INSTITUT DU VIEILLISSEMENT ADJOINT EXÉCUTIF

INSTITUT DU VIEILLISSEMENT
ADJOINT EXÉCUTIF : DESCRIPTION DU POSTE
(An English version follows)
Identification du poste
Titre : Adjoint exécutif/Adjointe exécutive
Unité : Institut du vieillissement des IRSC/IRSC Institute of Aging
Aperçu :
Premier organisme fédéral de financement au pays quant à la recherche en santé, les
Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) se composent de treize instituts
« virtuels » dont chacun est consacré à un champ particulier, relie les chercheurs entre
eux et appuie ces derniers dans l’atteinte d’objectifs communs. Le domaine d’intérêt de
l’Institut du vieillissement comporte quatre volets – biomédical, clinique, services de santé
et santé de la population – et les recherches ont pour but d’améliorer la santé et le bienêtre des Canadiens âgés. L’adjoint exécutif travaille en collaboration avec les parties
intéressées du pays et de l’étranger, les représentants officiels des IRSC à Ottawa, le
directeur scientifique (DS) de l’Institut, ainsi qu’avec d’autres intervenants pour contribuer
au maintien d’un grand nombre des activités que dirige l’Institut du vieillissement. En
qualité d’unique adjoint exécutif du directeur scientifique, le candidat choisi travaillera
également avec les administrateurs internes et externes de l’université, ainsi qu’avec la
faculté, le personnel et les étudiants en vue de gérer l’agenda, la correspondance et les
briefings du DS.
Résumé du poste :
Agit à titre d’unique gestionnaire de l’agenda, des déplacements, des activités et tâches,
communications téléphoniques, des courriels, du courrier, des diaporamas du directeur
scientifique (DS), et assure avec ce dernier la coordination du personnel de recherche
pour les besoins de l’organisation. Recherche les renseignements essentiels dont le DS a
besoin et prépare les briefings. Effectue la liaison avec les membres du conseil consultatif
de l’Institut, la direction supérieure des IRSC, les autres directeurs scientifiques, ainsi
qu’avec les organismes, les clients et le grand public ayant un lien avec l’Institut. Conçoit,
élabore et supervise les procédures et politiques administratives de l’Institut du
vieillissement en les harmonisant aux procédures et politiques de l’Université de Montréal
et des IRSC. Supervise la distribution des communications de l’Institut. Assume seul la
responsabilité de la gestion des acquisitions en technologie de l’information, de la
maintenance et de l’exploitation des infrastructures de l’Institut.
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Situation au sein de l’organisation :
L’adjoint exécutif relève immédiatement du directeur scientifique et du directeur adjoint
(Montréal) sur le plan administratif et des ressources humaines. Cette personne travaille de
concert avec le directeur adjoint de Montréal, ainsi qu’avec d’autres membres du
personnel permanent ou contractuel, le directeur adjoint d’Ottawa, l’associée – Initiatives
stratégiques de l’Institut et d’autres membres du personnel des IRSC et de l’Institut à
Ottawa et partout au Canada.
Attributions :
• Mettre sur pied et gérer un système permettant d’effectuer le suivi des activités de
l’Institut en vue de faciliter l’achèvement en temps opportun d’initiatives importantes.
• Gérer/superviser l’agenda et les rendez-vous du DS – établir et coordonner l’horaire
quotidien du DS et aider ce dernier à gérer son temps en examinant et en classant la
documentation et les courriels par ordre de priorité; réorienter au besoin les
documents et les demandes de renseignements en les acheminant au directeur
adjoint.
• Tenir un système de rappel et effectuer le suivi pour s’assurer de l’achèvement des
tâches dans les délais prévus.
• Rédiger/préparer la correspondance au nom du DS.
• Communiquer avec les directeurs, les gestionnaires et les autres membres du
personnel intéressés (IRSC et Montréal) afin de transmettre et d’obtenir de
l’information pour le DS et d’organiser des réunions et des téléconférences.
• Chercher de la documentation provenant de diverses sources et préparer des notes de
breffage pour le DS avant ses présentations et ses réunions.
• Rédiger/préparer les présentations du DS en vue des conférences, des réunions du
conseil consultatif, des rencontres avec les représentants locaux, provinciaux et
fédéraux.
• Organiser les déplacements et les itinéraires du DS en vue de réunions tenues sur la
scène locale, régionale, nationale ou internationale.
• Communiquer avec les chercheurs, les parties intéressées et le grand public afin
d’échanger de l’information et de répondre aux demandes de renseignements, ou de
réacheminer ces dernières au besoin.
• Administrer les acquisitions, l’organisation et l’entretien général du bureau, ainsi que
le matériel relatif aux technologies de l’information, y compris la formation du
personnel interne.
• Superviser pour l’Institut les technologies de l’information, ainsi que les autres aspects
relatifs à la technologie.
• Donner une orientation aux services de soutien financier de l’Institut.
• Préparer et mettre à jour les formulaires d’embauche du personnel.
• Participer sur demande aux processus de recrutement et d’embauche.
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Gérer et coordonner le fonctionnement du bureau au quotidien – trier et distribuer le
courrier; faire le nécessaire pour les envois par courrier; commander et tenir à jour les
fournitures de bureau.
Superviser les finances en ce qui a trait aux fournitures et au matériel de bureau.
Élaborer et tenir à jour le manuel de procédures administratives de l’Institut.
Préparer et coordonner les documents pour les réunions et les divers événements :
certificats et lettres de félicitations pour les lauréats, documents en vue des réunions
du conseil consultatif ou des ateliers, etc.
Gérer la participation de l’Institut aux conférences, notamment l’inscription, la
demande de stands, ainsi que l’expédition des stands, des dépliants et des fournitures.
Assurer la gestion et l’archivage des dossiers – tenir à jour les normes et les
procédures relatives au contrôle du papier et des documents.
Communiquer avec le siège social des IRSC pour échanger des renseignements et
effectuer un suivi.
Développer et tenir à jour la base de données des relations de l’Institut – coordonner
l’expédition des rapports annuels ou biennaux.
Établir la distribution du bulletin électronique et la sauvegarde relative à la rédaction
du bulletin et aux mises à jour du site Web.
Conserver et mettre à jour le manuel d’orientation du conseil consultatif de l’Institut à
l’intention des nouveaux membres.
Concevoir, développer, superviser et mettre en œuvre les politiques et procédures
administratives de l’Institut et recommander les modifications qui s’imposent.
Agir à titre de principal agent de liaison entre le directeur scientifique et le conseil
consultatif de l’Institut, les présidents et vice-présidents des IRSC, les directeurs
scientifiques des autres Instituts des IRSC, de même qu’entre les organismes, les
parties intéressées et le grand public.
Développer des priorités de travail, établir et superviser le calendrier des activités du
bureau et veiller à ce que tous les délais soient respectés.
Gérer et coordonner les demandes, les fournitures, les rénovations du bureau,
l’entretien, le matériel et le mobilier.
Répondre aux demandes relatives aux IRSC en général et à l’Institut du vieillissement
en particulier en réacheminant les appels s’il y a lieu.
Veiller à faire traduire les documents pertinents.
Contribuer à l’administration des budgets et surveiller les dépenses en conséquence, y
compris le transfert de fonds entre les Instituts et les partenaires.
Établir les états financiers, les prévisions et les rapports.
S’assurer que les rapports financiers soient précis et parviennent aux IRSC en temps
opportun.
Transcrire et saisir toute la correspondance et les rapports dictés par le directeur
scientifique. Assumer la responsabilité du formatage et de la correction d’épreuves de
la correspondance complexe, des rapports et des présentations, y compris les
documents PowerPoint.
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•
Rédiger le procès-verbal des réunions et au besoin, des réunions des comités. Assurer
un soutien administratif au besoin aux membres des comités.
Conséquence des erreurs/répercussions des décisions :
• Traiter de façon confidentielle tout renseignement lié aux demandes de subventions,
au processus d’examen et d’approbation, de même que toute l’information relative
aux communications et aux activités avec des tiers de l’extérieur. Avoir démontré sa
capacité de travailler dans le plus grand respect de la confidentialité.
• Prendre des décisions administratives déterminantes en collaboration avec le directeur
adjoint, mais faire preuve d’un niveau d’indépendance important quant à la prise de
décisions et à l’évaluation des situations au quotidien.
• La transmission de renseignements ou de documents erronés au personnel interne ou
externe, aux comités ou aux associations se soldera par la rupture de la
communication et l’arrêt du fonctionnement des IHSPR.
• Faire montre d’initiative, d’adaptabilité, de souplesse, de bon jugement et savoir
travailler avec un minimum d’encadrement.
• Faire preuve de tact et de diplomatie et se comporter de façon agréable et courtoise.
• Être en mesure de travailler de manière indépendante, savoir exercer son jugement et
prendre les décisions qui s’imposent quant à la gestion de la correspondance, des
déplacements et de l’agenda du directeur scientifique, ainsi que dans les conseils
donnés et la préparation des briefings à son intention, la gestion du personnel et
l’élaboration de politiques et de procédures. Les erreurs risquent de compromettre
gravement la crédibilité du directeur scientifique et de l’Institut du vieillissement
auprès du public et des entreprises, de même que l’efficacité du DS, tant en ce qui
concerne son rôle auprès des IRSC que son rôle de chercheur.
Supervision reçue :
Travailler de façon indépendante avec un encadrement minimal du directeur scientifique.
Conditions de travail :
Assister obligatoirement à une réunion nationale annuelle avec le personnel des IRSC à
Ottawa. Se rendre au besoin dans d’autres provinces pour assister aux réunions du
conseil. Lieu de travail : l’Institut du vieillissement, situé au Centre de recherche de
l'Institut universitaire de gériatrie de Montréal.
Compétences et qualités requises :
•
Diplôme universitaire dans un domaine pertinent et au moins quatre ans
d’expérience en administration dans un milieu universitaire ou un organisme du
secteur de la santé.
•
Connaissance approfondie des outils relatifs aux technologies de l’information;
expérience des bases de données.
•
Excellente maîtrise du français et de l’anglais écrits et parlés; nettes aptitudes pour
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les relations interpersonnelles, l’analyse, la tenue d’un budget, la supervision, la
motivation, la gestion et l’organisation.
Aptitudes particulières :
•
Manifester un sens de l’organisation marqué, avoir le souci du détail.
•
Manifester énormément de tact et de discrétion et posséder le sens de l’initiative et
un jugement sûr.
•
Savoir prendre des décisions et préserver la confiance.
•
Pouvoir communiquer de façon cohérente avec divers interlocuteurs (p. ex. : facultés
universitaires, décideurs du secteur public, décideurs du secteur de la santé et grand
public).
•
Avoir le souci du détail; savoir établir les priorités au travail et respecter les
échéances imposées de l’extérieur.
•
Être déterminé à se porter garant de ses propres actions.
•
Faire preuve de polyvalence, savoir travailler sous pression et dans un milieu qui
connaît parfois un rythme accéléré, dynamique, et impose des échéances multiples.
•
Être en mesure de travailler dans un environnement d’équipe.
•
Savoir fonctionner de façon indépendante et faire preuve de tact et de discrétion tout
en travaillant sous pression pour respecter les échéances.
•
Accepter d’effectuer des déplacements partout au Canada pour assister aux réunions
nationales.
Salaire : Selon les échelles en vigueur.
Si le poste vous intéresse, envoyez votre candidature par courriel électronique au plus tard
le 30 septembre 2011 à :
Dr. Yves Joanette,
Directeur Scientifique IRSC, Institut du vieillissement à :
[email protected]
Seuls les candidats convoqués à une entrevue recevront une réponse. Valorisant la
diversité, l’Institut du vieillissement invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur
candidature. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen
canadien ou de résident permanent.
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INSTITUTE OF AGING
EXECUTIVE ASSISTANT: POSITION DESCRIPTION
Job Identification
Title: Executive Assistant
Unité/Unit: Institut du vieillissement des IRSC/CIHR Institute of Aging
Overview:
The Canadian Institutes of Health Research (CIHR) is Canada's premier federal funding
agency for health research. It is organized through a framework of 13 "virtual" institutes,
each one dedicated to a specific area of focus, linking and supporting researchers
pursuing common goals. The research focus of the Institute of Aging crosses all 4 themes
of biomedical, clinical, health services, and population health with the objectives of
improving the health and well-being of older Canadians. The Executive Assistant works
with stakeholders both nationally and internationally, CIHR corporate officials in Ottawa,
the Scientific Director (SD) of IA and others to contribute to the maintenance of many of
the activities run by this Institute. As the sole Executive Assistant to the Scientific Director,
this individual will also work with internal and external university administrators, faculty,
staff and students in managing the SD’s calendar, correspondence and briefs.
Job Summary:
Acts as sole manager of the Scientific Director’s calendar, travel, activities and tasks,
telephone communications, email and mail correspondence, slide presentations, as well
as coordinating with SD research staff for organizational purposes. Researches key
information required by SD and prepares briefs. Liaises with Institute Advisory Board
members, CIHR Executive Management, other Scientific Directors, and agencies, clients
and the general public affiliated with the Institute. Initiates, develops and oversees
administrative procedures and policies for the Institute of Aging in alignment with
Université de Montréal and CIHR policies and procedures. Oversees the distribution of
Institute communications. Sole responsibility for management of Institute IT procurement,
infrastructure maintenance and operations.
Organizational Status:
The Executive Assistant reports directly to the Scientific Director, and to the Assistant
Director (Montreal) for administrative and human resources aspects. He/she works
alongside the Montreal-based IA Assistant Director, and other permanent or contractbased staff, the Ottawa-based Assistant Director, the Associate Institute Stategic Initiatives,
and other CIHR and Institute staff in Ottawa and across Canada.
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Work Performed:
•
Develop and manage a system for tracking IA activities to aid in timely completion
of important initiatives.
•
Manage/oversee SD calendar and appointments – arrange and coordinate SD daily
schedule and assist SD in managing time by reviewing and prioritizing
documentation and email; re-directing material and inquiries to ADs as required
•
Maintain a bring forward system and follow up to ensure timely completion of tasks
•
draft/prepare correspondence on behalf of SD
•
Contact with department directors, managers and other staff (CIHR and Montrealbased) to provide and obtain information for the SD and arrange meetings,
teleconferences
•
Research background material from various sources and prepare briefs for SD in
advance of presentations/meetings
•
Draft/prepare SD presentations for - conferences, Advisory Board meetings, meetings
with local, provincial and federal representatives
•
Arrange travel and itineraries for SD – local, regional, national and international
meetings
•
Contact with researchers, stakeholders and general public to exchange information,
respond to and redirect inquiries
•
Administer the purchase, setup and maintenance of office and IT equipment
including training of internal staff
•
Oversight of IT, technology related issues for the institute
•
Provide direction to IA financial support services
•
Prepare and update staff appointment forms
•
Participate in the recruitment and hiring process on request
•
Manage and coordinate day-to-day operation of IA office - sorting and distributing
mail; arranging for courier shipments; ordering and maintaining office supplies
•
Financial oversight regarding office supplies, office equipment
•
Develop and maintain IA Office Procedures manual
•
Preparation and coordination of materials for meetings and events - i.e.: certificates
& letters of congratulations for award winners, advisory board meeting materials,
workshop meeting materials, etc.
•
Manage Institute participation at conferences - including registration, booth requests,
and shipping of booth, brochures and supplies
•
Managing and archiving of files – maintain standards and procedures for paper and
document control
•
Contact with CIHR corporate office for information exchange and follow up
•
Develop and maintain IA contact database of stakeholders – coordinate mail out of
annual/biennial reports
•
Institute E-bulletin distribution and backup for IA newsletter preparation, website
updates
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•
•
•
•
•
•
•
•
Maintain/update Institute Advisory Board Orientation Manual for new members
Initiate, develop, oversee and implement administrative policies and procedures for
IA and recommend appropriate adjustments to policy
Act as key liaison between the Scientific Director and the Institute Advisory Board,
CIHR Presidents and Vice Presidents, Scientific Directors of other CIHR Institutes,
and agencies, stakeholders and general public
Develop work priorities, set and oversee office timelines and ensure all deadlines are
met
Manage and coordinate requisitions, supplies, office renovations, maintenance,
equipment and furniture
Responds to queries about CIHR in general and IA in particular, redirecting calls as
required.
Arrange for translation of relevant documents
Contribute to the administration of the budgets and monitor expenditures
accordingly, including the transfer of funds between Institutes and partners
Prepare financial statements, forecasts and reports
Ensure timely and accurate financial reporting to CIHR
Transcribing and typing all correspondence and reports for the Scientific Director,
taking dictation. Responsible for formatting and proofreading complex
correspondence, reports, and presentations, including PowerPoint.
Taking minutes at meetings and as required at committee meetings. Providing
administrative support to committee members as required.
Consequence of Error/Impact of Decision:
•
Treat as confidential all information related to the grant application, review and
approval process; as well as all information related to communications and activities
with external stakeholders. Must have demonstrated ability to work in a highly
confidential manner.
•
Will make major administrative decisions collaboratively with the Assistant Director,
but will exercise a significant degree of independence in decision-making and
judgment each day.
•
Submission of incorrect information and documentation to internal and external
personnel, committees and associations will result in breakdown in communication
and functioning of the IHSPR.
•
Must display initiative, adaptability, flexibility, good judgment and the ability to
work with minimal supervision.
•
Requires tact and diplomacy in dealing with others and have a pleasant, courteous
demeanor.
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Must be able to work independently and exercise judgment and decision-making when
managing Scientific Director correspondence, travel and calendar, advising and preparing
briefs for Scientific Director, managing staff, and in developing policies and procedures.
Errors could seriously jeopardize the public and corporate credibility of the Scientific
Director and the Institute of Aging, and the SD’s efficiency and effectiveness both in terms
of CIHR roles and researcher role.
Supervision Received:
Works independently under minimal direction from the Scientific Director.
Working Conditions:
Travel to one national meeting with CIHR staff in Ottawa required. Travel to Board
meetings in other provinces may be necessary. The applicant works in the Institute of
Aging located at the Centre de recherche de l'Institut universitaire de gériatrie de
Montréal.
Qualifications and Skills:
•
University degree in a related field and a minimum of four years’ experience in
administration in a university setting, or and/or health organization.
•
Thorough knowledge of IT tools; database experience also required.
•
Excellent oral and written communication in French and English, interpersonal,
analytical, budgetary, supervisory, motivational, management and organizational
skills.
Specific Abilities:
•
Highly organized, detail oriented, and thorough
•
The ability to exercise tact, discretion and confidentiality is imperative and the ability
to show initiative and sound judgment
•
The ability to make decisions and maintain confidence.
•
The ability to communicate coherently with a range of audiences (e.g., University
faculty, public policy-makers, health care decision-makers and with the general
public).
•
Attention to detail; ability to prioritize workload and meet externally imposed
deadlines.
•
A willingness to take responsibility for independent actions.
•
Ability to multi-task, work under pressure and work in an environment which can
become fast-paced, dynamic with multiple deadlines
•
Ability to work within a team environment
•
Ability to work independently, and effectively exercise tact and discretion while
working under pressure to meet deadlines
•
Willingness to travel across Canada to national meetings
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Salary:
According to salary policies of the CRIUGM.
Duration:
This position is a full-time limited term contract for up to three years, with
the possibility of renewal
Candidates should submit their applications by email only, no later than September 30th,
2011 to:
Dr. Yves Joanette, Scientific Director, CIHR Institute of Aging at:
[email protected]
Only those applicants selected for an interview will be contacted.
All qualified applicants are encouraged to apply; however, Canadians and permanent
residents will be given priority. The Institute of Aging is committed to equity in
employment and diversity.
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