ASIE - Cria Amiens

R E C TO R AT D ’ A M I E N S
ASIE
DIVISION
DU
BU D G E T E T D U C O N T R Ô L E
O C TO B R E 2 0 1 0
1
DE
GESTION
ASIE
Vos contacts :
Une assistance téléphonique est mise en place pour vous apporter l’aide et les conseils qui vous seront
nécessaires en cas de difficultés liées à la gestion des personnels, des enveloppes budgétaires ou des
indemnités.
Courrier électronique :
[email protected]
En cas de problèmes techniques : Plate-forme d’assistance
Téléphone :
08 10 00 21 23
Vos correspondants D.O.S.
D.E.T.O.S. Rectorat :
D.O.S. I.A.
LAON
Mle Sylvie GOSSET
03.22.82.38.45
M Patrick MEHAUDEN
03.23.26.22.22.
BEAUVAIS
Mme Nelly DALENCOURT
03.44.06.45.34
AMIENS
Mme Lise GIRAN
03.22.71.25.21
En cas de problème majeur :
Marie Christine PECOURT, coordonnatrice académique paye
Tél. : 03 88 82 69 33
mel : [email protected]
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Le module d’Aide à la Saisie des Indemnités en Etablissement (ASIE) offre les fonctionnalités suivantes :
-
La saisie des heures supplémentaires effectives après service fait ainsi que le suivi de la
consommation des enveloppes budgétaires allouées à l’établissement pour ce type de saisie par
programme, par code indemnité et code motif.
-
La consultation des autres indemnités de responsabilité établissement (heures supplémentaires années
(HSA), professeurs principaux de division (PPD), indemnités de chef de travaux, indemnités CPGE …
mises en paiement pour un individu.
-
La dématérialisation des pièces justificatives : l’établissement n’est pas obligé de fournir les pièces
justificatives, elles ne sont réclamées que lorsque la DRFIP fait valoir son droit d’évocation .
-
La prise en compte immédiate des données dans la base de données académique (BDA) dès lors que
l’étape « VALIDATION » a été déclenchée.
-
Le suivi individuel du dossier indemnitaire de l’agent au titre de l’ année scolaire en cours, mais aussi
des années antérieures faisant apparaître notamment les dates de validation des heures ou indemnités
et donc implicitement la date de paiement compte tenu du calendrier de paye mais aussi la nature des
heures ou indemnités tant pour les saisies faites en établissement par ASIE, structure et services ou
GI/GC que pour celles effectuées au niveau académique.
-
La saisie est entièrement guidée par des contrôles de cohérence entre les champs.
ASIE ne propose en saisie que les indemnités qui sont compatibles avec l’enveloppe budgétaire
précédemment sélectionnée et ce à la date du service.
-
La consommation s’effectue sur l’enveloppe globale de chaque ligne de délégation, ce qui permet une
certaine souplesse dans l’utilisation des heures.
Toutefois, les enveloppes par sous budgets doivent être respectées.
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PREALABLES A LA SAISIE DANS ASIE
Vous devez disposer d’une dotation d’heures :
•
attribuée par le DBU (dans le cadre de suppléances, y compris les suppléances courtes, ou de
remplacement) sous forme d’HSE pour des personnels déjà en poste ou de vacations pour des
vacataires ;
•
attribuée par votre DOS pour les collèges et SEGPA, la DETOS pour les lycées et LP et l’ensemble
des établissements privés sous contrat d’association.
Il vous est recommandé de bien vous assurer que vous disposez de la dotation correspondante
avant de faire effectuer des heures, quelle que soit leur nature.
Le personnel qui va effectuer ces heures doit être connu :
Son dossier financier doit exister dans EPP(base académique de gestion des personnels) et être actif
pour l’année en cours. Vous devez donc transmettre à la Division des Personnels Enseignants le dossier
destiné à la prise en charge administrative et financière de tout vacataire ou intervenant extérieur au plus
tard lors de sa prise de fonction ou à la Division des Etablissements et de l’Organisation Scolaire pour
les prises en charge des assistants d’éducation dans le cadre des heures d’accompagnement éducatif.
En cas de cumul de rémunérations
L'intéressé doit produire une décision d'autorisation de cumul établie par son employeur principal.
L’autorisation doit couvrir la période d’activité ainsi que la totalité des heures.
Cette demande est obligatoire, et exigée par les services de la Trésorerie Générale, pour tout personnel
exerçant à titre principal dans une autre administration, une collectivité publique territoriale, une autre
académie, un autre établissement.
Rappel
Les personnels à temps partiel ou en CPA peuvent bénéficier, à titre exceptionnel, d’heures
supplémentaires effectives d’enseignement (décret n°82-624 du 20 juillet 1982).
Les Titulaire sur Zone de Remplacement ne peuvent prétendre au versement d’heures
supplémentaires dès lors qu’ils sont en sous service.
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CONSTITUTION DES DOSSIERS FINANCIERS DES PERSONNELS
Préalable à toute mise en paiement : le dossier de l'intervenant doit exister et être actif dans EPP.
CAS N°1 : personnels titulaires ou non titulaires de l’académie en poste dans le second degré
public faisant l'objet d'un arrêté de nomination ou bien d'un contrat de recrutement établi au niveau rectoral .
Ces personnels perçoivent un traitement et, dès lors, leur dossier existe et est actif dans EPP.
Conséquence : les indemnités peuvent être directement saisies dans ASIE dès que le service a été fait.
CAS N°2 : vacataires ou intervenants extérieurs recrutés au niveau de l'établissement et qui ne
perçoivent pas de traitement mais des indemnités. Il s'agit des :
-
vacataires 200 heures (décret de 1989)
-
vacataires ( = intervenants extérieurs) rémunérés en vacations
-
intervenants extérieurs (retraités,
accompagnement éducatif
-
intervenants extérieurs interrogateurs en CPGE
-
enseignants dont la rémunération principale est assurée par une autre académie ou par
la DEEP (Division des Etablissements de l'Enseignement Privé)
-
assistants d’éducation effectuant des heures d’accompagnement éducatif
étudiants,
CAE …)pour
études
dirigées,
Conséquence : le dossier de prise en charge financière doit être saisi ou réactivé par les services rectoraux
chaque année scolaire, préalablement à la 1ère saisie d'indemnités. Il sera systématiquement clôturé en fin
d'année scolaire.
CALENDRIER DE SAISIE
Dès lors que vous aurez saisi les heures faites au cours du mois N avant la date limite
(généralement entre le 25 et le 28 du mois N), ces heures seront payées à la fin du mois
N+1.
Il est donc recommandé de saisir les heures faites entre le 1 er et le 24 du mois N avant la date de fermeture
de l’application, au fur et à mesure, notamment pour les vacataires d’enseignement dont les heures
représentent la rémunération principale .
Une saisie régulière permet un paiement rapide.
Les saisies faites dans la précipitation juste avant la clôture de la paye sont souvent source d’erreurs.
Un message sur la page d’accueil de l’application ASIE vous indiquera mensuellement la date de fin
de saisie.
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IMPUTATIONS BUDGETAIRES
Depuis le 1er janvier 2006, les moyens vous sont délégués par PROGRAMMES.
Le programme regroupe des moyens ayant une destination commune.
PROGRAMMES CONCERNANT LES 1ER ET 2ND DEGRE (pour information)
Programme 0140 – Enseignement scolaire public du 1er degré
Programme 0141 – Enseignement scolaire public du 2nd degré : regroupe notamment les
rémunérations principales et les indemnités des personnels de direction, d’enseignement et
d’orientation en poste dans les établissements du 2nd degré (hors personnels d’éducation).
Programme 0230 – Vie de l’élève : regroupe notamment les rémunérations principales et les
indemnités des personnels d’éducation, titulaires et non titulaires, des SE-MI, des AVS-i, des
personnels de santé scolaire pour le 1er et 2nd degré.
Programme 0214 – Soutien de la politique de l’Education Nationale : regroupe notamment les
rémunérations principales et les indemnités des personnels en poste dans les services académiques
(rectorat et IA).
Programme 0139 – Enseignement privé 1er et 2nd degrés
Les dotations attribuées dans ASIE aux EPLE par les DOS relèvent du programme 0141 pour les
heures d’enseignement, 0230 pour les heures d’accompagnement éducatif et 0140 pour les heures
de langues vivantes dans le 1er degré.
Les enveloppes sont déléguées en année scolaire sauf pour les heures FAI/ZEP et périéducatives pour lesquelles les enveloppes sont en année civile.
Attention : Pour les heures péri-éducatives, l’enveloppe est déléguée sur le programme 0141. Si vous devez
saisir des heures pour des personnels rémunérés sur le programme 0230 – Vie de l’élève (CPE), il vous
appartient de demander à la DOS dont vous dépendez ou à la DETOS, le transfert du budget nécessaire du
programme 0141 vers le programme 0230.
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LA VALIDATION
2 types de validation doivent être effectués dans ASIE
Validation des heures effectives saisies directement dans ASIE .
Elle concerne toutes les heures effectives saisies par vos soins dans l’application sur les différents
programmes (accompagnement éducatif, stages en entreprises, heures effectives d’enseignement, soutien
aux élèves en difficultés…).
Les heures peuvent être directement saisies dans ASIE dès que le service a été fait.
Cette opération s’effectue soit par la validation directe lors de la saisie des heures dans le dossier de l’agent,
soit par une validation globale de l’ensemble des saisies par l’option « VALIDATION » (4ème pavé dans le
menu suivi indemnitaire).
Vous devez impérativement compléter la zone observation et préciser l’action pour laquelle vous
demandez la mise en paiement d’heures.
-
Validations des heures de remplacement de courte
Elle concerne les heures de suppléances et de remplacement de courte durée.
Les heures doivent être saisies dans le module congé (GI/GC) à partir de l’absence de
l’enseignant absent.
Elles apparaissent, ensuite, à terme échu, dans ASIE, menu suivi indemnitaire, 7ème pavé « engagement
RCD » (ce pavé n’est présent que lorsque des heures doivent être validées).
SIGNALE : ne pas ressaisir les heures dans ASIE .
Après chaque validation, vous devez éditer l’état récapitulatif correspondant et le faire signer par le
chef d’établissement.
Sauf droit d’évocation du Trésorier Payeur Général dans le cadre d’un contrôle, ces
documents devront être conservés dans vos services.
LES CONTRÔLES
La page d’entrée du menu « suivi indemnitaire » indique en temps réel la consommation par programme
budgétaire et le nombre d’heures disponibles.
Vous avez la possibilité de suivre votre dotation par code indemnité (celui-ci correspond à vos sous-budgets)
et par code motif (ex : SAPAD, stages en entreprises…).
7
Pour ce faire, il convient dans le menu « suivi indemnitaire » de sélectionner le 3 ème pavé « suivi budgets »
puis de cliquer sur « Etat détail sur la consommation budgétaire /motif » enfin de cocher la ligne
correspondant au programme .
Un document de format PDF s’ouvre et vous indique le récapitulatif des saisies depuis le 01 septembre de
l’année scolaire en cours par code indemnité et code motif.
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QUELLES INDEMNITES POUR QUELS PERSONNELS
Personnels
Personnels enseignants public ou privé, en activité ou
retraités, intervenants extérieurs en EPLE.
Enseignants qui dispensent tout leur service dans des classes
préparatoires aux grandes écoles
Libellé indemnités
HEURES INTERROGATION
CPGE
HTS
Tous les personnels enseignants du 2nd degré public relevant (heures à taux spécifique)
du Décret n° 50-1253 du 6 octobre 1950, en EPLE :
-
Personnels non enseignants, intervenants extérieurs,
AED…
-
Réussite scolaire au lycée
Code
indem.
Code
Budget Motif
Libellé Motif
0207
0141
0201 Heures de colle
4207
0141
0201 Heures de colle
0208
0141
0300 Projet d’action éducative
1512
0141
5600 Code taux 001
Code taux 002
Documentalistes –CPE
Tache d’enseignement
-
Assistants d’anglais – locuteurs natifs
-
Documentalistes –CPE
-
Assistants de langues vivantes recrutés locaux
-
Assistants étrangers
-
Assistants d’éducation
Renforcement anglais au lycée
1553
0141
0100 Code taux 001
Code taux 002
Stages de remise à niveau et
stages passerelles
1629
9
-
Professeurs de Chaire Supérieure,
-
Professeurs agrégés,
-
Bi-Admissibles,
Certifiés,
Adjoints
HSE HORS SUPPLÉANCES
et
4215
0141
0139
Chargés
d’Enseignement,
-
Chefs de Travaux, Professeurs Attachés de laboratoire,
-
Professeurs de Lycées Professionnels,
-
Professeurs d’Enseignement Général de Collège,
-
Maîtres Auxiliaires, Professeurs Contractuels,
-
Stagiaires en situation
N.B. : Ne peuvent percevoir d’indemnités 4208, 4215, 4497
HSE ENSEIGNEMENT
ou 5241.
- Les Assistants Etrangers
SUPPLÉANCES > 15 JOURS
- Les CPE/COP/DOC
0100
0600
0700
0900
1200
1400
2000
2800
3000
3100
4100
4300
5200
5300
tâches enseignement
Coordination et synthèse en EREA/SEGA
Etablissements pénitentiaires
Actions diverses
Etudes dirigées
Evaluation
PPCP (projet pluridisciplinaire à caractère prof.)
Formation continue personnels
Soutien élèves en difficulté
Heures CNED
Assistance pédagogique à domicile
Suivi des Stages en entreprise des élèves
TICE
Enseignt privé langues vivantes 1er degré
H
4497
0141
5241
0139
0141
0139
5402
0230
1200
5400
5500
6000
REUSSITE SCOLAIRE AU LYCÉE
5410
0141
5600 Réussite scolaire au lycée
RENFORCEMENT DE L’ANGLAIS AU
5411
0141
0100 Tache d’enseignement
5412
0141
0100 Tache d’enseignement
5414
0141
5800 Accompagnement personnalisé au lycée
5415
0141
HSE ENSEIGNEMENT
SUPPLÉANCES DE COURTE DURÉE
15 JOURS
ACCOMPAGNEMENT
EDUCATIF
<
2D
DEGRE
1100HHeures de suppléances d’enseignement
5100 Remplacement de courte durée
Validation possible uniquement à partir du
module de congés (GI/GC)
Etudes dirigées
Pratique Sportive
Pratique artistique et culturelle
Mallette des parents
COLLEGE
RENFORCEMENT DE L’ANGLAIS AU LYCEE
ACCOMPAGNEMENT PERSONNALISE
AU LYCEE D’ENSEIGNEMENT GENERAL ET
TECHNOLOGIQUE
STAGES DE REMISE A NIVEAU ET STAGES
PASSERELLES
10
-
-
Personnels Enseignants du 1er degré (Instituteurs et HSE ENSEIGNEMENT
Professeurs des Ecoles) affectés en SEGPA.
4210
Personnels Extérieurs à l’Education Nationale
Fonctionnaires retraités
0511
VACATIONS DECRET 1989
Personnels pouvant percevoir de vacations :
- Personnels Enseignants en Poste dans l'enseignement
supérieur,
- Personnels Enseignants en poste dans l'enseignement
VACATIONS DÉCRET 1956
privé,
(TEXTE ABROGÉ AU 31/08/2011)
- Personnels ATOSS,
- Personnels de Direction,
- Intervenants Extérieurs à l’Education Nationale
(Interventions ponctuelles, spécialisées).
- CPE, COP
N.B. : Cette indemnité ne peut être versée aux Personnels
visés à l’Article I du Décret n° 50-1253 qui sont
rétribués en HSE (Ind. 215 ou 497)
Personnels titulaires ou non titulaires :
enseignants, de documentation, d’éducation
-
-
ACTIVITÉS PÉRI-ÉDUCATIVES
Personnels enseignants du second degré effectuant des HSE
heures dans le 1er degré pour l’enseignement des 2DDEGRE –LV 1
langues vivantes (même catégorie que pour l’indemnité
4215)
Personnels documentalistes et CPE
ER
DEGRE
VACATIONS
-
Personnels d’orientation, surveillants d'externat, maître ACCOMPAGNEMENT EDUCATIF
d'internat, MDP,
Personnels ATOSS,
Intervenants Extérieurs.
0141
006
009
030
041
0141
Coordination et synthèse prof école et insti
SEGPA et EREA
Actions diverses
Elèves en difficulté
Assistance pédagogique à domicile
3200 Remplacement (poste non pourvu)
3300 Suppléances
0100 Tâches d'enseignement
0541
0141
0900 Actions diverses
2800 Formation continue des personnels
0379
0141
0230
1700 Activités péri-éducatives
5195
0140
2700 Langues vivantes dans le 1er degré
0510
code taux
002
0230
1200 Etudes dirigées
5400 Pratique Sportive
5500 Pratique artistique et culturelle
0510
code taux
001
0230
1200 Etudes dirigées
5400 Pratique Sportive
5500 Pratique artistique et culturelle
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CODIFICATION DES HEURES SUPPLEMENTAIRES
POUR LES PERSONNELS 1ER DEGRE AFFECTES DANS LE 2ND DEGRE
Niveau d’intervention
Contenu de l ‘action et conditions d’attribution
Codification
1er degré
Heures supplémentaires (activités en sus de l’obligation 4210
réglementaire de service)
2nd degré (collège,
SEGPA, EREA)
Heures supplémentaires d’enseignement à condition d’y 4205
effectuer la totalité de son service
et / ou 4215
et / ou 4497
SEGPA / EREA
Si la totalité du service n’y est pas effectuée
4210
Accompagnement éducatif hors du temps scolaire
5401
Heures de coordination et synthèse, dans la limite prévue par
la circulaire n°74-148 du 19 avril 1974, soit
-
1 heure par semaine dans les classes qui accueillent des
élèves recevant une formation générale (maximum 36 4210
dans l’année)
-
2 heures par semaine dans les classes qui accueillent des
élèves de plus de 14 ans qui reçoivent une formation
essentiellement
générale,
pré-professionnelle
et
professionnelle (maximum 72 heures dans l’année)
Les domaines
ASIE est découpé en 2 domaines :

Le domaine POPULATION permet de cerner la population sur laquelle on souhaite saisir les
droits indemnitaires des agents.

Le domaine SUIVI INDEMNITAIRE permet le suivi de la consommation des enveloppes
budgétaires
Pour chacun des domaines, il existent des sous domaines :
Domaine
POPULATION
Sous-domaine
Recherche
Objectifs
Permet d'accéder à l'écran de sélection de la population
sur laquelle on souhaite travailler.
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SUIVI
INDEMNITAIRE
Liste en cours
Permet de revenir sur la liste globale des agents sélectionnés,
suite par exemple à une consultation/ saisie d'un droit
indemnitaire pour individu particulier.
Enveloppes
Permet le suivi de la consommation des enveloppes
budgétaires allouées à l'établissement.
Réédition
Permet la réédition des états indemnitaires pour un ou
plusieurs agents.
Statistiques
Permet d'effectuer des statistiques par enveloppe
budgétaire/ type d’indemnité.
Validation
Permet la mise en paiement par le Chef d’établissement
des indemnités saisies pour un ensemble d'agent
(validation globale).
Suivi des
Rejets
Permet de consulter le motif des indemnités rejetées lors de la
validation .
Engagements
RCD
Permet la validation des indemnités de remplacement de
courte durée, générées automatiquement suite à la saisie
d'un congé inférieur à 15 jours dans GI-GC.
Recherche d'un agent
Les agents accessibles sont les personnels enseignants qui sont gérés en paye informatisée, c’est à dire
qu’ils ont une prise en charge valide.
(Prises en charges "normales" (titulaires, non titulaires … ) qui font automatiquement référence à une
affectation / occupation de l'agent et les prises en charge "spéciales" (plutôt réservée au paiement des
indemnités) qui elles n'ont pas de lien avec l'occupation ).
On peut effectuer plusieurs sélections de population :
13
- soit le chef d’établissement souhaite accéder à tous les agents qui sont affectés dans son
établissement (par défaut) :
- les rubriques " Nom et prénom " : ces rubriques resteront à blanc
- rubrique " Personnels présents " : il faut sélectionner " Dans l’établissement ".
- soit le chef d’établissement souhaite accéder à un agent précis (ou des agents précis) affecté
dans son établissement :
- les rubriques " Nom et prénom " : elles seront valorisées avec le nom et prénom de
l’agent (ou seulement les premières lettres)
- rubrique " Personnels présents " : il faut sélectionner " Dans l’établissement ".
- soit le chef d’établissement souhaite accéder à un agent précis non affecté dans son
établissement :
- les rubriques " Nom et prénom " : elles seront valorisées avec le nom et prénom de
l’agent
- rubrique " Personnels présents " : il faut sélectionner " Dans l’académie ".
Remarque : l’accès aux agents non affectés dans l’établissement ne peut se faire que sur
indication du nom et prénom de l’agent auquel on souhaite accéder.
Rechercher : lance la recherche en fonction des critères définis.
14
Effacer : réinitialise les rubriques Nom et Prénom à blanc.
En cliquant sur le bouton Rechercher, on obtient l’écran suivant :
L’écran fait apparaître le nom, le prénom, la date de naissance, le code et le libellé de la discipline
de recrutement.
Touches de fonctions :
<<
<
>
>>
:
:
:
:
aller
à
la
première
page
aller
à
la
page
précédente
aller
à
la
page
suivante
aller à la dernière page
Pour accéder au dossier indemnitaire d’un agent, il faut cliquer sur le nom de l’individu.
Le dossier indemnitaire
Présentation de l’écran :
15
En haut de l’écran, le nom et le prénom de l’agent sont rappelés.
L’écran présente l’état du dossier indemnitaire de l'individu pour les indemnités dites de "
Responsabilité Etablissement ". Ainsi cet écran fera apparaître la liste des indemnités perçu par l'agent
pendant l'année scolaire en cours (sans notion d'indemnité valable ou pas à la date de référence).
Description des rubriques :
Pour chacune des indemnités, on affiche le code de l’indemnité, le code décret associé, le motif de
l’indemnité, les dates de validité, le taux, le nombre d’heure et la date de mise à jour.
L’origine de l’indemnité : Il existe deux origines "A" pour Académique et "E" pour
Etablissement.
Les indemnités qui ont une origine Académique sont :
- les indemnités de Responsabilité Etablissement qui ont été saisies par le Gestionnaire
Académique
directement
dans
la
base
académique
(FINA).
- les indemnités saisies au travers du module " Structure et Services " de l’application
STSWEB et qui ont été validées (c’est à dire prise en compte au niveau financier).
Les indemnités qui ont une origine Etablissement sont :
- les indemnités saisies dans ASIE.
La validation de l’indemnité (rubrique Validé) : Une indemnité est validée (Oui) ou pas (Non) au niveau
de la rubrique " Validé " uniquement pour les indemnités d’origine Etablissement.
si " Validé "= Oui : cela signifie que l’indemnité est intégrée au niveau du dossier financier de
l’agent .
si " Validé "= Non : cela signifie que l’indemnité est stockée dans l’espace de travail utilisateur et
qu’elle n’a pas été intégrée au niveau du dossier financier de l’agent.
16
Pour les indemnités d’origine Académique, la rubrique Validé reste à blanc car ces indemnités sont
obligatoirement validées si elles sont affichées au niveau d’ASIE.
Une case à cocher n’est présente que pour les saisies d’origine
Cette option permet de sélectionner l'occurrence pour la modifier / supprimer / valider.
Etablissement.
Il est possible d'imprimer le dossier indemnitaire de cet agent.
Pour saisir un nouveau droit indemnitaire, pour la personne, il suffit de cliquer sur "Ajouter" dans l'écran
"POPULATION / DOSSIER INDEMNITAIRE".
Dossier indemnitaire à la loupe :
En passant la souris au dessus de la loupe sans cliquer, le libellé de l’indemnité s’affiche.
En cliquant sur la loupe, la page suivante s’affiche :
Enveloppe : Enveloppe budgétaire, attribuée à l'établissement, sur laquelle est comptabilisée la
valeur
de
l’indemnité.
Date
:
Date
d'effet
de
l'indemnité.
Nature de l’indemnité : Il s’agit du code et du libellé de l’indemnité.
Description de l'indemnité : Code motif, code taux, nombre d'heures et observation (c’est cette
observation
qui
apparaîtra
sur
le
listing
des
PJ).
Validée
:
Etat
de
l’indemnité
(Validée
ou
non).
Mise
à
jour
:
Date
de
la
dernière
mise
à
jour
de
l’indemnité.
Raison du rejet : Une indemnité saisie au niveau d’Asie peut, lors de l’étape Validation (cf
chapitre Validation) être rejetée. Cette rubrique informera le chef d’établissement de la raison
pour
laquelle
l’indemnité
n’a
pas
été
intégrée.
Origine de la saisie : Académique ou Etablissement.
17
Impression du dossier indemnitaire
Un lien permet d’imprimer le dossier indemnitaire de l’agent :
Comme tous les états proposés par ASIE, le fichier est au format PDF.
C’est édition présente le bilan de la saisie des indemnités pour l’agent sélectionné à la date de référence :
Les indemnités validées :
Les indemnités qui sont considérées comme validées, sont
- Les indemnités de Responsabilité Etablissement qui ont été saisies par le Gestionnaire
Académique directement dans la base Académique (Origine =A).
- Les indemnités saisies dans STS WEB et qui ont été validées (c’est à dire prise en
compte au niveau financier) -> Origine=A.
- Les indemnités saisies au travers du module Intranet Asie et qui ont été validées c'est-àdire intégrées dans la Base de Données Académique → Origine E et validé Oui.
Les indemnités en attente de validation : ce sont les indemnités qui sont saisies et pour lesquelles le
chef d’établissement n’a pas lancé l’étape " VALIDATION ".
Les indemnités rejetées : ce sont les indemnités qui ont été saisies, pour lesquelles le Chef
d’Etablissement a lancé l’étape " VALIDATION ", mais l’intégration au niveau du dossier financier dans la
18
BDA n’a pu se faire.
La saisie d'un droit indemnitaire
La saisie d’un droit indemnitaire s’effectue en deux grande phases :
La saisie :
Le chef d’établissement va effectuer sa saisie par l’option AJOUTER. Cette saisie consomme "
budgétairement " mais elle n’entraîne aucune incidence de paye.
Elles sont modifiables, " supprimables " sans conséquences autres que budgétaires.
La validation :
•
C’est le chef d’établissement qui décide de la validation. Au travers de cette phase, il
déclenche l’intégration de l’indemnité qu’il a saisie dans le dossier financier de l’agent. Si
l’indemnité est correctement intégrée, la mise en paiement de l’indemnité sera transmise à
la TG sur la prochaine paye.
•
Dans le dossier indemnitaire, il est précisé l’état de la validation (Oui -> mise en
paiement).
•
Un fois que l’indemnité est prise en compte dans le dossier financier de l’agent dans la
BDA (c’est à dire que l’indemnité n’a pas été rejetée (Cf. chapitre rejet), l’occurrence
n’est plus modifiable. Toutefois, on pourra toujours supprimer cette indemnité validée,
mais cette suppression entraînera alors une retenue de paye (si cette indemnité a déjà été
mise en paiement).
Bouton AJOUTER
Avant d’effectuer une saisie, il est bon de préciser un certain nombre de règles :
Le préalable à la saisie d’un droit indemnitaire :
Une saisie dans le module Asie ne peut être réalisée que si l’établissement dispose :
•
d’une ou plusieurs enveloppes budgétaires définies (sinon on obtient le message " il
n’existe aucune enveloppe ").
•
et si au moins une de ces enveloppes à un solde positif (sinon on obtient le message, "
vous ne disposez pas de budget dont le solde soit positif, toute saisie est donc impossible
").
Remarques :
- La saisie des enveloppes budgétaires des établissements est faite par les Gestionnaires
Académiques, dans la BDA, par la transaction de gestion des budgets dans l'application
EPP.
- La sélection des enveloppes budgétaires se fait à la date du jour.
L’écran de saisie présente le stock disponible pour chacune des enveloppes budgétaires
définies pour l’établissement :
19
. Programme : c’est le programme budgétaire de l’enveloppe
. Nature : c’est la nature des moyens (HSE et HTS globalisées en HSE, FAI et
ZEP
globalisés
en
FAI)
.
Intitulé
:
libellé
de
la
fonction
.Enveloppe
:
montant
global
de
l’enveloppe
allouée.
. Consommé : nombre d'heures consommées pour les agents affectés dans
l'établissement.
. Hors étab : nombre d'heures saisies pour les personnels n’étant pas affectés dans
l’établissement.
. Solde : Enveloppe – (Consommé + Hors étab).
La saisie est entièrement guidée par des contrôles de cohérence entre les champs.
ETAPE 1 : choix de l'enveloppe budgétaire et de la date de service :
20
Les enveloppes budgétaires :
Seuls les budgets à soldes positifs sont affichés.
Un contrôle strict est effectué sur la consommation (l’enveloppe budgétaire ne peut
être dépassée). Toute modification du montant d’une enveloppe ne peut être réalisée que par
les services gestionnaires académiques.
Le choix de l’enveloppe va également conditionner la liste des indemnités compatibles. Cette
sélection sera également transparente à l'utilisateur.
Les dates du services :
Pour les droits indemnitaires correspondant à un service effectif, la réglementation impose
d’avoir une date de début au premier du mois du service fait, et une date fin à la fin de ce
même mois. Quelle que soit la saisie dans la case " Du ", ASIE corrigera les dates en fonction de
cette réglementation.
De plus, la date du service ne peut être antérieure à plus de trois ans à partir de la date du
jour, et ne peut dépasser le mois en cours.
Contrôle au niveau du service :
1) Asie vérifie l’existence d’un dossier administratif et financier à cette date (grade ouvert
avec prise en charge ou à défaut prise en charge spéciale). Dans la négative, l’erreur est
bloquante et Asie renvoie à la saisie de la date du service.
2) Asie vérifie qu'au moins une des prises en charge de l'agent, à la date du service, est
compatible avec le programme indemnitaire.
Cette date de service sert à toutes les références indemnitaires (existence de ce type d’indemnité à
la date du service, calcul du taux et du montant, recherche du grade et de l’occupation de support
de la personne, code motif...). Ces références seront transparentes à l’utilisateur qui ne verra
apparaître que les occurrences indemnitaires qui concernent cette " date du service ".
Touches de fonctions :
Continuer
:
permet
de
poursuivre
la
saisie
Effacer : permet de remettre à blanc "enveloppes" et "date du service"
Loupe : permet d'obtenir un détail de l'enveloppe budgétaire
Etape 2 : choix de l'indemnité :
21
Description de l’écran :
Le programme de l’enveloppe budgétaire et la date du service fait sont rappelés en haut d'écran.
Concernant la saisie de l’indemnité : ASIE ne propose en saisie que les indemnités qui sont
compatibles avec l’enveloppe budgétaire précédemment sélectionnée, et ce à la date du service.
Contrôle après saisie du code de l’indemnité :
Pour les agents qui ont une prise en charge, ASIE vérifie :
•
Que le grade de l’agent est compatible avec l’indemnité (contrôle bloquant).
•
Qu’une des " fonctions " qu’il occupe est compatible avec l’indemnité (contrôle
bloquant).
•
Que l’agent n’est pas en temps partiel ou Cessations Progressive d’Activité (contrôle non
bloquant = message d'avertissement).
Pour les agents qui ont une prise en charge spéciale :
•
Seul les indemnités ayant un taux à saisir pourront être sélectionnées dans ce cas. Sinon
rejet de la saisie.
Contrôle sur le programme budgétaire :
Le paiement des indemnités sur une prise en charge donnée, doit se faire impérativement sur le
programme budgétaire de l’affectation, sauf dans le cas où la prise en charge est strictement
indemnitaire (quotité à 0).
Un contrôle est fait au moment de la constitution de la bande sur la cohérence entre le programme
budgétaire de la prise en charge et celui de l'indemnité
Autres contrôles :
Des contrôles sont faits par rapport aux nomenclatures nationales (grade, taux, compatibilités
22
indemnitaires).
Certains de ces contrôles sont bloquants, et empêchent donc la mise à jour du dossier financier
(par exemple, remontée d’HSA pour un agent à temps incomplet, indemnité incompatible avec le
grade … ).
Touches de fonctions :
Continuer
:
permet
de
poursuivre
la
saisie
Annuler : permet d’annuler la saisie, retour sur le dossier indemnitaire de l’agent.
La main : permet de revenir à l’étape précédente.
Etape 3 : saisie des éléments correspondants à l'indemnité :
En sélectionnant, par exemple l’indemnité 00215 décret 501253 et en cliquant sur Continuer, on
obtient :
Pour toutes les indemnités, il faut saisir :
•
un code motif : il permet de classifier les heures supplémentaires faites. Seuls les motifs
compatibles avec l’indemnité sont affichés. L’ accès à la fenêtre de choix s’effectue par la
barre de défilement.
•
L’observation : c’est cette observation qui apparaîtra dans le mouvement à destination de
la TG.
23
Les autres rubriques à saisir dépendront du type d’indemnité : ASIE détermine, pour chaque type
d'indemnité, les éléments à saisir :
- Soit on saisira un nombre d’heure : exple saisie de 5.5 pour 5heures 30 mn (Cf.
La saisie de l'indemnité 0215, décret 501253).
- Soit on saisira un code taux non DCP et un nombre de vacations/ heures. Les
taux sont proposés en fonction de l’enveloppe budgétaire, de la date du service , de
l’indemnité et dépendent aussi du grade de l’agent … (Cf. La simulation de saisie
de l'indemnité 541, décret 560585).
- Soit on saisira un taux DCP et un nombre d'heures : exemple saisie de
l'indemnité 207, dans ce cas, la nomenclature fait apparaître un code taux en
fonction de la filière et de la matière.
Les conséquences budgétaires :
24
Ce premier écran met en évidence les conséquences budgétaires de cette occurrence indemnitaire
(indemnité 0215).
Asie met à jour dynamiquement les budgets au cours de la saisie. Attention : Asie décompte les saisies
même si elles n'ont pas été validées
Rappel : L'académie globalise les moyens dans les enveloppes budgétaires qu'elle constitue. Ainsi les
HSE et HTS (Heures à Taux Spécifique), Vacations, Heures d'Interrogation, heures de Surveillances sont
globalisées dans la même enveloppe avec les règles de conversion suivantes :
1 HTS, (HS1D)
1 HI = 1HSE
=
0,66
HSE
1
VAC1
=
1
HSE
1
HSUR
=
0,50
HSE
De même, les heures FAI et ZEP sont globalisées dans une enveloppe avec une règle de conversion : 1
FAI = 1 ZEP
Ainsi, dans le cas de la saisie d'une indemnité 0215 (nombre d'heures = 2 h), l'équivalent budgétaire
consommé est deux heures.
Si on avait saisie une indemnité 4208 (nombre d'heure = 2 h) qui est une indemnité HTS, l'équivalent
budgétaire consommé aurait été de 1,33.
En cliquant sur " Retour au dossier indemnitaire " on obtient :
25
La dernière occurrence indemnitaire créée est toujours classée en haut de liste. Elle est marquée " non
validée ".
Une indemnité " non Validée " peut être modifiée ou supprimée sans conséquence financière.
Remarque : Il n'y a pas de saisie globale dans ASIE mais une pré-valorisation des rubriques en fonction
de la précédente saisie effectuée.
BOUTON MODIFIER
Dans le dossier indemnitaire, il faut sélectionner l'occurrence que l'on veut modifier et cliquer sur
" Modifier ". On obtient l'écran 1 ci-après.
En cliquant sur l’une des trois mains, on se retrouve à l’étape 1, 2 ou 3 de la saisie précédente. On peut
26
alors modifier tout ou partie du droit indemnitaire précédemment saisi.
Par exemple si on clique sur la 3eme main on obtient l'écran ci dessous :
En cliquant sur " Continuer " l'écran 3 ci-après intégre les valeurs modifiées dans l'espace utilisateur.
Ici modification de l'indemnité 0215, passage du nombre de vacations de 2 à 3 heures et changement du
code motif.
Bouton SUPPRIMER
27
Ici sera décrite la suppression d'une indemnité non validée.
Dans le dossier indemnitaire, il faut sélectionner l'occurrence et cliquer sur le bouton
"supprimer".
Un écran de confirmation de la suppression s'affiche.
Un lien en haut d'écran permet un "Retour au dossier indemnitaire sans suppression des
indemnités".
Concernant la suppression d'une indemnité validée, veuillez vous reporter au menu "Suppression
d'une indemnité validée".
La validation
Dans le "dossier indemnitaire", il suffit de cocher la ligne souhaitée et de cliquer sur " valider ".
Ici on a sélectionné l'indemnité 0215 du 01/12/2006 au 31/12/2006.
On obtient l'écran 1 ci-après de saisie du commentaire :
28
Il faut alors compléter le champ " Commentaire figurant sur l’état ". Ce commentaire se limite à
l’état et ne sera pas transmis à la Trésorerie Générale.
Il sera néanmoins tout à fait utile dans le cas d'une réédition d'un état car il peut servir de critère
discriminant.
Il faut alors cliquer sur " Valider ". L’opération est irréversible.
On obtient l'écran 2 ci-après de confirmation de l'édition :
Il faut alors impérativement cliquer sur " imprimer " :
Le document PDF suivant apparâit :
29
IMPORTANT : ce document est signé et conservé dans l'établissement. Il est susceptible, en
effet, d'être réclamé dans le cas où la TG désirait faire usage de son " droit d’évocation ". Il n’est
pas nécessaire de le transmettre à l’académie.
Lors de la validation, l'intégration des indemnités dans le dossier financier des agents a été
déclenché. Le chef d’établissement peut visualiser dans les instants qui suivent sa validation :
•
les indemnités qu'il a saisies et qui ont été prises en compte dans le dossier indemnitaire
des agents,
•
les indemnités qu'il a saisies et qui ont été rejetés (avec le motif de rejet),
•
les indemnités exceptionnellement saisies au niveau académique qui concernent les agents
de son établissement.
Si la validation dans la BDA s’est bien passée, au niveau du dossier indemnitaire de l’agent,
l’indemnité qui a une origine E (Etablissement) sera marquée à Oui dans la rubrique " Validé ".
Il est alors impossible de modifier cette ligne.
Cette indemnité peut être toutefois supprimée.
L'écran suivant permet de voir que la validation s'est bien déroulée puisque l'indemnité 0215 a été
validée :
30
Si la validation dans la BDA n’a pu se faire, la saisie sera rejetée, et la ligne ne figurera plus dans
le dossier indemnitaire de l’agent.
Vous pourrez suivre les causes de ce rejet (Voir le chapitre "Indemnités rejetées"). Attention, ce
lien n’apparaît dans le dossier indemnitaire de l’agent que si il existe des indemnités rejetées pour
cet agent.
PAR EXEMPLE si l'indemnité 00215 (du 01/12/2006 - 31/12/2006) avait été rejetée, nous
aurions eu l'écran ci-après :
31
- L'indemnité 00215 n'apparaît plus sur le dossier indemnitaire de l'agent.
- Le lien "Indemnités rejetées" permet de consulter la raison du rejet.
Rq : le suivi des rejets peut être effectué de manière globale (pour tous les individus) dans le
domaine " SUIVI INDEMNITAIRE/ SUIVI DES REJETS.
Voici la liste des raisons du rejet et les actions à entreprendre en fonction :
Type de message
Impossibilité
d'attribuer un taux
Explication du rejet
Action à entreprendre
Pas de correspondance dans la table Voir si problème de nomenclature
tbm pour cette ORS.
ou d'ORS de l'agent
VALIDER : déclenchement des opérations de paye
Les principes de la validation :
C'est le chef d'établissement qui décide de la prise en compte (donc la mise en paiement) dans la
BDA, des indemnités qu'il a saisies.
Cette décision s'accompagne IMPERATIVEMENT de l'édition d'un état individuel qui peut
regrouper plusieurs indemnités, à condition que celles-ci concernent la même enveloppe.
Cet état devra être signé et conservé par le chef d'établissement afin de répondre
éventuellement au droit d'évocation de la TG.
Au moment de la validation, ASIE met à jour le droit financier indemnitaire à partir de la
demande du chef d'établissement. ASIE détermine le dossier financier sur lequel il faut payer
l'indemnité et effectue un certain nombre de contrôles. Il calcule le code taux pour les indemnités
où cela est possible automatiquement (pour les autres, c’est le chef d’établissement qui la déjà
précisé).
Au cas où les contrôles s’avéreraient négatifs, l’indemnité est rejetée.
Le bouton " valider ", au niveau du dossier indemnitaire d’un individu, permet de valider une ou
plusieurs indemnités pour cet agent.
Remarque : une validation collective (pour une ensemble d’individu) est accessible dans le
domaine " SUIVI INDEMNITAIRE/VALIDATION ".
La dématérialisation :
32
Toutes les indemnités qui relèvent de la compétence des établissements font l’objet de
dématérialisation.
On produit donc au niveau académique un listing des pièces justificatives pour les HSA, les PPD
et ASIE.
Toute pièce justificative doit être cependant conservée au niveau de l’établissement (droit
d’évocation des TG).
Le listing des HSE
Dans le cadre de la " dématérialisation ", les pièces justificatives sont conservées au niveau de
l’établissement et donc non transmises à la Trésorerie Générale. La TG peut toutefois utiliser son droit
d’évocation et ainsi demander au chef d’établissement de fournir la(les) pièce(s) justificative(s) originale(s)
de la mise en paiement de telles ou telles indemnités.
Lors de la constitution de la bande paye, on produit toutefois au niveau académique une liste des
indemnités (après service fait) mises en paiement "liste des PJ HSE".
Suppression d'une indemnité validée
Si l’on ne peut la modifier, on peut supprimer une indemnité qui a été validée.
IMPORTANT :
la suppression d’une indemnité validée va entraîner une " reprise de paye " (si la mise
en paiement de l'indemnité est effective), et donc un état d’annulation qu’il faudra,
comme pour l’état de création, signer et conserver.
La Trésorerie Générale peut utiliser son " Droit d’évocation " et vous demandez de
fournir cette pièce justificative.
Par exemple, si l’on veut supprimer l'indemnité 00215 (indemnité validée), il faut :
- la sélectionner et cliquer sur le bouton "Supprimer".
- Saisir le commentaire et confirmer la suppression.
33
- Comme pour la validation cliquer sur " Imprimer ", et éditer l’état d’annulation sous Word, le signer et le
conserver.
ATTENTION :
Les saisies académiques des indemnités du domaine du module ASIE sont toujours
possibles par les gestionnaires académiques. Les heures saisies au niveau
académiques consomment dans l'enveloppe de l'établissement.
La saisie sera indiquée avec une origine "A" dans le dossier indemnitaire de l'agent.
Suivi indemnitaire - Les enveloppes budgétaires
Le choix du domaine "Suivi indemnitaire" va entraîner l'affichage de la page "Enveloppes
Budgétaires".
Le détail des enveloppes va permettre de connaître quel est le montant attribué pour cet
établissement.
34
Détail
par
:
•
Programme
:
c'est
le
programmebudgétaire
de
l'enveloppe.
• Nature : c'est la nature de moyen (HSE et HTS globalisés en HSE, FAI et ZEP globalisés en FAI).
•
Intitulé
:
libellé
de
la
fonction.
•
Enveloppe
:
montant
global
de
l'enveloppe
allouée.
• Consommé : nombre d'heures consommées pour les agents affectés dans l'établissement.
• Solde : Enveloppe – Consommé.
L'histogramme permet de visualiser la consommation sous forme de pourcentage.
La loupe (écran 2 ci-après) permet, pour chaque enveloppe, d’afficher les budgets académiques dont elle
est issue.
35
Si un commentaire a été saisi par le gestionnaire académique au niveau du budget académique, une
loupe s'affichera dans cet écran et permettra d'accéder au commentaire.
Suivi indemnitaire - Réédition
Cette option de menu permet de rééditer tous les états indemnitaires d'un individu.
36
Les
critères
obligatoires
en
saisie
sont
le
nom
et
le
prénom.
L'ajout de critères tels que la période d'effet (date à laquelle prend effet cette indemnité) ainsi que la date
de mise à jour (date de saisie de l'indemnité) permet d'avoir une sélection plus fine.
Après avoir validé la sélection, la page "liste des états à rééditer" va s'afficher.
Tous les états appartenant à cet individu vont s'afficher et seront présélectionnés.
Si on veut rééditer tous les états pour cet individu, il suffit de choisir l'option "Imprimer".
Pour ne choisir qu'un seul état, il suffit de déselectionner les états non désirés.
La ligne "Commentaire" va permettre de repérer les états de façon précise si, lors de la saisie, le libellé a
été saisi de manière suffisamment explicite.
Suivi indemnitaire - Suivi Budgets
Ce sous domaine permet d'avoir un contrôle à postériori (par enveloppe, par nature de moyen et sur une
période d'effet ), des heures qui ont été saisies sur les enveloppes de l'établissement.
Le fait de valider cette analyse va créer un état de type PDF.
37
- Ecran Etat récapitulatif sur les dates du service fait :
38
Critères de sélection :
Enveloppes : il est possible de demander l'analyse pour toutes les enveloppes.
Période du service fait : intervalle de date sur lequel sont mises en paiement les indemnités.
L'état
généré
va
être
classé
par
enveloppe.
A l'intérieur de cette sélection la répartition est faite par indemnité, décret et code motif.
- Ecran Etat détails sur la consommation budgétaire.
Suivi indemnitaire - Validation
Ce sous domaine permet de suivre toutes les indemnités saisies et non validées, autrement dit
39
toutes les indemnités appartenant encore à " l’espace de travail utilisateur ".
Toutes les indemnités affichées sont marquées "à valider" par défaut (case cochée).
Pour ne valider qu'un certain nombre d'indemnité il faut " décocher " toutes les indemnités à ne pas
valider.
Après avoir choisi la validation des indemnités un récapitulatif des indemnités sélectionnées va s'afficher :
On saisit le même commentaire pour tous les types d’indemnité.
Le fait de cliquer sur le bouton valider va lancer la procédure de validation et, à partir de cet instant, elles
ne pourront plus être modifiées et la mise en paiement pour tous les agents concernés sera déclenchée.
Une fois ces indemnités validées une page de confirmation va s'afficher pour indiquer si l'opération s'est
correctement
déroulée
et
proposer
l'impression
de
l'état
collectif.
Il faut, bien sûr, imprimer cet état, le signer et le conserver (cf. domaine " POPULATION " : validation).
Suivi rejets ASIE
Ce sous domaine permet de suivre tous les indemnités rejetées.
Le champ obligatoire en saisie est la période d'effet (écran 1).
40
Pour une analyse plus fine et pour éviter d'afficher trop de données il est souhaitable d'affiner la
sélection (nom, prénom ou date de mise à jour).
Après avoir validé le formulaire de saisie la liste des indemnité rejetées va s'afficher.
Celle ci est classée par ordre alphabétique des noms des agents et précise pour chaque indemnité
quel est le motif du rejet.
Il est possible de connaître le détail de chaque indemnité en cliquant sur la loupe.
Cette rubrique concerne des cas où la saisie au niveau de l'établissement n'a pu aboutir, le chef
d'établissement est informé lors de la saisie.
Ces cas sont ainsi recensés dans un tableau qui indique : les motifs de l'impossibilité de terminer
la saisie, par exemple => "Pas de dossier financier (valide). => Impossiblité de calculer le taux.
Grade / ORS non défini."
Une loupe permet de détailler au cas par cas les éléments indemnitaires, enveloppe, code
41
indemnité, code motif, informations complémentaires dont état du mouvement qui est en l'espèce
"pas de mouvement TG".
Dans cette rubrique sont aussi mentionnées les indemnités issues de STSWEB par exemple les
PPD.
Liste des motifs de rejets :
- EXCLUSION ENTRE INDEMNITE 403 ET NBI : N.B.I et indemnité 0403 incompatibles sur
une même période
- EXCLUSION RECIPROQUE ENTRE INDEMNITES
- EXCLUSION INDEMNITE AVEC C.P.A : Existence d'une CPA dans cette période
- INCOMPATIBILITE INDEMNITE/TP : Cet agent est à temps partiel sur la période
- AGENT A TEMPS INCOMPLET : Service incomplet sur les supports gérés dans ce système
d'information
- INCOMPATIBILITE VACANCES SCOLAIRES : Découpez la période en tenant compte des
vacances
- AGENT EN CPA : Le salaire net ne doit pas être supérieur à celui du temps complet
- AGENT A TEMPS PARTIEL : Le salaire net ne doit pas être supérieur à celui du temps complet
- MAJORATION HSA > 1.00 : Le total des heures de majoration ne doit pas excéder 1.00
- HEURES DE VACATION 0511 LIMITEES A 200 : Le total des heures de l'année scolaire ne
peut excéder 200.00
- AGENT A TEMPS INCOMPLET : L'agent est à temps incomplet sur la période
- ARTICLE 9 DU DECRET 56-585 DU 12/06/1956 : Sauf cas particulier cette indemnité ne peut
être donnée aux enseignants
- ORS COMPLET EN CPGE ET SUPPORT CPGE : Donnant droit à l'indemnité défiscalisée,
code 4207.
- ORS CPGE INCOMPLET OU SUPPORT NON CPGE : Il n'a pas droit à l'indemnité
défiscalisée mais à l'indemnité 0207.
- CONTROLE QUANTITE : Le nombre saisi excéde la limite autorisée
- SAISIE DES IHTS : LA SAISIE DU CODE 0103 N'EST AUTORISEE QUE SI LE CODE
0102 EST A 14 H
Suivi rejets TG
Il convient de saisir un nom prénom ou un intervalle de date.
Un état est constitué : il précise la date, le code indemnité et les noms, prénoms des agents. Cela
concerne des indemnités envoyées àla TG lors d'une bande paye et rejetées par la TG et marquées
au retour paye, lors du constat des mouvements en "R".
42
Le Remplacement de Courte Durée dans EPP public
Dans le but de suivre les consommations des moyens du remplacement de courte durée, une
nouvelle fonctionnalité a été mise en place dans les applications intranet du chef d'établissement
que sont GI-Gc, SUPPLE et ASIE.
Le principe est de faire en une seule opération la saisie du congé, le choix du
remplaçant et des heures de remplacement à indemniser : le chef d'établissement
saisit le congé d'un agent dans GI-Gc, choisit le remplaçant dans son établissement ou peut
demander en même temps une suppléance au rectorat (création automatique dans SUPPLE), et
saisit le nombre d'heures à remplacer sur ressources propres, avec indemnités ou non (création
automatique des indemnités dans ASIE).
Cette unicité de saisie garantit la cohérence des informations entre le congé, le remplacement et
les heures supplémentaires payées donc faites réellement.
La fonctionnalité Remplacement de courte durée, dite "RCD", est mise en place en parallèle
dans les applications GI-GC, SUPPLE et ASIE en mars 2007.
Les caractéristiques du RCD :
La saisie dans GI/GC d'un congé d'une durée inférieure à 15 jours est couplée avec le
remplacement de la personne en congé :
- sur les ressources propres de l'établissement (personnels enseignants du même établissement).
- par un ou plusieurs suppléants nommés par le Rectorat (Titulaires ZR, MA, contractuels,
vacataires).
–
à la fois sur ressources propres et par un ou plusieurs suppléants nommés par le Rectorat.
–
Le choix dans GI-GC de remplacer sur ressources propres et d'indemniser le remplaçant prérenseigne automatiquement les indemnités dans ASIE dans le dossier du remplaçant (la saisie de
ces indemnités n'est plus possible dans ASIE).
Elles doivent néanmoins être validées pour la mise en paiement.
Le choix dans GI/GC de remplacer par un suppléant se traduit par la génération automatique de la
DEMANDE de SUPPLEANCE (la saisie des demandes inférieures à 15 jours n'est plus possible
par SUPPLE).
Le remplacement de Courte Durée correspond à un congé inférieur à 15 jours et concerne les
types de congés suivants :
- Congé de maladie ordinaire
- Autorisation d'absence
- Autres congés (adoption, paternité)
La discipline à remplacer peut être différente de la discipline de poste de l'agent absent.
43
Les fonctionnalités au niveau d'ASIE :
Le choix dans GI-GC d’indemniser le remplaçant met automatiquement en place les indemnités dans
ASIE.
- Si le choix a été fait de payer des HSE à taux normal : c’est l’indemnité 4497 pour la fonction ENS,
l'indemnité 4533 pour la fonction FIJ.
- Si le choix a été fait de payer des HSE à taux spécifique : c’est l’indemnité 5241 pour la fonction ENS,
l'indemnité 5242 pour FIJ.
A noter que la saisie des indemnités 4241 et 4242 (HSE à taux spécifique) n'est plus possible dans ASIE
PUBLIC.
Dans tous les cas, le chef d’établissement devra valider la mise en paiement dans ASIE, après le service
fait (contrôle que la date de fin du congé est inférieure à la date du jour).
ATTENTION : le bouton "Engagements RCD" n'apparaît dans le menu que s'il y a au moins
une indemnité à valider ET si les dates du congé correspondant sont passées (date de fin du congé
< à date du jour).
RCD - Saisie du congé dans GI-GC
44
Saisie du congé avec remplacement sur ressources propres dans GI/GC :
La partie inférieure de l'écran apparaît seulement si le congé est inférieur à 15 jours.
La double action " saisie du nombre d'heures à remplacer " et la validation par le bouton
[Remplacement] donne accès à l'écran de " remplacement de courte durée " (voir ci dessous)
Sélection du remplaçant et saisie des heures ouvrant droit à des indemnités (à taux normal et à
taux spécifique) :
Dans l'exemple, on a saisi 3 HSE à un taux normal et 2 HSE à taux spécifique.
La validation de ce remplacement dans GI-GC entraîne la génération automatique des indemnités
correspondantes dans l'application ASIE : visibles en cliquant sur le bouton "Engagements RCD"
du menu Suivi indemnitaire
45
L' indemnité 0497 correspond aux 3 HSE à un taux normal et l'indemnité 1241 correspond aux 2
HSE à taux spécifique.
A noter : Les indemnités ne peuvent être validées qu'une fois le service fait : en effet
n'apparaîssent dans la liste que les agents remplaçants dont les dates de remplacement sont
passées.
Une fois les indemnités validées dans ASIE, c'est-à-dire mises en paiement effectif, les heures
validées du RCD du congé correspondant ne sont plus modifiable dans GIGC.
RCD - Validation des indemnités
Validation des indemnités après la saisie du congé dans GI/GC :
A noter : Les indemnités doivent être validées une fois le service fait : n'apparaît dans la liste que les
agents remplaçants dont les dates de remplacement sont passées.
En cliquant sur le bouton "Engagements RCD" du menu SUIVI INDEMNITAIRE, on obtient l'écran
suivant :
46
Un contrôle sur le budget disponible est effectué : Ici, le total des indemnités à valider est
supérieur au solde disponible. Un message bloquant "Budget insuffisant!" apparaît.
En ne sélectionnant que les indemnités des agents AND Michel et AIM Jacque et en cliquant sur
le bouton "ReCalculer", on obtient le nouveau total :
En cliquant sur le bouton "Valider", on obtient l'écran suivant :
47
Le commentaire saisi figure sur la pièce justificative à imprimer.
A noter : une fois les indemnités validées, les heures validées du RCD du congé correspondant ne
sont plus modifiable dans GIGC.
En cliquant sur le bouton "Valider", on obtient l'écran suivant :
En cliquant sur le bouton "Imprimer", on obtient document PDF :
48
En cas de rejet :
En cas de rejet d'une ou plusieurs indemnités après la validation, un message apparaît avec le
motif du rejet. Les indemnités rejetées continueront à apparaître dans le menu "Engagements
RCD" et le congé dans GIGC ne sera pas bloqué.
Suppresion d'une indemnité validée :
Une fois les indemnités validées, les heures validées du RCD du congé correspondant ne sont
plus modifiable dans GIGC.
La suppression d'un indemnité validée, ne change pas cette situation.
En cas d'erreur, plusieurs cas :
- Il s'agit d'une erreur, la suppression n'était pas voulu : il faut resaisir directement les indemnités
dans ASIE ou dans FINA (pour la 1241 et 1242).
- Dans GI/GC saisie de 3 HSE qui ont été validées dans ASIE. Mais finalement il s'agit d'une
erreur, il ne faut payer que 2 HSE : il faut supprimer les 3 HSE dans ASIE (ce qui supprimera la
ligne dans FINA) et de saisir directement les 2 HSE dans ASIE ou dans FINA (pour la 1241 et
1242).
Bien sur il restera une incohérence entre les heures réellement payées et celle saisie dans GIGC.
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