appel d`offres CDR/COM/22/2016: services audiovisuels

ANNEXE 1 DU CAHIER DES CHARGES
CDR/COM/22/2016
SPÉCIFICATIONS TECHNIQUES
SERVICES AUDIOVISUELS
POUR LE COMITÉ EUROPÉEN DES RÉGIONS
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ANNEXE 1 DU CAHIER DES CHARGES
CDR/COM/22/2016
Sommaire
1.
2.
OBJECTIF ET CONTEXTE ............................................................................................................ 3
OBJET DU MARCHE..................................................................................................................... 4
2.1 Prestations demandées.......................................................................................... 4
2.2 Exigences techniques minimales ...................................................................... 5
2.3 Rôles et responsabilités ......................................................................................... 7
2.4 Continuité du service .............................................................................................. 9
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ANNEXE 1 DU CAHIER DES CHARGES
1.
CDR/COM/22/2016
OBJECTIF ET CONTEXTE
Le Comité des régions, et en particulier sa Direction de la communication («DC»), lance
un appel d’offres pour la fourniture de services audiovisuels, principalement pour la
couverture des séances plénières, des conférences, des forums et des autres événements
organisés tant dans les locaux du CdR qu’à d’autres endroits (à Bruxelles et ailleurs, dans
des États membres et non membres de l’Union européenne) et la production de photos et
vidéos promotionnelles.
À ce jour, les services audiovisuels doivent être fournis pour les événements importants
suivants prévus au calendrier du CdR:






cinq ou six séances plénières annuelles du CdR, qui se tiennent habituellement en
janvier/février, en avril, en mai, en juillet, en octobre et en novembre/décembre;
les OPEN DAYS - Semaine européenne des régions et des villes, une manifestation
organisée conjointement avec la Commission européenne à Bruxelles, qui réunit
quelque 250 partenaires, 600 orateurs et plus de 6 000 participants chaque année
en octobre;
la conférence européenne sur la communication publique (EuroPCom), qui se tient
habituellement en octobre;
le sommet européen des régions et des villes, une manifestation organisée
conjointement tous les deux ans, habituellement au printemps, dans le pays qui
exerce la présidence de l’Union, qui réunit au total 500 à 1 000 participants, dont
les membres du CdR et d’autres acteurs locaux et régionaux;
trois à huit forums/conférences par an, réunissant 200 à 300 participants, qui se
tiennent habituellement en avril, en juin et en décembre à Bruxelles, en parallèle
aux séances plénières du CdR de ces mois, et mettent l’accent sur différents sujets
d’intérêt pour ses activités;
autres services pertinents, tels que la réalisation de vidéos d’entreprise et
promotionnelles et d’interviews et la couverture des activités du CdR.
Le public cible habituel des services audiovisuels du CdR comprend:
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
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



les membres du CdR;
les représentants des collectivités locales et régionales;
les médias régionaux et locaux;
les journalistes couvrant le CdR et l’UE ou accrédités auprès de ces institutions;
les télédiffuseurs d’actualités et les agences de presse de photos;
les membres du grand public visitant le CdR et assistant aux événements du CdR;
Europe by Satellite, le service de télédiffusion de l’UE.
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2.
CDR/COM/22/2016
OBJET DU MARCHE
2.1
Prestations demandées
Le contractant devra fournir les prestations suivantes:
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
Pré-production (autorisations de tournage, recherche de lieux/contenus/scénarios,
acquisition de tous les droits nécessaires, etc.);
couverture des événements impliquant le CdR et production de séquences
d’actualités, de plans d’archives vidéo, de bandes annonces et de bandes vidéo
promotionnelles;
post-production (montage avec sous-titres et graphiques, enregistrement de
déclarations et commentaires en voix-off, production de minutage et de comptes
rendus de tournage, ajout de musique et d'images d'illustration à partir de bases de
données de morceaux musicaux/de vidéos, etc.);
transmission des réalisations par tout moyen approprié (satellite, transfert de
fichier FTP, etc.), en direct ou par transmission enregistrée avec communication
électronique des feuilles de minutage correspondantes dans les meilleurs délais
possibles;
assistance technique et soutien aux journalistes de télévision et de radio couvrant
les événements du CdR à Bruxelles (équipes caméra, transcodage, montage,
transmission par satellite, copie de bandes, FTP, signal partagé, studio télévisé,
webstream, etc.);
recherche et conseil sur la sélection de sujets pour la réalisation de matériel
audiovisuel et multimédia mettant en valeur le CdR et ses activités auprès des
publics cibles;
couverture photographique et services connexes, avec principalement la production
de photographies destinées à illustrer les manifestations officielles pour les médias
imprimés et l’internet et à être distribuées pour d’autres publications en dehors du
CdR;
installation, location et entretien d’une cellule de montage dans les locaux du CdR
(Avid Xpress ou autre équipement compatible avec les archives audiovisuelles
numérisées du CdR, qui ont été créées avec Avid Xpress);
location et entretien d’équipement, le prestataire devant pouvoir louer un
équipement audio, vidéo et photo clés en main à la demande de la DC. Le
soumissionnaire doit inclure dans son offre une liste de matériel, qui classe le
matériel dans les catégories haut de gamme et milieu de gamme et contient au
moins un élément à chaque niveau de gamme;
production de revues de presse audiovisuelles, suivi, analyse et présentation de
rapports sur l’utilisation, les commentaires suscités et le succès des produits et des
campagnes dans les médias;
réalisation d’un inventaire et archivage des productions vidéo pour la bibliothèque
médias de la DC;
formation des membres du personnel du CdR à l’utilisation de la cellule de montage
louée et/ou aux techniques de montage de matériel audiovisuel; formation à la
photographie et à la vidéo;
recrutement de techniciens vidéo pour travailler à long terme dans les locaux du
CdR.
Le reportage d’actualité étant par nature imprévisible, avec les contraintes qui en
résultent, le contractant devra être à même de répondre à une demande de prestations
dans un délai extrêmement bref.
La liste ci-dessus mentionne la plupart des tâches que le contractant devra exécuter.
Toutefois, elle n’est pas exhaustive et, dans des circonstances exceptionnelles, le Comité
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des régions pourra demander au contractant des produits et/ou services additionnels ou
similaires, ainsi que divers services destinés à assurer la bonne mise en œuvre du
contrat, dans la mesure où ils font partie des activités prévues dans le contrat et
permettent d’assurer la poursuite appropriée de la politique de communication du Comité
des régions. Ces produits et/ou services additionnels ou similaires peuvent désigner:




les nouvelles technologies qui n’existaient pas encore au moment de la rédaction du
cahier des charges;
les services ou matériels d’analyse des tendances et les innovations de marché qui
n’existaient pas encore au moment de la rédaction du cahier des charges;
la livraison/location de matériels dont les prix sont sujets à de régulières fluctuations
(multimédia, appareils photos ou autres);
les produits et services complémentaires ou similaires à ceux qui font l’objet du
contrat, mais non inclus dans les bordereaux de prix.
Lorsque le contractant fera appel à un fournisseur tiers pour ces produits et/ou services
additionnels ou similaires non encore identifiables, l'offre devra être établie sur la base
d'une offre en dessous de 15.000 euros et d'au moins trois offres au-dessus de 15.000
euros pour chaque produit ou service concerné. Au cas où le contractant est dans
l'impossibilité de fournir trois offres de fournisseurs tiers, il devra justifier au CdR les
raisons de cette impossibilité.
Lorsque ces produits et/ou services additionnels ou similaires non encore identifiables
sont fournis par le contractant lui-même, il devra les proposer au meilleur prix du
marché. Dans tous les cas, le contractant doit soumettre la solution la plus économique
et de la meilleure qualité pour le CdR. Le contractant devra faire une proposition de prix
correspondant aux exigences et à la qualité des produits et services figurant dans le
cahier des charges. Cette offre devra obtenir l'acceptation de la part du CdR.
Les offres de fournisseurs tiers seront annexées à l'offre du contractant. Tous les coûts
mentionnés par les fournisseurs doivent correspondre aux prix du marché pour les
produits et services concernés. L'offre acceptée par le CdR servira à l'établissement d'un
bon de commande ou d'un contrat spécifique selon la pratique prévue dans le contratcadre. Les remises ou toute forme de rabais de fournisseurs tiers devront bénéficier au
CdR et nullement au contractant. Le contractant ne prendra aucune marge
supplémentaire sur les services / produits; il reçoit seulement sa marge bénéficiaire
définie en pourcentage dans le tableau "Prix de l'offre "Annexe B" (voir Annexe 5). Dans
sa facturation, le contractant fera clairement et distinctement apparaître le montant de la
facture du fournisseur et la marge bénéficiaire, comme indiquée dans l'offre financière.
Le contractant doit également joindre la facture du fournisseur comme pièces
justificatives pour les paiements des contrats spécifiques ou bons de commande pour
attester le prix officiel de ce dernier.
2.2
Exigences techniques minimales
Les exigences techniques minimales relatives au matériel vidéo/audio et au matériel de
montage et les exigences relatives à la couverture photographique sont décrites ci-après.
Pour l’ensemble de l’équipement, le contractant devra être à même de déployer et
d’utiliser rapidement toute nouvelle technologie émergente susceptible de devenir de
facto la technologie standard sur le marché.
Les nouveaux produits proposés devront néanmoins garantir au strict minimum un
niveau de qualité équivalent à la liste acceptée initialement. Tout remplacement d’un
produit devra remplir les conditions suivantes:
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

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
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l’adéquation de la nouvelle liste sur le plan de la qualité et du prix devra être
démontrée;
deux mises à jour/an au maximum seront autorisées;
la nouvelle liste sera soumise à l’approbation préalable du CdR;
l’approbation du CdR sera consignée formellement dans un amendement au contratcadre.
Le contractant devra fournir les prestations au moyen de l’équipement professionnel
suivant:
Caméras de télédiffusion professionnelles pour JE:



Caméra de télédiffusion professionnelle (HD), enregistrant dans un format reconnu
par l’UER et le secteur
Ensemble complet d’accessoires de télédiffusion professionnels standards, y compris
une série d’objectifs HD pour les caméras HD, un trépied, un éclairage caméra
portatif avec filtres, une mixette, des micros (HF, perche, cravate et micro-canon),
des batteries de réserve et des chargeurs en suffisance et tout autre accessoire
standard
Sur demande, système portatif sur batterie de contrôle vidéo (compatible HD) et
audio
Enregistrement sonore:
Exigences minimales (liste non exhaustive du matériel nécessaire – le CdR est ouvert aux
propositions d’autres types d’équipements permettant un service de meilleure qualité et
plus rapide sans compromettre la qualité de la diffusion):




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
Mixette
Microphones: 1 microphone à main + bonnette antivent
2 micros-cravates
1 micro canon
2 micros HF
Perche télescopique: +/- 0,5 m à 3,5 m
Cellule de montage:
La cellule de montage devra être installée au service de presse du CdR. L’appareil
lecteur/enregistreur doit être compatible P2, SxS ou XDCAM HD. Le matériel audiovisuel
sera archivé sous forme numérique, dans une qualité non comprimée et apte à la
télédiffusion, sur des disques durs. Le contractant fournira un service complet d’entretien
et de mises à jour, ainsi qu’un service de réparation.
Exigences techniques minimales de base pour la cellule de montage:
REMARQUE: un système de montage Avid est décrit à titre d’exemple. Les archives
audiovisuelles du CdR sont au format Avid et le système doit donc être compatible.
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Sous-système vidéo méridien avec boîtier I/O audio/vidéo adaptable sur bâti
Module d’effets 3D
Matériel audio à 8 canaux
Carte adaptatrice Fibre Channel en option
Support LVD SCSI
2 écrans haute résolution et 2 haut-parleurs à alimentation propre
1 garantie de deux ans sur le matériel
Suite Adobe (Photoshop, Illustrator, After effects, Encoder)
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ANNEXE 1 DU CAHIER DES CHARGES
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Services photographiques:
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Appareils photo numériques professionnels
Objectifs de 16 mm à 400 mm
Équipement de flash pour les portraits et les photos de groupes
Les fichiers électroniques fournis au CdR doivent permettre une impression de
haute qualité dans un format d’au moins 15x21 cm à 300dpi.
Les photos doivent être calibrées en ce qui concerne la netteté, la luminosité et le
contraste.
Les photos doivent être calibrées à la température de couleur appropriée sous
AdobeRGB1998.
Format JPEG en mode de compression élevée
D’autres formats (tels que TIFF ou RAW) peuvent être demandés.
Chaque photo doit être fournie avec une légende complète mentionnant le lieu, la
date, le nom de la manifestation et les noms et fonctions des personnes
photographiées de gauche à droite.
Langue: EN ou FR
Transmission:
Le soumissionnaire prendra en charge tous les aspects de la liaison de données, y
compris les contrats avec les fournisseurs de systèmes et d’équipements.

Par FTP via l’internet: le soumissionnaire assumera l’entière responsabilité du
canal de transmission de l’emplacement d’origine à l’adresse de livraison FTP.

Par satellite sous forme de flux vidéo: le flux satellite peut être demandé en HD
ou SD. Si l’institution commanditaire demande une manifestation en direct, elle
précisera dans la commande si elle souhaite une couverture simple ou à caméras
multiples. Elle précisera également si la transmission devra être au niveau HD
ou SD.
2.3
Rôles et responsabilités
Rôle du CdR dans ce contrat






La responsabilité administrative des productions audiovisuelles incombe à la
Direction de la communication du CdR.
Le CdR définit les priorités et le programme de travail. Il informe le contractant du
déroulement des événements à couvrir et, si nécessaire, il invite un représentant
du contractant à participer aux réunions de préparation de ces événements.
Le CdR détermine le sujet, l’approche et le traitement des événements à couvrir au
moyen de reportages d’actualités, de fichiers ou de documentaires. Il se réserve le
droit de proposer le producteur ou le responsable éditorial de son choix.
Le CdR établit un bon de commande détaillé ou un contrat spécifique pour chaque
prestation sur la base d’un devis du contractant.
Le CdR contrôle chaque étape du processus de production afin d’assurer que le
produit est conforme aux objectifs. Il a notamment le droit de contrôler la qualité
technique et les aspects politiques des productions et le traitement des sujets prévu
par le contractant.
Le CdR dresse une liste de données à fournir pour l’analyse documentaire du
tournage et du montage requis.
Rôle du contractant dans ce contrat
Le contractant garantit que toutes les opérations de production seront exécutées et
assumera l’entière responsabilité des productions dans les domaines suivants:
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services audiovisuels et photographiques pour chaque sujet/événement indiqué par
le CdR;
préparation du devis de production et mise en œuvre lorsque la commande a été
approuvé;
à la demande du CdR, préparation d’un devis pour les autres fournitures
audiovisuelles et le travail audiovisuel supplémentaire nécessaires à l’exécution des
opérations et mise en œuvre dès la réception de l’approbation;
transmission et/ou remise du matériel requis conformément aux procédures
spécifiées dans le bon de commande.
Dans le cadre des activités menées par la DC, le contractant pourra se voir confier
la tâche de fournir la couverture vidéo pour les actualités du CdR dans tous les
formats appropriés pour la diffusion professionnelle et de produire des séquences
thématiques pour la bibliothèque et les documentaires en résultant.
Le contractant assumera l’entière responsabilité de l’affectation et de la gestion des
ressources humaines et techniques requises pour accomplir le travail. L’institution
commanditaire se réserve néanmoins le droit d’examiner les ressources proposées
et accordera une attention particulière aux mesures proposées (proximité,
flexibilité, polyvalence et autonomie).
Le contractant fournira tous les équipements nécessaires à l'exécution du contrat, y
compris les consommables.
Le contractant assumera l’entière responsabilité de l’engagement du personnel
nécessaire à l’exécution du contrat. Il devra en particulier les assurer contre les
accidents du travail et s’engager à respecter les lois nationales pertinentes sur
l’emploi, la sécurité sociale et la fiscalité, ainsi que les règles sur la santé et la
sécurité.
Le contractant acceptera qu’il soit possible de contacter son (ses) équipe(s) sur site
à tout moment. Un numéro de téléphone portable devra être communiqué au
Comité pour chaque opération.
Les heures de travail seront calculées comme suit:
1 journée: une période de 10 heures consécutives;
1 demi-journée: une période de 5 heures consécutives;
heures supplémentaires: au-delà de 10 heures consécutives, à justifier
conformément aux dispositions nationales à la facturation.
Les prestations directement liées à l’actualité/aux affaires courantes devront être
garanties entre 8 heures et 22 heures du lundi au vendredi. Des prestations
pourront être demandées en dehors de ces heures et de ces jours.
Processus de travail




Le CdR désignera un chef de projet, qui sera la seule personne, à l’exception du
chef d’unité, habilitée à émettre des instructions au sujet de la commande passée.
Le contractant devra également désigner un chef de projet de son côté.
Les tâches spécifiques à accomplir feront l'objet d'une demande de services écrite
du CdR (Annexe 1 du contrat spécifique – Formulaire de demande). Sauf disposition
contraire dans la demande de services, le contractant devra présenter un devis
établi sur la base des bordereaux de prix joints au contrat-cadre, dans un délai de
dix jours ouvrables. Le contractant doit être conscient que dans certaines
circonstances, le devis devra être soumis plus rapidement.
Lorsque le CdR aura approuvé le devis (Annexe 2 du contrat spécifique –
Formulaire d’acceptation), un contrat spécifique sera établi et signé par le pouvoir
adjudicateur.
Une fois le travail effectué et les services fournis, le contractant enverra sa facture,
accompagnée du formulaire d’acceptation/de refus des services et/ou des produits
fournis (Annexe 3 du contrat spécifique – Formulaire d’acceptation) et de tous les
documents mentionnés au point I.6.3 du contrat-cadre. Le pouvoir adjudicateur
disposera d’un délai de dix jours calendrier à compter de la réception de la facture
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accompagnée d'éventuels autres documents pour l'accepter ou la refuser. Le
contractant disposera d’un délai de dix jours pour soumettre les informations
complémentaires ou un éventuel nouveau formulaire requis par le pouvoir
adjudicateur.
2.4
Continuité du service
Le contractant devra assurer un niveau élevé constant de qualité dans les prestations
exécutées en ce qui concerne le respect des bonnes pratiques et normes
professionnelles, la qualité de l’équipement technique et des prestations fournies, ainsi
que la flexibilité et la réactivité, en particulier dans les situations d’urgence.
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