatisation de certains process tels que la
gestion et maitrise des délais de prise en charge des dossiers clients, ALC a opté pour
l’acquisition, dans un premier temps, d’un ECM.
Après une série de recherches comparatives, dont des solutions open-source, ALC a
retenu OnBase après une procédure intense de consultations.
Les facteurs déterminants qui ont orienté le choix vers OnBase sont d’une part la
pertinence de la présentation réalisée par le représentant local en Algérie, et suite à cette
démonstration convaincante, l’assurance de limiter les risques par rapport à une solution
open-source, en étant accompagné de façon professionnelle dans le déploiement d’une
solution facilement intégrable, souple et très sécurisée.
« Grâce à la solution OnBase
et à l’équipe locale qui
nous accompagne avec
professionnalisme, nous nous
rapprochons de nos objectifs. »
Le déploiement
Après avoir réorienté l’ancienne solution GED Workflow et mis fin à cette dernière, ALC
a mis en place la solution OnBase avec une priorité : détecter les insuffisances et les
goulots d’étranglement pour réduire au maximum le délai de réponse à ses clients.
Avant le déploiement d’OnBase, le client présentait un dossier et fournissait les
documents à un analyste qui, une fois le dossier complet rédigeait un rapport, qui était
ensuite soumis à un comité.
Les échanges pour compléter les informations et obtenir les validations nécessaires à la
prise de décision s’effectuaient de façon décentralisée avec des déperditions en termes
de rapidité, de sécurité et d’accessibilité, conduisant à des goulots d’étranglement
difficilement identifiables.
Les gains
La mise en place de la solution OnBase de Hyland Software a permis plusieurs types de
gains immédiats :
•Réduction du délai de réponse aux clients grâce à l’accès en temps réel aux
documents par toutes les personnes ayant à intervenir sur le document recherché et
ce, via un canal unique.
•Efficacité dans les méthodes de travail, devenues les mêmes pour tous, permettant
ainsi d’améliorer de façon déjà notable la satisfaction client.
•Meilleure visibilité des process, facilitant la conduite du changement et la création de
tableaux de bord de plus en plus performants à la grande satisfaction de la Direction
Générale d’ALC.
•Amélioration notable du système de stockage. Les documents physiques restent
accessibles mais il n’y a plus aucune nécessité de consulter physiquement
ces archives papier. Le dossier complet et son historique sont immédiatement
consultables par toute personne devant y avoir accès.
•Amélioration du système de numérisation qui permet désormais plus de traçabilité et
plus d’autonomie.
L’évolution
Le grand chantier de la refonte du système d’information, avec les désagréments que
cela implique, incite désormais ALC à un déploiement pensé de façon pérenne, sans
précipitation.
Aujourd’hui, ALC envisage d’étendre les capacités du système sur plusieurs chantiers
dont le plus urgent à mettre en place est un module de reporting, puis un module
d’analyse.
À propos de Hyland
Depuis plus de 20 ans, Hyland Software aide plus de 11 200 clients fidèles en leur
fournissant des solutions concrètes aux défis professionnels qu’ils rencontrent chaque
jour. C’est cet engagement qui explique pourquoi Hyland réalise une croissance à deux
chiffres, et pourquoi 98 % de sa clientèle continue de renouveler ses contrats annuels
de maintenance. Nos clients ont conscience de l’avantage durable qu’offre un partenariat
avec Hyland, et continuent de travailler avec nous année après année.
OnBase, la solution de gestion de contenu d’entreprise (GED) développée par Hyland, est
l’un des produits GED les plus souples et complets du marché actuel. OnBase donne la
possibilité à ses utilisateurs de développer leurs solutions à mesure qu’évoluent leurs
besoins et leur activité. Taillée sur mesure pour les besoins des services tout en étant
suffisamment exhaustive pour répondre à ceux de l’entreprise, la solution OnBase est
conçue pour vous offrir ce dont vous avez besoin aujourd’hui et évoluer avec vous au fil
du temps.
Pour en savoir plus, rendez-vous sur Hyland.com/FR
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